江西財(cái)經(jīng)大學(xué) 俞婷婷

企業(yè)集中式財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)構(gòu)建探討

江西財(cái)經(jīng)大學(xué) 俞婷婷

企業(yè)信息化建設(shè)經(jīng)過(guò)了會(huì)計(jì)電算化和會(huì)計(jì)信息化兩個(gè)階段后，面臨更加開放的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，企業(yè)加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)管、防范風(fēng)險(xiǎn)的任務(wù)變得愈加重要，企業(yè)建設(shè)以財(cái)務(wù)為核心的財(cái)務(wù)集中管控系統(tǒng)已是大勢(shì)所趨。目前，企業(yè)信息化建設(shè)中存在的普遍現(xiàn)象是：企業(yè)都有一套財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，此外還有進(jìn)銷存系統(tǒng)、采購(gòu)管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等，但這些系統(tǒng)互相不連接，各自成為信息孤島，事前預(yù)算、事中控制、事后分析的管理信息循環(huán)基本沒有實(shí)現(xiàn)，企業(yè)未建立有效的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。因此，研究構(gòu)建企業(yè)集中式財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，客觀地看待企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化，追溯更本源的問(wèn)題，既具有重構(gòu)企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化要素的學(xué)術(shù)價(jià)值，又具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)與管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)的關(guān)系

（一）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng) 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)最早的會(huì)計(jì)電算化在業(yè)務(wù)上經(jīng)歷了單賬套一多賬套一多組織一本賬，但無(wú)論如何變化，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的本質(zhì)沒有變，即錄入會(huì)計(jì)憑證，對(duì)會(huì)計(jì)憑證以賬簿和報(bào)表的形式進(jìn)行查詢。由于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)是對(duì)已經(jīng)完成的交易進(jìn)行記錄，記錄要遵循國(guó)家的企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和稅收法規(guī)的要求，因此，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)產(chǎn)生的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的管理相關(guān)性仍較弱。通過(guò)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)只是減少了財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，使財(cái)務(wù)信息的提供更為準(zhǔn)確、及時(shí)，財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量本身仍受到財(cái)務(wù)人員的水平和主觀性的影響。

（二）管理會(huì)計(jì)系統(tǒng) 在管理會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的關(guān)系問(wèn)題上，傳統(tǒng)理論認(rèn)為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)是管理會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)，管理會(huì)計(jì)的職能是從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的數(shù)據(jù)中加工出管理需要的信息。簡(jiǎn)而言之，管理會(huì)計(jì)主要是對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的應(yīng)用。實(shí)質(zhì)上，對(duì)管理會(huì)計(jì)的職能定位嚴(yán)重削弱了管理會(huì)計(jì)的作用，因?yàn)榘l(fā)展到需要登記會(huì)計(jì)憑證的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，該發(fā)生的已經(jīng)發(fā)生，盡管企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者需要回顧過(guò)去，但更為重要的是事前規(guī)劃，以及需要預(yù)測(cè)、分析、規(guī)劃未來(lái)的發(fā)展。而事前的規(guī)劃，最重要的是對(duì)未來(lái)有強(qiáng)烈的經(jīng)濟(jì)效益觀念，將建立在經(jīng)濟(jì)效益評(píng)估基礎(chǔ)上的未來(lái)規(guī)劃作為管理會(huì)計(jì)的基本職能，這樣管理會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的關(guān)系就應(yīng)該是管理會(huì)計(jì)在前，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)在后，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)是對(duì)管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)的反映和控制。

綜上所述，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者更需要的是一套管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)，這套管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)能將經(jīng)濟(jì)效益原則貫徹到每一個(gè)人身上，落實(shí)到每一步行為之上。管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)如何構(gòu)成、要素之間的關(guān)系、不同模式企業(yè)管理會(huì)計(jì)的特點(diǎn)分析是構(gòu)建企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的重點(diǎn)和關(guān)鍵。

二、企業(yè)集中式財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的實(shí)踐基礎(chǔ)

