許德斌

（巢湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院，安徽 巢湖 238000）

關(guān)于高職院校綜合檔案管理的思考
——以巢湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理為例

許德斌

（巢湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院，安徽 巢湖 238000）

文章以高職院校綜合檔案管理為切入點(diǎn)，結(jié)合巢湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，對(duì)如何通過檔案管理整合不斷積累的信息資源，促進(jìn)學(xué)院自身?xiàng)l件建設(shè)，闡述了加強(qiáng)檔案管理工作的重要性，并對(duì)提高檔案管理工作提出了新的設(shè)想。

高職院校；綜合檔案；管理

學(xué)校檔案是學(xué)校從事各項(xiàng)工作活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，也是學(xué)校教學(xué)、科研和管理等方面工作業(yè)績(jī)與經(jīng)驗(yàn)的長(zhǎng)期積累。2008年9月，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，教育部和國家檔案局聯(lián)合頒布了 《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號(hào)令），明確指出:“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃”。[1]高職院校是高等學(xué)校的重要組成部分。近些年，高職院?？焖俚陌l(fā)展，作為辦好高職院校重要基礎(chǔ)之一的檔案工作也面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，其建設(shè)必須與學(xué)校整體發(fā)展同步，不能跛腿。因此，如何加強(qiáng)高職院校檔案管理工作？如何通過檔案管理整合不斷積累信息資源？如何通過檔案管理工作促進(jìn)學(xué)院自身?xiàng)l件建設(shè)？均是值得思考和解決的現(xiàn)實(shí)問題。

1 高職院校檔案管理工作的重要性

1.1 高職院校檔案是學(xué)校歷史發(fā)展的憑證。

高職院校檔案,是指高職院校在教學(xué)、科研、黨政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。[2]檔案管理是學(xué)校管理工作的一個(gè)重要組成部分?！霸夹詮?qiáng)”是高職院校檔案的一個(gè)重要特點(diǎn)，它具有其它資料不可替代的功能和作用。檔案資料對(duì)高職院校來說，如同一面鏡子，它詳細(xì)真實(shí)地反映了一個(gè)學(xué)校管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色的整個(gè)歷史過程，是認(rèn)識(shí)和把握學(xué)校發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是學(xué)校重要的寶貴財(cái)富。

1.2 高職院校檔案資源是教學(xué)評(píng)估工作的基礎(chǔ)和依據(jù)。教學(xué)評(píng)估是依據(jù)一定的教學(xué)目標(biāo)與教學(xué)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，通過對(duì)學(xué)校教與學(xué)等教學(xué)情況的系統(tǒng)檢測(cè)與考核，評(píng)定其教學(xué)效果與教學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度，并做出相應(yīng)的價(jià)值判斷以期改進(jìn)的過程。而檔案資源是學(xué)校在實(shí)現(xiàn)教學(xué)評(píng)估目的過程中形成的有關(guān)教學(xué)思想、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)改革等方面活動(dòng)的真實(shí)記錄，是評(píng)估專家組借以考察學(xué)校各方面辦學(xué)情況非常重要的信息媒介，是評(píng)估工作中最有說服力的原始材料之一。[2]

1.3 高職院校檔案是學(xué)校宣傳教育的生動(dòng)素材。檔案?jìng)鬟f著思想，也傳遞著文化。高職院校在自身建設(shè)發(fā)展中，積累和貯存了非常豐富的教育、科技、文化等多方面的檔案信息。對(duì)這些原始、珍貴檔案資料進(jìn)行歸納、整理，通過舉辦檔案展覽、陳列，建設(shè)檔案網(wǎng)站等形式，不僅可以豐富師生的知識(shí)面，還可以起到宣傳教育的作用。

