出色的完成一場公關(guān)活動，需要公關(guān)公司內(nèi)部多個部門的相互協(xié)調(diào)配合。從策劃提案，到現(xiàn)場執(zhí)行，還有貫穿全程的客戶服務(wù)……在活動執(zhí)行中，客戶需要公關(guān)公司提供各種各樣的文檔和表格，如果將這些文檔和表格匯總起來，就是活動的執(zhí)行手冊。無論是哪種類型的活動執(zhí)行手冊，都有一個基本的思路，掌握了基本的方法，就可以融匯貫通，形成自己的風(fēng)格。
　　首先，要掌握客戶對活動執(zhí)行的評價標(biāo)準(zhǔn)。每個客戶對活動執(zhí)行的關(guān)注重點(diǎn)和評價標(biāo)準(zhǔn)都不盡相同，比如同樣是一場新聞發(fā)布會，有的客戶關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的接待和會見安排是否周到合理，那么主要領(lǐng)導(dǎo)對活動的評價是主要的衡量標(biāo)準(zhǔn)；有的客戶關(guān)注媒體記者的感受，重視每個環(huán)節(jié)的設(shè)計是否有讓媒體記者可挖掘的新聞點(diǎn)，那么傳播效果是活動成功與否的評價指標(biāo)；有的客戶關(guān)注現(xiàn)場的流程是否有創(chuàng)新性，讓來賓對活動留下深刻的印象，那么創(chuàng)意新穎和來賓感受是客戶最為關(guān)注的。因此，掌握客戶的關(guān)注重點(diǎn)和主要評價標(biāo)準(zhǔn)，有側(cè)重地匯編活動執(zhí)行手冊。
　　活動執(zhí)行手冊通常要包括活動背景、活動要素、活動流程、活動規(guī)模及人員構(gòu)成、布置方案、流程控制表、保障方案、各種清單和人員分工等內(nèi)容。
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　　1　活動背景：此部分撰寫通常由客戶方與策劃方共同完成，在活動邀請函、新聞稿等文件中也會有所體現(xiàn)，主要是讓參會人員和工作人員對活動有基本的認(rèn)知。
　　2　活動要素：活動既定的舉辦時間、舉辦地點(diǎn)和參加人員。
　　3　活動流程：活動既定的議程，晚會演出類活動通常稱為“節(jié)目單”。
　　4　活動規(guī)模及人員構(gòu)成，活動既定的參加人員總數(shù)和構(gòu)成，比如一場新聞發(fā)布會的規(guī)模為200人，其中主辦方領(lǐng)導(dǎo)10人，特邀嘉賓10人，合作機(jī)構(gòu)代表30人，媒體記者120人，公司內(nèi)部參會人員20人，公關(guān)公司工作人員10人，總計規(guī)模200人。
　　
　　5　布置方案：圖文并茂呈現(xiàn)確定的場地布置方案，包括3D部分的平面布置圖、3D效果圖、人員流動示意圖、主要尺寸圖和設(shè)計小樣、設(shè)計尺寸、制作材料、制作數(shù)量。
　　6　流程控制：主要是針對活動現(xiàn)場流程部分的音響系統(tǒng)、視頻系統(tǒng)、燈光系統(tǒng)、舞美道具、禮儀小姐、節(jié)目演出、攝影攝像和環(huán)節(jié)催場等工種的工作說明，并要求各工種在活動流程進(jìn)行到某一時間節(jié)點(diǎn)要完成相應(yīng)的工作。
　　7　保障方案：如嘉賓接待、安全保障、應(yīng)急疏散等方案等，以保障活動的順利舉辦。
　　8　各種清單：活動執(zhí)行所需的各種人員、物料的匯總表，主要包括設(shè)計制作清單、AV設(shè)備清單、物料清單、禮品清單、工作人員聯(lián)絡(luò)表、現(xiàn)場音視頻文件清單、節(jié)目清單等。
　　9　人員分工：對公關(guān)公司執(zhí)行活動的人員架構(gòu)，上下級關(guān)系和工作分工進(jìn)行說明。
　　最后，要尊重客戶習(xí)慣并隨時更新。以客戶認(rèn)可的格式和標(biāo)準(zhǔn)提交，尊重其閱讀習(xí)慣和思維方式，避免費(fèi)盡心血完成的海量文件變成“廢紙”。比如政府或國企類的客戶一般需要Word版的文件，而且有統(tǒng)一的格式，按客戶的要求排版，便于客戶對接人將文件向上匯報。而外企或IT類客戶要求版式美觀，條理清晰，這就需要我們在編輯時和排版上更加注重美感和邏輯性。
　　總之，在撰寫活動執(zhí)行手冊時要特別注意細(xì)節(jié)，把活動執(zhí)行當(dāng)做拍攝一部電影，把每一個環(huán)節(jié)當(dāng)做一組鏡頭，不斷在腦海里回放，反復(fù)推敲每一個細(xì)