（一）企業(yè)集中式財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)架構(gòu) 基于實(shí)踐，企業(yè)最核心、最基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)管理是：預(yù)算、合同和報(bào)銷。預(yù)算管理的思想滲透在財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的每一環(huán)節(jié)中，在業(yè)務(wù)開始前，不進(jìn)行適當(dāng)?shù)念A(yù)算，無(wú)法使用企業(yè)的財(cái)務(wù)資源。企業(yè)對(duì)于合同的管理十分關(guān)鍵，合同簽訂是企業(yè)形成法律上的債權(quán)債務(wù)的開始，在簽訂合同前，要對(duì)合同進(jìn)行多方面的評(píng)審，合同簽訂后，要控制合同的執(zhí)行情況。沒有合同也無(wú)法使用企業(yè)的財(cái)務(wù)資源。財(cái)務(wù)報(bào)銷實(shí)際上就是使用企業(yè)財(cái)務(wù)資源的過(guò)程，在財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)，通過(guò)是否有預(yù)算以及預(yù)算的使用情況和是否有合同以及合同的執(zhí)行情況來(lái)決定財(cái)務(wù)報(bào)銷的合適性，決定能否使用財(cái)務(wù)資源。

（二）企業(yè)集中式財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)的流程框架 企業(yè)集中式財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)較好地實(shí)踐了管理會(huì)計(jì)的責(zé)任中心理論，責(zé)任會(huì)計(jì)的實(shí)質(zhì)是如何確定合適的管理單元問(wèn)題，它很好地體現(xiàn)在財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)對(duì)利潤(rùn)中心和成本費(fèi)用中心的管理，且能很好地實(shí)踐企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范，對(duì)企業(yè)的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行必要的內(nèi)部控制。系統(tǒng)承擔(dān)了企業(yè)管理制度執(zhí)行、內(nèi)部控制、信息輸出的功能后，持續(xù)改進(jìn)的重點(diǎn)不僅僅局限于制度是否得到執(zhí)行，控制是否有效這些基本問(wèn)題，而是要重點(diǎn)關(guān)注每一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵問(wèn)題，如如何采購(gòu)到性價(jià)比最好的物資，如何在提高質(zhì)量的情況下降低成本等。

（三）企業(yè)集中式財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管控 企業(yè)建設(shè)集中式財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，全面地考慮經(jīng)濟(jì)環(huán)境的特點(diǎn)，控制嚴(yán)密，從頭到尾‘一套預(yù)算’，實(shí)現(xiàn)一管到底，財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)可以自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，還可以根據(jù)不同的要求進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，信息挖掘很直觀。企業(yè)集中式財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)通過(guò)技術(shù)手段將各個(gè)業(yè)務(wù)流程規(guī)范后，減少了各級(jí)管理、經(jīng)營(yíng)的隨意性，而且統(tǒng)一核算減少了多級(jí)核算制度標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、核算政策掌握的隨意性，有效加強(qiáng)了企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控。

（四）企業(yè)集中式財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的管理水平 集中式財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)使用層次分明，能較好地體現(xiàn)企業(yè)管理的提高是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。在企業(yè)管理起點(diǎn)低，初始使用財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的情況下，以財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)各功能模塊能正常運(yùn)轉(zhuǎn)為根本目標(biāo)，使用簡(jiǎn)單；企業(yè)管理水平提高，對(duì)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)熟悉后，再使用控制更為嚴(yán)格的管理策略。同時(shí)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)業(yè)務(wù)管理具有極大的靈活性，全面地考慮企業(yè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的特點(diǎn)，控制嚴(yán)密，從而提升企業(yè)管理水平和創(chuàng)新能力。

