張津芳

(河北青年管理干部學院,河北石家莊050031)

一、電子檔案誕生的社會背景

由于國家信息化的整體推進,信息技術(shù)已在各行各業(yè)得到普遍應用,各組織機構(gòu)、企事業(yè)單位的文件檔案工作環(huán)境正由紙質(zhì)環(huán)境向電子環(huán)境轉(zhuǎn)移,許多領域正逐步實現(xiàn)業(yè)務活動電子化、無紙化。以往把檔案貼上封條存放在檔案室里的做法嚴重阻礙了檔案信息公布于社會、服務于大眾的作用,給需要使用檔案的人員帶來極大的不便,不能發(fā)揮檔案管理的社會效益和經(jīng)濟效益。隨著市場經(jīng)濟體制的建立和商品經(jīng)濟的發(fā)展,人們已經(jīng)意識到檔案在經(jīng)濟發(fā)展中的作用以及檔案信息資源所帶來的巨大的經(jīng)濟效益,于是,電子檔案隨之而生。電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄。電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同,這就要求檔案工作者必須對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作[1]。然而,社會中也確實存在少數(shù)人的極端看法,認為單位檔案是單位的私有財產(chǎn),使檔案信息的開發(fā)處于封閉狀態(tài),更談不上電子檔案的開放與上網(wǎng)了。

從20世紀90年代開始,各種工業(yè)設計中計算機輔助設計的大量應用直接產(chǎn)生了大量的電子檔案,在一段時間內(nèi),紙質(zhì)檔案與電子檔案尚可具有相同的功能,但隨著電子行業(yè)、機械行業(yè)各種計算機輔助設計軟件日新月異的發(fā)展,電子檔案體現(xiàn)出紙質(zhì)檔案所不具備的功能,這也使得電子檔案的管理和保存成為迫切的需要。

近些年來,國內(nèi)對于電子文件管理方法、規(guī)范、標準等具體問題的研究日漸豐富,自2001年以來,電子文件已經(jīng)成為檔案管理領域的重點關注對象。2009年,國家發(fā)布了《電子文件管理暫行辦法》,指出文件管理要遵循信息化條件下電子文件的形成和利用規(guī)律,堅持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標準、便于利用、安全保密等基本原則,規(guī)定了電子文件在形成、辦理、歸檔等過程中的條件和要求,這是國家正式頒布關于電子文件的管理辦法,意義重大。

二、開展電子檔案規(guī)范化的必要性

檔案管理的標準化、規(guī)范化是對全系統(tǒng)實施計算機管理的前提與基礎。例如,國家檔案局頒發(fā)的《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》為機關檔案工作標準化管理指明了方向[2]。然而,這項政策真正落實到各級機關實施過程中,就不容樂觀了。許多單位因?qū)嵤┈F(xiàn)行分類法有一定難度,僅僅從微觀上考慮本單位的現(xiàn)狀,實施本單位制定的分類方法,沒有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對未來檔案電子化的影響,出現(xiàn)了各自為政,各行其是的局面,使檔案工作的標準化、規(guī)范化難以實現(xiàn)。

電子檔案涵蓋不同的檔案載體,包括紙質(zhì)、縮微品、照片、音頻視頻等,規(guī)范化要求對所有內(nèi)容進行電子化、信息化,并有統(tǒng)一的分類管理。在信息技術(shù)發(fā)展的過程中,同一行業(yè)的電子文件的標準也在發(fā)生變化,檔案規(guī)范化要求對不同歷史時期的檔案都能夠做到統(tǒng)一識別、統(tǒng)一分類。在制作電子檔案的過程中,按照全宗檔案利用目的、利用頻率、利用年代、所占比重、基數(shù)大小分類排隊,對占檔案利用率絕大部分的全宗作為優(yōu)先數(shù)字化對象。

電子檔案自身不像紙質(zhì)檔案,它易于修改,且修改后不留痕跡,這樣電子檔案發(fā)生變化的可能性比紙質(zhì)檔案就大得多,同時電子檔案制作過程的虛擬化使得對原件的鑒定有一定的難度,這些都使得電子檔案的鑒定和管理必須規(guī)范化,保證檔案本身的可信性和原生性。電子檔案的存儲、傳輸、檢索、利用都和紙質(zhì)檔案區(qū)別很大,在這些過程中檔案本身是否保持原生性不被破壞,不被盜取,也是一個重要的課題,要求檔案的各個環(huán)節(jié)都做到規(guī)范化。

