頊迎芳

（長(zhǎng)治學(xué)院 人事處，山西 長(zhǎng)治 046011）

《高等學(xué)校檔案管理辦法》所規(guī)定校長(zhǎng)職責(zé)的履行

頊迎芳

（長(zhǎng)治學(xué)院 人事處，山西 長(zhǎng)治 046011）

文章分析了高等學(xué)校檔案管理中存在的四大問(wèn)題，并依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》中所列校長(zhǎng)的四項(xiàng)職責(zé)，提出了加強(qiáng)高校檔案管理工作的辦法。

高校；檔案管理；校長(zhǎng)；職責(zé)

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）是由教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合以命令的形式頒布的適用于各類普通高等學(xué)校和成人高等學(xué)校檔案管理的權(quán)威辦法。在《辦法》中，明確涉及高等學(xué)校校（院）長(zhǎng)在高等學(xué)校檔案管理中享有的權(quán)力和應(yīng)盡的職責(zé)的條款有四條，分別是第五、第二十五、第二十九、第三十四條。這些權(quán)力和職責(zé)是針對(duì)以往高等學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題提出的，應(yīng)被忠實(shí)履行。

一、高校檔案管理中存在的問(wèn)題

第一，領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)不強(qiáng)

高等學(xué)校的一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不清楚，對(duì)檔案的重視程度不夠，這是老生常談但依然存在的問(wèn)題。在平日的工作中大家往往對(duì)教學(xué)、科研比較重視，忽視檔案工作，使檔案工作不能與教學(xué)、科研并駕齊驅(qū)。部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的態(tài)度是“平時(shí)遺忘，用時(shí)恨少”。同時(shí)，各高校的基層檔案工作人員名義上的工作是管理檔案，實(shí)際上整天忙于其所在部門(mén)的其他日常事務(wù)，導(dǎo)致檔案管理日常工作中的立卷、歸檔進(jìn)行不及時(shí)，造成各項(xiàng)檔案工作的拖沓、滯后。

第二，檔案管理方式陳舊

當(dāng)前高校的大部分日常工作體現(xiàn)出信息化時(shí)代特征，當(dāng)大量硬件設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、攝像裝置等入駐各辦公室時(shí)，檔案管理工作的信息化往往被置于角落，無(wú)人關(guān)注。許多高校的檔案室硬件仍然是除了檔案柜之外幾乎一無(wú)所有，重復(fù)著機(jī)械化、手工操作的管理方式。這樣勢(shì)必造成工作量大、任務(wù)繁重、效率低下的結(jié)果，嚴(yán)重影響檔案信息的全面與準(zhǔn)確。

第三，檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)低下

雖然從事高校檔案管理工作的隊(duì)伍逐年壯大，知識(shí)結(jié)構(gòu)穩(wěn)步提升，但不可否認(rèn)的問(wèn)題卻依然存在，即專業(yè)人才少，半路出家多，許多高校很少具有全日制檔案管理專業(yè)本科及以上的高層次人才，缺乏既精通業(yè)務(wù)又懂信息化技術(shù)的復(fù)合人才。

第四，檔案管理制度不健全，經(jīng)費(fèi)匱乏

許多高校當(dāng)下依然使用舊模式，缺乏健全的檔案制度，沒(méi)有根據(jù)新形勢(shì)建立健全新內(nèi)容。如學(xué)生檔案偏重學(xué)生歷史，缺乏學(xué)生素質(zhì)和綜合能力的記載，缺少學(xué)生個(gè)人能力和信譽(yù)的記載。另外，很多新升本科院校和?？圃盒５臋n案設(shè)施簡(jiǎn)陋，僅限于一間倉(cāng)庫(kù)，幾組鐵皮柜，一張辦公桌，不符合國(guó)家檔案法規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，這都是由于資金投入不足所致，更遑論信息化建設(shè)所需。

