中國(guó)人民大學(xué)圖書館 王惠芳

圖書分類法轉(zhuǎn)換實(shí)踐與管理機(jī)制的完善
——以中國(guó)人民大學(xué)圖書館為例

中國(guó)人民大學(xué)圖書館 王惠芳

圖書分類法的轉(zhuǎn)換對(duì)于一個(gè)圖書館來(lái)說(shuō)具有非常重要的意義，它涉及一個(gè)圖書館對(duì)館藏文獻(xiàn)揭示、藏書布局調(diào)整、書目數(shù)據(jù)更新等方方面面，是一項(xiàng)繁雜的系統(tǒng)工程。

為適應(yīng)學(xué)科發(fā)展需要，人大館對(duì)50余萬(wàn)冊(cè)圖書進(jìn)行了分類法轉(zhuǎn)換，由原來(lái)使用的《中國(guó)人民大學(xué)圖書分類法》（以下簡(jiǎn)稱《人大法》）分類號(hào)換成《中國(guó)圖書館分類法》（以下簡(jiǎn)稱《中圖法》）分類號(hào)，同時(shí)進(jìn)行書目數(shù)據(jù)的更改和藏書布局的調(diào)整。整個(gè)轉(zhuǎn)換過(guò)程涉及文獻(xiàn)量巨大，歷時(shí)較長(zhǎng)，牽涉部門廣，對(duì)讀者影響大，面臨困難多，開全國(guó)高校圖書館大規(guī)模分類號(hào)轉(zhuǎn)換之先河，也是該館規(guī)模空前的一項(xiàng)重大工程。本文，筆者以中國(guó)人民大學(xué)圖書館（以下簡(jiǎn)稱人大館）為例，對(duì)圖書分類法轉(zhuǎn)換與管理機(jī)制的完善作一論述。

一、圖書分類法轉(zhuǎn)換工作實(shí)踐

圖書分類法轉(zhuǎn)換實(shí)踐是對(duì)館藏圖書管理制度的梳理與完善過(guò)程，由此引發(fā)書目數(shù)據(jù)維護(hù)與典藏工作及質(zhì)量監(jiān)控、館藏布局調(diào)整等方面機(jī)制的不斷深化，為完備圖書館資源整合工作奠定了良好基礎(chǔ)。

1.圖書分類法轉(zhuǎn)換的目的。

（1）適應(yīng)新學(xué)科發(fā)展的需要?！度舜蠓ā奉惸吭O(shè)置偏重人文社會(huì)科學(xué)，第6版出版后就沒(méi)有再進(jìn)行修訂，導(dǎo)致新興學(xué)科及一些交叉學(xué)科類目設(shè)置不全，無(wú)法滿足各類文獻(xiàn)的編目需求。近年來(lái)，中國(guó)人民大學(xué)（以下簡(jiǎn)稱人大）新增設(shè)了自然科學(xué)學(xué)科，理工類、科技類入藏圖書量不斷增長(zhǎng)，對(duì)分類法類目的設(shè)置提出了更高的要求，類目體系必須科學(xué)合理，具有前瞻性與預(yù)見性，才能保證新學(xué)科新主題的準(zhǔn)確分類。

（2）充分實(shí)現(xiàn)資源共享。為實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一書目和文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)化，我國(guó)各圖書館基本實(shí)行統(tǒng)一下載編目數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)都是按《中圖法》分類，人大館在下載后還要用《人大法》重新分類，書目數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的著錄格式，不利于書目數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和資源的共享。

（3）順應(yīng)讀者使用習(xí)慣。從讀者使用習(xí)慣和使用效率來(lái)說(shuō)，《中圖法》已被全國(guó)絕大部分的圖書館、出版單位和信息、情報(bào)部門等所采納，為很多讀者所熟悉。而且，《中圖法》分類規(guī)則更簡(jiǎn)單易學(xué)，更符合讀者使用習(xí)慣。

2.圖書分類法轉(zhuǎn)換的前期籌備。

（1）前期調(diào)研。針對(duì)《中圖法》轉(zhuǎn)換工作的實(shí)施步驟和相關(guān)問(wèn)題，人大館對(duì)全國(guó)相關(guān)高校圖書館進(jìn)行了考察，對(duì)《中圖法》分類號(hào)使用中的問(wèn)題、索書號(hào)的構(gòu)成、種次號(hào)和著者號(hào)的比較等進(jìn)行了調(diào)研，采取調(diào)查問(wèn)卷、走訪的形式調(diào)研了北京大學(xué)圖書館、清華大學(xué)圖書館、武漢大學(xué)圖書館等高校圖書館，對(duì)他們的情況進(jìn)行分析研究，制定出了具體的實(shí)施方案。