三、網(wǎng)絡環(huán)境下如何實現(xiàn)電子檔案規(guī)范化

檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié),在搞好硬件建設的同時,做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明,雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務,具有相對的獨立性,但由于文書是檔案的來源,檔案是文書的歸宿,所以,兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。因此,我們要強化系統(tǒng)思維意識,樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想。在實際工作中,把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關,做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。

(一)加強電子文件全過程管理,采取切實可行的信息保護措施

由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、保管的方法和要求不同于紙質(zhì)文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能,所以一般情況下可不保留。但是,如果出于保留文件重要修改過程的目的,則應對原稿進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件,應及時收集和整理,并與其相應的紙質(zhì)文件之間建立標識關系。必要時應在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品,以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。

信息安全技術(shù)對于維護電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前,為防止檔案信息被竊取、修改和刪除,防止網(wǎng)絡“黑客”的進入,常用的技術(shù)方法有加密技術(shù)、防寫、檔案備份、簽署技術(shù)、身份驗證、專機專用、安裝殺毒軟件、設置防火墻等。這些技術(shù)措施對于證實電子檔案內(nèi)容的真實、可靠,確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密,防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改,都具有很好的效果。所以檔案管理人員應當不斷改進現(xiàn)代化管理手段,努力提升館藏檔案的安全保護水平。

(二)建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。

檔案館(室)與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合,建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設在企事業(yè)單位檔案館(室),是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分[3]。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件,并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務,實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是內(nèi)容豐富、利用率高、覆蓋面廣。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務方式,讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊,進行信息交流,回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢,提供查詢和資信服務。信息只有在傳遞中才能體現(xiàn)出價值,在保證安全的前提下,信息的管理要求檢索方便直接,對標題甚至全文提供內(nèi)容檢索,以利于讀者的查找和閱讀。

(三)加強對電子文件所依賴的計算機軟、硬件設施管理

軟件管理上,要積極開辟電子檔案存儲的新途徑,為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備,對應歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用多種通用格式的存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞,對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級,搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上,要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環(huán)境,強化防磁設施的完善和維護,有條件的應及時升級服務器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設施,確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。計算機行業(yè)發(fā)展很快,各種檔案文件的格式標準也在逐漸變化,在經(jīng)過一段時間的發(fā)展后,某種格式的已存檔檔案如果出現(xiàn)與新產(chǎn)生的檔案文件格式不兼容的情況,需要及時升級計算機軟硬件,對已有的文件進行必要的轉(zhuǎn)換處理。

(四)開展在線服務和現(xiàn)行文件閱覽服務。

隨著改革開放的不斷深入,到檔案館(室)查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后,公民出于維護自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要,希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發(fā)展要求,進一步轉(zhuǎn)變工作職能,提高工作效率,密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系,維護廣大人民群眾的根本利益,湖北省檔案局要求2003年全省各級綜合檔案館(室)全部建立現(xiàn)行文件服務中心,要求全省各部門、各單位率先向各級檔案館(室)送交現(xiàn)行文件資料,并要求各級檔案館(室)做好現(xiàn)行文件資料的接收工作,搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務[4]。

傳統(tǒng)的檔案利用方式,如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件,特別是到檔案部門利用檔案原件的方式,在信息化時代里必然要發(fā)生變化,至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境,使人們更注重信息的時效性,希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此,被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。

(五)加強橫向聯(lián)合,實現(xiàn)信息資源共享。

隨著信息時代的發(fā)展,人類的知識和信息總量在急劇增長,面對浩瀚繁雜的文獻情報,任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面,建立一個完整的社會信息系統(tǒng),實行一體化管理,充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄,實行資源共享,正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

電子檔案是信息時代的產(chǎn)物,是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此,還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題,并加以解決,以實現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

(六)重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。

在電子文件日益發(fā)展的今天,培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當務之急。檔案部門和各級政府要重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng),一方面,要多渠道引進專業(yè)技術(shù)和管理人員,使用素質(zhì)高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面,要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓,特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓。電子檔案的實質(zhì)是技術(shù)工程,電子檔案的管理實質(zhì)是檔案技術(shù)工程的管理,這要求從業(yè)人員具備文書處理、檔案管理等傳統(tǒng)技能,還具備圖書、情報綜合信息管理等技能。

[1] 唐雪妍.淺談電子檔案的管理[J].蘭臺世界,2006,(15).

[2] 張文亮.關于電子檔案管理的思考[J].云南檔案,2008,(9).

[3] 趙晏.淺談加強電子檔案管理[J].商業(yè)文化:學術(shù)版,2009,(12).

[4] 夏利宏.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].新西部:下半月,2009,(8).