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利用Excel記錄和統(tǒng)計(jì)大型儀器的運(yùn)轉(zhuǎn)信息

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大型公共儀器平臺(tái)的用戶多、信息量大，采用傳統(tǒng)的手工紙面記錄工作日志的方法難以滿足統(tǒng)計(jì)需求。以激光掃描共聚焦顯微鏡，介紹如何利用Excel表格的排序分類、窗口凍結(jié)、時(shí)間計(jì)算等功能快速分類、提取和統(tǒng)計(jì)儀器、用戶和工作人員的大量信息。

Excel，大型儀器管理，統(tǒng)計(jì)，運(yùn)轉(zhuǎn)信息

大型分析儀器是現(xiàn)代科研創(chuàng)新和教學(xué)必備的手段，將其作為公共服務(wù)平臺(tái)，同時(shí)派專職的工作人員管理和適當(dāng)收費(fèi)能夠保證大型儀器正常運(yùn)轉(zhuǎn)[1-3]。作為儀器使用單位和上級(jí)主管部門(mén)，需要通過(guò)定期統(tǒng)計(jì)工作日志的大量信息來(lái)監(jiān)測(cè)運(yùn)轉(zhuǎn)情況和效益，同時(shí)也作為未來(lái)添置更多儀器的重要參考。上述信息的統(tǒng)計(jì)依賴于工作日志。其一般包括當(dāng)日儀器狀態(tài)、用戶以及儀器負(fù)責(zé)人的工作內(nèi)容、上機(jī)時(shí)間等信息，每年都會(huì)產(chǎn)生成千上萬(wàn)條工作記錄。傳統(tǒng)的工作日志為紙版記錄本，在使用中遇到了很多實(shí)際困難。如何快速完成如此大量的工作日志記錄和統(tǒng)計(jì)工作？本文探索出一套利用Excel強(qiáng)大功能幫助統(tǒng)計(jì)人員在短時(shí)間內(nèi)完成這些繁重任務(wù)的高效率方法。利用Excel表格記錄和統(tǒng)計(jì)儀器運(yùn)轉(zhuǎn)信息的步驟包括：在Excel表格中填寫(xiě)工作日志，計(jì)算開(kāi)機(jī)時(shí)間，排序分類，分類統(tǒng)計(jì)，制圖等[4]。

1 利用Excel表格作為工作日志，記錄儀器每日運(yùn)轉(zhuǎn)的詳細(xì)信息

用Excel表格作為工作日志的方法是：將需要登記或統(tǒng)計(jì)的各項(xiàng)目名稱依次填寫(xiě)在Excel表格第一橫行的各單元格內(nèi)，作為A，B，C，…的各縱列的標(biāo)題：例如A=星期；B=日期；C=工作內(nèi)容等等。 然后在縱向按時(shí)間順序從上向下逐行按標(biāo)題填寫(xiě)工作日志。

Excel表格容量很大，表現(xiàn)在（1）橫、縱向可容納的單元格多，足以滿足儀器工作日志記錄需求。Excel表格每一橫行有256個(gè)單元格，縱列有65536個(gè)單元格，如果按照每天記錄10行計(jì)算，整個(gè)表格可以記錄至少17年的工作日志。（2）Excel表格每個(gè)單元格的寬度和高度都可根據(jù)文字?jǐn)?shù)量自動(dòng)調(diào)節(jié)到容納下全部的內(nèi)容。（3）同一文件中通過(guò)視窗折疊保存不同的文件。Sheet1，2，3，雖然原表上只有3個(gè)，但通過(guò)在任意一個(gè)sheet上點(diǎn)擊右鍵，添加更多個(gè)sheet并重新命名，用來(lái)存放多年的記錄。

利用Excel快捷地輸入工作日志的文字。Excel 可以快捷地按照一定邏輯在行或列中填充各類數(shù)字、文字或公式。（1）在輸入數(shù)字、星期、時(shí)間或月份時(shí)，只需在行或列中起始單元格中依次輸入1、2、3等條目，即在列表中鍵入兩個(gè)或兩個(gè)以上的數(shù)字來(lái)表明輸入的趨勢(shì)，然后選中這些單元格，并將鼠標(biāo)指針?lè)旁谠搯卧竦挠蚁陆?，直至出現(xiàn)黑色十字線 (+)，可以通過(guò)拖動(dòng)填入其余遞增或遞減的數(shù)值。（2）如需要對(duì)Excel表格中的一行（或列）多個(gè)單元格內(nèi)輸入一串相同的文字或按照相同的公式計(jì)算，則在起始位置的一個(gè)單元格中輸入文字或公式，然后利用該單元格的右下角的黑色十字線 (+)，向下拖動(dòng)即可在下面的數(shù)個(gè)單元格中輸入一串相同的文字或按照相同的公式計(jì)算的一串結(jié)果。（3）利用拷貝、粘貼、插入、相似等功能快速導(dǎo)入文字，補(bǔ)充新項(xiàng)目。

Excel可以通過(guò)查找替換功能快速地改動(dòng)文字，該功能也可用于快速提取或定位信息。

利用窗口凍結(jié)功能便于查看工作日志大表格中每一條記錄。即將列標(biāo)題行鎖定在原來(lái)的位置，而標(biāo)題后面的內(nèi)容可以無(wú)限向下滾動(dòng)，但標(biāo)題始終可見(jiàn)。凍結(jié)窗格的方法是：在工作表中進(jìn)行相應(yīng)的選擇，然后單擊“窗口”菜單上的“凍結(jié)窗格”即可完成。

