劉 俊

（湖北第二師范學(xué)院，湖北 武漢 430205）

對高校合并后檔案管理的思考

劉 俊

（湖北第二師范學(xué)院，湖北 武漢 430205）

高校合并對檔案工作帶來了新的問題，本文試圖對高校合并后的檔案管理工作在強(qiáng)化意識、集中整合、信息化建設(shè)和提高檔案管理人員素質(zhì)等方面進(jìn)行了思考。

高校合并；檔案管理

高校檔案是高校在辦學(xué)過程中所形成的歷史記錄，是高校在黨政管理、教學(xué)科研、基建、出版、財(cái)會(huì)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等形式的真實(shí)記載。它不僅客觀地反映了學(xué)校發(fā)展的各個(gè)過程，也為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展提供了歷史依據(jù)。作為辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，它是衡量辦學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，也是推動(dòng)學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展的寶貴財(cái)富。然而，隨著高校合并的開展，高校檔案管理工作出現(xiàn)了諸多新的問題。深入分析、探討這些問題，以實(shí)現(xiàn)高校合并后檔案工作實(shí)質(zhì)性融合，使檔案信息資源更好地服務(wù)于合并高校的發(fā)展，不能不引起我們作為高校檔案工作者的高度重視和認(rèn)真思考。

一、高校合并后檔案管理工作存在的主要問題

1.檔案不能集中管理的問題

一般來說，合并類高校從實(shí)質(zhì)性合并之日起都由多個(gè)法人合并為一個(gè)法人，實(shí)行人、財(cái)、物的統(tǒng)一管理。根據(jù)全宗理論，此時(shí)所產(chǎn)生的檔案應(yīng)視為一個(gè)全宗。這就要求合并高校的檔案盡快集中。而實(shí)際情況是合并高校的原組成院校大多處在不同位置，距離有遠(yuǎn)有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實(shí)行分校區(qū)管理的模式。合并高校又往往因忙于并校后一些急需解決的問題如教學(xué)資源的配置、科研資金的到位、學(xué)生食宿的保障等，而沒有對檔案管理工作引起足夠的重視，將其列入到議事日程。加之并校前原各校管理機(jī)制層次不同，管理人員的素質(zhì)差距較大，對檔案的要求各不一樣等等，都共同構(gòu)成院校合并后檔案難以集中管理的重要原因。

2.檔案的重新編排與理順問題

合并后的高校歸檔上存在著幾個(gè)方面的問題。一是由于合并前原各校的建校歷史、學(xué)科建設(shè)、師資隊(duì)伍、辦學(xué)規(guī)模等方面存在著差異，使這些合并院校檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一，給院校合并后檔案的編排造成困難。二是合并高校的檔案管理存在著原各校的管理體制不同、管理手段差別較大等問題。如有的合并高校原校區(qū)檔案或?qū)嵭屑泄芾?，或各部門的檔案分別管理；有的合并高校原校區(qū)有專職檔案人員，配置了計(jì)算機(jī)，實(shí)行了檔案機(jī)檢，而有的則是檔案分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理還處于原始的手工檢索階段。即使都使用了計(jì)算機(jī)管理，又由于各校經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件的不同，配置的硬件設(shè)備在機(jī)型檔次上也各不一樣，加之應(yīng)用的檔案管理軟件沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等等，這些問題都制約著合并高校檔案統(tǒng)一管理工作的開展。

3.檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)問題

高校合并后，機(jī)構(gòu)重新設(shè)置，人員重新劃分，原有的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和檔案員隨并校后歸屬崗位的變化而發(fā)生了變化，并校前的各校經(jīng)多方努力建設(shè)的檔案網(wǎng)絡(luò)隨之解體，新的檔案網(wǎng)絡(luò)在建設(shè)中因并校后分校區(qū)辦學(xué)、管理上的分散性、兼職檔案員與綜合檔案室管理人員之間聯(lián)系困難等因素，使合并高校的檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)存在一定的困難。

4.檔案管理人員的素質(zhì)差異問題

并校前各校的情況不同，使得檔案專、兼職人員存在著思想狀況、業(yè)務(wù)水平、工作能力上的差異，給檔案管理工作帶來了困難，并在一定程度上制約和影響檔案管理工作的整合與創(chuàng)新。我們知道，檔案既涉及自然、社會(huì)和人，又涵蓋過去、現(xiàn)在和未來，所以對檔案管理人員來說，僅有檔案專業(yè)知識并不能勝任此項(xiàng)工作，還要學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)的知識，如歷史學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)、情報(bào)學(xué)等常識，而綜合素質(zhì)較高的復(fù)合型檔案人才正是合并高校所普遍缺乏的。

二、對高校合并后開展新校檔案工作的思考

1.加大宣傳力度，強(qiáng)化檔案意識

合并高校應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識作為搞好檔案工作的首要前提。合并高校應(yīng)通過檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認(rèn)識到檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。學(xué)校的各類檔案是廣大師生員工在教育教學(xué)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種歷史記錄，對學(xué)校的改革和發(fā)展的重要作用不言而喻。因此，合并高校應(yīng)把加快檔案事業(yè)的迅速發(fā)展盡快提到日程上來，制定并校后一個(gè)長遠(yuǎn)的規(guī)劃。要針對并校前各校檔案管理方式、方法的不盡相同的問題，深入調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理辦法，便于檔案的集中保管和利用。要使廣大教職工關(guān)心并積極參與到檔案工作中來，使每位教職工能自覺地按照檔案法律法規(guī)要求，維護(hù)檔案的完整與安全，并利用好檔案，發(fā)揮檔案的作用，從而形成檔案管理的良好循環(huán)，推動(dòng)檔案管理工作的順利開展。

