企業(yè)傳統(tǒng)條件下物資設(shè)備管理特點

傳統(tǒng)條件下公司同所有建筑企業(yè)一樣，物資設(shè)備管理具有需求多樣性、管理模式不統(tǒng)一的特點，同時也具有計劃性不強、采購周期不固定、經(jīng)常發(fā)生物資庫存積壓、應(yīng)急采購非常普遍的特點。另外公司依靠傳統(tǒng)手段不能實施集中采購，總部也無法有效的實施相關(guān)數(shù)據(jù)的匯總、查詢對比等管理活動。

物資設(shè)備信息系統(tǒng)涵蓋的內(nèi)容

綜合信息系統(tǒng)物資設(shè)備模塊涵蓋了項目物資管理、項目設(shè)備管理、企業(yè)資源管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理等全部內(nèi)容，各模塊之間互相都有邏輯關(guān)系，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門互聯(lián)互通。

下面是物資管理的供應(yīng)商準入、招標過程、計劃管理、驗收發(fā)放、結(jié)算支付等業(yè)務(wù)之間的邏輯關(guān)系示意圖。

物資設(shè)備信息系統(tǒng)的設(shè)計思路

綜合信息系統(tǒng)物資設(shè)備模塊由企業(yè)自行開發(fā)，設(shè)計的依據(jù)是企業(yè)自身優(yōu)化后的物資設(shè)備管理模式。設(shè)計的方法是與綜合信息系統(tǒng)統(tǒng)籌開發(fā)，通過系統(tǒng)的剛性約束實現(xiàn)管理的標準化。系統(tǒng)設(shè)計的方向是借鑒行業(yè)先進管理經(jīng)驗，具備前瞻性和開放性。系統(tǒng)最終的目標是通過實施管理數(shù)字化，實現(xiàn)物資設(shè)備管理智能化。

物資設(shè)備信息系統(tǒng)的功能特點

物資設(shè)備模塊具有，前后約束、上下貫通、動態(tài)互通、橫向關(guān)聯(lián)、標準剛性、柔性接口6大特點，實現(xiàn)集中管控功能，多維分析功能2個主要功能。

1 業(yè)務(wù)先后邏輯前后約束

物資設(shè)備模塊具有業(yè)務(wù)先后關(guān)系的剛性約束的特點，如項目總需用計劃到月度需用計劃，從月度需用計劃到采購計劃，從采購計劃到物資驗收、從物資驗收到采購結(jié)算、從采購結(jié)算到付款申請每一個環(huán)節(jié)缺一不可。同時考慮到施工現(xiàn)場的變化性和不確定性的特點，分別在不同環(huán)節(jié)設(shè)置了計劃調(diào)整、工程輔材、零星采購3個靈活開口。

項目物資管理通過實施業(yè)務(wù)先后關(guān)系的剛性約束，執(zhí)行計劃、對比計劃、檢查考核3個方面得到保障，以往可能出現(xiàn)超計劃或無計劃采購的現(xiàn)象現(xiàn)在則可以避免，實行剛性約束后如果主材無計劃，采購就在系統(tǒng)中通不過，另外以前有些項目零星采購金額很大，公司想進行這方面的控制，但是各類材料混淆在一起后，公司檢查起來根本就分不清楚，現(xiàn)在哪些是零星采購系統(tǒng)自動分類匯總，一目了然，并可以實時提醒。

下面是系統(tǒng)錄入的月度采購計劃，它只能在月度需用計劃中選擇，并自動對比采購計劃與需用計劃的界面。

2 企業(yè)和項目的上下貫通特點

物資設(shè)備模塊在企業(yè)、分公司、項目等各管理層級的上下貫通，如企業(yè)管理的租賃申請、租賃合同和項目管理的設(shè)備交接、安裝檢定、維保檢查、租賃結(jié)算都與項目的設(shè)備總計劃中的設(shè)備編碼強制關(guān)聯(lián)；另外設(shè)備租賃合同、租賃結(jié)算、設(shè)備交接都與企業(yè)的合格租賃商強制關(guān)聯(lián)。

