朱國華

（鞍鋼集團(tuán)礦業(yè)公司，遼寧 鞍山 114000）

加強(qiáng)物資采購管理 降低企業(yè)采購成本

朱國華

（鞍鋼集團(tuán)礦業(yè)公司，遼寧 鞍山 114000）

加強(qiáng)物資采購管理，是企業(yè)降低成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是保證商品質(zhì)量的重要手段。企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，全面梳理采購業(yè)務(wù)流程，從管理制度、人員管理、績效考核、加強(qiáng)審計(jì)等方面加強(qiáng)管理，全面提升企業(yè)管理水平，提升企業(yè)競爭能力。

加強(qiáng)；物資采購管理；降低；采購成本

企業(yè)生產(chǎn)需要源源不斷地投入大量的品種繁多的物資。采購物資的優(yōu)劣，直接影響到產(chǎn)品的質(zhì)量和企業(yè)效益的狀況，甚至影響到企業(yè)的生存發(fā)展。加強(qiáng)采購與供應(yīng)管理，降低采購成本是企業(yè)價(jià)值鏈中的重要環(huán)節(jié)，是當(dāng)前我國廣大企業(yè)普遍關(guān)注和有待解決的熱點(diǎn)，是保證商品質(zhì)量的重要手段，是提高企業(yè)敏捷性的重要前提。因此，構(gòu)建科學(xué)的物資采購新模式勢在必行。

一、建立健全完善的企業(yè)物資采購管理規(guī)章制度

國有企業(yè)的物資管理，就是對企業(yè)生產(chǎn)過程中所需各種物資的采購、儲備、使用等進(jìn)行計(jì)劃、組織和控制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，全面梳理采購業(yè)務(wù)流程，制定切實(shí)可行的管理制度，包括采購申請制度、供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度、合同管理制度、采購定價(jià)制度、嚴(yán)格的采購驗(yàn)收制度、退貨管理制度，提供一套高效的監(jiān)控體系和時(shí)效性強(qiáng)的管理方法，加強(qiáng)激勵(lì)管理，最大限度地避免“灰色”現(xiàn)象。

（一）加強(qiáng)物資的計(jì)劃管理，建立采購申請制度，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)和權(quán)限及相應(yīng)的請購和審批程序。根據(jù)各部門上報(bào)的年度所需物資計(jì)劃及倉存情況，每年第四季度統(tǒng)籌做好第二年的物資供應(yīng)計(jì)劃，力爭按時(shí)準(zhǔn)確上報(bào)公司年度材料計(jì)劃，并嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)。對于超預(yù)算和預(yù)算外的采購項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。

（二）企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和綜合評價(jià)，根據(jù)評價(jià)結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整。

（三）加強(qiáng)物資訂購合同的管理。合同主要內(nèi)容包括：合同管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)，合同前期調(diào)查和談判、合同簽訂和審查、法人授權(quán)委托辦法、合同專用章管理、合同履行與糾紛處理、合同檔案管理、合同管理人員培訓(xùn)、合同管理獎(jiǎng)懲考核等。物資合同的簽訂是一種經(jīng)濟(jì)責(zé)任，必須由物資供應(yīng)部統(tǒng)一對外簽訂，其他單位(部門)不得對外簽訂合同，否則財(cái)務(wù)部會拒絕付款。在簽訂合同前應(yīng)主動(dòng)征求有關(guān)部門和生產(chǎn)單位的意見，盡量做到采購回來的物資符合質(zhì)量要求，使用部門滿意；同時(shí)要對購貨合同進(jìn)行登記，便于辦理提貨及時(shí)付款手續(xù)。每年第一季度要根據(jù)年度的計(jì)劃，尋找供應(yīng)商，簽訂全年的大宗工程，維護(hù)物資的供貨合同，以保證大宗物資供應(yīng)的穩(wěn)定可靠性。

