楊 靜

（山西大學(xué)商務(wù)學(xué)院，山西 太原 030031）

1 電子文件的定義及特征

1.1 電子文件的定義。新近頒布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件的定義為電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

1.2 電子文件的特征

1.2.1 操作方便 。形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁(yè)面的整潔。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使之對(duì)電子檔案的檢索更加方便。

1.2.2 傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享。一份紙質(zhì)檔案只能在某時(shí)、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡(luò)上傳遞電子檔案的時(shí)間是按秒計(jì)算，而同樣距離的紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f則是以天計(jì)算的，二者在速度上的區(qū)別非常明顯。而且，一個(gè)終端上的電子文件也可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲(chǔ)載體限制的特點(diǎn)，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺(jué)，從而擺脫時(shí)間和空間的制約。

1.2.3 存儲(chǔ)空間小。無(wú)限增長(zhǎng)的紙質(zhì)文件與有限的存儲(chǔ)空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據(jù)的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾。

1.2.4 具有多種表現(xiàn)形式。隨著多媒體電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形,聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨(dú)或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動(dòng)。

1.2.5 復(fù)制時(shí)不容易丟失信息

紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問(wèn)題，而電子檔案的復(fù)制，由于是數(shù)字化的信息處理，幾乎不存在這些問(wèn)題。所以完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來(lái)的電子檔案無(wú)任何區(qū)別。

2 電子檔案在應(yīng)用過(guò)程中面臨的問(wèn)題

2.1 電子檔案的接收格式問(wèn)題.我國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部發(fā)布的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定"列入城建檔案館(室)接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交一套工程電子檔案。"這就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時(shí)，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習(xí)慣，所采用的應(yīng)用軟件不同，同一項(xiàng)目所形成的電子檔案格式不同。

2.2 電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性問(wèn)題

2.2.1 原始性問(wèn)題

電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過(guò)載體、形式表現(xiàn)出來(lái)，人們可以通過(guò)字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對(duì)其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒(méi)有了這種"原始狀態(tài)"，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復(fù)制的。

2.2.2 真實(shí)性問(wèn)題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過(guò)程，信息內(nèi)容"出錯(cuò)"的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

2.2.3 完整性問(wèn)題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過(guò)程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來(lái)龍去脈不清'

2.2.4 安全性問(wèn)題。安全性由于計(jì)算機(jī)病毒已成為當(dāng)今破壞計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的頭號(hào)殺手，它會(huì)以各種方式和途徑攻擊計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)以及硬件設(shè)備，從而造成電子文檔的破壞或系統(tǒng)的癱瘓。隨著國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)和許多局域網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，的確給人類(lèi)信息的傳播帶來(lái)了極大的便利，但同時(shí)也給計(jì)算機(jī)病毒的入侵與蔓延打開(kāi)了大門(mén)，這些病毒在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下是很難被徹底清除的，且病毒的更新速度卻永遠(yuǎn)領(lǐng)先于殺毒技術(shù)。

3 對(duì)策及建議

3.1 建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式

推廣相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類(lèi)型統(tǒng)一為一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對(duì)建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和著錄軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。

3.2 采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性。具體方法為：

3.2.1 采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。所謂"備份"是指為電子文件制作一份或幾份相同的拷貝，并將拷貝后的電子文件放在一個(gè)安全的地方，一旦原文件被破壞，還有相同的備份文件可以取而代之，這樣就可避免因文件被毀所帶來(lái)的重大損失。為了防止存檔載體物理性能變化或設(shè)備故障而丟失信息，電子文件的備份系統(tǒng)可以從硬件級(jí)備份、軟件級(jí)備份、人工級(jí)備份三個(gè)層次入手，這種多層次的綜合應(yīng)用才能達(dá)到理想的備份目的，做到萬(wàn)無(wú)一失。

3.2.2 消息認(rèn)證。電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲(chǔ)或傳輸過(guò)程中是否"完好如初"，是否被人篡改或替換過(guò)，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長(zhǎng)度。

為了防止無(wú)權(quán)限者操作系統(tǒng)和信息資源，通常在用戶(hù)登錄或?qū)嵤┠稠?xiàng)操作之前，系統(tǒng)將對(duì)其身份進(jìn)行驗(yàn)證，并根據(jù)事先的設(shè)置來(lái)決定是否許可。通常驗(yàn)明用戶(hù)身份是采用口令來(lái)確認(rèn)，安全的口令必須是位數(shù)長(zhǎng)于六位、大小寫(xiě)字母混用、非字母和非數(shù)字符號(hào)混合使用，這樣才能確保口令的安全而不被非法用戶(hù)輕易破解，并要定期更改口令以防密碼泄露。此外，為確保信息的安全，在電子文件傳輸過(guò)程中還可采用公共密鑰和私人密鑰相結(jié)合的加密方法，且這兩者必須配對(duì)使用方可防止非法用戶(hù)截獲機(jī)密文檔破解原文內(nèi)容，以真正確保電子文件的完整和安全。

3.2.4.運(yùn)用"防火墻"技術(shù)，防止非法訪(fǎng)問(wèn)或病毒入侵。所謂"防火墻"是一種訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)，它是建立在專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)和公用網(wǎng)絡(luò)之間的一道保護(hù)墻。凡是符合事先設(shè)置的安全規(guī)定的信息允許通過(guò)，否則將拒之于墻外，以此用于實(shí)現(xiàn)訪(fǎng)問(wèn)控制，即杜絕外來(lái)非法訪(fǎng)問(wèn)和內(nèi)部機(jī)要信息的非法輸出。因此"防火墻"是當(dāng)今電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)不可缺少的保護(hù)神。與此同時(shí)，防止計(jì)算機(jī)病毒入侵也是保護(hù)電子檔案不可忽視的重要內(nèi)容。它包括預(yù)防和殺毒兩個(gè)方面。為了防止病毒入侵，要杜絕使用非法軟件及不隨意從網(wǎng)絡(luò)上下載軟件，同時(shí)還必須在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝殺毒軟件，并且還要不斷升級(jí)更新殺毒軟件，以確保網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)的安全，確保電子檔案的真實(shí)性和安全性。

3.2.5.建立健全規(guī)章制度，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為了確保電子檔案的安全性，我們還必須建立一套完整的規(guī)章制度來(lái)加強(qiáng)管理，即建立崗位責(zé)任制和管理人員安全管理措施。我們不僅要對(duì)電子文件制作者的職責(zé)嚴(yán)格規(guī)范，還要對(duì)利用者的利用行為實(shí)施有效的監(jiān)控，以此避免某些非法操作帶來(lái)不必要的損失。此外，還要對(duì)檔案工作人員加強(qiáng)管理和教育，提高檔案工作人員的政治素質(zhì)、職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)對(duì)密碼、口令、機(jī)房的安全管理及應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)管理的維護(hù)工作，重視電子檔案的安全管理。

結(jié)語(yǔ)。總之，信息時(shí)代的到來(lái)涌現(xiàn)出了大量的電子檔案，給檔案工作提出來(lái)新的課題。這就要求檔案工作人員在實(shí)際工作中了解電子檔案的特性，采取相應(yīng)措施做到揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮電子檔案的做大價(jià)值。

[1]陳衛(wèi)民.高新科技在檔案管理中的應(yīng)用[J].黃河科技大學(xué)學(xué)報(bào).2005年02期 .

[2]陳劍.電子檔案的安全維護(hù)[J].現(xiàn)代情報(bào).2005年09期.