（2）統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。為摸清館藏圖書現(xiàn)狀，人大館對(duì)其館藏各類圖書進(jìn)行了詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)，并按出版年統(tǒng)計(jì)數(shù)量，最終確定以1995年為界，1995年以前出版的圖書沿用人大號(hào)，其后出版的圖書改成中圖號(hào)，改號(hào)的中外文圖書總量為50萬(wàn)冊(cè)。

（3）確定轉(zhuǎn)換流程。由相關(guān)部門組成協(xié)調(diào)小組，根據(jù)人大館圖書分類狀況和館藏調(diào)整的原則，制定出詳細(xì)工作步驟、流程和實(shí)施細(xì)則。

（4）強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對(duì)參與轉(zhuǎn)換工作的人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和實(shí)際操作培訓(xùn)。特別是館內(nèi)工作人員，不僅要熟悉轉(zhuǎn)換工作的流程，同時(shí)要對(duì)公司人員進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

3.圖書分類法轉(zhuǎn)換的實(shí)施。分類法改換工作涉及圖書量巨大，工作流程繁復(fù)，參與人員眾多，可以說(shuō)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。根據(jù)改號(hào)進(jìn)程，主要經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)階段。

（1）試驗(yàn)階段——積累經(jīng)驗(yàn)，完善工作流程。由于改號(hào)圖書涉及范圍廣、數(shù)量大，為減少錯(cuò)誤，摸索經(jīng)驗(yàn)，人大館首先對(duì)7 000冊(cè)小說(shuō)進(jìn)行了中圖號(hào)的轉(zhuǎn)換。小說(shuō)版本多，分類號(hào)不統(tǒng)一，在改號(hào)過(guò)程中陸續(xù)發(fā)現(xiàn)較多的數(shù)據(jù)遺留問(wèn)題，逐一進(jìn)行了修改。通過(guò)小說(shuō)換號(hào)工作，工作人員總結(jié)了經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)改號(hào)過(guò)程中存在的問(wèn)題，設(shè)立了責(zé)任制監(jiān)督制，并逐步完善工作流程，在相應(yīng)部門設(shè)立專門典藏人員負(fù)責(zé)查找、核對(duì)數(shù)據(jù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，初步建立起溝通反饋協(xié)調(diào)機(jī)制。

（2）數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換階段——實(shí)現(xiàn)書目數(shù)據(jù)先期更改。數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作首先從庫(kù)本圖書做起，主要完成以下幾項(xiàng)工作。按出版年將圖書區(qū)分開來(lái)，以1995年為界。首先，對(duì)1995年前出版的圖書不做數(shù)據(jù)改動(dòng)，進(jìn)行排架密集。其次，將1995年（包含1995年）后出版的圖書在系統(tǒng)中添加《中圖法》分類號(hào)，加入種次號(hào)形成新的索書號(hào)。最后，按系統(tǒng)中新的索書號(hào)轉(zhuǎn)換書標(biāo)，并按新的索書號(hào)進(jìn)行排架。

在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換階段發(fā)現(xiàn)的主要問(wèn)題有：館藏空間嚴(yán)重不足，所有閱覽室藏書已呈飽和狀態(tài)，無(wú)法對(duì)各閱覽室藏書進(jìn)行大規(guī)模整合調(diào)整及布局；改換成中圖號(hào)后，圖書所屬類目變化較大，各類圖書增減數(shù)量不等，無(wú)法預(yù)估數(shù)量，需要重新對(duì)各類圖書合并整序，順號(hào)整架量巨大；數(shù)據(jù)錄入人員不穩(wěn)定，改號(hào)熟練程度及操作水平不同，導(dǎo)致工作進(jìn)度受到影響；改號(hào)工作涉及多個(gè)部門內(nèi)部工作協(xié)調(diào)，工作規(guī)范及流程還不夠明確清晰。針對(duì)這些問(wèn)題，人大館主要從制度和可行性方面探尋解決辦法：一是尋找解決空間狹小的辦法，確立藏書布局原則，重新調(diào)整館藏。對(duì)閱覽室書架進(jìn)行精確核算，利用密排庫(kù)剩余空間對(duì)庫(kù)本中利用率低的圖書分流，保證閱覽室中圖號(hào)圖書的擺放。二是建立人員考核制度，特別是公司人員的質(zhì)量管理、人員培訓(xùn)、人員安排、工作流程等方面的制度，強(qiáng)化考核和質(zhì)量監(jiān)察，保證工作質(zhì)量和工作進(jìn)度。三是加強(qiáng)對(duì)館員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，建立溝通反饋機(jī)制，及時(shí)通報(bào)改號(hào)工作進(jìn)展。四是確定數(shù)據(jù)維護(hù)制度，各部門指定專人負(fù)責(zé)解決數(shù)據(jù)問(wèn)題，對(duì)問(wèn)題數(shù)據(jù)及時(shí)核查處理。