三、企業(yè)集中式財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)功能模塊構(gòu)建

（一）銷售合同管理功能模塊 銷售合同分成三類：項(xiàng)目銷售合同、期貨銷售合同和現(xiàn)貨銷售合同。項(xiàng)目銷售合同適用于工程、設(shè)計(jì)類合同的管理，該合同不能用于領(lǐng)取物資。如需領(lǐng)取物資，需立項(xiàng)后通過(guò)項(xiàng)目來(lái)領(lǐng)取物資。期貨銷售合同適用于不經(jīng)過(guò)進(jìn)銷存，采購(gòu)后直接銷售的業(yè)務(wù)，該合同直接領(lǐng)取采購(gòu)合同的物資。現(xiàn)貨銷售合同適用于到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用物資?，F(xiàn)貨銷售合同有三張物資表，一張用于銷售部門簽訂合同確定銷售清單，一張用于生產(chǎn)技術(shù)部門將粗化的銷售清單轉(zhuǎn)化為內(nèi)部可執(zhí)行的生產(chǎn)或采購(gòu)清單，一張用于實(shí)際領(lǐng)取銷售物資。銷售合同管理控制要素包括：物資管理、收款管理和開票管理。收款管理包括計(jì)劃收款管理和實(shí)際收款管理。對(duì)銷售合同要先安排收款計(jì)劃，然后才能進(jìn)行實(shí)際收款的錄入。通過(guò)合同收款明細(xì)表，可查詢到合同收款計(jì)劃執(zhí)行情況；開票管理是指開具發(fā)票時(shí)要對(duì)應(yīng)到具體的合同。

（二）成本費(fèi)用合同管理功能模塊 物資采購(gòu)合同管理主要的控制點(diǎn)是：必須輸入物資，否則不能報(bào)銷；付款和到票金額不能大于已錄入物資的合計(jì)金額；核對(duì)發(fā)票和物資；跟蹤采購(gòu)物資在內(nèi)部流動(dòng)的情況；查看合同的到票和付款情況。非物資采購(gòu)合同管理主要的控制點(diǎn)是：付款和到票金額不能大于合同金額；查看合同的到票和付款情況。

（三）項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理功能模塊 基本流程是：編制預(yù)算進(jìn)行立項(xiàng)審批、項(xiàng)目立項(xiàng)、凍結(jié)、項(xiàng)目關(guān)閉。對(duì)項(xiàng)目名稱設(shè)定四個(gè)層次的開放：公司、部門、項(xiàng)目組和項(xiàng)目經(jīng)理。對(duì)項(xiàng)目的預(yù)算開支設(shè)定五種開支策略：項(xiàng)目名稱控制、預(yù)算總額控制、科目控制、科目及預(yù)算總額控制和科目金額控制。企業(yè)可以根據(jù)自身對(duì)預(yù)算的認(rèn)知水平和實(shí)際管理要求來(lái)靈活設(shè)定預(yù)算管控方式。對(duì)預(yù)算設(shè)定責(zé)任主體類型和責(zé)任主體，可根據(jù)項(xiàng)目名稱開放范圍設(shè)定不同責(zé)任主體的預(yù)算開支范圍和預(yù)算開支金額。針對(duì)項(xiàng)目設(shè)定預(yù)算實(shí)際開支的審批流程，可預(yù)先錄入項(xiàng)目需要的物資，對(duì)項(xiàng)目物資開支進(jìn)行嚴(yán)格的預(yù)算開支、預(yù)算不夠可追加預(yù)算。同時(shí)，設(shè)置多種項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表報(bào)，包括：項(xiàng)目財(cái)務(wù)情況一覽表、收款計(jì)劃表、實(shí)際收款表、開票信息表、預(yù)算物資表、個(gè)人費(fèi)用表、責(zé)任費(fèi)用表等。

（四）報(bào)銷管理功能模塊 通用報(bào)銷單適用于差旅費(fèi)報(bào)銷以外的所有報(bào)銷事務(wù)的處理，一張單據(jù)可報(bào)銷不同合同、不同性質(zhì)的費(fèi)用，要報(bào)銷必須有合同和預(yù)算，無(wú)預(yù)算，不開支，無(wú)合同，不開支。報(bào)銷時(shí)能查看合同執(zhí)行情況，包括合同金額、累計(jì)付款和累計(jì)到票，采購(gòu)物資明細(xì)及物資在內(nèi)部流轉(zhuǎn)情況。差旅費(fèi)報(bào)銷單全面處理出差過(guò)程中所發(fā)生的各種費(fèi)用。

