周玉宇

（湖南工程學(xué)院 圖書館，湖南 湘潭 411104）

執(zhí)行力視域下的高校圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化研究

周玉宇

（湖南工程學(xué)院 圖書館，湖南 湘潭 411104）

如何在新的信息環(huán)境下提升圖書館的服務(wù)水平是高校圖書館界普遍關(guān)注的問題。通過引入執(zhí)行力的概念，闡述了執(zhí)行力與組織結(jié)構(gòu)的密切關(guān)系，指出圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化是提高圖書館執(zhí)行力的內(nèi)在要求和現(xiàn)實需要，并詳細(xì)論述了高校圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的原則、模式和推進(jìn)措施。

執(zhí)行力；圖書館；組織結(jié)構(gòu)；優(yōu)化

以計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)正在改變著圖書館的存在狀態(tài)和服務(wù)方式。在此環(huán)境下的用戶需求也不再局限于獲得一般的文獻(xiàn)資料，而是要求深層次的知識服務(wù)；同時，伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大量的信息服務(wù)機(jī)構(gòu)如雨后春筍般涌現(xiàn)，已對圖書館構(gòu)成巨大的挑戰(zhàn)。圖書館要生存要發(fā)展，必須具備較高的服務(wù)水平，切實增強(qiáng)圖書館的競爭力。圖書館要提高競爭力，就必須提高圖書館的服務(wù)執(zhí)行力。然而，綜觀我國圖書館服務(wù)的現(xiàn)狀，仍有大多數(shù)圖書館的服務(wù)執(zhí)行力普遍不高。這種狀況不僅與圖書館工作人員的自身素質(zhì)和技術(shù)水平有著直接關(guān)系，而且也與圖書館組織結(jié)構(gòu)中存在的問題有關(guān)。圖書館組織結(jié)構(gòu)作為提高執(zhí)行力的運營平臺和資源配置樞紐是影響執(zhí)行力的重要因素之一，應(yīng)該成為圖書館執(zhí)行力研究中的重要內(nèi)容［1］34－36。

一 圖書館執(zhí)行力的提出

所謂執(zhí)行力，就是執(zhí)行已確定的發(fā)展策略的能力，即完成既定策略目標(biāo)的做事能力。目前這個概念在企業(yè)管理領(lǐng)域非常流行。我國企業(yè)管理訓(xùn)練創(chuàng)導(dǎo)者姚予在《執(zhí)行力》一書中提到：“執(zhí)行力是組織貫徹落實戰(zhàn)略決策、及時有效地解決問題的能力，是戰(zhàn)略決策在實施過程中原則性和靈活性相結(jié)合的重要體現(xiàn)。”［2］33我們可以從兩個層面去理解執(zhí)行力：一個是個人執(zhí)行力，另一個就是組織執(zhí)行力。圖書館執(zhí)行力就是圖書館整體體現(xiàn)學(xué)校既定戰(zhàn)略目標(biāo)執(zhí)行并實現(xiàn)的能力。圖書館執(zhí)行力是連接圖書館戰(zhàn)略決策與目標(biāo)實現(xiàn)之間的橋梁，其強(qiáng)弱程度是直接制約圖書館發(fā)展的關(guān)鍵要素。

二 圖書館執(zhí)行力與組織結(jié)構(gòu)的關(guān)系

關(guān)于執(zhí)行力和組織結(jié)構(gòu)關(guān)系的研究源于對企業(yè)戰(zhàn)略和企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的關(guān)系描述。企業(yè)戰(zhàn)略與企業(yè)組織結(jié)構(gòu)同屬于管理學(xué)科的重要研究內(nèi)容，雖然它們分屬于不同的分支體系，但是無論是從管理費用的內(nèi)在邏輯性還是從組織的維度方面來解析，企業(yè)戰(zhàn)略與組織結(jié)構(gòu)都是存在高度的相關(guān)性，統(tǒng)一于動態(tài)的企業(yè)經(jīng)營活動之中，企業(yè)戰(zhàn)略的制定與執(zhí)行依賴于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計的合理性，而企業(yè)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計的優(yōu)化又必須把企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行力的提升作為關(guān)聯(lián)性的首要條件加以考慮。所以，二者在理論關(guān)聯(lián)上互為條件，相互影響。

