商務(wù)系統(tǒng)的工作職責(zé)

如果將建筑企業(yè)的管理比喻為一個(gè)城市的交通管理，那商務(wù)系統(tǒng)就猶如城市道路的十字路口，東南西北的車(chē)流匯總到十字路口，順則通，不順則堵。

圍繞“成本管理”這個(gè)中心，在縱向方面，商務(wù)系統(tǒng)承擔(dān)了項(xiàng)目前期商務(wù)策劃、中期成本管控、后期結(jié)算管理等全過(guò)程成本管理的職責(zé)，在橫向方面，每個(gè)階段的成本管理都與市場(chǎng)系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。

商務(wù)版塊的設(shè)計(jì)思路

在這套項(xiàng)目管理綜合應(yīng)用系統(tǒng)中，商務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路是：以成本管理為中心主線(xiàn)，以開(kāi)源節(jié)流為核心思想，以提高盈利為終極目標(biāo)，通過(guò)業(yè)務(wù)活動(dòng)與信息系統(tǒng)的無(wú)縫連接，創(chuàng)建一個(gè)橫向互動(dòng)、縱向貫通、遠(yuǎn)程監(jiān)控、及時(shí)預(yù)警、智能集成的全過(guò)程商務(wù)管理平臺(tái)。

商務(wù)系統(tǒng)的版塊組成

按照成本管理的三個(gè)階段：前期成本策劃階段、中期成本運(yùn)行階段、后期成本鎖定階段，共設(shè)計(jì)了五個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)版塊，涵蓋了商務(wù)管理活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容：商務(wù)策劃、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析、合同管理、專(zhuān)業(yè)分包管理、外部結(jié)算管理。以上版塊產(chǎn)生的業(yè)務(wù)活動(dòng)數(shù)據(jù)再生成決策支持版塊。

項(xiàng)目全過(guò)程成本管理在系統(tǒng)中的活動(dòng)展現(xiàn)

各階段產(chǎn)生的管理活動(dòng)和管理要素，每個(gè)階段在線(xiàn)生成的成本管理數(shù)據(jù)、可遠(yuǎn)程監(jiān)控的內(nèi)容、實(shí)時(shí)預(yù)警的內(nèi)容以及智能集成的內(nèi)容。這三個(gè)階段在業(yè)務(wù)活動(dòng)上是層層遞進(jìn)、在數(shù)據(jù)來(lái)源上是步步關(guān)聯(lián)的，保證了信息的真實(shí)可靠。并利用信息系統(tǒng)自身的剛性約束，將商務(wù)系統(tǒng)五大版塊從橫向上與市場(chǎng)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)之間的業(yè)務(wù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，從縱向上將成本管理從商務(wù)策劃一直貫穿到最終外部結(jié)算。截止到12月9號(hào)，通過(guò)系統(tǒng)審批（確認(rèn)）的商務(wù)管理流程已達(dá)10153條。