1.4 高職院校檔案是促進(jìn)自身不斷發(fā)展的重要資源。檔案的服務(wù)功能是高職院校檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。完整的檔案資料在教學(xué)科研、黨政管理、文化建設(shè)等方面發(fā)揮著重要的無可替代的作用。通過對(duì)學(xué)校檔案的查找和利用，可以清楚地看到學(xué)校的歷史發(fā)展情況；同時(shí)，也可以從中發(fā)現(xiàn)不足，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，更好地做好工作。完整的檔案資料還可以為廣大教職員工、學(xué)生、畢業(yè)生以及社會(huì)提供便利的服務(wù)。[3]

2 巢湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

巢湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作目前正處于不斷發(fā)展和趨向完善的階段。綜合檔案室隸屬學(xué)院辦公室領(lǐng)導(dǎo)，沒有建制，目前僅配備一名專職檔案工作人員。主要收集、保管文書檔案，存放人事檔案，以及散存部分文書、教學(xué)、財(cái)會(huì)、學(xué)籍、基建、音像等檔案。

2002年7 月，學(xué)院由三所省級(jí)重點(diǎn)中專學(xué)校升格為高職院校后，由于多種原因，檔案工作處于滯后狀態(tài)，管理模式老化，貢獻(xiàn)價(jià)值低，明顯落后于學(xué)院的整體建設(shè)，也愈來愈與日新月異發(fā)展的檔案工作格格不入，若不扭轉(zhuǎn)這一現(xiàn)象，則存在著不協(xié)調(diào)的因素，影響到學(xué)院的整體發(fā)展。

2009年6 月，綜合檔案室先后購置了裝訂工具、刻制了專用檔案圖章，利用半年時(shí)間系統(tǒng)整理了建院以來所有的文書檔案，計(jì)錄入文件級(jí)目錄1836個(gè)，整理1798份案卷（件），實(shí)現(xiàn)了文書檔案的計(jì)算機(jī)文檔一體化管理，極大提高了檔案利用效率，且在2009年度市檔案局組織的年檢中得到市局領(lǐng)導(dǎo)的肯定與好評(píng)。按照《安徽省高等學(xué)校檔案管理實(shí)施辦法》要求，黨群類等12類檔案全部都要納入綜合檔案室集中、統(tǒng)一管理，如此繁重的工作任務(wù)僅靠一人之力難以完成。

2010年8 月，綜合檔案室完成了五個(gè)分散老校區(qū)的庫房檔案集中、安全搬遷，并且予以分門別類放置。在新校區(qū)綜合樓中單獨(dú)規(guī)劃一層作為學(xué)院綜合檔案室的庫房，這體現(xiàn)了學(xué)院黨委、行政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作極大的重視與支持。

2011年4 月，安徽省高等學(xué)校檔案工作協(xié)會(huì)常務(wù)理事會(huì)在巢湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院隆重召開。省高校檔案工作協(xié)會(huì)理事長(zhǎng)、中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)檔案館館長(zhǎng)丁毅信強(qiáng)調(diào)：高校檔案工作是學(xué)校的基礎(chǔ)性工作，要提高對(duì)高校檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的使命感、責(zé)任感，堅(jiān)持“被動(dòng)的工作主動(dòng)做，冷門的工作熱心做”；要圍繞學(xué)校的中心工作，不斷提高檔案管理水平、服務(wù)意識(shí)和信息資源開發(fā)利用工作；要強(qiáng)化檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)地位，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，把學(xué)校檔案收好、管好、用好。會(huì)后,與會(huì)人員實(shí)地察看了綜合檔案室的工作情況和室?guī)飕F(xiàn)狀,對(duì)學(xué)院的檔案工作給予了充分肯定并提出寶貴意見和建議,這必將有助于積極推動(dòng)學(xué)院檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

3 提高巢湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作水平的設(shè)想

3.1 建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)，規(guī)范檔案管理工作制度，依法治檔。要順利開展檔案管理工作，就必須強(qiáng)化檔案意識(shí)，改變“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”的弊端思想，建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，憑規(guī)矩辦事。以依法治檔為根本，建立健全與學(xué)校辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案管理機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。

