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        計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用

        2011-12-30 15:19:37沈崇茵
        中國新技術(shù)新產(chǎn)品 2011年14期
        關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)檔案管理信息

        沈崇茵

        (哈爾濱市勞動和社會保障局綜合服務(wù)中心,黑龍江 哈爾濱 150010)

        隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及,各類電子文件的數(shù)量增加很快。例如,一些省市或部委的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)中的電子文件數(shù)量,有的一年產(chǎn)生約20000件。這給檔案管理帶來了很大的變化,也造成了很大壓力。一方面電子檔案的管理同其轉(zhuǎn)化之前的電子文件同樣方便,另一方面其作為檔案所應(yīng)具備的原始性、真實(shí)性、完整性和可靠性等也需要特殊的技術(shù)保證,所以說計(jì)算機(jī)的應(yīng)用成為基本工作方式,促進(jìn)了電子文件的生成。但同時也必須解決好以下幾方面的問題。

        1 網(wǎng)絡(luò)安全將成為影響計(jì)算機(jī)檔案管理的主要問題

        隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展,檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。一般規(guī)律是當(dāng)網(wǎng)絡(luò)用戶數(shù)量按算術(shù)級數(shù)增加時,網(wǎng)絡(luò)的效益和網(wǎng)絡(luò)的危險性均以幾何級數(shù)增加。根據(jù)發(fā)達(dá)國家的經(jīng)驗(yàn),保證網(wǎng)絡(luò)安全的方式已經(jīng)引起了最高領(lǐng)導(dǎo)層的重視。在美國,重要的安全舉措是以總統(tǒng)令的方式發(fā)布的。一般認(rèn)為,構(gòu)成對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全威脅主要有:黑客入侵、計(jì)算機(jī)病毒的侵入、來自內(nèi)部的攻擊、保密信息泄露和修改網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。針對檔案管理有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)及信息安全問題,我國檔案部門已在科研、標(biāo)準(zhǔn)化方面進(jìn)行了重點(diǎn)支持。1998年確定的與計(jì)算機(jī)檔案管理有聯(lián)系的科研項(xiàng)目中,有三分之一與網(wǎng)絡(luò)及信息安全有關(guān)。今后,將有一系列技術(shù)措施和標(biāo)準(zhǔn)出臺。這些標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)措施將對檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全等級劃分及測評、檔案信息上網(wǎng)前的密級控制、網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息的安全管理等提供規(guī)范化的要求或解決方法。

        按照帶來安全隱患行為的目的性,網(wǎng)絡(luò)安全隱患可以分為兩類,無意識行為和有意識行為。前者包括計(jì)算機(jī)管理員對計(jì)算機(jī)的安全配置不當(dāng)造成的安全漏洞,或是由于安全意識不夠引發(fā)的用戶口令選擇不慎等。后者帶有很強(qiáng)的反向目的性,是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)所面臨的最大威脅。電子檔案安全威脅形式包含:計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)或軟件的漏洞和“后門程序”以及由于網(wǎng)絡(luò)自身缺乏相應(yīng)的安全機(jī)制而對電子檔案信息的真實(shí)性、完備性、安全性的潛在威脅。

        2 加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)資源建設(shè)

        主要包括:現(xiàn)有檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要加快對現(xiàn)有檔案的整理、著錄、入庫工作,逐步實(shí)現(xiàn)檔案文件及目錄機(jī)檢,同時要積極推進(jìn)那些內(nèi)容重要、容易受損、利用頻率高的檔案的數(shù)字化進(jìn)程,加強(qiáng)珍貴、重要檔案的保護(hù),提高檔案利用率。我們認(rèn)為檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,涉及到檔案工作的方方面面,能否與各項(xiàng)檔案的全面管理工作相融合,關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗,推進(jìn)檔案信息化建設(shè)要統(tǒng)籌規(guī)劃,突出重點(diǎn),整體推進(jìn)。檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是檔案工作者隊(duì)伍素質(zhì)的全面提高,為此,對工作人員也提出了掌握現(xiàn)代管理工具、具備現(xiàn)代信息意識的高標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)要求,這些將在今后建立現(xiàn)代化檔案館的過程中起到?jīng)Q定性的作用。

        3 多媒體信息管理的實(shí)用化將引起更多的關(guān)注。

        3.1 解決多媒體信息演示系統(tǒng)開發(fā)方式的工具化問題。 一些單位已經(jīng)制作了效果不錯的多媒體信息演示系統(tǒng),如檔案館指南、利用者借閱引導(dǎo)等。但多數(shù)是專門性開發(fā),軟件缺乏通用性,每制作一個系統(tǒng)就需要重新投入一次人力。如果其開發(fā)軟件實(shí)現(xiàn)了工具化,就可以做到改變少量參數(shù),隨機(jī)填充相應(yīng)內(nèi)容,即可得到完全不同的多媒體演示系統(tǒng),從而節(jié)約大量人力、物力,使其能廣泛地普及應(yīng)用。