二、《辦法》中校長(zhǎng)職責(zé)對(duì)高校檔案管理工作的有力支撐

《辦法》的第五條明確規(guī)定了高等學(xué)校校長(zhǎng)在檔案管理工作中的主要職責(zé)，其職責(zé)有四項(xiàng)：

第一，《辦法》的第五條（一）明確了校長(zhǎng)的職責(zé)是“貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度”，也就是說(shuō)高等學(xué)校校（院）長(zhǎng)要在國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)和方針政策的規(guī)范和要求下，批準(zhǔn)并支持本校相關(guān)部門(mén)根據(jù)具體情況制定必要的適應(yīng)學(xué)校的規(guī)章制度。

第二，《辦法》的第五條（二）明確了校長(zhǎng)的職責(zé)是“將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”，也就是說(shuō)高等學(xué)校校（院）長(zhǎng)將學(xué)校的檔案工作置于其應(yīng)有的位置，并將其納入學(xué)校各項(xiàng)工作的整體部署中，不拖沓，不滯后，以推動(dòng)檔案工作與教學(xué)、科研并駕齊驅(qū)、同步發(fā)展。

第三，《辦法》的第五條（三）明確了校長(zhǎng)的職責(zé)是“建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫(kù)房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)”，也就是說(shuō)高等學(xué)校校（院）長(zhǎng)要根據(jù)其學(xué)校的規(guī)模，不僅要重視檔案工作的硬件建設(shè)，即建立檔案館或綜合檔案室，并在檔案館或綜合檔案室中配備專職工作人員和必要的設(shè)備及其開(kāi)展工作所需的經(jīng)費(fèi)，而且還要重視檔案工作的軟件建設(shè)與投資，即檔案工作人員的編制、職稱評(píng)審等問(wèn)題。

第四，《辦法》的第五條（四）明確了校長(zhǎng)的職責(zé)是“研究決定高校檔案工作中的重要獎(jiǎng)懲和其他重大問(wèn)題”，也就是說(shuō)高等學(xué)校校（院）長(zhǎng)要重視對(duì)于為學(xué)校的檔案工作做出重要貢獻(xiàn)的和妨礙檔案工作正常進(jìn)行、在工作中出現(xiàn)重大問(wèn)題的人員的獎(jiǎng)賞和懲罰，做到獎(jiǎng)懲明確、賞罰分明，并要及時(shí)對(duì)學(xué)校檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行糾正與補(bǔ)救。

三、《辦法》支撐下的高等學(xué)校檔案管理工作的加強(qiáng)

由于高等學(xué)校的校長(zhǎng)是國(guó)家教育行政部門(mén)或其他辦學(xué)機(jī)構(gòu)管理部門(mén)任命的學(xué)校行政負(fù)責(zé)人，他綜理全校的校務(wù)，對(duì)外代表學(xué)校，對(duì)內(nèi)主持校務(wù)，并且懂得學(xué)校教學(xué)、教育和管理工作，受過(guò)專門(mén)的教育管理專業(yè)的教育或培訓(xùn)；具備教學(xué)管理和行政管理的能力；有相當(dāng)?shù)慕虒W(xué)、教育和管理的教育實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和理論素養(yǎng)。高校檔案管理工作屬于校長(zhǎng)直屬的管理工作，直接印證其管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，體現(xiàn)其行政管理能力。

《辦法》針對(duì)上述存在的問(wèn)題，為加強(qiáng)高校檔案管理工作提供了理論與法律依據(jù)。所以，高等學(xué)校的檔案管理工作應(yīng)在《辦法》的框架內(nèi)，在校長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)與重視下，從以下幾方面著手使其得以加強(qiáng)。

