李 燕

（長治醫(yī)學(xué)院 招生就業(yè)處，山西 長治 046000）

新時期高校學(xué)生檔案管理工作探析

李 燕

（長治醫(yī)學(xué)院 招生就業(yè)處，山西 長治 046000）

高校學(xué)生檔案管理工作是一項特殊的工作，是高校學(xué)生管理中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量高校管理水平的重要標(biāo)志之一。為使高校學(xué)生檔案管理工作走向科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的軌道，文章闡述了高校學(xué)生檔案的功能、內(nèi)容及存在的問題，提出了新時期高校學(xué)生檔案管理工作的改進(jìn)措施及建議。

高校學(xué)生檔案；管理；問題；對策

高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活和各種社會實踐的真實歷史記錄，充分反映了大學(xué)生的自我成長經(jīng)歷。它是人力資源開發(fā)的基礎(chǔ)性工作，為人力資源的開發(fā)和人盡其才提供重要依據(jù)，并能夠起到引導(dǎo)學(xué)生行為的作用。所以，如何做好當(dāng)前形勢下高校學(xué)生檔案管理工作是高校管理的一項重要任務(wù)。

一、新時期高校學(xué)生檔案的功能

高校學(xué)生檔案作為大學(xué)生基本信息的記載，有著不可替代的人力資源開發(fā)功能和教育管理功能[1]。首先，是教育激勵功能。學(xué)生檔案寫實性地記錄了學(xué)生在校各方面的表現(xiàn)，它不但影響著學(xué)生的未來和發(fā)展，也為學(xué)生就業(yè)提供重要的依據(jù)。這樣，檔案收集的內(nèi)容就成為學(xué)生的努力目標(biāo)和增強(qiáng)競爭力的參照，起到對學(xué)生的教育激勵作用。其次，為用人單位選拔人才提供可靠的信息?，F(xiàn)在用人單位越來越注重學(xué)生的成長經(jīng)歷、個性特征等，學(xué)生檔案記錄的信息為用人單位人才選拔提供了重要依據(jù)。第三，未來人力資源開發(fā)管理的基礎(chǔ)性功能。高校學(xué)生檔案為用人單位所提供的各項信息為人力開發(fā)管理奠定了基礎(chǔ)，可以更好地幫助用人單位實現(xiàn)人力資源開發(fā)的有效管理。

二、高校畢業(yè)生檔案的內(nèi)容

高校畢業(yè)生檔案主要包括入學(xué)登記表、基本情況登記表、學(xué)生在校期間的各門課程考試成績、學(xué)生在校期間各種表現(xiàn)情況的記載（如每學(xué)期總結(jié)、綜合測評、評優(yōu)評獎情況等）、學(xué)生在校期間的政治思想表現(xiàn)及入團(tuán)、入黨材料、學(xué)生受獎勵與處分情況、綜合測評情況、學(xué)生在校期間參加各種社會活動，能力水平考試等記錄、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表及其他相關(guān)材料。檔案里的這些材料是畢業(yè)生就業(yè)及今后各用人單位選拔、任用、考核的重要依據(jù)。

三、當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理存在的主要問題

（一）檔案內(nèi)容不完整

目前部分高校學(xué)生檔案存在內(nèi)容不全，信息不完整等許多問題，不能為用人單位提供大學(xué)生在校的全面情況。檔案的歸檔仍然是傳統(tǒng)的一些內(nèi)容，范圍有限。隨著高等教育體制的改革，高校已逐步向“自主辦學(xué)”過渡。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，為實現(xiàn)“科教興國”目標(biāo)而培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型人才已成為高校決策者們的共識。因此學(xué)生檔案的內(nèi)容也應(yīng)隨著教育改革的發(fā)展進(jìn)行必要的完善，豐富其內(nèi)容。例如在推薦畢業(yè)生就業(yè)時，檔案材料的利用已略顯滯后，畢業(yè)生僅僅依靠一份《畢業(yè)生推薦表》已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足用人單位對學(xué)生能力的判斷，這就限制了對學(xué)生整體能力的展示。因此如何豐富檔案內(nèi)容并有效發(fā)揮其作用，更好地為大學(xué)生就業(yè)服務(wù)，對我們高校學(xué)生檔案管理內(nèi)容及運作方式提出了挑戰(zhàn)。

（二）管理模式較陳舊

首先，高校學(xué)生檔案工作作為高校學(xué)生管理工作的一部分,檔案管理隊伍建設(shè)薄弱，部分檔案管理人員水平參差不齊，缺乏檔案專業(yè)方面的基本知識和理論素養(yǎng),對檔案工作的重視度不夠，影響了學(xué)生檔案管理工作。其次，檔案基礎(chǔ)工作不夠標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，影響了檔案的交流與信息化。第三，因為沒有建立有效的協(xié)調(diào)機(jī)制，在涉及其他相關(guān)學(xué)生管理部門的學(xué)生信息的收集、歸檔時,存在配合不當(dāng)問題，導(dǎo)致出現(xiàn)學(xué)生檔案材料殘缺不全等現(xiàn)象。因此，結(jié)合實際情況，建立完善的檔案管理模式，使學(xué)校的檔案工作有章可循，從而使檔案工作步入正軌化管理的軌道是非常必要的。