2 利用Excel表格計(jì)算上機(jī)時(shí)間和費(fèi)用

在大型儀器的日常使用中，需要統(tǒng)計(jì)用戶及工作人員每次測(cè)定樣品的機(jī)時(shí)（單次機(jī)時(shí)）、一段時(shí)間的總機(jī)時(shí)，并據(jù)此計(jì)算費(fèi)用等數(shù)據(jù)。Excel表格中則設(shè)有時(shí)間計(jì)算功能，可以對(duì)多個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行批處理。例如，求表格前200行機(jī)時(shí)總和，計(jì)算方法如下：A列（第一列）從A1開(kāi)始向下輸入起始時(shí)間， B列（第二列）從B1開(kāi)始向下輸入對(duì)應(yīng)的終止時(shí)間，則在C1單元格輸入“=（B1-A1）*24”回車即可，用鼠標(biāo)指向C1右下角會(huì)出現(xiàn)“+”標(biāo)志，左鍵點(diǎn)住并下拉到C200，便會(huì)復(fù)制公式，計(jì)算出從1-200每一行的時(shí)間，最后在C201行輸入函數(shù)公式“=SUM（C1：C200）”求和，即可計(jì)算表格前200行總機(jī)時(shí)數(shù)。（注：如果C1出現(xiàn)的不是數(shù)字，鼠標(biāo)指在C1并點(diǎn)右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式”、再選擇“數(shù)字”，并點(diǎn)擊“數(shù)值”即可。）上述方法計(jì)算千萬(wàn)行的數(shù)字，數(shù)分鐘內(nèi)就可完成。可以想象，匯總的數(shù)據(jù)越多，就越省時(shí)省力。

3 利用Excel對(duì)工作日志的內(nèi)容快速分類并統(tǒng)計(jì)

Excel的排序和計(jì)算功能可以快捷地將工作日志的大量同類事物進(jìn)行歸類并按照既定的順序排列好，然后以批處理的方式高通量地完成運(yùn)算。步驟：第一步，打開(kāi)Excel格式的工作日志并全部選中；第二步，在工具欄“數(shù)據(jù)”項(xiàng)目中點(diǎn)擊“排序”功能。選中“有標(biāo)題行”，將“主要關(guān)鍵字”設(shè)為待排序項(xiàng)目，點(diǎn)擊該圖下面的“確定”按鈕即可。排序方法可以分別將需要統(tǒng)計(jì)某用戶信息、需要統(tǒng)計(jì)使用單位信息、關(guān)于儀器維修時(shí)間、維修人員、經(jīng)費(fèi)支出、教學(xué)、測(cè)試時(shí)間和天數(shù)、工作人員信息、完成基金的種類等項(xiàng)目按類排列。

此外，利用Excel“圖表向?qū)А眻D標(biāo)，即可將統(tǒng)計(jì)結(jié)果制作成圖表直觀地顯示出來(lái)。為嚴(yán)防數(shù)據(jù)被竄改、丟失或泄密，Excel中設(shè)置了許多保護(hù)機(jī)制[5-6]。

4 結(jié)語(yǔ)

用Excel表格記錄的優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)為表格容量大，排列整齊，易于保存、查看、提取信息，更重要的是具有快速輸入、高通量計(jì)算、快速將信息分類等功能，同時(shí)工作日志作為Excel表格式的電子文檔，便于通過(guò)電腦傳輸和打印。

[1]焦曉慧,張進(jìn)路.醫(yī)學(xué)院校大型儀器設(shè)備管理初探.實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理.2009,26(4):255-257.

[2]趙青山,鄒月利,徐雅琴.大型儀器設(shè)備科學(xué)管理體系的研究與實(shí)踐.實(shí)驗(yàn)科學(xué)與技術(shù).2010,8(3):171-173.

[3]王波,李耳,宋雪梅,賀昱,張繼光,張學(xué)昆.高校教育資源的充分利用——關(guān)于大型儀器管理的探討[J].實(shí)驗(yàn)科學(xué)與技術(shù).2008,25(7):171-176.

[4]劉浩博. Excel的功能及其在財(cái)務(wù)核算方面的應(yīng)用研究. 會(huì)計(jì)之友.2010(10):74-77.

[5]張幼真.為Excel用戶數(shù)據(jù)加一把鎖[J].微電腦世界.2000(51):57-58.

[6]郭書(shū)龍.保護(hù)好你的電子表格[J].中國(guó)會(huì)計(jì)電算化.2001(08):50.

Recording and compilation of running information of sophisticated instruments by Excel software

YUAN Lan, ZHANG Xin-qu, LI Jing-wei, et al// China Medical Equipment,2011,8(3): 21-22.

There are numerous users and a great amount of information on the platform of sophisticated public instruments. Traditional work diaries by handrecording on papers can not meet the needs of statistical demand. Taking the LSCM as an example, the paper shows how to use the functions of sorting, classifying,window freezing, time calculation, etc. of Excel Table software, to fast classify,extract and compile the large amount of information from instruments, users and staff.

Excel, Management of sophisticated instruments, compilation, running information

Medical and Healthy Analysis Center, Peking University, Beijing, 100191,China

1672-8270(2011)03-0021-02

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A

2010-12-25

袁蘭,女,(1963- ),博士學(xué)位，副教授。北京大學(xué)醫(yī)藥衛(wèi)生分析中心，從事細(xì)胞分析方法及藥學(xué)研究工作。

①北京大學(xué)醫(yī)藥衛(wèi)生分析中心 北京 100191

②北京大學(xué)醫(yī)藥衛(wèi)生分析中心 實(shí)習(xí)生 北京 100191