第一，樹(shù)立“大檔案”意識(shí)，建立健全規(guī)章制度

《辦法》第三條規(guī)定“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃”，并從管理體制上對(duì)檔案工作進(jìn)行了更高的定位。高校領(lǐng)導(dǎo)層要樹(shù)立“大檔案”意識(shí)，明白“檔案無(wú)小事，人人有責(zé)任”。檔案工作應(yīng)被融入學(xué)校事業(yè)發(fā)展的大局中。在校長(zhǎng)的帶領(lǐng)下，各級(jí)干部要站在推動(dòng)檔案事業(yè)既好又快發(fā)展的高度，支持和配合檔案工作，使其與別的工作同步規(guī)劃、同步發(fā)展。各高校應(yīng)該形成以檔案管理部門(mén)為核心，其他各部門(mén)協(xié)調(diào)、配合，全體教職員工積極參與、共同努力建設(shè)的“大檔案”格局。

《辦法》的第十四條規(guī)定高校應(yīng)該建立健全檔案工作的各項(xiàng)制度；第十五條說(shuō)明了紙質(zhì)和電子檔案材料的歸檔范圍；第十六條明確了高等學(xué)校應(yīng)實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度；第十七條規(guī)定了檔案材料的要求與標(biāo)準(zhǔn)；第十八條規(guī)定了各種材料歸檔的時(shí)間；第十九條明確了檔案部門(mén)的工作；第二十條強(qiáng)調(diào)了檔案的保護(hù)技術(shù)；第二十二到二十五條明確了高校檔案保管制度。所以高等學(xué)校校（院）長(zhǎng)應(yīng)在其職責(zé)范圍內(nèi)支持與批準(zhǔn)依據(jù)《辦法》制定的適合本校的各項(xiàng)檔案管理制度，使檔案工作在完善的規(guī)章制度中有序開(kāi)展。

第二，重視檔案工作的整體規(guī)劃，促進(jìn)信息化建設(shè)，更新管理模式

《辦法》中多次提到高校檔案工作應(yīng)該注意電子材料的收集與保存以及信息化建設(shè)，可見(jiàn)，使用信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，可以提高管理的質(zhì)量和效率，所以高校應(yīng)該把現(xiàn)代化手段運(yùn)用到檔案管理之中，發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息處理和網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，收集各種檔案材料，包括影像資料，運(yùn)用條形碼識(shí)別技術(shù)，并構(gòu)建多渠道的有效的交流模式，提高管理效率和水平，加強(qiáng)信息溝通。檔案工作是否可以被整體規(guī)劃，能否開(kāi)展信息化建設(shè)，與高等學(xué)校校（院）長(zhǎng)是否支持有著極大的關(guān)聯(lián)，校長(zhǎng)應(yīng)該盡其職責(zé)，保證檔案工作的整體規(guī)劃和信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

第三，建立健全檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制，加大資金投入

《辦法》第六條要求建立檔案館或綜合檔案室；第七條說(shuō)明了檔案機(jī)構(gòu)的性質(zhì)和設(shè)施的要求；第八條明確了檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)；第九、十一條規(guī)定了檔案機(jī)構(gòu)的人員配置及人員的素質(zhì)條件；第十、十二、十三條強(qiáng)調(diào)了檔案人員的專職性和待遇。通過(guò)以上條文，可以看出各高校應(yīng)該在《辦法》的要求內(nèi)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)行專人負(fù)責(zé)檔案，大力引進(jìn)具有專業(yè)知識(shí)的高層次人才，建立一支政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的管理隊(duì)伍。如果這些能得到校長(zhǎng)盡其職責(zé)的倡導(dǎo)和支持，主動(dòng)要求相關(guān)部門(mén)開(kāi)展工作，相關(guān)工作就會(huì)圓滿完成。

《辦法》第五章“條件保障”要求高等學(xué)校要加大對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入；第三十六條要求學(xué)校將檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入預(yù)算，保證工作的需求；第三十七、三十八條要求高校投入資金擴(kuò)建檔案庫(kù)房，增加工作設(shè)備，改善工作環(huán)境，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。各高校校（院）長(zhǎng)應(yīng)該在每年的學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算中關(guān)注原本弱勢(shì)的檔案工作，提示和要求相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案工作投入合理的經(jīng)費(fèi)以保障檔案工作不滯后。