2.建立統(tǒng)一的檔案管理制度和模式，整合檔案資源

集中統(tǒng)一管理學(xué)校全部檔案，是學(xué)校檔案工作基本原則的核心，是學(xué)校檔案工作的組織原則。高校合并之前，各校都已分別建立了綜合檔案室，也配備了專兼職檔案員，形成了自身的管理網(wǎng)絡(luò)和管理特色。合并之后，不管條件如何，必須對新組建學(xué)校產(chǎn)生的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整和安全。合并高校在檔案管理合并建設(shè)工作之初，就應(yīng)參照國家檔案制度，做好頂層設(shè)計(jì)，建立規(guī)范的檔案建設(shè)工作管理機(jī)制：制定切實(shí)可行的檔案建設(shè)管理文件，使檔案管理的內(nèi)容和環(huán)節(jié)規(guī)范化、制度化，使檔案管理工作有章可循；在原有各校檔案管理的基礎(chǔ)上建立統(tǒng)一檔案管理模式，利用統(tǒng)一制度、統(tǒng)一模式做好各校檔案合并后的整理工作?？梢詫⒁郧暗臋n案室合并組成一個(gè)綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理各校原有的全部檔案。由綜合檔案室按照學(xué)校綜合檔案歸檔范圍與標(biāo)準(zhǔn)，確定文件材料歸檔范圍，并整理、鑒定、開發(fā)與利用。

在整合合并學(xué)校的檔案資源時(shí)，應(yīng)充分體現(xiàn)檔案管理部門的信息能力，從合并高校的發(fā)展需要出發(fā)，創(chuàng)造性地進(jìn)行檔案資源的整合加工。檔案管理部門必須根據(jù)學(xué)校的工作要求和發(fā)展需要，重構(gòu)檔案工作流程，盡量應(yīng)用新技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源的高效整合，并以此為契機(jī)，解決超越保管期限、歸檔范圍的檔案的積壓問題，解決好無檔號、無目錄的“死檔”現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)檔案館藏的優(yōu)化。

同時(shí)，由于檔案工作涉及面廣，為保證校檔案工作順利進(jìn)行，應(yīng)建立綜合協(xié)調(diào)機(jī)制，以協(xié)調(diào)學(xué)校各部門之間的歸檔工作，將學(xué)校各門類檔案材料集中起來，這樣就克服了檔案的分散保存和各自為政所帶來的局限性，使檔案全面、完整、準(zhǔn)確地反映學(xué)校工作全貌。

3.加快合并高校檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的技術(shù)水平

隨著電子公務(wù)的推行、檔案信息化工作的推進(jìn)以及檔案管理與服務(wù)工作的需要，新合并高校的綜合檔案室要根據(jù)本院的現(xiàn)實(shí)狀況，加快檔案管理信息化建設(shè)步伐。新合并高校綜合檔案室在對院檔案事業(yè)的建設(shè)和組織管理中，應(yīng)根據(jù)電子文件歸檔與管理的有關(guān)規(guī)定，積極推行文檔一體化管理，堅(jiān)持電子文件與紙質(zhì)文件并存原則，強(qiáng)化電子檔案管理，推進(jìn)檔案信息資源管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件與辦公自動(dòng)化軟件數(shù)據(jù)對接管理。運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息處理自動(dòng)化，運(yùn)用縮微技術(shù)和光盤技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)縮微化和數(shù)字化，運(yùn)用現(xiàn)代通訊技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。原來已實(shí)現(xiàn)單機(jī)檔案管理的，應(yīng)逐步升級為網(wǎng)絡(luò)管理，以便不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。在實(shí)施信息化管理過程中，這里要特別強(qiáng)調(diào)隨時(shí)注意保證系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)的穩(wěn)定與安全，做好數(shù)據(jù)庫的備份，對網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器設(shè)置防火墻和安裝殺毒軟件，并及時(shí)做好殺毒軟件的升級工作。

4.加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理水平

高校合并后檔案資料增多，科技含量不斷加大，層次相對提高，這就對我們檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)提出了更高的要求。而高校檔案管理部門普遍存在人才結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)人才匱乏，隊(duì)伍整體素質(zhì)較低等問題。檔案管理急需的檔案專業(yè)、計(jì)算機(jī)專業(yè)人員很少，有的甚至沒有，這種狀況嚴(yán)重影響了合并后高校檔案工作的開展。為此高校檔案部門應(yīng)把加強(qiáng)隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)作為事關(guān)全局的大事來抓。應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員把學(xué)習(xí)作為工作中的第一需要，把終身學(xué)習(xí)作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)不斷拓寬視野，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多元復(fù)合型轉(zhuǎn)變。應(yīng)經(jīng)常為檔案管理人員創(chuàng)造參加學(xué)術(shù)活動(dòng)、從事科研的機(jī)會(huì)和條件，并積極組織培訓(xùn)、講座、調(diào)研，同時(shí)注意高校之間的相互學(xué)習(xí)與溝通，不斷更新檔案人員的知識面，不斷增強(qiáng)其檔案意識，在提高檔案工作的管理水平和操作技能的同時(shí)，不斷完善檔案管理中一些根本性的問題，促進(jìn)檔案工作的開展。

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LIU Jun

The universities incorporation brings on many problems to the archives management. This article attempts to take such measures as strengthening consciousness, concentrated integration, information-based construction and improving the makings of archives managing personnel into consideration, to settle the problems mentioned in the article.

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