長安責(zé)任保險股份有限公司 孫 瑜

保險公司財務(wù)信息化集中管理初探
——以長安保險公司為例

長安責(zé)任保險股份有限公司 孫 瑜

一、保險行業(yè)財務(wù)信息化管理現(xiàn)狀

目前我國保險行業(yè)面臨著如何利用信息化推動保險業(yè)的轉(zhuǎn)型和發(fā)展，利用信息管理的平臺實現(xiàn)集中化管理模式逐漸從理論走向?qū)嵺`，很多地方保監(jiān)局如浙江省保監(jiān)局和湖南省保監(jiān)局已經(jīng)要求保險公司做到省級集中管理。隨著保險行業(yè)的發(fā)展、監(jiān)管力度的加強，保險公司向信息化集中管理已經(jīng)邁開了步伐。大多數(shù)保險公司缺乏系統(tǒng)的、規(guī)范的財務(wù)信息化管理模式，目前的會計核算、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理和核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)等各個信息系統(tǒng)是以視圖驅(qū)動的體系結(jié)果來建設(shè)的，也就是說為每個職能部門的需求建立各個信息系統(tǒng)，用來解決各個部門的多樣性需要，其結(jié)果常常造成各部門自成體系，同時存在若干職能彼此獨立的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)文件，這種方式使保險公司陷入相同數(shù)據(jù)信息冗長、信息化管理效率低下、信息化管理成本高的代價，卻不能實現(xiàn)信息的共享和高效，并且缺乏足夠的信息安全性。其結(jié)果必然造成財務(wù)信息化管理的“信息孤島”狀態(tài)，缺乏信息資源；與業(yè)務(wù)系統(tǒng)不能實現(xiàn)對接，系統(tǒng)管理割據(jù)，信息化系統(tǒng)的子集之間無法形成集成；會計信息的傳遞速度慢、可靠性差。保險公司的發(fā)展方向是全面信息化集中管理，對于保險公司集中管理發(fā)展而言，所要求的目標(biāo)是集成的系統(tǒng)所完成的效益是每個子系統(tǒng)單獨工作所無法完成，是1+1≥2。而財務(wù)信息化管理的方向必然是財務(wù)信息集中化管理。保險公司必須尋找以財務(wù)信息化為中心的各種信息的高度集成，達(dá)到財務(wù)系統(tǒng)不只是作為一個孤立的系統(tǒng)，更應(yīng)該成為一個與其他信息系統(tǒng)全面融合的集成系統(tǒng)。信息化集中管理模式是保險公司發(fā)展的必然趨勢，而“財務(wù)信息化”是企業(yè)信息化管理的重要組成部分，財務(wù)信息系統(tǒng)好比整個企業(yè)的“中樞神經(jīng)”系統(tǒng)，不斷接受新信息進行處理，再輸出各類相關(guān)有用信息，財務(wù)信息化集中管理必將成為保險行業(yè)財務(wù)發(fā)展的里程碑。

二、保險公司財務(wù)信息化集中管理模式

集成管理是為實現(xiàn)整體目標(biāo)或企業(yè)戰(zhàn)略而對不同領(lǐng)域的專項管理所進行的規(guī)范、協(xié)同和融合的過程，是提高市場響應(yīng)速度、充分利用管理資源的有效途徑，是信息論、系統(tǒng)論、控制論等理論在現(xiàn)代管理中的具體應(yīng)用。保險公司實現(xiàn)財務(wù)集中化管理的基礎(chǔ)必須是建立在企業(yè)信息化集中管理的平臺上，這樣才能使保險公司的財務(wù)管理由分散管理向集約化管理邁進，達(dá)到會計核算集中化、財務(wù)管理專業(yè)化、財務(wù)和業(yè)務(wù)一體化，實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)的信息化財務(wù)管理模式。以長安保險公司為例，需要從以下方面著手：

