梁軍萍,梁軍利

(1.十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院汽車工程系,湖北十堰442000;2.陜西旅游汽車公司,西安710061)

隨著新時(shí)期教育事業(yè)的發(fā)展,高職院校學(xué)生檔案的建立和完備,有了更為科學(xué)、合理和嚴(yán)格的要求。因此,新形勢(shì)下高職學(xué)生檔案如何在創(chuàng)新、完善和提高的基礎(chǔ)上,更好地為科研教學(xué)、學(xué)生素質(zhì)教育和就業(yè)人才培養(yǎng)服務(wù),是我們高職院校學(xué)生檔案管理工作者面臨的重大課題。

一、提高對(duì)學(xué)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí),依法依規(guī)治檔

學(xué)生檔案管理是高校學(xué)生管理的重要組成部分。高校學(xué)生檔案真實(shí)地記載了一個(gè)學(xué)生從高中到大學(xué)期間德、智、體、美、勞等方面的情況,包括他們從入校至畢業(yè)點(diǎn)點(diǎn)滴滴的成長過程,錄取資格、新生教育、學(xué)業(yè)成績登記、各種獲獎(jiǎng)記錄、學(xué)籍情況、畢業(yè)證書、興趣愛好、技能證明等一系列檔案材料,反映了每一位學(xué)生真實(shí)的學(xué)習(xí)成績、思想表現(xiàn)等情況,為今后學(xué)生走向社會(huì),用人單位了解其情況,提供了具有科學(xué)性和準(zhǔn)確性的依據(jù)。因此,我們必須充分認(rèn)識(shí)高職院校學(xué)生檔案的價(jià)值、地位、作用和意義。同時(shí),也要充分認(rèn)識(shí)新時(shí)期高職院校學(xué)生檔案管理在學(xué)?，F(xiàn)代化、科學(xué)化和信息化等方面建設(shè)的重要性。在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上,要切實(shí)改變舊的觀念,強(qiáng)化信息服務(wù)意識(shí),樹立科學(xué)發(fā)展觀來指導(dǎo)高職院校學(xué)生檔案的現(xiàn)代化建設(shè)。要嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)檔案方面的法律法規(guī),強(qiáng)化法制觀念,把檔案法制法規(guī)建設(shè)和高職院校的具體實(shí)際有效結(jié)合,編制到院校日常的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度中去。在國家的檔案法規(guī)和本院檔案管理制度相結(jié)合的貫徹、執(zhí)行過程中,做到檔案管理工作納入院校、系的規(guī)劃和發(fā)展計(jì)劃、納入學(xué)校的各項(xiàng)管理制度和章程、納入學(xué)生檔案管理人員的職責(zé)范圍和考評(píng)指標(biāo),使學(xué)生檔案管理工作得到院校領(lǐng)導(dǎo)全方位的支持。

二、建章立制,建立服務(wù)社會(huì)、學(xué)生的保證制度

隨著高等教育的普及,高職院校學(xué)生檔案的管理也趨于規(guī)范化和制度化,但也存在諸如規(guī)章制度不夠完善、檔案編目內(nèi)容單薄、全過程管理時(shí)效性差、與社會(huì)用人單位考核標(biāo)準(zhǔn)不夠吻合以及管理手段、管理硬件落后等問題,極大程度地限制了檔案的最大使用效率和服務(wù)功能,甚至未能全面、真實(shí)地按社會(huì)和用人單位的實(shí)際需求來反饋學(xué)生的在校狀況。這些問題,都是檔案管理在服務(wù)方面制定的規(guī)章不夠完善所致,要從規(guī)范管理、立規(guī)遵章、提高學(xué)生檔案服務(wù)意識(shí)、推行電子化、數(shù)字化信息管理以及貼近社會(huì)用人需求等方式入手,加強(qiáng)和完善學(xué)生檔案管理工作的規(guī)章制度和服務(wù)保證制度,提高學(xué)生檔案管理水平。

