王蘭英，王 珊

(河北大學(xué) a.期刊社;b.檔案館，河北 保定 071002)

高校檔案標(biāo)桿管理中的問題與對策研究

王蘭英a，王 珊b

(河北大學(xué) a.期刊社;b.檔案館，河北 保定 071002)

針對當(dāng)前我國高校檔案在標(biāo)桿管理中存在的問題，采取以下5方面措施:選定切合實際的標(biāo)桿;模仿與創(chuàng)新并抓;高校應(yīng)設(shè)置專項資金，加大對檔案部門的投入;及時跟進(jìn)，監(jiān)督執(zhí)行進(jìn)度;普遍性與特殊性相結(jié)合。

高校檔案;標(biāo)桿管理;策略

1 標(biāo)桿管理的含義

20世紀(jì)70年代末至80年代初，施樂公司在美國學(xué)習(xí)日本的管理經(jīng)驗運動中首先開辟標(biāo)桿管理的先河。標(biāo)桿管理的核心是不斷尋找和研究同行一流單位的最佳實踐，并以此單位為基準(zhǔn)與本單位進(jìn)行比較、分析、判斷，從而使本單位得到不斷改進(jìn)，趕超一流公司，創(chuàng)造優(yōu)秀業(yè)績的良性循環(huán)過程。通過不斷學(xué)習(xí)，實施標(biāo)桿管理的單位重新思考和改進(jìn)管理模式和方法，創(chuàng)造自己的最佳管理模式，這實際上是模仿創(chuàng)新的過程［1］。標(biāo)桿管理與企業(yè)再造、戰(zhàn)略聯(lián)盟并稱為20世紀(jì)90年代三大管理方法。標(biāo)桿管理本質(zhì)是一種面向?qū)嵺`、面向過程的以方法為主的管理方式，它與流程重組、企業(yè)再造一樣，基本思想是系統(tǒng)優(yōu)化，不斷完善和持續(xù)改進(jìn)。

標(biāo)桿管理主要分為戰(zhàn)略性、操作性和國際性3種。戰(zhàn)略性標(biāo)桿管理，是在與同業(yè)最好公司進(jìn)行比較的基礎(chǔ)上，從總體上關(guān)注企業(yè)如何競爭發(fā)展，明確和改進(jìn)公司戰(zhàn)略，提高公司戰(zhàn)略運作水平。戰(zhàn)略標(biāo)桿管理是跨越行業(yè)界限尋求績優(yōu)公司成功的戰(zhàn)略和優(yōu)勝競爭模式。操作性標(biāo)桿管理，是一種注重公司整體或某個環(huán)節(jié)的具體運作，找出達(dá)到同行最好的運作方法。從內(nèi)容上可分為流程標(biāo)桿管理和業(yè)務(wù)標(biāo)桿管理。操作性標(biāo)桿管理通常主要著眼于把其中一個做到最好。國際性標(biāo)桿管理，一般涉及到跨國的產(chǎn)業(yè)或者行業(yè)才會做，否則難以實施標(biāo)桿管理。我國于20世紀(jì)90年代引入標(biāo)桿管理的理論，起步較晚，經(jīng)過十多年的實踐，既有成功的經(jīng)驗也有失敗的教訓(xùn)。如青島啤酒對標(biāo)美國AB公司、中海油對標(biāo)挪威國家石油公司，都取得了較好成效;而曾經(jīng)紅極一時的中式快餐連鎖“紅高粱”和“榮華雞”卻在對標(biāo)“麥當(dāng)勞”、“肯德基”的競爭中敗下陣來，淡出了人們的視線。成功與失敗兩種截然相反的結(jié)果催人深思。而對于應(yīng)用標(biāo)桿管理的高校檔案管理更是存在若干問題，亟待深入研究。

2 高校檔案管理部門實施標(biāo)桿管理的必要性

2.1 標(biāo)桿管理有利于檔案管理部門明確具體目標(biāo)

在當(dāng)前最流行的3種管理工具中，標(biāo)桿管理是一種相對簡單也行之有效的工具。在實際的管理中，檔案管理部門非常閉塞，標(biāo)桿有利于學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。管理落后的檔案管理部門，可以通過標(biāo)桿管理確立自己的目標(biāo)，明確自己努力的方向，從而更加有利于制定發(fā)展策略。

2.2 標(biāo)桿管理要求檔案部門不斷創(chuàng)新

標(biāo)桿管理的流程中要求制定目標(biāo)，為了實現(xiàn)目標(biāo)去努力，然后校驗?zāi)繕?biāo)的實現(xiàn)程度，為了達(dá)到目標(biāo)就要不斷改進(jìn)管理辦法，提高管理效率，使用創(chuàng)新的思路，應(yīng)用創(chuàng)新的理念，采用創(chuàng)新的辦法，不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新。

