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        淺談文書(shū)檔案管理

        2011-12-20 03:49:24韓坤
        城市建設(shè)理論研究 2011年23期
        關(guān)鍵詞:文檔檔案管理時(shí)代

        韓坤

        摘要:檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的,文件是檔案的前身,檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄,是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù),既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。如何做好文書(shū)和檔案是管理人員的歷史責(zé)任。

        關(guān)鍵詞:文書(shū)檔案管理

        一、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路

        隨著改革的深入發(fā)展,文檔管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題,諸如文件和檔案數(shù)量越來(lái)越多,給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等,只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化,才能有效地加以解決。

        1、掌握現(xiàn)代化管理技能,提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用,使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接,系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作,這種現(xiàn)代化管理技術(shù),迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求,也是文檔工作者的努力方向。所以,文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作,邊學(xué)習(xí)邊操作,在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí),特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí),努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

        2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣,勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件,則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí),立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi),雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),但因每個(gè)人的理解同,對(duì)同一個(gè)文件的分類(lèi)不盡相同,就不可避免地產(chǎn)生分類(lèi)不準(zhǔn)確的,影響案卷的質(zhì)量,給今后的利用工作帶來(lái)不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》,不需要擬定案卷標(biāo)題,以件為單位,不僅省時(shí)省力,而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì),提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。

        二、電子檔案是近幾年的新生事物,以及電子檔案的發(fā)展、保存

        首先,我們一定要樹(shù)立電子文檔時(shí)代的到來(lái)是一個(gè)“過(guò)程”的觀念。

        從理論上來(lái)說(shuō),任何事物的產(chǎn)生都要經(jīng)歷一個(gè)從孕育到誕生的過(guò)程。單純地確定一個(gè)準(zhǔn)確而具體的時(shí)間來(lái)區(qū)別傳統(tǒng)檔案時(shí)代與電子文檔時(shí)代,雖然也有一定的學(xué)術(shù)價(jià)值,但它與對(duì)電子文檔時(shí)代產(chǎn)生發(fā)展過(guò)程的認(rèn)識(shí)相比要次要一些。原因在于,沒(méi)有對(duì)電子文檔從孕育到產(chǎn)生過(guò)程的正確認(rèn)識(shí),就不可能有傳統(tǒng)文檔時(shí)代與電子文檔時(shí)代的準(zhǔn)確的時(shí)間劃分;對(duì)電子文檔時(shí)代從孕育到產(chǎn)生的過(guò)程的認(rèn)識(shí),對(duì)深化電子文檔概念與特性的認(rèn)識(shí)、深化電子文檔管理原理與方法的認(rèn)識(shí),指導(dǎo)電子檔案事業(yè)建設(shè)的實(shí)踐,都具有重要意義。我們要做的,不是單純地告訴人們電子文檔時(shí)代產(chǎn)生的時(shí)間,而是要告訴人們電子文檔時(shí)代是怎樣產(chǎn)生的。

        其次,樹(shù)立電子文檔時(shí)代到來(lái)是一個(gè)過(guò)程的觀念,具有更為重要的實(shí)踐意義。我們常常說(shuō)“迎接”電子文檔時(shí)代的到來(lái),這里面存在著一個(gè)錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí):所謂“迎接”,是在電子文檔時(shí)代已經(jīng)到來(lái)的情況下,我們歡迎它、接納它。而事實(shí)上這樣是不行的,我們必須參與這個(gè)時(shí)代的創(chuàng)造。通過(guò)我們的參與、我們與相關(guān)部門(mén)的相關(guān)人士共同的工作把這個(gè)時(shí)代帶給人類(lèi)社會(huì)?,F(xiàn)在,檔案界的大好多數(shù)人士是以這種“迎接”的態(tài)度來(lái)對(duì)待電子文檔時(shí)代的到來(lái),他們是說(shuō)的多,做的少。人們大多是在等待著這個(gè)時(shí)代到來(lái),而對(duì)身邊產(chǎn)生的電子文檔視而不見(jiàn)、見(jiàn)而不管,使大量的電子文檔資源沒(méi)有得到積累。每一個(gè)檔案工作者,特別是已經(jīng)產(chǎn)生了電子文檔的基層單位的檔案工作者和對(duì)推進(jìn)電子文檔時(shí)代到來(lái)負(fù)有重要?dú)v史責(zé)任的檔案行政管理工作者,要積極主動(dòng)地參加到電子文檔時(shí)代產(chǎn)生、發(fā)展的“過(guò)程”中去,這就是我們強(qiáng)調(diào)電子文檔時(shí)代的產(chǎn)生是一個(gè)過(guò)程的實(shí)踐意義。