成本管理在系統(tǒng)中的實(shí)現(xiàn)過(guò)程

制定成本控制措施分包合同簽訂簽訂目標(biāo)責(zé)任書(shū)分包進(jìn)度款辦理進(jìn)行成本分析，對(duì)出現(xiàn)重大偏差的項(xiàng)目自動(dòng)進(jìn)入預(yù)警范圍成本還原交納風(fēng)險(xiǎn)抵押金分包結(jié)算辦理制定資金策劃編制審批預(yù)計(jì)收入成本變動(dòng)不考察無(wú)法成為合格分包商未完成商務(wù)策劃的審批不能簽訂項(xiàng)目管理目標(biāo)責(zé)任書(shū)無(wú)對(duì)內(nèi)保量無(wú)法進(jìn)行成本分析不是合格分包商無(wú)法參與投議標(biāo)2、縱向貫通路徑商務(wù)策劃審批未通過(guò)無(wú)法進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析未鎖定成本無(wú)法簽訂結(jié)算責(zé)任狀無(wú)合同不能辦結(jié)算未交納風(fēng)險(xiǎn)抵押金不能參與項(xiàng)目最終兌現(xiàn)無(wú)對(duì)外報(bào)量無(wú)法收款，無(wú)收款無(wú)法進(jìn)行資金支付無(wú)結(jié)算不能支付資金投標(biāo)及合同信息由市場(chǎng)固化到系統(tǒng)中，傳遞給商務(wù) 已完形象進(jìn)度由生產(chǎn)系統(tǒng)提供生產(chǎn)系統(tǒng)提供對(duì)內(nèi)報(bào)量形象進(jìn)度、對(duì)外報(bào)量形象進(jìn)度后，商務(wù)才能編制對(duì)內(nèi)報(bào)量、對(duì)外報(bào)量分包合同由商務(wù)自動(dòng)關(guān)聯(lián)到財(cái)務(wù)，分包結(jié)算由商務(wù)自動(dòng)關(guān)聯(lián)到財(cái)務(wù)3、橫向關(guān)聯(lián)關(guān)系施工策劃作為編制商務(wù)策劃的必要條件，由生產(chǎn)部門(mén)在系統(tǒng)中審批固化，傳遞給商務(wù)生產(chǎn)系統(tǒng)完成分包的月度考評(píng)后，商務(wù)才能辦理月度結(jié)算編制資金策劃需要的現(xiàn)金流量表由商務(wù)提供給財(cái)務(wù)每期成本分析的收入部分由商務(wù)自動(dòng)關(guān)聯(lián)到各專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)預(yù)計(jì)收入成本變動(dòng)由商務(wù)自動(dòng)關(guān)聯(lián)到財(cái)務(wù)完工成本由財(cái)務(wù)關(guān)聯(lián)到商務(wù)，相關(guān)部門(mén)進(jìn)行最終復(fù)核每期成本分析的實(shí)際支出由各專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)到商務(wù)業(yè)主確認(rèn)報(bào)量由商務(wù)自動(dòng)關(guān)聯(lián)到財(cái)務(wù)分包成本確認(rèn)由商務(wù)自動(dòng)關(guān)聯(lián)到財(cái)務(wù)4、各階段遠(yuǎn)程監(jiān)控的內(nèi)容全部 全部 全部 全部 全部未及時(shí)完成商務(wù)策劃的項(xiàng)目未及時(shí)簽訂項(xiàng)目管理目標(biāo)責(zé)任書(shū)的項(xiàng)目總包管理費(fèi)低于2%的項(xiàng)目月度（季度）成本分析出現(xiàn)虧損的項(xiàng)目 對(duì)內(nèi)報(bào)量小于累計(jì)成本的項(xiàng)目5、各階段實(shí)時(shí)預(yù)警的內(nèi)容連續(xù)三個(gè)月未進(jìn)行成本分析的項(xiàng)目未足額繳納風(fēng)險(xiǎn)抵押金的項(xiàng)目 過(guò)程盈利率低于上交比例的項(xiàng)目對(duì)外報(bào)量小于對(duì)內(nèi)報(bào)量的項(xiàng)目 分包單價(jià)高于投標(biāo)單價(jià)的專(zhuān)業(yè)分包上交比例低于6%的項(xiàng)目 簽證變更造價(jià)變更單報(bào)送率未達(dá)100%的項(xiàng)目完工盈利率低于上交比例的項(xiàng)目6、智能集成內(nèi)容 報(bào)量與收款對(duì)比、各階段測(cè)算盈利率、商務(wù)策劃管理、目標(biāo)責(zé)任書(shū)管理、風(fēng)險(xiǎn)抵押金管理、合同外收入管理、專(zhuān)業(yè)分包效益管理、結(jié)算管理