具體到圖書館這一組織實體中，執(zhí)行力與組織結(jié)構(gòu)的關(guān)系主要體現(xiàn)在兩個方面。一方面，在圖書館服務(wù)過程中，主要表現(xiàn)在提高圖書館的執(zhí)行力能夠改善圖書館組織結(jié)構(gòu)的運行效率。也就是說，在圖書館服務(wù)實施中通過強(qiáng)化圖書館各部門的執(zhí)行情況，提高信息資源傳遞的速度和各組織部門的工作效率，使圖書館的工作目標(biāo)得以實現(xiàn)。另一方面，組織結(jié)構(gòu)通過功能融合的方式，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，以此促進(jìn)圖書館執(zhí)行力的提升。這種優(yōu)化的過程首先通過外界環(huán)境反饋作用于圖書館組織結(jié)構(gòu)。然后，通過組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，去除圖書館中不必要的因素，加強(qiáng)組織的內(nèi)部協(xié)調(diào)，保證各部門工作的銜接性，提高圖書館的執(zhí)行力。

三 圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化是圖書館執(zhí)行力提升的內(nèi)在要求和現(xiàn)實需要

圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化是從圖書館的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)與任務(wù)出發(fā)，對圖書館的組織要素和系統(tǒng)的組織配合方式的不合理性與失調(diào)之處進(jìn)行調(diào)整，以提高組織的整體功能。國外圖書館已開發(fā)了多種新型組織模式，國內(nèi)也有許多高校，例如重慶大學(xué)圖書館早己經(jīng)做過嘗試?？梢?，圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化是圖書館執(zhí)行力提升的內(nèi)在要求和現(xiàn)實需要。

（一）圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化是圖書館執(zhí)行力提升的內(nèi)在要求

圖書館執(zhí)行力是圖書館服務(wù)能力的綜合體現(xiàn)，其影響因素可分為外部因素和內(nèi)部因素。外部因素也稱外部條件，主要包括國家政策、地方經(jīng)濟(jì)狀況、科學(xué)技術(shù)以及社會文化等。對于圖書館而言，這些外部因素都是客觀存在的，不以組織的自身意愿為轉(zhuǎn)移，所以對它們進(jìn)行正確分析后，只能通過調(diào)整或改變自身，才能適應(yīng)并尋求適應(yīng)和發(fā)展。內(nèi)部因素有戰(zhàn)略決策和計劃、組織結(jié)構(gòu)、信息溝通、激勵發(fā)展、配置資源、執(zhí)行力文化等等。所以相對來說，內(nèi)部因素對于提升執(zhí)行力比外部因素更有可控可塑性。一個科學(xué)合理的圖書館組織結(jié)構(gòu)不僅有利于圖書館信息流動效率的提高，也有利于工作人員高效地開展服務(wù)活動，從而提高圖書館的執(zhí)行力。反之，滯后甚至不科學(xué)的組織結(jié)構(gòu)不僅阻礙了文獻(xiàn)信息流動，還將制約圖書館工作人員積極性的發(fā)揮，降低圖書館的整體執(zhí)行力。

（二）圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化是圖書館執(zhí)行力提升的現(xiàn)實需要

根據(jù)調(diào)研，目前大多數(shù)圖書館機(jī)構(gòu)組織中，基礎(chǔ)還是金字塔式的層級制組織結(jié)構(gòu)。按照文獻(xiàn)的加工管理流程設(shè)置機(jī)構(gòu)。一般設(shè)置采訪、編目、流通、期刊、咨詢、技術(shù)、辦公室等職能部門。各部門功能相對獨立。它在發(fā)展過程中局限性和不合理性主要體現(xiàn)在：（1）權(quán)力集中，部門多，崗位細(xì)，各部門功能相對獨立，但是橫向聯(lián)系缺乏，難以協(xié)調(diào)部門與項目組人員的分工職責(zé)；（2）“金字塔”隨著組織規(guī)模的擴(kuò)大，中間層也會相應(yīng)不斷增加，從塔尖到底層的距離就會越來越遠(yuǎn)，容易造成信息失真，從而影響工作效率和執(zhí)行力；（3）業(yè)務(wù)流程分工過于細(xì)化，由于部門之間缺乏交流和員工的本位主義，不利于員工自身成長需求，談不上主動性和創(chuàng)造性，導(dǎo)致高校圖書館信息人員容易產(chǎn)生職業(yè)發(fā)展的挫敗感。［3］10－12