3.2 立足當(dāng)前，著眼未來，高定位、高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)制訂檔案長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃。建立促進(jìn)學(xué)院檔案事業(yè)自主發(fā)展、整體與局部和諧統(tǒng)一的檔案工作機(jī)制，形成重點(diǎn)突出、特色明顯、關(guān)系協(xié)調(diào)、后勁充足的檔案工作發(fā)展態(tài)勢(shì)。以檔案目標(biāo)管理“達(dá)標(biāo)升級(jí)”為抓手，“走在前列，干在實(shí)處”，力爭(zhēng)在2-3年內(nèi)創(chuàng)建“省一級(jí)”綜合檔案室。

3.2.1 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)監(jiān)管指導(dǎo)，從源頭規(guī)范檔案。一是提高檔案人員的操作技能和工作能力，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔工作，形成規(guī)范的檔案。二是加強(qiáng)宣傳，切實(shí)貫徹教育部、國家檔案局“27號(hào)令”，確保檔案歸檔科學(xué)規(guī)范、齊全完整。

3.2.2創(chuàng)新工作方式，千方百計(jì)豐富室藏，優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)。一是加強(qiáng)檔案、學(xué)院公開信息的接收工作，并對(duì)進(jìn)室檔案進(jìn)行完善，規(guī)范保管，充實(shí)室藏。二是以服務(wù)師生為重點(diǎn)，強(qiáng)化檔案管理，及時(shí)做好重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重大事件檔案的歸檔工作。三是多措并舉，以活動(dòng)帶動(dòng)征集工作。綜合檔案室要制定工作計(jì)劃和實(shí)施方案，逐步改變了室藏檔案門類單一、內(nèi)容貧乏、形式單調(diào)的狀況。

3.2.3 規(guī)范綜合檔案室內(nèi)部業(yè)務(wù)管理。一是加強(qiáng)綜合檔案室內(nèi)部管理，對(duì)崗位職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，明確工作目標(biāo)任務(wù)。二是進(jìn)一步規(guī)范綜合檔案室內(nèi)部的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，健全完善檔案資料管理、檔案資料查閱利用、檔案接收、檔案進(jìn)室質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、庫房技術(shù)管理、檔案資料收（征）集管理等各種規(guī)章制度，使綜合檔案室管理工作得到加強(qiáng)，內(nèi)部管理更加規(guī)范。三是編制全宗介紹、案卷級(jí)目錄、文件級(jí)目錄、分類目錄和專題目錄等檢索工具。

3.3 完善綜合檔案室設(shè)備、設(shè)施現(xiàn)代化建設(shè)。綜合檔案室?guī)旆繎?yīng)配置與保管條件相適應(yīng)的空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)以及防火、防盜報(bào)警等標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備，對(duì)于聲像、電子文件檔案，必須專門設(shè)計(jì)庫房。同時(shí)也應(yīng)按需配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、攝像機(jī)等設(shè)備，要求檔案專職人員專門使用和保管，以提高檔案現(xiàn)代化工作，保證檔案各項(xiàng)工作正常開展。

3.4 提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)，同時(shí)也是一門綜合性學(xué)科，涉及的知識(shí)面廣，不僅要有檔案知識(shí)、歷史知識(shí)、情報(bào)學(xué)知識(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用等技術(shù)方面的知識(shí)?？刹捎茫孩趴蛇x派專職檔案工作人員進(jìn)入大學(xué)檔案專業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)進(jìn)修；⑵各部門要配備相對(duì)穩(wěn)定的兼職檔案員，并對(duì)他們進(jìn)行集中培訓(xùn)，整體提高學(xué)院的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和管理水平。

3.5 注重收集，科學(xué)管理。學(xué)校檔案材料收集整理，一方面，要定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，要強(qiáng)化文書管理，抓好學(xué)?；顒?dòng)所形成的文件材料的收集。同時(shí)也要做好檔案的編目、檢索、編研工作，建立健全檢索體系。