重點(diǎn)版塊介紹

商務(wù)策劃是在綜合投標(biāo)策劃信息、合同信息、業(yè)主方信息、施工策劃、技術(shù)方案、圖紙信息的基礎(chǔ)上提煉而成、指導(dǎo)項(xiàng)目如何圍繞成本管理進(jìn)行“開(kāi)源節(jié)流”的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，一共分為履約及風(fēng)險(xiǎn)策劃、成本策劃、二三次經(jīng)營(yíng)策劃、資金策劃四個(gè)部分。利用系統(tǒng)自身的剛性約束，保證了市場(chǎng)系統(tǒng)向商務(wù)系統(tǒng)完整傳遞投標(biāo)資料、合同資料、合同談判信息，合同風(fēng)險(xiǎn)的初步交底，同時(shí)將生產(chǎn)系統(tǒng)的施工策劃納入為編制商務(wù)策劃的前提條件，施工策劃審批通過(guò)后商務(wù)人員才能編制成本策劃，資金策劃由商務(wù)人員根據(jù)生產(chǎn)系統(tǒng)的進(jìn)度安排編制每個(gè)月的現(xiàn)金流，財(cái)務(wù)人員根據(jù)現(xiàn)金流的結(jié)果來(lái)籌劃資金的運(yùn)作。完整的商務(wù)策劃審批通過(guò)后7天內(nèi)項(xiàng)目經(jīng)理與分公司經(jīng)理簽訂項(xiàng)目管理目標(biāo)責(zé)任書(shū)、在7天內(nèi)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)繳納風(fēng)險(xiǎn)抵押金，完成上述流程后，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)才可以參與項(xiàng)目的最終兌現(xiàn)。商務(wù)策劃體現(xiàn)的是事先謀劃，而經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析則是對(duì)商務(wù)策劃的落實(shí)與執(zhí)行進(jìn)行檢查與動(dòng)態(tài)調(diào)整。商務(wù)策劃與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析構(gòu)成一個(gè)完整的PDCA 循環(huán)。經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析版塊的原始表單全部從商務(wù)策劃版塊關(guān)聯(lián)過(guò)來(lái)，直接對(duì)原策劃內(nèi)容的落實(shí)情況進(jìn)行檢查，并可以增加新內(nèi)容，來(lái)體現(xiàn)對(duì)策劃的動(dòng)態(tài)調(diào)整，成本分析的實(shí)際支出由各專(zhuān)業(yè)部門(mén)通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)匯總到商務(wù)部門(mén)，改變了過(guò)去成本分析時(shí)商務(wù)人員去催資料、要資料的被動(dòng)局面。通過(guò)信息系統(tǒng)自身的剛性約束將各相關(guān)部門(mén)都納入到成本管理之中，成本分析的質(zhì)量得到大幅度提高。通過(guò)預(yù)警機(jī)制信息系統(tǒng)每天都會(huì)將未及時(shí)完成商務(wù)策劃的項(xiàng)目、未及時(shí)簽訂目標(biāo)責(zé)任書(shū)的項(xiàng)目、未足額繳納風(fēng)險(xiǎn)抵押金的項(xiàng)目以及超過(guò)三個(gè)月沒(méi)有開(kāi)展成本分析、過(guò)程潛虧的項(xiàng)目預(yù)警到公司層面，信息的及時(shí)性和真實(shí)性得到前所未有的提高，不需要再像以前那樣聽(tīng)分公司的匯報(bào)、看分公司加工過(guò)的資料。

合同管理版塊也是一個(gè)很重要的版塊，分為簽證變更管理、對(duì)內(nèi)報(bào)量管理、對(duì)外報(bào)量管理三個(gè)部分。通過(guò)設(shè)計(jì)評(píng)審流程將簽證變更的原始表單固化到系統(tǒng)中，降低了商務(wù)資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)內(nèi)報(bào)量先由生產(chǎn)經(jīng)理填寫(xiě)已完形象進(jìn)度，然后商務(wù)人員才可以編制對(duì)內(nèi)報(bào)量，對(duì)內(nèi)報(bào)量的結(jié)果直接關(guān)聯(lián)到生產(chǎn)系統(tǒng)的產(chǎn)值頁(yè)面和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的“內(nèi)部報(bào)量與財(cái)務(wù)對(duì)比”頁(yè)面。避免了過(guò)去財(cái)務(wù)、商務(wù)、生產(chǎn)三個(gè)系統(tǒng)之間到了年底為收入及產(chǎn)值數(shù)據(jù)不一致而互相扯皮、商務(wù)系統(tǒng)甚至需要耗用大量精力逐個(gè)項(xiàng)目去進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)的被動(dòng)局面。公司總部也可以直接對(duì)各個(gè)項(xiàng)目的合同外收入的管理情況進(jìn)行監(jiān)控，以便提供指導(dǎo)與服務(wù)。