（五）生產(chǎn)制造管理功能模塊 實(shí)施產(chǎn)品BOM表管理，一張生產(chǎn)任務(wù)單可下達(dá)多種產(chǎn)品的生產(chǎn)任務(wù)，生產(chǎn)任務(wù)運(yùn)用BOM表有三種方式：嚴(yán)格運(yùn)用、可修改運(yùn)用和不啟用?？砂凑諏?shí)際成本法進(jìn)行產(chǎn)品的成本核算。

（六）采購(gòu)計(jì)劃、物流、進(jìn)銷存、庫(kù)存領(lǐng)料管理功能模塊 采購(gòu)計(jì)劃有三種編制基礎(chǔ)，即項(xiàng)目、生產(chǎn)和庫(kù)存；采購(gòu)計(jì)劃可作為內(nèi)部采購(gòu)訂單使用。項(xiàng)目可直進(jìn)直出領(lǐng)料；銷售可直進(jìn)直出領(lǐng)料。入庫(kù)單能自動(dòng)反映發(fā)票號(hào)碼、采購(gòu)價(jià)格和供應(yīng)商信息。領(lǐng)料主體有項(xiàng)目、銷售合同和生產(chǎn)任務(wù)；領(lǐng)料方式有定額和非定額。

（七）報(bào)表管理功能模塊 設(shè)置多種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括：科目匯總表、合同財(cái)務(wù)情況一覽表、銷售合同收款情況表、進(jìn)銷存表、發(fā)貨出庫(kù)明細(xì)表、各種差異跟蹤表等。

四、企業(yè)集中式財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)實(shí)施策略

（一）確定內(nèi)部財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目組的成員都要精通財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的各個(gè)功能模塊，在前期的上線過(guò)程中，承擔(dān)著操作系統(tǒng)，保證系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的責(zé)任。因此，在財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)實(shí)施整個(gè)過(guò)程中，前期大部分工作是由項(xiàng)目組完成，要求項(xiàng)目組成員本身業(yè)務(wù)素質(zhì)高，能吃苦耐勞，具有主動(dòng)學(xué)習(xí)的精神。

（二）系統(tǒng)上線前企業(yè)全方位的管理咨詢 主要包括：?jiǎn)挝唤榻B；業(yè)務(wù)模式描述；企業(yè)的IT系統(tǒng)使用現(xiàn)狀；企業(yè)現(xiàn)階段面臨的管理提升問(wèn)題及已經(jīng)采取的管理措施；戰(zhàn)略目標(biāo)、經(jīng)營(yíng)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營(yíng)地域；與系統(tǒng)有關(guān)的各種經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的現(xiàn)狀及未來(lái)3年的變化趨勢(shì)；企業(yè)主要需求點(diǎn)與系統(tǒng)的符合程度；在上線前要進(jìn)行的二次開發(fā)；企業(yè)使用一段時(shí)間后潛在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)方案；各模塊的初始化方案；財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與會(huì)計(jì)核算的關(guān)系；系統(tǒng)安全方案；上線工作計(jì)劃等。

（三）財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的試運(yùn)行 企業(yè)在財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)實(shí)施整個(gè)過(guò)程中，要加強(qiáng)實(shí)施中的風(fēng)險(xiǎn)管理，需建立系統(tǒng)和周詳?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，確保系統(tǒng)建設(shè)逐期按時(shí)保質(zhì)地完成。要減少系統(tǒng)失控的風(fēng)險(xiǎn)，識(shí)別、分配和處理系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)，以確定采取的措施。一般只要預(yù)先考慮到風(fēng)險(xiǎn)并采取了相應(yīng)的處理方法和步驟，大部分的風(fēng)險(xiǎn)是可以避免或者控制的。

集中式財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)考慮了我國(guó)商業(yè)環(huán)境的特點(diǎn)，適應(yīng)工業(yè)、商業(yè)等多種業(yè)務(wù)管理的需要，企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)選擇合適的管理模式，增強(qiáng)業(yè)務(wù)調(diào)度管理意識(shí)，預(yù)算管理滲透到業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，企業(yè)通過(guò)信息化實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)集中管控，通過(guò)技術(shù)上的創(chuàng)新推動(dòng)了管理上的提升，從而更好地參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)性發(fā)展。

［1］湯谷良：《高級(jí)財(cái)務(wù)管理》，中信出版社2006年版。

（編輯 代娟）