規(guī)章制度是檔案工作管理的準(zhǔn)則和基石。照章治檔,依法守檔,按規(guī)用檔,是檔案管理工作必須遵循的準(zhǔn)則。因此,應(yīng)努力提高高職院校檔案管理部門的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí),建立起科學(xué)、系統(tǒng)、完備的檔案工作管理體系。檔案的實(shí)用性在于檔案記錄數(shù)據(jù)的全面、真實(shí)和可靠。真實(shí)記錄是檔案的基石,也是檔案管理工作者義不容辭的責(zé)任和工作要求。確保學(xué)生檔案原始、真實(shí)的記錄,需要制訂清楚明晰的校紀(jì)校規(guī)來規(guī)范,最終目的是為社會(huì)、用人單位選用人才更好地提供支持和記錄。建立完備的學(xué)生檔案的建檔、備案、回執(zhí)、借閱以及調(diào)檔、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等系統(tǒng)的管理規(guī)章和制度。同時(shí),明確學(xué)生檔案管理人員在新生入校后就應(yīng)關(guān)注、了解并登錄學(xué)生在校各項(xiàng)學(xué)習(xí)、活動(dòng)中所表現(xiàn)出的能力,按照規(guī)章如實(shí)記錄并歸檔,做到照章收錄,及時(shí)歸類,保證檔案材料的完整性、一致性和長期性。這既可以減少突擊地集中整理,又能使學(xué)生檔案客觀地反映出學(xué)生各時(shí)期的情報(bào)錄入,保持檔案的完整和時(shí)時(shí)記錄和更新,使學(xué)生檔案為學(xué)?；蛏鐣?huì)用人單位培養(yǎng)、使用人才提供翔實(shí)的檔案信息。只有增強(qiáng)學(xué)生檔案管理職能部門的法律意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意思,建立完備的學(xué)生檔案管理的規(guī)章制度和詳盡的學(xué)生各項(xiàng)信息錄入,在工作中堅(jiān)持真實(shí)記錄、分類歸檔、照章辦事,做到遵紀(jì)守法不放松,信息記錄不變樣,執(zhí)行程序不變通,把好學(xué)生檔案管理工作關(guān)口,才能確保學(xué)生檔案工作的法制性、真實(shí)性、完整性、可靠性和高質(zhì)量。