另一方面，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，通訊技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)在圖書館的業(yè)務(wù)工作中得以廣泛應(yīng)用，信息技術(shù)為進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化提供了可靠的技術(shù)保障。而讀者對圖書館服務(wù)的要求越來越高，希望圖書館提供快捷高效的信息服務(wù)，也要求圖書館以提升執(zhí)行力為目標(biāo)優(yōu)化目前的組織結(jié)構(gòu)。由上可見，圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化已成為圖書館執(zhí)行力提升的現(xiàn)實需要。［4］17－21

四 圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的思路

（一）圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的原則

1．解放思想原則。任何組織運營都是在一個特定環(huán)境中的，它必然受到環(huán)境的的約束和影響，要想組織更有執(zhí)行力，它的結(jié)構(gòu)和外部環(huán)境及內(nèi)部資源都必須處于最佳適應(yīng)狀態(tài)。隨著信息社會的到來，圖書館的工作環(huán)境也將以自動化與智能化為主。這時的管理思想與理念強(qiáng)調(diào)的是團(tuán)體協(xié)作與和諧，鼓勵個性與聰明才智的發(fā)揮，因此，高校圖書館要適應(yīng)信息社會的發(fā)展要求，就必須解放思想，拋棄本位主義，引入先進(jìn)的管理思想與理念，把圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化作為推動圖書館執(zhí)行力提升的突破口。當(dāng)然，圖書館應(yīng)該根據(jù)自身發(fā)展目標(biāo)、大小規(guī)模以及文獻(xiàn)信息資源構(gòu)成、工作人員條件構(gòu)成以及空間和設(shè)備條件、技術(shù)資源設(shè)計出符合自身發(fā)展需要的模式。

2．目標(biāo)導(dǎo)向原則。圖書館專家約翰遜（D．E．Johnson）在《西洋圖書館史》一書中指出：“在書籍和圖書館的歷史中，人的因素總是最重要的?！蔽覀兗纫紤]到用戶的個性需求，圍繞“讀者第一”的服務(wù)宗旨，也要充分開發(fā)利用員工的潛質(zhì)，能夠各盡所能，在工作中能夠不斷地學(xué)習(xí)進(jìn)步，提高服務(wù)水平。組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化必須堅持以提高圖書館的執(zhí)行力為導(dǎo)向，也就是說，圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的方向是要實現(xiàn)人力資源從后臺向用戶服務(wù)領(lǐng)域遷移，確保了圖書館的每個人都積極參與到為終端用戶服務(wù)的活動中去。圖書館機(jī)構(gòu)重組特別是讀者服務(wù)部門的整合要力求達(dá)到增進(jìn)對讀者的了解，擴(kuò)大與讀者接觸，切實提高圖書館服務(wù)執(zhí)行力的目標(biāo)。

3．權(quán)利制衡原則。這是組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的重要原則，也是組織正常運作的重要保證。組織管理最高層擁有最重要的決策權(quán)力，同時授予各組織分支一定的權(quán)利和義務(wù)，堅持權(quán)、責(zé)、位的有機(jī)統(tǒng)一，在此基礎(chǔ)上建立良好的信任關(guān)系和溝通渠道，確保信息共享、技能培訓(xùn)、獎懲機(jī)制等在組織結(jié)構(gòu)中的公開透明度，讓員工樂于工作、樂于為讀者服務(wù)。［5］131－133

（二）圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的模式選擇

進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組與組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化，首先要確立核心業(yè)務(wù)流程。核心流程的確定是隨著形勢的變化而變化的。當(dāng)前，在圖書館業(yè)務(wù)流程上，主要為兩條線：一條是信息知識資源的管理，主要是信息知識資源的采集、分編、加工、整理；另一條是信息知識資源的服務(wù)，以信息知識的搜集、分析、重組的知識能力為基礎(chǔ)，根據(jù)讀者的具體問題和個性化環(huán)境，直接融入讀者解決問題的全過程，提供能夠支持知識應(yīng)用和知識創(chuàng)新的服務(wù)。因此，業(yè)務(wù)流程的重組就要圍繞圖書館的管理和服務(wù)進(jìn)行一系列相關(guān)工作，需要建立一個避免重復(fù)作業(yè)，彼此協(xié)作和諧，渠道溝通良好，迅速回應(yīng)讀者需求的富有彈性的組織體系。