在借鑒原有合同的基礎(chǔ)上，根據(jù)各子公司的具體情況，按照國家法律規(guī)定，規(guī)范地方合同文本；統(tǒng)一合同條款；統(tǒng)一價(jià)格、統(tǒng)一指標(biāo)要求；統(tǒng)一考核條款；規(guī)范票據(jù)傳遞和結(jié)算管理辦法，合同傳遞管理辦法。

（四）采購定價(jià)制度。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、談判采購、詢比價(jià)采購等多種方式合理確定采購價(jià)格。

確定按照合理的詢價(jià)程序，重點(diǎn)了解供應(yīng)商的相關(guān)情況，定期了解供應(yīng)商的基本資料，如產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、供貨條件、信譽(yù)、售后服務(wù)以及供應(yīng)商的設(shè)備狀況、技術(shù)水平和財(cái)務(wù)狀況等，為企業(yè)采購決策提供可靠信息。對于大宗和重要物品的采購，應(yīng)建立由采購、技術(shù)等部門參與的比質(zhì)比價(jià)體系，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、供貨條件、信譽(yù)和售后服務(wù)等；對于零星物品的采購，由于采購量低、價(jià)格也不高，可以授權(quán)直接采購，但也應(yīng)形成由獨(dú)立人員抽樣暗訪制度。

應(yīng)注意的是，低成本并不是采購活動(dòng)中唯一的考慮要素。企業(yè)應(yīng)尋求“最佳成本”，該最佳成本應(yīng)盡可能的低，但與所采購的產(chǎn)品或服務(wù)在生產(chǎn)過程中損壞或者無法滿足客戶需求，那么即便價(jià)格再低廉也毫無意義。而另一方面，過度地強(qiáng)調(diào)質(zhì)量也會增加不必要的成本并抬高價(jià)格。

（五）建立嚴(yán)格的采購驗(yàn)收制度，確定檢驗(yàn)方式，由專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員對購買物資（勞務(wù)）進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告，查明原因并及時(shí)處理。

物資進(jìn)倉實(shí)行質(zhì)檢員、倉管員、采購員聯(lián)合作業(yè)，對物資質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格檢查，做到貨板相符，把好物資進(jìn)倉質(zhì)量關(guān)。

（六）企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，并在與供應(yīng)商的合同中明確退貨事宜，及時(shí)收回退貨貨款，涉及符合索賠條件的退貨，應(yīng)在索賠期內(nèi)及時(shí)辦理索賠。

二、加強(qiáng)對采購人員管理

實(shí)施各項(xiàng)管理制度，以人為本，精細(xì)管理，利于發(fā)展。人是生產(chǎn)活動(dòng)的主體，隨著市場經(jīng)濟(jì)的變化，以及采購活動(dòng)在企業(yè)中的作用越來越大，采購人員的素質(zhì)要求也越來越高，采購人員應(yīng)是具備高素質(zhì)的復(fù)合型人才，從業(yè)人員務(wù)必要與時(shí)俱進(jìn)，僅僅具有專業(yè)知識是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，人員的品德覺悟、專業(yè)層次、職責(zé)意識、敬業(yè)奉獻(xiàn)等方面也很重要，還應(yīng)具備分析能力、人際管理處理能力和領(lǐng)導(dǎo)力，通過定期或不定期開展業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)如專業(yè)采購技能、溝通能力和各項(xiàng)專業(yè)技能培訓(xùn)，在不斷充實(shí)采購人員業(yè)務(wù)理論知識和實(shí)際技能的同時(shí)，提高采購人員廉潔自律意識和職業(yè)道德素養(yǎng)，構(gòu)筑牢固的職業(yè)道德防線，使其全面適應(yīng)今天乃至以后的形勢發(fā)展需要。