三、加強(qiáng)學(xué)生檔案管理人員專業(yè)化隊(duì)伍的建設(shè),提升學(xué)生檔案管理和服務(wù)水平

學(xué)生檔案管理是一門綜合性的邊緣學(xué)科,檔案管理人員不僅要有檔案學(xué)、文學(xué)歷史、情報(bào)學(xué)方面和社會(huì)發(fā)展方面的知識(shí),還要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用、復(fù)制復(fù)印、網(wǎng)絡(luò)信息等技術(shù)方面的知識(shí)。目前我國高職院校檔案部門人員素質(zhì)平均學(xué)歷基本上較高,但現(xiàn)有高職院校檔案工作人員學(xué)歷中,第一學(xué)歷是檔案專業(yè)的所占比例過低,通常不足百分之二十。同時(shí),對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件及其網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、外語、文史地理、繪畫攝影、社會(huì)心理等知識(shí)的掌握也存在種種不足,都直接影響了學(xué)生檔案管理水平的提高。從學(xué)科來看,檔案管理專業(yè)有著獨(dú)立的學(xué)科體系,檔案管理工作也有著自身發(fā)展的原則、性質(zhì)、規(guī)律、特點(diǎn)和要求,需要有一支高素質(zhì)的專業(yè)化隊(duì)伍。為此,基于學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)和學(xué)生檔案管理發(fā)展的考慮,一是要招收計(jì)算機(jī)、現(xiàn)代信息、學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)和社會(huì)心理學(xué)等技術(shù)專業(yè)學(xué)科的人員,充實(shí)到隊(duì)伍中來,為院校學(xué)生檔案工作者的法規(guī)知識(shí)更新、專業(yè)化業(yè)務(wù)水平和技能提高提供和創(chuàng)造條件;二是要強(qiáng)化院校學(xué)生檔案工作者在職在校的專業(yè)培訓(xùn),適當(dāng)安排中短期的脫產(chǎn)進(jìn)修,完備人才培養(yǎng)、使用和管理的體系。在建立學(xué)生檔案工作團(tuán)隊(duì)時(shí),要注重性別、年齡、文化、專業(yè)的結(jié)構(gòu)層次的隊(duì)伍建設(shè),要采取多種方式加強(qiáng)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn),定期組織專業(yè)技能的學(xué)習(xí),并納入到工作實(shí)績的考核中?，F(xiàn)在大部分高職院校學(xué)生檔案人員為多頭管理,分散于教務(wù)、學(xué)工、財(cái)務(wù)、后勤、就業(yè)指導(dǎo)、圖書館和系、室等多處職能部門,各部門間的檔案管理分割而治、令出多門,較難協(xié)調(diào)統(tǒng)一,為了解決這個(gè)問題,應(yīng)成立院校下的主管科室,設(shè)定專職的檔案工作者,派駐到院校各職能部門,既可對(duì)全校的檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的業(yè)務(wù)管理和專業(yè)培訓(xùn),又可通過針對(duì)性的檔案管理研究,對(duì)學(xué)院的教改方向、學(xué)業(yè)發(fā)展、學(xué)生素質(zhì)和就業(yè)指導(dǎo)出謀劃策,使學(xué)生檔案管理工作整合成集中式多方位管理團(tuán)隊(duì),從而提高整體的管理水平。作為高職院校學(xué)生檔案工作的管理者,應(yīng)努力鉆研學(xué)生檔案管理章程和規(guī)律,深入系統(tǒng)地了解和掌握檔案學(xué)的專業(yè)化理論和知識(shí),提高檔案工作者的業(yè)務(wù)水平和行政執(zhí)行力。要有超前的科學(xué)意識(shí)和與時(shí)俱進(jìn)的思想觀念,學(xué)習(xí)有關(guān)電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息等先進(jìn)的電子信息技術(shù),用全方位的現(xiàn)代化科學(xué)知識(shí)來鞏固和提升自己。同時(shí),牢固樹立為科研教學(xué)、學(xué)生學(xué)習(xí)、技能掌握和社會(huì)就業(yè)的服務(wù)意識(shí),克服注重管治、登錄,輕視激勵(lì)和使用的思想,積極創(chuàng)新性地開展業(yè)務(wù),充分發(fā)揮學(xué)生檔案在教學(xué)科研和社會(huì)就業(yè)中的重要作用。

高職院校學(xué)生檔案是重要的信息資源,服務(wù)于教學(xué)、科研與社會(huì)。這就要求學(xué)生檔案管理工作,具有一定的社會(huì)性和經(jīng)濟(jì)性,來體現(xiàn)管理工作的價(jià)值,以適應(yīng)新時(shí)期的要求和發(fā)展。學(xué)生檔案工作的存在和發(fā)展,必須通過完備的檔案信息和良好的檔案服務(wù)工作才得以實(shí)現(xiàn)。服務(wù)質(zhì)量的好壞取決于檔案管理人員的遵規(guī)守法意識(shí)、專業(yè)技術(shù)水平以及個(gè)人修養(yǎng)。檔案保存的最終目的是使用,因此,學(xué)生檔案管理人員必須強(qiáng)化專業(yè)技能,提高服務(wù)意識(shí),在做好學(xué)生檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目、歸檔、保管等基礎(chǔ)工作的同時(shí),提高檔案信息披露、檔案信息借調(diào)、檔案信息復(fù)本、檔案信息證明、檔案信息咨詢以及就業(yè)檔案信息等服務(wù)工作的質(zhì)量。大力開發(fā)學(xué)生檔案信息資源的社會(huì)適用性編目,提高學(xué)生檔案的實(shí)用性。這對(duì)高職院校學(xué)生檔案管理工作,適應(yīng)新時(shí)期教育體制和就業(yè)方向的發(fā)展,有著極其重大意義。