劉曉峰

企業(yè)檔案作為企業(yè)重要信息資源，有著得天獨(dú)厚的檔案資源優(yōu)勢，其作用的大小、價值的體現(xiàn)是隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和對企業(yè)檔案認(rèn)識的不斷深化而提高的。為更好地為企業(yè)發(fā)展建設(shè)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案信息資源的這種優(yōu)勢，已成為新形勢下檔案信息資源開發(fā)與利用工作面臨的一項(xiàng)新課題。廣大檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)與利用的研究分析，為企業(yè)的發(fā)展提供有價值的信息資源。

在社會信息化大發(fā)展的今天，信息的收集、儲存、開發(fā)利用無疑是滲透社會各行各業(yè)全過程和促進(jìn)社會發(fā)展的戰(zhàn)略性資源。而檔案是國家機(jī)關(guān)、社會組織以及個人在社會活動中形成的保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其它各種形式的原始記錄。沒有檔案就沒有信息，就沒有開發(fā)利用的資源。檔案作為一種信息資源，其重要性不言而喻。當(dāng)前，企業(yè)檔案的管理，包括檔案的收集、整理、保管、檢索及開發(fā)利用，其目的就在于開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展各項(xiàng)工作服務(wù)，因此，積極地做好企業(yè)檔案開發(fā)利用工作，是企業(yè)檔案工作的中心任務(wù)，也是企業(yè)檔案工作者的責(zé)任與義務(wù)。開發(fā)與利用好檔案信息資源，一方面直接推動著企業(yè)的“一體化”發(fā)展進(jìn)程，另一方面直接促進(jìn)企業(yè)管理規(guī)范化和人員綜合素質(zhì)的提升。本文就檔案信息資源的開發(fā)與利用談幾點(diǎn)認(rèn)識。

一是加強(qiáng)基礎(chǔ)管理建設(shè)，科學(xué)規(guī)范操作流程是開發(fā)利用檔案信息資源的基本前提

檔案管理的工作過程無非是從檔案的合理收集到檔案的科學(xué)整理與保管，檔案信息資源的綜合開發(fā)利用到更科學(xué)、更合理地收集檔案。檔案的收集是整個檔案工作的基礎(chǔ)，不進(jìn)行合理的收集檔案，談檔案管理和檔案信息資源的開發(fā)則是無本之源。如果對收集的檔案不進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的管理和安全保管，就無法進(jìn)行有效地開發(fā)檔案信息資源。由此可見，檔案的開發(fā)利用有賴于檔案基礎(chǔ)工作的健全，有賴于檔案操作流程的科學(xué)規(guī)范。檔案收集是否科學(xué)，保管是否完好，往往在開發(fā)利用中才能檢驗(yàn)出來。因此，研究檔案的開發(fā)利用工作就要從檔案工作的各個環(huán)節(jié)入手，抓好基礎(chǔ)管理，制定規(guī)章制度，依法治檔，要保證檔案管理過程的有效性和科學(xué)性。只有基礎(chǔ)管理到位，落實(shí)措施到位，操作流程規(guī)范合理，才能確保及時、準(zhǔn)確、完整地提供檔案利用，更好地滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

二是加強(qiáng)隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)意識是開發(fā)利用檔案信息資源的必備條件

檔案人員的素質(zhì)在一定的程度上決定著企業(yè)檔案工作的質(zhì)量和效率，素質(zhì)的高低是做好開發(fā)利用工作的關(guān)鍵。現(xiàn)代企業(yè)檔案人員應(yīng)不斷完善自己，要有與時代步伐相一致的思想觀念，增強(qiáng)以下四種時代意識：信息意識、現(xiàn)代化意識、法紀(jì)意識、創(chuàng)新服務(wù)意識。檔案人員應(yīng)增強(qiáng)對其信息性的認(rèn)識程度、提高辨別水平和處理能力，增強(qiáng)開發(fā)檔案信息資源的意識，滿足企業(yè)對檔案信息日益增長的需求；要積極采用現(xiàn)代化手段開展檔案服務(wù)工作，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的實(shí)踐技術(shù)，比如電子計算機(jī)技術(shù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展跟上時代節(jié)拍。要依法辦事，遵守檔案利用工作紀(jì)律，按照黨和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行企業(yè)檔案的開發(fā)、開放、公布與利用，正確處理大局利益和自身利益的關(guān)系，防止違反檔案利用工作紀(jì)律的情況發(fā)生。檔案信息資源開發(fā)與利用，既要堅持按規(guī)章制度辦事，又要注意改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動、準(zhǔn)確、迅速。

三是加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)是開發(fā)利用檔案信息資源的重要途徑

傳統(tǒng)館藏檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態(tài)為主，利用方式也主要是借閱、咨詢和編輯出版檔案史料等，這些紙質(zhì)的檔案信息資源即使再充實(shí)，但未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化之前，仍無法實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，就可突破傳統(tǒng)檔案利用的種種局限，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。一是對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化。運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)把文字圖像轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式。優(yōu)先考慮具有較高價值的館藏檔案、特色館藏檔案以及利用率高、需求大的館藏檔案，同時兼顧檔案原件的字跡質(zhì)量，盡量選擇字跡比較清晰的檔案文件。“在具體實(shí)施數(shù)字化時，要制定電子文件標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子文件格式，充分考慮與現(xiàn)行電子文件的統(tǒng)一，及數(shù)據(jù)的共享，避免因重復(fù)建設(shè)而造成的資源浪費(fèi)。二是加強(qiáng)現(xiàn)行電子文件的收集歸檔管理。現(xiàn)行電子文件的收集歸檔是檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容。針對當(dāng)前各檔案部門所使用的硬、軟件系統(tǒng)不同及檔案所建的數(shù)據(jù)庫種類繁多而造成的電子文件格式不一，相互間不兼容的現(xiàn)象，檔案管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的電子文件歸檔制度?！懊鞔_電子文件的歸檔范圍、歸檔要求、歸檔方法，確保電子文件的歸檔率，并將電子文件歸檔工作與歸檔人的考核掛鉤?！?/p>

四是創(chuàng)新工作方式方法是開發(fā)利用檔案信息資源的主要手段

檔案是重要的信息資源，開發(fā)檔案信息資源重在“開發(fā)”，創(chuàng)新工作方式方法，開拓收集范圍、多渠道提供利用，是開發(fā)利用檔案信息資源的主要手段。要善于創(chuàng)新，善于借鑒、利用前人積累的成果，摒棄舊意，創(chuàng)立新知。要從實(shí)際出發(fā)，創(chuàng)新意識、創(chuàng)新思路、創(chuàng)新內(nèi)容、創(chuàng)新形式、創(chuàng)新手段，及時更新知識結(jié)構(gòu)，保證資源配置到位。這其中，既要熱情主動地提供服務(wù),又要健全和熟悉檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還應(yīng)對利用效果的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度,把檔案信息資源的開發(fā)工作做得更好,使之發(fā)揮出更大作用。新時期的檔案信息開發(fā)利用工作機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，困難與發(fā)展同在。廣大檔案工作者只有圍繞企業(yè)中心工作，堅持以服務(wù)為主題，不斷創(chuàng)新，用足、用好、用活檔案，才能使檔案工作充分地發(fā)揮作用。

（作者供職于中國石化勝利油田分公司海洋采油廠信息中心）