設(shè)備管理通過企業(yè)與項目的縱向關(guān)聯(lián)，真正實行了單機管理，確保了項目嚴格執(zhí)行合同、企業(yè)能夠?qū)υO(shè)備安全使用進行監(jiān)控、設(shè)備的過程管理受控，如以往可能大型設(shè)備沒有安裝方案就進場安裝，安裝方案是否經(jīng)過審批公司總部不清楚，信息系統(tǒng)實行關(guān)聯(lián)以后，技術(shù)部門編制安裝方案與設(shè)備安裝相關(guān)聯(lián)，沒有方案系統(tǒng)就不允許安裝。另外以往設(shè)備做沒有做維保檢查，總部根本就不清楚，現(xiàn)在設(shè)備維保檢查必須在系統(tǒng)執(zhí)行，并與結(jié)算掛鉤，當期沒有做規(guī)定的維保檢查就不能辦理結(jié)算，設(shè)備安全隱患就大大減少。

下面是系統(tǒng)在辦理租賃結(jié)算時與租賃合同、合格供應(yīng)商、項目計劃、設(shè)備交接關(guān)聯(lián)的界面。

3 業(yè)務(wù)與財務(wù)資金管理縱向關(guān)聯(lián)特點

物資設(shè)備模塊與其他模塊協(xié)同開發(fā)，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)與財務(wù)資金的橫向關(guān)聯(lián)，如物資管理的驗收單、領(lǐng)料單、物資盤點、廢舊物資處理等單據(jù)全部必須在線制作，公司不再受理手工填寫的單據(jù)。系統(tǒng)制作的單據(jù)經(jīng)過確認和審批之后自動形成物資采購結(jié)算單、料具租賃結(jié)算單、物資收發(fā)存報表。這些單據(jù)經(jīng)過系統(tǒng)審批以后直接傳遞給財務(wù)部門作為財務(wù)核算和資金支付的依據(jù)。

通過業(yè)務(wù)和財務(wù)的橫向關(guān)聯(lián)，提高了工作效率、共享了部門信息、實現(xiàn)了過程受控，以往填制的驗收單結(jié)算單五花八門，報表上交財務(wù)以后檢查核對非常困難，一般只能要求總金額對的上就可以了，無法實行一一對應(yīng)，尤其是發(fā)現(xiàn)金額對不上以后要再核查，要找出差錯非常困難，有時候就為了1分錢或1個小數(shù)點要熬一個通宵?，F(xiàn)在這些數(shù)據(jù)和報表都自動生成，不需要再為此費時費力。

4 物資設(shè)備管理與商務(wù)成本的動態(tài)互通特點

物資設(shè)備模塊與商務(wù)成本模塊互動開發(fā)，實現(xiàn)了物資設(shè)備管理與商務(wù)成本動態(tài)互通，物資的領(lǐng)料發(fā)放由商務(wù)預(yù)算人員審核后確認，物資發(fā)放信息在系統(tǒng)自動生成收發(fā)存報表，收發(fā)存報表自動形成項目的物料消耗成本，項目的物料消耗成本在系統(tǒng)提交給商務(wù)部門形成項目成本分析。

通過系統(tǒng)與商務(wù)部門的的動態(tài)互通，項目的材料消耗成本能夠動態(tài)顯示，并且與商務(wù)部門口徑一致，以往總部不能掌握項目的實際成本動態(tài)，往往判斷一個項目的材料是否盈虧，需要等到項目結(jié)束；要界定虧損的原因，要等到審計結(jié)束。項目要進行成本分析往往需停工盤點，開會商討，并且結(jié)果還不一定準確，現(xiàn)在則物料消耗成本在系統(tǒng)互動生成，一旦出現(xiàn)材料消耗虧損則自動預(yù)警，實現(xiàn)了過程受控。