檔案收集工作是整個(gè)檔案工作的重要一環(huán)，收集工作做的好壞將直接影響學(xué)校檔案工作的質(zhì)量。如果說提高檔案的收集質(zhì)量，保證了檔案的齊全性、完整性，那么提高檔案的整理質(zhì)量，則保證了檔案的規(guī)范性、系統(tǒng)性。下面以文書檔案為例，談?wù)劸唧w的收集、整理工作。

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

3.5.1 文書檔案的收集工作方法：（1）嚴(yán)格按歸檔制度規(guī)定進(jìn)行接收。（2）建立相關(guān)制度加強(qiáng)零散文件的收集。（3）明確具體人員職責(zé),保證歸檔文件齊全完整。

3.5.2 文書檔案整理工作的內(nèi)容和原則：（1）整理工作的內(nèi)容。通常分為系統(tǒng)化和基本編目?jī)蓚€(gè)部分。系統(tǒng)化指檔案的分類，案卷的排列和檔號(hào)的編制；基本編目指編制案卷目錄。（2）整理工作的原則。1）充分利用原有的整理基礎(chǔ)。2）保持文件之間的歷史聯(lián)系。3）便于保管和利用。

3.5.3 文書檔案的歸檔文件整理方法：

（1）鑒定。鑒定工作包括兩方面的內(nèi)容：一是是否留存，也就是對(duì)照歸檔范圍看是否屬于歸檔范圍之內(nèi)，從而剔出沒有保存價(jià)值的文件；二是給留存的文件確定保存期限，這兩部分內(nèi)容的確定都要依據(jù)《歸檔范圍和保管期限表》，文書檔案的保管期限有三種：永久、30年、10年。

（2）分類。歸檔文件采用年度——保管期限分類法進(jìn)行分類。

1）區(qū)分年度

A、年度以落款日期為準(zhǔn)。如2011年形成的《2010年工作總結(jié)》應(yīng)歸入2011年。

B、跨年度的文件放入辦結(jié)的年度。如2010年形成的《2011-2012年工作規(guī)劃》應(yīng)歸入2010年度。

C、幾份文件作為一件，“件”的日期應(yīng)以裝訂時(shí)排在最前面的文件日期為準(zhǔn)。具體地說來文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)等。

D、會(huì)議記錄本以該本最后一次會(huì)議記錄時(shí)間為準(zhǔn)。

E、文件沒有標(biāo)注日期時(shí)，需要分析該文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過對(duì)照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理歸類。

2）區(qū)分保管期限

將每年的歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。

（3）排列。案卷排列要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性。

1）把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號(hào)分開排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2）在同一保管期限內(nèi)，把同一機(jī)構(gòu)（或問題、文號(hào)）有內(nèi)在聯(lián)系（如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作，同一個(gè)會(huì)議）的文件排在一起，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。

3）最后在同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)、問題或文號(hào)內(nèi)按成文時(shí)間的生后順序排列。

（4）裝訂。用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。

1）歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來復(fù)在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。

2）裝訂的部位與對(duì)齊方式及注意事項(xiàng)：文件裝訂時(shí)應(yīng)以左、下側(cè)對(duì)齊，以便裝訂和利用；裝訂時(shí)，應(yīng)將保管期限為永久的歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂。或較厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。

（5）編號(hào)。歸檔文件編號(hào)是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)工作的成果。通過編號(hào)，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。件號(hào)即文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護(hù)文件正本的原貌。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)目。

1）全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。檔案室如沒有全宗號(hào)可暫時(shí)不填。

2）年度：文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2011。

3）保管期限：歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。

4）件號(hào)：歸檔文件的排列順序號(hào)。以年度為界，每年必須從1編起，不能跨年度連續(xù)編號(hào)，各期限分別編流失號(hào)（即每年分期限共編三條流水號(hào)）。件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件，分別在歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)；按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注，每種保管期限各編一個(gè)流水順序號(hào)，如 2011年永久件號(hào)：1、2、3……62