本文設(shè)計的《三部一室矩陣模式圖》組織結(jié)構(gòu)，在《基于一戰(zhàn)式服務(wù)的圖書館組織結(jié)構(gòu)》［6］92－94的基礎(chǔ)上，進(jìn)行了改進(jìn)，（見圖1）由縱橫兩個管理系列組成，一個是職能部門系列，一個是按學(xué)科內(nèi)容和臨時任務(wù)而組建的學(xué)科小組、項目小組系列。縱橫兩個系列交叉，即成矩陣?？v向代表圖書館的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，橫向代表學(xué)科和圖書館的一項工作任務(wù)。

圖1 圖書館三部一室矩陣組織結(jié)構(gòu)模式圖

（三）圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的實施

從整體上看，上圖中組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化模式是一個結(jié)構(gòu)嚴(yán)密，功能完善的運作系統(tǒng)。具體實施中，筆者認(rèn)為應(yīng)從縱橫兩個層面進(jìn)行實施。

1．縱向上，整合圖書館業(yè)務(wù)流程。以用戶為中心，改進(jìn)工作流程。從價值鏈的角度看，圖書館的業(yè)務(wù)流程是一個信息輸入到輸出的連續(xù)過程。這就要求圖書館的機(jī)構(gòu)設(shè)置符合價值鏈的規(guī)律要求。然而，反觀現(xiàn)實后發(fā)現(xiàn)，圖書館傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)中圖書采購歸采訪部、期刊訂閱歸期刊部、聲像資料建設(shè)可能歸技術(shù)部，這樣各部門缺乏必要的溝通和交流，資源建設(shè)容易重復(fù)。于是將圖書、期刊、數(shù)字資源的采訪編目合并，統(tǒng)稱為資源建設(shè)部。為了方便讀者利用圖書館，流通與閱覽、期刊、咨詢檢索等部門也進(jìn)行了合并重組，統(tǒng)稱讀者服務(wù)部。其中一個館員同時完成借書、閱覽、信息檢索、參考咨詢，這樣減少了讀者學(xué)習(xí)、借閱的管理層次與中間環(huán)節(jié)，實現(xiàn)一站式服務(wù)的需要，更完美地體現(xiàn)“讀者第一，服務(wù)育人”的服務(wù)宗旨。因此圖書館員的角色由原來的書庫借還、閱覽室管理、參考咨詢單一服務(wù)型轉(zhuǎn)變?yōu)槿毿汀Ａ硗獗Ａ袅思夹g(shù)部和辦公室兩個機(jī)構(gòu)。這樣以來，三部一室的組織模式基本涵蓋了圖書館編目、流通、檢索、咨詢等工作內(nèi)容，有力支撐了圖書館服務(wù)所需要的機(jī)構(gòu)組織。

2．橫向上，構(gòu)建基于學(xué)科或項目的服務(wù)組。有學(xué)者早就提出要打破現(xiàn)有組織結(jié)構(gòu)，努力推動圖書館組織結(jié)構(gòu)扁平化。著名學(xué)者M(jìn)．Hammer認(rèn)為在現(xiàn)代環(huán)境中，高效的作業(yè)流程應(yīng)該是建立在“超職能”（即跨部門）的基礎(chǔ)上。針對圖書館的服務(wù)特點、服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容，圖書館可以構(gòu)建基于讀者信息需求專業(yè)化或個性化的學(xué)科或?qū)I(yè)服務(wù)組。其中的每個小組均為職能完備的部門，也就是負(fù)責(zé)該該學(xué)科或?qū)I(yè)的資源建設(shè)、信息服務(wù)、讀者輔導(dǎo)和信息反饋等各項工作。［6］92－94至于服務(wù)組成員的配備，圖書館可以采取專業(yè)館員、臨時館員和輔助館員相結(jié)合等多種方式開展相關(guān)服務(wù)。

五 組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化過程中應(yīng)注意的兩個問題

三部一室矩陣結(jié)構(gòu)的圖書館組織結(jié)構(gòu)模式有利于圖書館在新的信息環(huán)境下高效開展信息服務(wù)活動，從而提升圖書館的執(zhí)行力。然而，圖書館組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化過程還面臨著一些問題需要引起高度的重視。