5 剛性標準與柔性接口功能

物資設(shè)備模塊與以往信息系統(tǒng)的主要區(qū)別之一就是實行了標準化，建立了統(tǒng)一的編碼體系、標準的數(shù)據(jù)字典、統(tǒng)一的審批流程。材料編碼由總部統(tǒng)一維護，對數(shù)據(jù)錄入格式做了控制，建立了統(tǒng)一的審批模板、崗位授權(quán)和角色功能。同時在剛性標準的基礎(chǔ)上建立了較為彈性的接口，如物資編碼可以及時維護，根據(jù)具體單位定制流程模板等。

通過實行標準化以后，系統(tǒng)具備了統(tǒng)計分析、動態(tài)管理功能，同時也提高了工作效率。公司在以前應(yīng)用的一套信息系統(tǒng)，大部分的數(shù)據(jù)是掛附件，數(shù)據(jù)完全不能匯總統(tǒng)計，另外當時公司因為時間倉促，材料編碼收集不完整，故將新增編碼授權(quán)給了分公司，分公司又將賬戶共享給了項目的材料員，導(dǎo)致同一種材料有幾十個編碼，完全不能對比分析。以往公司要求統(tǒng)計一種材料的采購平均單價，由于材料的計量單位不一致等原因，統(tǒng)計出來的結(jié)果差異很大?，F(xiàn)在柔性接口與剛性標準互相約束，實現(xiàn)了標準化與靈活性的有效結(jié)合。

6 實現(xiàn)集中采購和動態(tài)分析的功能

物資設(shè)備模塊實現(xiàn)了集中采購的功能，信息系統(tǒng)解決了集中采購的兩大障礙：時間和空間，信息系統(tǒng)實現(xiàn)集中采購的3大基礎(chǔ)，即供應(yīng)商統(tǒng)一、招標過程統(tǒng)一、采購計劃匯總。所有參與招標的供應(yīng)商只能在公司的合格供應(yīng)商名冊中選擇，合格供應(yīng)商由公司總部統(tǒng)一審批和維護；招標的過程統(tǒng)一規(guī)范為招標申請、招標文件評審、開標評審、合同評審、合同交底；系統(tǒng)能夠自動按組織機構(gòu)和期間匯總需求計劃，為實現(xiàn)規(guī)模采購提供了依據(jù)。

通過實現(xiàn)集中采購功能，合格供應(yīng)商在各單位互通共享，采購成本降低、實現(xiàn)了陽光采購。以往公司的資源分散在各分支機構(gòu)或少數(shù)人中，同一供應(yīng)商在不同單位供應(yīng)商的價格都不一樣，總部也無法掌握各供應(yīng)商的履約情況，并且有的供應(yīng)商在某一個地方出現(xiàn)違約，換一個地方可以繼續(xù)在單位做生意，甚至有的供應(yīng)商還跟隨某個人的調(diào)動而流動。通過系統(tǒng)自動的生成的決策支持系統(tǒng)，公司領(lǐng)導(dǎo)只要動動鼠標就可以在千里之外隨時掌握項目各項活動，在以往依靠人工統(tǒng)計分析費事費力且數(shù)據(jù)不可靠。

下一步的努力方向

這套信息系統(tǒng)目前還處于起步階段，還有很多功能需要完善，下一步重點向以下幾個方向發(fā)展，實現(xiàn)電子商務(wù)功能，實行網(wǎng)上招標和與供應(yīng)商網(wǎng)上交換信息；實現(xiàn)與財務(wù)、商務(wù)預(yù)算及上級單位的代碼轉(zhuǎn)換；逐步取消物理憑證、實現(xiàn)動態(tài)三算對比、遠程監(jiān)控，條碼管理、智能化決策支持等。

成果分享

通過調(diào)研和對比分析，公司實施物資設(shè)備信息化后的成效是很明顯的，主要體現(xiàn)在企業(yè)管控能力提高、物資設(shè)備管理質(zhì)量提高、作業(yè)人員勞動降低、審批時間減少等幾個方面，達到了基層人員樂意，領(lǐng)導(dǎo)滿意的效果。