（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)比較滯后

經(jīng)過多年的努力，高校學(xué)生檔案都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。但數(shù)據(jù)庫大都自建自用，規(guī)模比較小，缺乏整體性，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，社會服務(wù)水平較差，更無法滿足新形勢下學(xué)生與社會的多種需求。許多高校檔案館雖然聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，無法實現(xiàn)實質(zhì)性的資源共享，造成學(xué)生檔案管理與高速發(fā)展的信息社會不相適應(yīng)，不能更好地服務(wù)于大學(xué)生就業(yè)工作。

四、新時期高校學(xué)生檔案管理需采取的對策

針對在大學(xué)生就業(yè)中高校學(xué)生檔案管理暴露出的弊端和不足，建議采取相應(yīng)對策措施，規(guī)范高校學(xué)生檔案管理，制定出一套科學(xué)、規(guī)范、完整、適應(yīng)新形勢下的高校學(xué)生檔案管理模式，使其服務(wù)于大學(xué)生的發(fā)展，促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)。

（一）豐富檔案內(nèi)容

一份完整的學(xué)生檔案不僅要包括學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)和獎懲情況，還應(yīng)包括學(xué)生個人的信貸消費、實踐活動、科研能力等內(nèi)容，只有樹立動態(tài)管理的觀念，不斷地根據(jù)社會需求豐富學(xué)生檔案的內(nèi)容，客觀公正真實地記錄大學(xué)生成長的完整歷程，確保檔案內(nèi)容的真實性與完整性，才能發(fā)揮其作用。

（二）創(chuàng)新管理模式

隨著社會對人才的需求不斷轉(zhuǎn)變，社會對個人檔案的需求也在不斷變化。以前的高校學(xué)生檔案工作服務(wù)范圍較小，檔案管理部門只是被動地提供服務(wù)，其信息服務(wù)功能和對檔案社會文化性的認(rèn)識不夠。在新的形勢下，高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)充分實施其社會職能，圍繞高校人才的培養(yǎng)與就業(yè)來構(gòu)建適應(yīng)信息時代的新的學(xué)生檔案管理模式，不斷更新服務(wù)手段，提高服務(wù)水平，使高校學(xué)生檔案工作在探索中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)展，更加適應(yīng)社會的變更與需求。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)

學(xué)生檔案的信息化建設(shè)是提高學(xué)生檔案的工作效率，確保服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的基本基礎(chǔ)。當(dāng)前，信息技術(shù)發(fā)展迅速，高校學(xué)生檔案管理必須加大資金投入，綜合利用現(xiàn)代信息技術(shù)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)，指導(dǎo)并改進(jìn)檔案工作[2]。通過對檔案信息的儲存、整理、加工，深層次、全方位地開發(fā)學(xué)生檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔、查詢等功能，提高學(xué)生檔案的管理與服務(wù)質(zhì)量，為用人單位提供便捷、準(zhǔn)確的學(xué)生檔案信息。當(dāng)然，建立電子檔案,并不是摒棄學(xué)生的紙質(zhì)檔案,而是把紙質(zhì)檔案作為原始材料，作為電子檔案的補充和備份。如果對電子檔案的信息有異議，還可查閱紙質(zhì)檔案,并作為最后的依據(jù)[3]。因此，高校必須加強(qiáng)學(xué)生檔案的信息化建設(shè)，并且努力做到檔案信息儲存數(shù)字化、管理自動化，真正實現(xiàn)檔案從管理為主向提供信息利用為主的轉(zhuǎn)變，真正為大學(xué)生就業(yè)提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)。

高校學(xué)生檔案管理是高校學(xué)生工作中的一個重要環(huán)節(jié)，也是學(xué)?；蛴萌藛挝慌囵B(yǎng)人、使用人的可靠憑證。所以，為使學(xué)生檔案管理跟上時代步伐，我們必須加大改革創(chuàng)新力度，擴(kuò)大檔案的歸檔范圍，創(chuàng)新檔案的功能，拓展服務(wù)渠道，為用人單位提供可靠、全面、真實的學(xué)生信息，使學(xué)生檔案工作不斷朝著良性循環(huán)的方向發(fā)展，開創(chuàng)學(xué)生檔案工作的新局面，使之在高校的改革、優(yōu)化人才培養(yǎng)、大學(xué)生就業(yè)中發(fā)揮出更加積極的作用。

［1］曹廣輝.大學(xué)生檔案管理應(yīng)當(dāng)適應(yīng)人才配置市場化［J］.中國高教研究，2004，（4）：76.

［2］丁海燕.高校檔案工作創(chuàng)新探析.山東省農(nóng)業(yè)管理［J］.干部學(xué)院學(xué)報，2008，23（5）：205-206.

［3］苗曉輝.加強(qiáng)學(xué)生檔案管理 促進(jìn)高校畢業(yè)生就業(yè)［J］.黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2009，22（5）：116-117.

G271

A

1673-2014（2011）04-0123-02

2011—04—08

李 燕（1975— ），女，山西蔭城人，館員，主要從事檔案管理教學(xué)研究。

（責(zé)任編輯 單麥琴）