30 年件號(hào)：1、2、3……63

10 年件號(hào)：1、2、3……73

館編件號(hào)待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據(jù)需要填寫。

（6）編目。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。通過檢查復(fù)文來實(shí)現(xiàn)對(duì)相應(yīng)來文的查找。

歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。

（7）裝盒。裝盒是將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內(nèi)。

裝盒要求：歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)找到文件實(shí)體。

（8）編制檢索工具。

1）歸檔說明（全宗說明）內(nèi)容包括本單位主要工作職能、本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)設(shè)置情況、本年度主要工作概況、本年度文書檔案歸檔情況。

2）打印歸檔文件目錄（采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，永久目錄打印一式三份，30年、10年期限的目錄打印一式一份）。編制封面，并根據(jù)需要分保管期限與歸檔說明（全宗說明）裝訂成冊(cè)：歸檔說明（全宗說明）、永久目錄裝訂一式兩本；歸檔說明（全宗說明）、永久、30年、10年目錄合訂一本。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等項(xiàng)目。

3）全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

年度：填寫本目錄所登錄文件的形成年度。如：2011 年、2010－2011 年

保管期限：根據(jù)目錄中所登文件的保管期限填寫。如：永久、30年、10年。

（六）加強(qiáng)涉密檔案的嚴(yán)格管理。保守國家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。保密工作是檔案保管利用工作的重要環(huán)節(jié)，檔案管理人員要嚴(yán)格貫徹落實(shí)《保密法》，要十分重視檔案保密，不僅要保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。

（七）加快檔案信息化步伐，做好電子檔案管理工作。高校檔案信息化建設(shè)是以檔案資源建設(shè)為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化及現(xiàn)行電子文件管理為重點(diǎn)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數(shù)字化的一項(xiàng)重要的檔案建設(shè)。隨著辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，高校電子信息檔案也經(jīng)歷了一個(gè)從無到有、從不規(guī)范到規(guī)范化管理的過程。[4]把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，這是檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。

（八）做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作。檔案是一種信息產(chǎn)品，又是信息資源庫，合理利用這種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。要改變檔案管理“重保管、輕利用”的傳統(tǒng)觀念，逐步實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化整理、強(qiáng)化檢索、優(yōu)化服務(wù)的工作目標(biāo)，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為開發(fā)利用為主，不斷增強(qiáng)學(xué)校綜合檔案的服務(wù)功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。

學(xué)院綜合檔案室應(yīng)做好《高等學(xué)校檔案管理辦法》的貫徹與實(shí)施工作，與時(shí)俱進(jìn)、改革創(chuàng)新，扎實(shí)推進(jìn)檔案工作科學(xué)發(fā)展，全面提升檔案服務(wù)學(xué)校和社會(huì)的水平，開創(chuàng)巢湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理、服務(wù)與建設(shè)的新局面。

[1]周濟(jì),楊冬權(quán).(中華人民共和國第27號(hào)令)高等學(xué)校檔案管理辦法[N].2008-09-01.

[2]陳凱俠.從高職院校評(píng)估談高職院校檔案工作建設(shè)[J].職業(yè)圈2007,(20):104-105.

[3]加強(qiáng)高職院校檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)思考[EB/OL].中華論文中心網(wǎng)檔案管理,2011-05-15.http://www.zhonghualunwen.com/article/sort05/sort091/info-30745.html.

[4]對(duì)新時(shí)期提高高校檔案管理工作水平的思考[EB/OL].徐州師范大學(xué)檔案館網(wǎng)檔案文摘,2011-05-15.http://archives.xznu.edu.cn/s/138/t/1093/f0/e0/info61664.htm.

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A

1672－2868（2011）05－0157－05

2011-05-30

許德斌(1977-),男,安徽廬江人。巢湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室秘書,館員,安徽省檔案學(xué)會(huì)會(huì)員,研究方向:高校檔案管理。

責(zé)任編輯：陳 侃