（一）加強(qiáng)思想宣傳，形成良好的輿論氛圍

圖書館組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化是圖書館內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的重大調(diào)整，可能會引起圖書館廣大館員的工作崗位的變化，甚至?xí)痧^員內(nèi)心的波動起伏。同時，圖書館組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化也與高校的人事組織工作密切相關(guān)，因此高校領(lǐng)導(dǎo)和人事組織部門也要認(rèn)識到圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的必要性和緊迫性，理解和支持圖書館開展基于圖書館執(zhí)行力為目標(biāo)的組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化工作。為此，圖書館要加強(qiáng)在館內(nèi)外的宣傳力度，形成支持圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的良好氛圍，最大程度上爭得校領(lǐng)導(dǎo)和組織人事部門以及圖書館職工的理解和配合。

（二）開展調(diào)查，為組織優(yōu)化提供充足的準(zhǔn)備

圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化成功的一個重要標(biāo)志是建立一個良好的動態(tài)運行機(jī)制，使圖書館的各種管理目標(biāo)在產(chǎn)生和貫徹過程中，明確何人、何事、何處、何時進(jìn)行，以及如何進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，從而有利于圖書館執(zhí)行力的提高。因此，在組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化工作之前，必須對圖書館現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析評估。這個評估包括初步評估和詳細(xì)評估以及綜合評估。當(dāng)然，在考慮組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的同時，也應(yīng)考慮到圖書館現(xiàn)有管理人員和基層工作人員的素質(zhì)。因為，只有當(dāng)組織結(jié)構(gòu)得以優(yōu)化和有關(guān)人員素質(zhì)兩方面都得到提高，其運作機(jī)制才能正常運轉(zhuǎn)，圖書館執(zhí)行力水平才能得到很好的發(fā)揮。所以，開展組織調(diào)查時，也要對圖書館現(xiàn)有人員的專業(yè)、學(xué)歷、年齡、業(yè)務(wù)能力等進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研，為組織優(yōu)化提供準(zhǔn)備。

六 結(jié) 語

執(zhí)行力的研究是目前管理學(xué)研究的熱門話題，執(zhí)行力的提升不僅與人員的素質(zhì)、體制機(jī)制密不可分，也與組織結(jié)構(gòu)有著密切聯(lián)系。圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化是提高圖書館執(zhí)行力的內(nèi)在要求和現(xiàn)實需要，然而基于執(zhí)行力提升的圖書館組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的具體落實還面臨著很多技術(shù)性難題和社會性障礙，這需要我們在圖書館工作實踐中不斷地思考和持續(xù)探索。

［1］賈亞平，鄧宇梅．提升圖書館制度執(zhí)行力的思考［J］．圖書館工作，2010，（3）．

［2］姚 予．執(zhí)行力［M］．北京：中華工商聯(lián)合出版社，2007．

［3］蔣一平．我國公共圖書館組織結(jié)構(gòu)改革新視角［J］．圖書館研究與工作，2009，（2）．

［4］孫 楊，蘇 娜，周金龍 ．?dāng)?shù)字時代圖書館管理危機(jī)［J］．圖書情報工作，2009，（12）．

［5］張 政．論數(shù)字環(huán)境下醫(yī)院圖書館的結(jié)構(gòu)重組［J］．農(nóng)業(yè)圖書情報學(xué)刊，2008，（6）．

［6］鄭倫衛(wèi)．基于一站式服務(wù)的圖書館組織結(jié)構(gòu)［J］．荊門職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2008，（11）．

Optimization of the Organizational Structure of University Libraries from the Perspective of Executive Force

ZHOU Yu-yu
（Library，Hunan Institute of Engineering，Xiangtan 411104，China）

How to improve the service of university libraries in new information environment is an issue of widespread concern in the library circle in China．By introducing the concept of executive force，this paper describes the close relationship between executive force and organizational stucture，and points out that optimization of library stucture is the inherent requirement and practical need to improve its executive force．The principles，models and measures of library struture optimization are also discussed in detail．

executive force；library；organizational structure；op timization

G251．2

A

1671－1181（2011）04－0122－05

2011－08－30

周玉宇（1981－），女，湖南永州人，助理館員，研究方向：圖書館管理。

宋耕春）