□文/董麗英

高速公路人事檔案信息化管理

□文/董麗英

隨著河北高速公路籌建、運(yùn)營管理規(guī)模的不斷擴(kuò)大，各類用工逐步增加，如何高速、高效地為高速公路管理局和各管理處用人提供服務(wù)，人事檔案信息化管理是必然趨勢。

高速公路；人事檔案；信息化管理

近年來，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，無紙化辦公、信息化管理的實(shí)現(xiàn)，為高速公路實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理奠定了基礎(chǔ)。

一、人事檔案信息化管理方法和途徑

人事檔案信息化，是從原始靜態(tài)檔案管理到動(dòng)態(tài)檔案信息化管理，是人事檔案工作方法的改變，也是人事檔案管理與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的起點(diǎn)。

（一）建立健全人事檔案管理制度。在人事檔案管理中，要實(shí)現(xiàn)信息化管理，建立規(guī)范化、制度化人事管理制度是前提。檔案的收集要及時(shí)、完整；檔案的鑒別必須“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)保證檔案的安全；檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。只有維護(hù)了人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、有效性，才能更好地為全省高速人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用及為人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)。

（二）儲(chǔ)備高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才。由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾?，只掌握傳統(tǒng)檔案管理職能的檔案人員是難以適應(yīng)的。因此，要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，各人事部門必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化的最終決定因素是人，人事檔案管理人員必須由人事檔案實(shí)體管理者向信息管理員和發(fā)布者的角色轉(zhuǎn)換，要提高人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，利用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。檔案人員應(yīng)首先具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)，還應(yīng)懂得文件與檔案管理原則，熟悉檔案工作的規(guī)律、分類方法及有關(guān)技術(shù)；其次，重點(diǎn)應(yīng)能熟練掌握數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、軟件的正確運(yùn)用及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用，能夠掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，掌握檔案管理應(yīng)用軟件的各種功能，保障檔案信息化管理系統(tǒng)平穩(wěn)、正常運(yùn)行。只有這些相應(yīng)人才素質(zhì)的擁有，才可能充分挖掘檔案信息化平臺(tái)的潛力，促進(jìn)檔案管理信息化工作為單位服務(wù)。

（三）建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的人事檔案管理系統(tǒng)。目前，檔案信息化系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。檔案信息化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案信息化管理，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行信息儲(chǔ)存，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前人事檔案管理信息化的重點(diǎn)。一方面通過該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)文件檔案管理一體化。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理，要求重新設(shè)置合理的工作流程，將文件工作和檔案工作的需求一同嵌入管理文件系統(tǒng)中，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動(dòng)過程和處理情況。檔案人員在網(wǎng)上接收、整理提供、鑒定并確定密級和保管期限，然后進(jìn)入正式文件庫。檔案管理部門也可以通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)隨時(shí)掌握文書，業(yè)務(wù)部門的管理動(dòng)態(tài)，及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的超前性、預(yù)見性管理；另一方面單位文書、業(yè)務(wù)部門可以隨時(shí)將形成的有查考利用價(jià)值的文件歸檔存儲(chǔ)到服務(wù)器上。檔案部門也可以將原有的檔案原件掃描后存儲(chǔ)到服務(wù)器上。當(dāng)用戶通過身份確定就可以在局域網(wǎng)的任何終端檢索、瀏覽到需要的檔案信息及其全文，不必到檔案部門也能查找到檔案信息。信息化的檔案管理為單位建設(shè)提供了快捷、高質(zhì)量的服務(wù)。

二、如何做好人事檔案信息化管理

（一）加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)庫研究和開發(fā)。省高管局有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)全國人事檔案管理工作的要求，研究、開發(fā)全省高速公路通用的、先進(jìn)、適用、可靠的人事檔案管理軟件，避免各單位自行設(shè)計(jì)而影響人事檔案信息資源的共享。通過數(shù)字化人事檔案信息的輸入和電子檔案的形成，如人事檔案管理中的人員基本情況、人員信息學(xué)習(xí)培訓(xùn)的情況、誠信記錄、表現(xiàn)情況（德能勤績廉等）、專業(yè)技術(shù)人員的科研成果、專利、論文特長、干部任免獎(jiǎng)勵(lì)等，把人事信息庫變成人才資源庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息為各類人才提供個(gè)性化服務(wù)的方法和途徑。因此，人事檔案數(shù)據(jù)庫的研究和開發(fā)，應(yīng)具有不斷豐富和創(chuàng)新人事檔案信息內(nèi)容、擴(kuò)大信息內(nèi)涵和信息量的功能才能真正提升人事檔案數(shù)據(jù)庫的使用效能，從而增強(qiáng)人事檔案信息的活力。

（二）加強(qiáng)人事檔案分級管理。在統(tǒng)一使用全國通用人事檔案管理軟件和人事檔案全文數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建成技術(shù)先進(jìn)、功能完善、安全可靠的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)人事檔案信息的安全性和保密性，對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定，按不同的用戶、不同的數(shù)據(jù)和信息授予利用單位、利用部門、利用者不同的使用權(quán)限，利用者在被授予權(quán)限后擁有查看權(quán)，獲得相關(guān)信息，從而實(shí)現(xiàn)高速公路管理局內(nèi)部、各高速公路管理處之間、上級主管部門以及全國人事檔案信息資源的共享，既方便利用者也提高了人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量。

三、人事檔案信息化管理應(yīng)注意的問題

信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)深入到各個(gè)領(lǐng)域，因此檔案保密和檔案安全受到挑戰(zhàn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，影響檔案保密和安全的因素主要有：一是人為因素。檔案管理人員的檔案安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng)，往往在自己的檔案網(wǎng)頁上隨意發(fā)布信息，對發(fā)布的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理；二是技術(shù)問題。當(dāng)前電腦病毒很多，并且黑客也很厲害，使得檔案信息的安全和保密性受到威脅，勢必引起高度重視，需加以研究解決。

綜上所述，人事檔案管理應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為依托，以各種先進(jìn)技術(shù)為手段，最終目的是為了更好地利用檔案資源，發(fā)揮人事檔案的實(shí)際效能，為高速公路更好的發(fā)展提供服務(wù)。

（作者單位：河北省高速公路石安管理處邢臺(tái)管理所）

[1]呂筱芬.電子檔案原始性、完整性、真實(shí)性的保障體系.中國檔案，2002.4.

[2]唐寶蓮.檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及三者的關(guān)系.科技檔案，2006.3.

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