（一）完善信息化集成系統(tǒng) 對于長安保險公司而言，建設(shè)一個集成的信息化平臺應(yīng)該包括業(yè)務(wù)系統(tǒng)（包括核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)、單證系統(tǒng)、通賠系統(tǒng)、報案系統(tǒng)、核保核賠系統(tǒng)等）、統(tǒng)計系統(tǒng)、收付系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)（包括會計核算系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、費用報銷系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、財務(wù)報表系統(tǒng)等）、資金管理系統(tǒng)等。

首先，長安公司目前使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、統(tǒng)計系統(tǒng)、收付系統(tǒng)是軟件開發(fā)公司針對公司的實際情況量身定制的，但是隨著公司發(fā)展和信息化建設(shè)的需要，其系統(tǒng)必然需要不斷開發(fā)完善，以達(dá)到全面信息化集中管理發(fā)展的要求，因此平臺的可拓展性必須要加強。其次，隨著財務(wù)信息化集中管理的需要，選擇一個性能優(yōu)良的財務(wù)系統(tǒng)至關(guān)重要，一個適用的財務(wù)系統(tǒng)不僅應(yīng)該包括會計核算系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、費用報銷系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、財務(wù)報表等這些基礎(chǔ)模塊，還需要有良好的財務(wù)管理功能，能夠在會計核算的基礎(chǔ)上通過軟件中已設(shè)計的或是自定義的取數(shù)路徑，較為容易的獲得財務(wù)管理所需要的數(shù)據(jù)、表格和圖示，系統(tǒng)的功能組合與開發(fā)顯得尤為重要。第三，選擇一個合適的資金管理系統(tǒng)也是非常重要的，目前通過人民銀行授權(quán)的可以面對多個銀行進行結(jié)算和資金管理的軟件并不多，選擇一個可以面對多個銀行的資金管理系統(tǒng)，打通銀行和保險公司之間的屏障，避免銀聯(lián)向保險公司收取大額的手續(xù)費，可以大大降低保險公司的結(jié)算成本。第四，打通所有系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)系統(tǒng)間真正的無縫對接，針對多個不同開發(fā)商的軟件做對接，為避免接口開發(fā)的重復(fù)，減少工作量、保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，可以將收付系統(tǒng)作為所有系統(tǒng)對接的紐帶，這樣通過收付系統(tǒng)這個橋梁，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)以及資金管理系統(tǒng)無縫對接。系統(tǒng)無縫對接后，使得數(shù)據(jù)在各個系統(tǒng)中的流轉(zhuǎn)通暢，加快信息的獲取速度，增強會計信息的可靠性和相關(guān)性。在信息化集中核算基礎(chǔ)上，依據(jù)業(yè)務(wù)驅(qū)動進行會計核算的原則，使財務(wù)管理和會計核算同步進行，充分體現(xiàn)了最新的財務(wù)管理理念。并可根據(jù)信息管理的原理和信息技術(shù)重整財務(wù)管理流程。

（二）會計核算和財務(wù)管理集中化 主要表現(xiàn)在：

（1）實現(xiàn)各項經(jīng)營支付的集中核算。目前長安公司各個層級機構(gòu)資金支付均由總公司逐級下?lián)埽筛鱾€分支機構(gòu)分別支付、核算，這種模式的弊端一方面資金很難在最短時間到達(dá)基層機構(gòu)，為保證基層機構(gòu)資金支付和核算的及時，需在資金撥付的環(huán)節(jié)上做好提前量，勢必使資金在途時間過長，匯劃成本較高，另一方面，逐級下?lián)苁沟弥虚g的環(huán)節(jié)截留資金的現(xiàn)象普遍存在，分支賬戶中均有資金存量，不利于資金集中使用。