第四，明確設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制，杜絕重大問(wèn)題發(fā)生

《辦法》第三十九條羅列了對(duì)檔案工作做出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)的條件；第四十條羅列了予以懲罰的情況。各高校要明確設(shè)定獎(jiǎng)懲機(jī)制，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，對(duì)該獎(jiǎng)勵(lì)的單位、個(gè)人要重獎(jiǎng)，并樹(shù)立其成為典型，為其他單位和人員起到榜樣示范作用。對(duì)于在工作中出現(xiàn)過(guò)失，給檔案工作帶來(lái)重大危害的單位和個(gè)人則嚴(yán)懲不貸，堅(jiān)決杜絕類似事件的再次發(fā)生。機(jī)制明確、措施得當(dāng)可以保證檔案工作的有力、有序進(jìn)行。在機(jī)制的設(shè)立和人員的獎(jiǎng)懲過(guò)程中，高校校（院）長(zhǎng)的決心與信心是起著重要作用的，他的關(guān)注和重視可以促進(jìn)工作的開(kāi)展，增加工作人員的熱情與動(dòng)力。

第五，重視檔案的開(kāi)發(fā)與利用

檔案天生蘊(yùn)涵著多種價(jià)值。在高校檔案工作中要對(duì)檔案的憑證價(jià)值、管理價(jià)值和歷史文化價(jià)值高度重視?！掇k法》第四章針對(duì)“檔案的利用與公布”提出了具體的要求和建議。第二十七條規(guī)定了檔案公布的條件；第二十八、二十九和三十條規(guī)定了檔案利用的要求與條件；第三十一到三十五條規(guī)定了高校檔案開(kāi)放與利用的條件、情況與辦法。各高校應(yīng)該在校長(zhǎng)的批準(zhǔn)與支持下，合理有序地開(kāi)展檔案的公布與利用工作，使檔案的價(jià)值得到良好的實(shí)現(xiàn)，而不至于“形同廢物”。

綜上所述，文章并不是要求高校（院）校長(zhǎng)將自身工作的重心放在檔案管理工作之中，由于檔案管理工作長(zhǎng)期以來(lái)處于高校各項(xiàng)工作中不受重視的地位，如果校（院）長(zhǎng)能夠按照《辦法》的規(guī)定忠實(shí)履行各項(xiàng)職責(zé)，真正承擔(dān)起學(xué)校檔案管理第一責(zé)任人的責(zé)任，那么全國(guó)各高校的檔案管理工作將會(huì)形成一種新局面。

［1］教育部，國(guó)家檔案局［S］.高等學(xué)校檔案管理辦法，2008-9-1.

［2］曹勤民.談高等學(xué)校檔案管理辦法的指導(dǎo)意義［J］.山西檔案，2009，（4）：42-43.

［3］馬仁杰，張浩.我國(guó)高校檔案工作發(fā)展史上的重要里程碑［J］.檔案學(xué)通訊，2009，（2）：12-14.

［4］楊陽(yáng).高校檔案工作明確校長(zhǎng)職責(zé)［J］.中國(guó)社會(huì)科學(xué)院報(bào)，2008，（2）：1.

The Performance of the Presidents’Obligation Formulated by the Higher Education Archive Adm inistrativeMeasures

XU Ying-fang
（Departmentof Personnel ChangzhiUniversity，Changzhi Shanxi 046011）

This essay analyzes fourmajor issues of archive administration in higher education.Five solutions for reinforcement of archive administration in higher education are proposed based on the fourmajor presidents'obligations listed in Higher Education Archive Administrative Measures.

university；filemanagement；President；obligation

G271

A

1673-2014（2011）04-0120-03

2011—04—22

頊迎芳（1980— ），女，山西懷仁人，碩士，館員，主要從事檔案管理與研究工作。

（責(zé)任編輯 單麥琴）