在此階段，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)問(wèn)題暴露出來(lái)，館內(nèi)業(yè)務(wù)流程問(wèn)題和換號(hào)人員素質(zhì)問(wèn)題也集中顯現(xiàn)。數(shù)據(jù)維護(hù)機(jī)制及典藏制度、責(zé)任監(jiān)督機(jī)制、人員培訓(xùn)機(jī)制還需要進(jìn)一步確立和不斷深化。

（4）清點(diǎn)階段。此階段工作主要為了理清各閱覽室藏書狀況，修正改號(hào)過(guò)程中出現(xiàn)的各種數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。在完成了所有閱覽室的圖書排架整理后，工作人員對(duì)6個(gè)閱覽室圖書進(jìn)行了清點(diǎn)，對(duì)館藏圖書數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并核查錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，尋找遺落的復(fù)本，提高了書目數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。具體清點(diǎn)流程如圖1所示。

圖 1 圖書分類轉(zhuǎn)化具體清點(diǎn)流程

本次清點(diǎn)是人大館最大規(guī)模的一次清點(diǎn)，清點(diǎn)圖書達(dá)100余萬(wàn)冊(cè)，核查數(shù)據(jù)3萬(wàn)余條。遺失圖書5 112冊(cè)，遺失率為4.9‰。

二、圖書管理機(jī)制的建立和完善

縱觀整個(gè)分類法轉(zhuǎn)換工作過(guò)程，應(yīng)該說(shuō)是對(duì)館藏圖書的全面徹查，以及對(duì)圖書管理工作流程的全方位考量，促使圖書管理各項(xiàng)機(jī)制得到確立及不斷完善。

1.設(shè)立數(shù)據(jù)維護(hù)制度。書目數(shù)據(jù)維護(hù)是圖書館的一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，直接影響編目、典藏、流通、檢索各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行。在轉(zhuǎn)換分類法工作中，工作人員積極摸索和建立書目數(shù)據(jù)的維護(hù)制度，以提高編目工作的標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性，保證圖書流通、文獻(xiàn)檢索的準(zhǔn)確性。分類法的轉(zhuǎn)換是基于書目數(shù)據(jù)的逐一更改，這既是更改的過(guò)程亦是數(shù)據(jù)的檢查、維護(hù)的過(guò)程。在這一過(guò)程中，編目中存在的一些問(wèn)題，如圖書分類歸類不準(zhǔn)確、著錄存在不一致性、記錄缺乏唯一性等等問(wèn)題就會(huì)暴露出來(lái)。而探究其原因，并對(duì)數(shù)據(jù)問(wèn)題進(jìn)行定期總結(jié)，形成對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)制度，這對(duì)提高編目的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，改善圖書文獻(xiàn)編目質(zhì)量，方便讀者檢索，都有重要意義。

2.形成信息反饋溝通機(jī)制。轉(zhuǎn)換過(guò)程中不斷出現(xiàn)各種各樣的新問(wèn)題，相關(guān)部門及部門內(nèi)部必須及時(shí)溝通信息、反饋問(wèn)題、相互協(xié)調(diào)，各種問(wèn)題才能得到妥善解決，換號(hào)工作才能得以順利開展。具體來(lái)說(shuō)，讀者服務(wù)部門要加強(qiáng)對(duì)編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的信息反饋，形成信息反饋機(jī)制；流通部門管理人員要就讀者借閱中發(fā)現(xiàn)的編目數(shù)據(jù)問(wèn)題定期與編目人員進(jìn)行交流，錯(cuò)誤數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)得到修改、增減，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)維護(hù)；流通部門要隨時(shí)記錄日常工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，由編目人員定時(shí)收集、整理、修改、總結(jié)，通過(guò)對(duì)編目數(shù)據(jù)的信息反饋，提高編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