實現(xiàn)財務(wù)信息化集中管理后，各種經(jīng)營支出均通過總公司集中支付。納入集中支付的款項包括賠款、理賠查勘支出、手續(xù)費及傭金、員工報銷、借款及工資等各項經(jīng)營性支出。分支機構(gòu)除保留必須由地方支付的稅收、公積金、社保以及委托收款的電話費等支付權(quán)限外，其他款項均由總公司集中支付，實現(xiàn)以總公司為中心的賬務(wù)集中處理方式。款項支付的合法合規(guī)性審核和初級審批權(quán)限仍在分支機構(gòu)，分支機構(gòu)審核和審批后須將原始單據(jù)的影像資料上傳至總公司，由總公司進行復(fù)核和批復(fù)，符合支付條件的立即由總公司的賬戶支付至終端收款方。這樣不僅可以保證資金支付的時效性，也降低資金逐級下?lián)茉僦Ц督K端收款方的資金成本，同時避免中間環(huán)節(jié)截留資金，大大提高對分支機構(gòu)的管控，提高資金使用效率。例如：賠款支付至經(jīng)營者個人銀行賬戶；中介機構(gòu)的中介費用根據(jù)發(fā)票及“業(yè)務(wù)結(jié)算表”支付到中介機構(gòu)賬戶中；員工發(fā)生的費用報銷支付至報銷人賬戶；員工的工資性收入支付至員工賬戶。

實現(xiàn)財務(wù)信息化集中管理，系統(tǒng)無縫對接，各種款項的支付不需要再登錄網(wǎng)上銀行或資金管理系統(tǒng)進行支付，而是在收付系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)直接錄入收款人名稱、賬號、開戶行等要件，經(jīng)審核無誤后，點擊“確認(rèn)支付”進行支付，數(shù)據(jù)通過接口轉(zhuǎn)入資金管理系統(tǒng)的后臺，進行數(shù)據(jù)處理。以支付賠款為例：

財務(wù)信息化集中管理前，賠款支付的核算流程如圖1所示：

（2）實現(xiàn)保費收入的集中核算。目前長安公司保費收入的歸集方式是由三、四級機構(gòu)匯劃至分公司，分公司再匯劃至總公司。其弊端是資金在途時間長，劃撥成本高，各個賬戶有余額，影響總公司資金的統(tǒng)一管理，不能發(fā)揮資金周轉(zhuǎn)對創(chuàng)造價值最大化的作用。實現(xiàn)財務(wù)信息化集中管理后，各個分支機構(gòu)仍可保留保費收入戶，總公司通過資金管理系統(tǒng)，將分支機構(gòu)的資金自主歸集，自動生成內(nèi)部往來單據(jù)和保費歸集憑證，這樣不僅縮短逐級上劃的資金在途時間，減少分支機構(gòu)資金沉淀，提高資金周轉(zhuǎn)速度；另外，通過系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)，減少財務(wù)人員手工操作的工作量，可以加強財務(wù)分析工作，為公司經(jīng)營提供更及時有效的數(shù)據(jù)支持。以保費收入歸集流程為例：

財務(wù)信息化集中管理前保費歸集流程如圖3所示：

（3）加強財務(wù)管理。實現(xiàn)財務(wù)信息化集中管理，使財務(wù)管理制度及會計核算要求落實到每個細(xì)節(jié)。財務(wù)信息化集中管理前，所有制度規(guī)章及工作要求均需要逐級下發(fā)，總公司只能通過工作檢查和稽核才能掌握分支機構(gòu)落實的情況，而實現(xiàn)財務(wù)信息化集中管理后，財務(wù)工作重心由分支機構(gòu)轉(zhuǎn)到總公司，財務(wù)規(guī)章制度可在第一時間貫徹到位，避免制度在下發(fā)流轉(zhuǎn)中縮水。實現(xiàn)財務(wù)信息化集中管理，可跟蹤管理各機構(gòu)的賬戶，掌握賬戶余額、資金收支情況，便于控制款項支付和保費歸集的頻率。另外可隨時了解各機構(gòu)的預(yù)算和實際的對比情況，將事前預(yù)算、事中監(jiān)控、事后分析的觸角延伸到延伸到各個職能部門的最末端，提高財務(wù)信息的利用率、使預(yù)算和實際經(jīng)營切實結(jié)合起來。