外部結(jié)算是企業(yè)加快資金回收、解決現(xiàn)金流的生命線(xiàn)，但也是比較難隨人愿、爭(zhēng)議比較大的一項(xiàng)工作。過(guò)去項(xiàng)目盈利高，分不清是過(guò)程中成本管控得好，還是結(jié)算中商務(wù)人員水平高，項(xiàng)目盈利低，更說(shuō)不清是過(guò)程成本管控不到位還是商務(wù)人員水平有限。因此現(xiàn)在三局一公司在商務(wù)策劃階段就引入結(jié)算管理概念，將結(jié)算工作貫穿到整個(gè)過(guò)程管理中，通過(guò)商務(wù)策劃——成本分析——變更簽證這一條線(xiàn)管下來(lái)，那么到工程完工階段，按合同原則應(yīng)該獲得的完工收入=原合同金額+已確認(rèn)的簽證變更金額+未確認(rèn)的簽證變更按合同原則編制的造價(jià)，而實(shí)際支出的成本除了需要預(yù)提一部分維修成本外，其他成本在系統(tǒng)中已經(jīng)固化下來(lái)了。由于數(shù)據(jù)在過(guò)程中已經(jīng)固化到系統(tǒng)里面，避免了人為調(diào)整的可能性，這樣，管理績(jī)效和最后的結(jié)算績(jī)效分得清清楚楚，不用再互相扯皮。在該版塊，三局一公司也實(shí)現(xiàn)了和其他系統(tǒng)的良好互動(dòng)，項(xiàng)目是否完工，由生產(chǎn)系統(tǒng)提供完工時(shí)間，成本核定數(shù)據(jù)由財(cái)務(wù)提供、各專(zhuān)業(yè)部門(mén)復(fù)核。在結(jié)算版塊還有一個(gè)重要內(nèi)容：資源管理層面的結(jié)算計(jì)劃管理。根據(jù)生產(chǎn)系統(tǒng)的完工時(shí)間，將結(jié)算管理的時(shí)效要求固化到系統(tǒng)中，項(xiàng)目只要進(jìn)入完工階段，就由信息系統(tǒng)根據(jù)公司關(guān)于結(jié)算時(shí)效的要求自動(dòng)生成結(jié)算計(jì)劃，然后與實(shí)際完成狀況進(jìn)行對(duì)比，計(jì)劃隨著完工項(xiàng)目的增多而自動(dòng)調(diào)整。改變了過(guò)去由分公司在年初自己報(bào)結(jié)算計(jì)劃、計(jì)劃一成不變、漏報(bào)錯(cuò)報(bào)的現(xiàn)象，同時(shí)也將結(jié)算完成情況的考核由年度考核精細(xì)化到月度考核。

正因?yàn)樯虅?wù)系統(tǒng)處于十字路口的核心位置，因此商務(wù)系統(tǒng)的決策支持版塊也全方位地綜合反映了各類(lèi)成本管理數(shù)據(jù)之間的集成關(guān)系。所有數(shù)據(jù)都直接采集于前期各項(xiàng)管理活動(dòng)本身的底層數(shù)據(jù)，不需要人為填報(bào)，真實(shí)反映該業(yè)務(wù)活動(dòng)的內(nèi)在規(guī)律或發(fā)展趨勢(shì)；不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間可以互相取數(shù)，根據(jù)管理需要可以訂制不同需求的決策支持；對(duì)出現(xiàn)異常的現(xiàn)象層層追溯，10分鐘之內(nèi)，可以直接從公司層面追溯到某個(gè)具體的項(xiàng)目。摒棄了以前需要耗用大量時(shí)間，由分公司報(bào)資料、公司對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納總結(jié)的過(guò)程，管理效率發(fā)生了革命性的改變。

目前三局一公司已經(jīng)開(kāi)發(fā)了合同外收入管理、報(bào)量與收款對(duì)比、各階段測(cè)算盈利率、商務(wù)策劃管理、目標(biāo)責(zé)任書(shū)管理、風(fēng)險(xiǎn)抵押金管理、專(zhuān)業(yè)分包效益管理、結(jié)算管理等方面的決策支持。

合同外收入管理采集的是市場(chǎng)與商務(wù)的數(shù)據(jù)，可以清晰地反映某個(gè)項(xiàng)目或某個(gè)分公司或全公司報(bào)送的合同外收入的確認(rèn)率、合同外收入占原合同金額的比例，以便于在過(guò)程中加強(qiáng)與業(yè)主的對(duì)接，避免將所有壓力堆積到結(jié)算階段。