        第二我們現(xiàn)在仍處于以紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)文檔時(shí)代,對(duì)紙質(zhì)檔案的管理仍是我們管理工作的重心。但是,這個(gè)重心已經(jīng)發(fā)生了傾斜,并逐漸地過(guò)渡到電子文檔管理作為檔案管理重心的時(shí)代——電子文檔時(shí)代。如果社會(huì)中現(xiàn)存的傳統(tǒng)文檔多于電子文檔,我們就說(shuō)它仍然是傳統(tǒng)文檔時(shí)代;而如果電子文檔的數(shù)量已多于傳統(tǒng)文檔,我們就說(shuō)電子文檔時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。這個(gè)判斷標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)涵是檔案管理工作的量化標(biāo)準(zhǔn),傳統(tǒng)文檔與電子文檔哪一種數(shù)量多,管理工作量大,那一種檔案的管理工作就是整個(gè)檔案管理工作的重心,也就規(guī)定了檔案工作的時(shí)代屬性。

        由于傳統(tǒng)檔案經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的歷史積累,電子文檔在數(shù)量上超過(guò)它需要的時(shí)間較長(zhǎng),這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)不利于檔案工作的未來(lái)發(fā)展。

        電子文檔的發(fā)展要經(jīng)歷一個(gè)自上而下的過(guò)程,以時(shí)間的先后經(jīng)歷兩個(gè)階段——檔案室階段與檔案館階段。電子文檔首先在基層單位的工作實(shí)踐中產(chǎn)生。因此,我們首先解決的是檔案室階段的問(wèn)題。目前,由于許多機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已經(jīng)使用了計(jì)算機(jī),有的還建立了局域網(wǎng)。因此,電子文件與電子檔案在這些機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已經(jīng)大量產(chǎn)生。在這些單位中加強(qiáng)電子文件與電子檔案的管理已經(jīng)是“當(dāng)務(wù)之急”。

        3如何保存、維護(hù)電子審計(jì)檔案,使之安全、可靠并永久處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài),是基層審計(jì)檔案工作者急需解決的問(wèn)題。1)要保證電子審計(jì)檔案載體物理上的安全。2.)要保證電子審計(jì)檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確。電子審計(jì)檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的,在以后的利用中,必須依賴(lài)干電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子審計(jì)檔案的內(nèi)容,還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。3).要堅(jiān)持電子審計(jì)檔案和紙質(zhì)檔案保管的“并存”制度。 4).要保證電子審計(jì)檔案的可理解性。要保存與檔案內(nèi)容相關(guān)的信息。這些信息應(yīng)包括:元數(shù)據(jù);物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的關(guān)系;相關(guān)的電子審計(jì)檔案名稱(chēng)、存儲(chǔ)位置及相互關(guān)系;與電子審計(jì)檔案內(nèi)容相關(guān)的背景信息等。5).要對(duì)電子審計(jì)檔案載體進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。電子審計(jì)檔案載體,特別是磁性載體,極易受到保存環(huán)境的影響。因此,對(duì)所保存的電子審計(jì)檔案載體,必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝,以確保電子審計(jì)檔案信息的可靠性。定期檢測(cè),應(yīng)每年一次,采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行,樣品數(shù)量以不少于10%為宜。

        三、加強(qiáng)在職教育,提高文書(shū)檔案管理人員的整體素質(zhì)

        文書(shū)和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量,為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要,要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動(dòng)性和例行性,努力提高文檔人中販知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類(lèi)和載體的多樣化,管理方法要不斷更新,因此,對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法,已不能適應(yīng)新的形勢(shì),所以,必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn),盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù),又能熟悉文檔專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才。

        1、進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)。增強(qiáng)管理意識(shí)。文檔管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作,它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神,又要有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí),尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此,文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí),開(kāi)拓視野、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì),才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。一是通過(guò)各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書(shū)學(xué)》和國(guó)家有關(guān)文檔工作規(guī)定,使文檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù);二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開(kāi)發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍,建立一個(gè)文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系,加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核,不斷提高文檔管理工作水平。 轉(zhuǎn)

        2、加強(qiáng)制度建設(shè),建立長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制。首先,要建立健全在職教育的長(zhǎng)效管理制度,如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類(lèi)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)班;其次,要建立在職教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感,積極主動(dòng)地參加在職教育,努力更新知識(shí),提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如,將在職教育與文書(shū)檔案人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)評(píng)定掛鉤,對(duì)不參加檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的聘資格,激勵(lì)礦床澆花奧地利增強(qiáng)參加在職教育的主動(dòng)性和積極性。

        3、明確在職教育的原則,選擇課程內(nèi)容。相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育而言,在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā),按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針,切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長(zhǎng)的原則。第一,學(xué)習(xí)文檔專(zhuān)業(yè)知識(shí)。為文檔專(zhuān)業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專(zhuān)業(yè)知識(shí)的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì),彌補(bǔ)一次性教育的不足;第二,相關(guān)學(xué)樣知識(shí)。文書(shū)和檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí),如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等;在職教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新;第三,現(xiàn)代科技知識(shí)?,F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一,也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一,文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。

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