2.3 標(biāo)桿管理有利于檔案管理的長期規(guī)劃的制定

標(biāo)桿管理中標(biāo)桿單位的選定，是在追蹤把握外部大環(huán)境的基礎(chǔ)之上，通過對各類檔案管理部門實施方案進(jìn)行比較，吸取標(biāo)桿管理成功與失敗的經(jīng)驗教訓(xùn)，從而制定長期規(guī)劃，為長遠(yuǎn)發(fā)展做好準(zhǔn)備。

3 高校檔案實施標(biāo)桿管理中存在的問題

高校檔案管理實施標(biāo)桿管理時間不長，經(jīng)驗還很欠缺，在實施過程中存在諸多的問題［2］。

3.1 目標(biāo)制定不合理

許多高校檔案管理部門在選擇標(biāo)桿單位時，為了達(dá)到較高的目標(biāo)，盲目選擇標(biāo)桿，選定的標(biāo)桿不切合實際，缺少可行性，不能有的放矢，加上剛開始實施標(biāo)桿管理，對其流程執(zhí)行不徹底，難以達(dá)到預(yù)期的效果［3］。

3.2 實施流程中缺乏創(chuàng)新

高校檔案管理部門在實行標(biāo)桿管理時，因為缺乏對其理論的學(xué)習(xí)和理解，只是從表面上進(jìn)行模仿，缺乏標(biāo)桿管理方法所要求的創(chuàng)新性，制約了檔案管理部門的發(fā)展性思維，沒有很好地發(fā)揮部門的創(chuàng)新思路。

3.3 標(biāo)桿一成不變

從長期看，高校檔案管理部門在選擇好標(biāo)桿后，應(yīng)不斷維護(hù)標(biāo)桿管理數(shù)據(jù)庫并實施長期持續(xù)的效益改進(jìn)機制，以期獲得較理想的長期效果。而部分部門在實施標(biāo)桿管理的過程中，經(jīng)過短期的努力后取得了一定的成效，便不再變更標(biāo)桿從而導(dǎo)致停滯不前。

3.4 資金、人力投入存在一定的缺口和難度

我國部分高校的檔案工作日常經(jīng)費較低，不便于各項工作的開展，各校檔案管理經(jīng)費納入學(xué)校的財政預(yù)算并單獨立項的很少，尤其是無法為檔案標(biāo)桿管理工作的開展提供資金保障。高校檔案管理工作人員也很少，與檔案管理先進(jìn)的單位相比，人員數(shù)量僅為其10﹪左右，為標(biāo)桿管理工作的開展和各項檔案編研和信息開發(fā)工作的開展帶來了較大困難。

4 對策與建議

4.1 選定切合實際的標(biāo)桿和明確學(xué)習(xí)主題與需求

合適的標(biāo)準(zhǔn)就在于企業(yè)之間的愿景、戰(zhàn)略、價值定位是否有很強的相關(guān)性。中海油沒有選擇?？松づ频仁澜珥敿馐凸咀鳛闃?biāo)桿，而選擇了當(dāng)時在世界石油公司中排名第14位的挪威國家石油公司作為自己的標(biāo)桿，就深諳“合適的就是最好的”之道。從實現(xiàn)目標(biāo)的可能性和過程難度上來看，選擇的標(biāo)桿應(yīng)是適當(dāng)?shù)模荒苓^高，也不能過低。因為標(biāo)桿過高了不容易實現(xiàn)，影響員工實現(xiàn)目標(biāo)的積極性，標(biāo)桿過低了又缺少激勵性，無法調(diào)動員工的積極性。在選定標(biāo)桿時，要充分考慮可執(zhí)行度，基本情況要具有一定的相似性，尤其是人力資金經(jīng)費方面要有足夠的保障。實施標(biāo)桿管理的檔案館必須明確地了解自己決定向標(biāo)桿單位學(xué)習(xí)什么，這是標(biāo)桿管理流程的第一階段，是界定標(biāo)桿學(xué)習(xí)的主題。一旦知道標(biāo)桿學(xué)習(xí)的主題和需求以后，就可以確認(rèn)并爭取需要的資源(例如時間、資金、人員等)，成功地完成標(biāo)桿學(xué)習(xí)的調(diào)查工作。