        3.2 解決多媒體檔案信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化和長久保存問題。 多媒體信息技術(shù)的設(shè)備兼容性較差,其信息存取和交換有諸多不便。目前已有幾項(xiàng)多媒體檔案信息采集或存儲等方面的標(biāo)準(zhǔn)在制定和論證過程之中。但離實(shí)際需要和形成體系還有較大的差距。與多媒體檔案信息長久保存有關(guān)的載體篩選工作還很簿弱,面對層出不窮、花樣繁多的光盤等介質(zhì),研究滯后,尚未有明確結(jié)論。上述工作投入大、周期長,需要引起有關(guān)部門的足夠重視,采取更為有力的措施。

        3.3 用多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理功能的更新。計(jì)算機(jī)已經(jīng)從內(nèi)部信息的多媒體處理轉(zhuǎn)向處理功能的多媒體化。例如,文字信息的錄入可以用語音方式實(shí)現(xiàn),同樣計(jì)算機(jī)之間的信息交流也可以從單純的字符轉(zhuǎn)換成語音、圖像和影像。此外還有超媒體技術(shù)等。這些技術(shù)的應(yīng)用不僅可以方便快捷地進(jìn)行檔案信息的錄入,還可以使計(jì)算機(jī)擬人化,密切了檔案工作者與計(jì)算機(jī)的關(guān)系,使計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用提高到一個新的層次。

        3.4 解決計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)問題,擴(kuò)大應(yīng)用普及。由于種種原因,檔案部門中的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員所占的比例存在降低的趨勢,所以必需采取措施吸引和尋求社會各方面的科技人員參加和關(guān)心檔案管理工作的現(xiàn)代化,而同時注意普及檔案工作者的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識和對計(jì)算機(jī)的操作使用技能。從發(fā)達(dá)國家的經(jīng)驗(yàn)看,計(jì)算機(jī)技術(shù)支持的社會化是必然的發(fā)展趨勢。我國在計(jì)算機(jī)檔案管理應(yīng)用的初期,使用計(jì)算機(jī)的單位不多,但平均每個單位擁有的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員曾經(jīng)達(dá)到2.4個(據(jù)1987年的統(tǒng)計(jì))。當(dāng)時發(fā)達(dá)國家的檔案部門反而達(dá)不到這個數(shù)字,而他們的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平卻高于我國。目前的實(shí)際使我們終于認(rèn)識到問題所在,即檔案部門完全靠自己的技術(shù)力量解決計(jì)算機(jī)普及應(yīng)用的問題代價高昂,而且越來越困難。出路是采取以下措施:

        (1)提高檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度。 檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化。計(jì)算機(jī)在檔案管理應(yīng)用中涉及的每個問題,如數(shù)據(jù)著錄、設(shè)備兼容、應(yīng)用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等都需要一系列的標(biāo)準(zhǔn)才能解決。

        (2)在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上大力推進(jìn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的社會服務(wù),這是檔案部門獲得高質(zhì)量技術(shù)支持和減少人力、物力投入的最有效的途徑。

        (3)加快在檔案工作者中的計(jì)算機(jī)知識普及。盡快使計(jì)算機(jī)文化成為每個檔案工作者必須具備的基本職業(yè)技能。

        4 解決電子文件歸檔和電子檔案的長期保存問題

        電子文件的歸檔問題應(yīng)引起更多的注意。加緊制定有關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。電子文件生成的數(shù)量已很驚人,而其與紙質(zhì)文件的區(qū)別又很大,目前多數(shù)檔案工作者對其特性還很陌生,這不能不說是很大的隱患。國家檔案局已經(jīng)成立了電子文件歸檔問題領(lǐng)導(dǎo)小組,并由專門的課題組研究解決有關(guān)的問題。雖然已在問題分析和標(biāo)準(zhǔn)制定上有了一些初步進(jìn)展,但離真正解決這個問題還很遠(yuǎn)。針對這個問題必須在如下幾方面作出艱苦的努力:

        (1)進(jìn)一步研究各類電子文件的特性,對從生成機(jī)制到歸檔保存的一系列環(huán)節(jié)進(jìn)行剖析,在此基礎(chǔ)上從檔案管理角度提出確保其真實(shí)性、原始性、安全性等方面的技術(shù)措施。

        (2)與電子文件的形成部門主動配合,共同制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),并嚴(yán)格執(zhí)行。由于電子文件的管理工作跨部門、跨行業(yè),因此標(biāo)準(zhǔn)化涉及的種類多、范圍廣,其必要性和工作難度都將大大超過紙質(zhì)文件,應(yīng)引起足夠的重視。

        (3)提前為電子文件歸檔后形成的電子檔案的管理提出要求,解決邏輯歸檔的不安全性、物理歸檔的載體選擇、設(shè)備更新快與電子檔案載體長久保存之間的矛盾等問題。

        在21世紀(jì)到來之際,我國檔案現(xiàn)代化工作有很好的外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境,面臨一次發(fā)展的大好機(jī)遇。然而在以“信息時代”和“知識經(jīng)濟(jì)”為特征的21世紀(jì),計(jì)算機(jī)技術(shù)一日千里地發(fā)展,對檔案工作者來說,與機(jī)遇同在的是更新的挑戰(zhàn)。為了迎接21世紀(jì)的挑戰(zhàn),我們必須不斷地學(xué)習(xí)和吸收新技術(shù),使檔案現(xiàn)代化不斷邁上新的臺階。

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