（三）財務(wù)人員集中管理 首先根據(jù)財務(wù)信息化集中管理的要求明確各級財務(wù)機構(gòu)的設(shè)置、編制、明確崗位職責(zé)，適當(dāng)精簡分支機構(gòu)的財務(wù)人員，增加總公司財務(wù)人員；核定財務(wù)人員的資質(zhì)，調(diào)整崗位，做到人盡其才；按照定崗定編情況，建立統(tǒng)一薪酬體系，確定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行財務(wù)人員的考核、任免等工作，實現(xiàn)財務(wù)人員的人事集中管理。然后，建立一套與財務(wù)信息化集中管理相適應(yīng)的工作制度和激勵機制。最后，調(diào)整財務(wù)人員培訓(xùn)的方向，隨著財務(wù)信息化集中管理，財務(wù)人員培訓(xùn)側(cè)重于信息系統(tǒng)的使用、信息化安全、財務(wù)集中管理流程等方面。

三、保險公司財務(wù)信息化集中管理建議

保險公司的發(fā)展方向是全面系統(tǒng)的信息化集中管理，財務(wù)信息化集中管理是其中的一個重要組成部分，它和業(yè)務(wù)信息化集中管理、人力資源信息化集中管理等是相輔相成，共同實現(xiàn)的，財務(wù)信息化集中管理不可能拋開其他部分單獨實現(xiàn)。綜上所述，對長安公司實現(xiàn)財務(wù)信息化集中管理建議如下：

（一）成立信息化集中管理小組，統(tǒng)一部署和推進信息化建設(shè)

公司應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)牽頭，抽調(diào)各部門人員組成信息化集中小組，共同制定信息化集中管理的實施方案和實施計劃。信息化集成平臺的建設(shè)由工作小組統(tǒng)一部署和推進，以減少系統(tǒng)間對接的次數(shù)和開發(fā)量，降低成本，提高效率。每個部門根據(jù)本部門業(yè)務(wù)推進的進度實施具體的信息化集中工作，部門間相互配合，分步驟、分階段的共同推進信息化集中管理模式。樹立以財務(wù)管理為核心的管理理念。財務(wù)部門應(yīng)加強與信息技術(shù)部門、人力資源部門及其他業(yè)務(wù)部門的溝通和合作，使財務(wù)信息化集中管理作為公司信息化集中管理的核心作用得以體現(xiàn)，并通過財務(wù)信息化集中管理促使各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合。

（二）建立信息容災(zāi)系統(tǒng)，提高電子數(shù)據(jù)存儲能力，保證信息數(shù)據(jù)的穩(wěn)定 建立一個能提供防止各種災(zāi)難的計算機信息系統(tǒng)，在出現(xiàn)不可抗拒的災(zāi)難和意外時，可以及時恢復(fù)系統(tǒng)的正常運行，這在信息化集中管理中尤為重要。目前長安公司規(guī)模逐漸擴大，應(yīng)建立數(shù)據(jù)中心，通過異地數(shù)據(jù)備份提高信息容災(zāi)性；另外，為確保財務(wù)數(shù)據(jù)的安全和可靠，建議財務(wù)數(shù)據(jù)庫和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫分別存放在不同的服務(wù)器或數(shù)據(jù)中心分散風(fēng)險；第三，必須提高備份的頻率，完善電子檔案的建設(shè)，以提高信息容災(zāi)系統(tǒng)的能力。

（三）建立和完善財務(wù)信息化集中管理的內(nèi)部控制制度 實現(xiàn)財務(wù)信息化集中管理是長安公司財務(wù)管理的里程碑。運用信息技術(shù)手段實現(xiàn)財務(wù)的集中管理，須對原有的業(yè)務(wù)流程進行重組，對原有的管理模式進行改革，建立和完善公司內(nèi)部控制制度，如資金審批制度，財務(wù)會簽制度，資產(chǎn)購置制度，財務(wù)授權(quán)制度，總公司對分支機構(gòu)管理由逐級管理到分區(qū)管理的轉(zhuǎn)變等?？傊⒑屯晟曝攧?wù)信息化集中管理的內(nèi)控制度是實現(xiàn)公司財務(wù)信息化集中管理的制度保證，其實質(zhì)是對財務(wù)管理體制和制度進行的改革創(chuàng)新。

［1］王凡林、蔡立新：《信息化會計管理研究》，經(jīng)濟科學(xué)出版社2007年版。

（編輯 杜昌）