報(bào)量與收款對(duì)比采集的是商務(wù)與財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)，可以清晰地反映對(duì)內(nèi)報(bào)量、對(duì)外報(bào)量、成本、業(yè)主確認(rèn)報(bào)量之間的關(guān)系，發(fā)現(xiàn)異常的話(huà)，可以由公司追溯到分公司、再追溯到項(xiàng)目，以便于下一步糾偏。各階段測(cè)算盈利率采集的是市場(chǎng)與商務(wù)、財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)、可以反映投標(biāo)階段測(cè)算盈利率、簽約階段測(cè)算盈利率、成本測(cè)算階段盈利率、結(jié)算階段盈利率，清晰地展示項(xiàng)目利潤(rùn)主要來(lái)源于哪個(gè)階段。

結(jié)算管理采集的是生產(chǎn)和商務(wù)的數(shù)據(jù)，可以自動(dòng)生成結(jié)算計(jì)劃、反應(yīng)計(jì)劃的完成率、已結(jié)算項(xiàng)目的時(shí)間分布、結(jié)算利潤(rùn)率等信息，對(duì)下一步更好地規(guī)劃結(jié)算管理提供決策支持。

目前，三局一公司正開(kāi)發(fā)成本分析自動(dòng)化版塊。其思路是：由商務(wù)系統(tǒng)牽頭編制企業(yè)內(nèi)部定額，項(xiàng)目無(wú)論是何種計(jì)價(jià)方式，最終都轉(zhuǎn)化成企業(yè)內(nèi)部定額規(guī)定的格式；將施工圖預(yù)算工程量事先結(jié)合生產(chǎn)系統(tǒng)的進(jìn)度計(jì)劃按樓層、部位、區(qū)段進(jìn)行劃分，每個(gè)月進(jìn)行成本分析時(shí)，生產(chǎn)經(jīng)理只需要點(diǎn)擊本月完成的樓層和部位，對(duì)應(yīng)的工程量由系統(tǒng)自動(dòng)提取，并自動(dòng)生成相應(yīng)的責(zé)任成本；財(cái)務(wù)系統(tǒng)也另外訂制一套與企業(yè)內(nèi)部定額口徑一致的成本核算表單，每期的實(shí)際支出從財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)取數(shù)，根據(jù)事先設(shè)定好的公式，由信息系統(tǒng)自動(dòng)去完成收入與支出之間的對(duì)比、再與合同收入總數(shù)進(jìn)行對(duì)比，將廣大的商務(wù)人員從過(guò)去的反復(fù)算量、湊數(shù)據(jù)的低層次的勞動(dòng)狀態(tài)中解放出來(lái)，轉(zhuǎn)而提升到對(duì)分析結(jié)果出現(xiàn)異常的現(xiàn)象進(jìn)行挖掘分析的較高層次的腦力勞動(dòng)中，將更多的時(shí)間放在如何更好地做好合同外收入管理、二三次經(jīng)營(yíng)等創(chuàng)造性比較高的事情上。三局一公司預(yù)計(jì)2012年實(shí)現(xiàn)該版塊的測(cè)試目標(biāo)。這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)也會(huì)給生產(chǎn)系統(tǒng)的資源管理帶來(lái)一個(gè)新的提升，資源的計(jì)劃管理將會(huì)更加科學(xué)、更加精細(xì)。

隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)張，2011年，公司在建項(xiàng)目167個(gè)，進(jìn)入結(jié)算階段的項(xiàng)目83個(gè)，涉及合同金額約900億元，年產(chǎn)值約150億元，信息化增強(qiáng)了成本管控，項(xiàng)目效益哪怕只平均提升1%，對(duì)公司帶來(lái)的利潤(rùn)增長(zhǎng)也是非?？捎^的。

信息化，解決了規(guī)模擴(kuò)張帶來(lái)的管理不適，信息的獲取做到了零距離，達(dá)到了遠(yuǎn)程監(jiān)控、及時(shí)預(yù)警、智能集成的管控效果，為大型施工企業(yè)如何加強(qiáng)內(nèi)控提供了一個(gè)高位管理平臺(tái)。