4.2 模仿與創(chuàng)新并舉

杰克·韋爾奇曾經(jīng)說過“模仿是合法的，因為它倡導(dǎo)一種精神?！钡珣?yīng)認(rèn)識到模仿只能獲得短期生存條件，而創(chuàng)新才是具有長期競爭優(yōu)勢最根本的途徑。標(biāo)桿管理不是最佳實踐的簡單模仿，而是重新設(shè)計持續(xù)創(chuàng)新的體系，以便組織獲得長期持續(xù)性發(fā)展。目前檔案管理的形勢比較嚴(yán)峻，高校檔案管理部門在實施標(biāo)桿管理的過程中肯定會暴露出許多問題，在模仿標(biāo)桿單位的舉措的同時，必須切實堅持創(chuàng)新與模仿并舉，堅持辦出自己的特色。模仿只是一種手段，而創(chuàng)新才是獲得長期競爭優(yōu)勢最基礎(chǔ)、最根本的途徑。

4.3 高校要設(shè)置專項資金，加大對檔案部門的投入

隨著高校建設(shè)的大規(guī)模發(fā)展，各校教育經(jīng)費相對比較充裕，要設(shè)置專項資金，加大對檔案部門的投入，使檔案管理的各項工作日趨標(biāo)準(zhǔn)化，將卷內(nèi)檔案整理分類歸檔，為檔案管理的標(biāo)桿管理工作提供合適的發(fā)展空間和經(jīng)費。有了資金的保證和支持，才能有力地推動高校檔案工作的順利開展。

4.4 及時跟進(jìn)，監(jiān)督執(zhí)行進(jìn)度

組織實施是一項非常重要的工作，再好的管理方案，倘若不能有效地實施，也只能是空中樓閣，因此，必須建立強有力的實施體系才能保證其實現(xiàn)。高校檔案管理部門在制定標(biāo)桿時，要根據(jù)自己的實際情況每隔一定時間定期檢查標(biāo)桿的執(zhí)行情況，便于深入執(zhí)行標(biāo)桿管理。相關(guān)部門要及時監(jiān)督高校檔案管理部門的標(biāo)桿管理執(zhí)行力度。

4.5 普遍性與特殊性相結(jié)合

在執(zhí)行標(biāo)桿管理的過程中，要堅持標(biāo)桿管理的普遍性和特殊性相結(jié)合，緊密結(jié)合本單位的實際情況，因地制宜地開展工作。

5 結(jié)語

綜上所述，針對當(dāng)前高校檔案在實施標(biāo)桿管理中存在的問題，應(yīng)采取相應(yīng)的對策，切合實際地選擇標(biāo)桿，采用模仿與創(chuàng)新并舉，有資金的保證、監(jiān)督的及時和普遍性與特殊性相結(jié)合，標(biāo)桿管理才能在高校檔案管理中起到重要的作用，促進(jìn)我國高校檔案管理水平的提升。

［1］婁翠英.基于標(biāo)桿管理的高校檔案管理［J］.蘭臺世界，2009(3):46.

［2］夏建華，李秋莎.標(biāo)桿管理的常見誤區(qū)及實施建議［J］.財務(wù)與會計，2010(5):65.

［3］王珊，李紅冼，鄭香珍，等.河北省高校檔案管理瓶頸及突破［J］.蘭臺世界，2005(1):30-31.

［4］王明明.績效改進(jìn)的有效途徑:標(biāo)桿管理［J］.情報資料，2004(S1):74-75.

［5］尹華松.高校檔案工作的探索與思考［J］.西南科技大學(xué)學(xué)報:哲學(xué)社會科學(xué)版，2011(4):100-102.

［6］孔杰，程寨華.標(biāo)桿管理理論述評［J］.東北財經(jīng)大學(xué)學(xué)報，2004(2):2-6.

Problems and Countermeasures of Benchmarking Management in College and University Archives

WANG Lanyinga，WANG Shanb
(a.Editorial Department of Journal;b.Archives，Hebei University，Baoding 071002，China)

This paper considers the application of benchmarking management in college and university archives.The basic ideas of benchmarking management are first introduced and the significances of benchmarking management applied in archives management are studied.Finally，the suggestions for applying the benchmarking management in the practice of archives management are presented，including selection of practical benchmarking，imitation balanced with innovation，input increase to archives through funding，implementation and monitoring of rules，and flexibility in real practice.

archives management;benchmarking management;countermeasures

G271

A

1008-5440(2011)03-0087-03

2011-07-06

河北省哲學(xué)社會科學(xué)規(guī)劃研究項目“高等學(xué)校教學(xué)評估信息的規(guī)范化管理研究”(HB08BTQ002)

王蘭英(1978-)，女(漢族)，河北冀州人，編輯，博士，研究方向:標(biāo)桿管理。

王珊(1971-)，女(漢族)，重慶人，研究館員，碩士，研究方向:檔案管理。