3.拓展典藏管理工作范圍。典藏工作是圖書館工作中不可或缺的內(nèi)容，對(duì)館藏資源的分配、館藏布局的調(diào)整都起著關(guān)鍵的作用，分類法轉(zhuǎn)換工作大大拓展了典藏工作范疇。傳統(tǒng)的典藏工作人員一般設(shè)立在編目部門，主要做好館藏分配的工作。而分類號(hào)轉(zhuǎn)換由于調(diào)配圖書量巨大，需要在流通部門設(shè)立專人負(fù)責(zé)典藏管理，理清典藏工作的內(nèi)容，設(shè)計(jì)典藏工作流程，對(duì)庫(kù)藏圖書進(jìn)行數(shù)據(jù)分析及合理調(diào)配。通過(guò)經(jīng)驗(yàn)的積累和工作實(shí)踐，對(duì)庫(kù)藏實(shí)現(xiàn)科學(xué)動(dòng)態(tài)的管理，不斷提高館藏文獻(xiàn)利用率。

4.確立館藏布局調(diào)整原則。在流通部門，小規(guī)模的動(dòng)態(tài)館藏布局調(diào)整是一項(xiàng)常態(tài)工作，但在館藏空間有限的條件下，完成上百萬(wàn)冊(cè)的圖書的重新布局，是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程。分類法轉(zhuǎn)換期間，要對(duì)館藏圖書數(shù)量及各類別圖書進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)圖書流通量、讀者需求和館舍空間進(jìn)行館藏調(diào)整和布局，確立相應(yīng)的調(diào)整原則，為構(gòu)建科學(xué)合理的館藏布局積累經(jīng)驗(yàn)。

5.強(qiáng)化人員培訓(xùn)機(jī)制，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)。隨著圖書館業(yè)務(wù)的逐步外包，外包公司人員承擔(dān)的業(yè)務(wù)比重會(huì)越來(lái)越大，因此，加強(qiáng)公司人員培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，設(shè)置詳細(xì)的服務(wù)規(guī)范和工作流程以及明確的獎(jiǎng)懲辦法，完善監(jiān)督管理機(jī)制，是確保圖書館各項(xiàng)業(yè)務(wù)正常開展的保證。對(duì)于館內(nèi)工作人員，要根據(jù)崗位任務(wù)和工作要求進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)工作能力培養(yǎng)，不斷提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高其解決實(shí)際問(wèn)題的能力。

6.深化咨詢工作機(jī)制。圖書館閱覽室的外包、書目數(shù)據(jù)的更改、館藏的大規(guī)模調(diào)整都要求讀者服務(wù)部門重視開展咨詢工作，解決讀者問(wèn)題。在轉(zhuǎn)換過(guò)程中，要加強(qiáng)咨詢工作的人員配置，逐步完善咨詢工作機(jī)制，提高咨詢?nèi)藛T的業(yè)務(wù)知識(shí)和素養(yǎng)，與全館的咨詢展開對(duì)接，滿足讀者咨詢工作不同層次的需要。

綜上，分類法轉(zhuǎn)換工作雖然是人大館的一項(xiàng)非常規(guī)工作，但它涉及圖書館采訪、編目、典藏、流通、系統(tǒng)管理工作的各個(gè)層面，是對(duì)圖書館圖書管理業(yè)務(wù)工作的全面檢驗(yàn)，也是對(duì)館藏文獻(xiàn)資源的一次重新整合，對(duì)該館各項(xiàng)管理制度的修正和完善起到了非常大的促進(jìn)作用。分類法轉(zhuǎn)換項(xiàng)目實(shí)施后，書目的準(zhǔn)確揭示、館藏的合理布局能夠?yàn)榻o讀者檢索、查找和利用館藏資源帶來(lái)更大的便利。

書標(biāo)，再按新的分類號(hào)對(duì)各閱覽室圖書進(jìn)行排架順號(hào)重新布局。此階段是分類法轉(zhuǎn)換工作的攻堅(jiān)階段，工作任務(wù)相當(dāng)繁重，尤其在開館的狀態(tài)下，借閱處圖書始終處于流通狀態(tài)，與庫(kù)本圖書較穩(wěn)定的在架狀態(tài)相比，不僅改號(hào)圖書復(fù)本量大，各類圖書的預(yù)留空間計(jì)算、排架順架整理工作都遇到較大困難，人力和時(shí)間投入明顯加大。庫(kù)藏圖書換成

后，兩種分類號(hào)圖書都需重新布局，由于各閱覽室藏書空間有限，圖書類別劃分、布局調(diào)整原則亟待確立。