有限授權(quán)，防止業(yè)務(wù)人員權(quán)力過大，就是要使采購決策的權(quán)力公開化、流程化、分散化，建立有限授權(quán)制度和決策信息共享制度，防止采購人員越權(quán)行事，這也是對采購管理人員的有效保護(hù)措施。如施行采購合同會簽制度，規(guī)定采購人員可以在什么情況下調(diào)整價(jià)格、有權(quán)調(diào)價(jià)的范圍，需要報(bào)請什么機(jī)構(gòu)審批等等，通過這些限制措施可以有效防范采購人員濫用職權(quán)做出有損于企業(yè)利益的事情。

不得由同一部門或個(gè)人辦理業(yè)務(wù)的全過程，定期輪崗，為從源頭防止腐敗提供保障。當(dāng)然，不相容職務(wù)分離需要各員工恪守其責(zé)，如果擔(dān)任不相容職務(wù)的職工之間相互串通勾結(jié)，則不相容職務(wù)分離就失去作用了。但如果企業(yè)沒有適當(dāng)?shù)穆殑?wù)分離，則發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊的可能性更大。

三、對物資采購進(jìn)行績效考核

采購物資材料成本的高低是直接影響企業(yè)效益的重要因素，也是企業(yè)經(jīng)營中最容易發(fā)生違紀(jì)違法行為的環(huán)節(jié)。加強(qiáng)物資采購中的效能監(jiān)察，推動(dòng)物資采購工作朝著規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理方向發(fā)展，才能有效地降低生產(chǎn)成本、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)競爭能力，才能預(yù)防物資采購中違紀(jì)違法行為的發(fā)生，確保企業(yè)良好的生產(chǎn)經(jīng)營秩序。

加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)基礎(chǔ)管理工作，建立完善的崗位績效，要求相關(guān)部門根據(jù)設(shè)定的績效目標(biāo)，綜合全面性、客觀性、效益性、發(fā)展性原則，運(yùn)用科學(xué)、合理的評價(jià)方法、指標(biāo)體系和標(biāo)準(zhǔn)要求，從對企業(yè)整體發(fā)展的影響出發(fā)，對所采購物資的使用情況、為加強(qiáng)管理所制定的相關(guān)制度、采取的措施、績效目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度，包括是否達(dá)到預(yù)定產(chǎn)出和效果等以及需要評價(jià)的其他內(nèi)容等，組織相應(yīng)的組織體系，聘請有關(guān)專家，采取定量分析和定性分析相結(jié)合的方法，對支出和效果進(jìn)行客觀、公正的評價(jià)，并根據(jù)績效評價(jià)結(jié)果反饋存在的問題并分析原因，及時(shí)整理、歸納、分析績效評價(jià)結(jié)果，作為改進(jìn)工作的依據(jù)，通過績效計(jì)劃、績效實(shí)施、績效檢查和績效改進(jìn)，再次制定績效計(jì)劃的循環(huán)過程，提高戰(zhàn)略績效考核的執(zhí)行力。

通過科學(xué)的評價(jià)，可以為任免管理人員提供重要依據(jù)，可以有效地加強(qiáng)對員工的監(jiān)管和約束，還可以為有關(guān)部門等利益相關(guān)方提供有效的信息支持，以盡量避免采購過程中風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

四、加強(qiáng)審計(jì)在企業(yè)物資采購中的運(yùn)用

物資采購供應(yīng)過程中出現(xiàn)的各種偏差和問題，是由物資采購管理制度控制不嚴(yán)，監(jiān)督執(zhí)行不到位，物資采購業(yè)務(wù)不規(guī)范造成的。加強(qiáng)物資采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，將有效預(yù)防物資采購供應(yīng)過程中出現(xiàn)的各種問題和偏差，提高物資管理水平，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

從嚴(yán)治理，應(yīng)從采購全過程加大監(jiān)督力度。采購全過程的監(jiān)督是指對計(jì)劃、審批、詢價(jià)、市場調(diào)查、招（議）標(biāo)、簽訂合同、驗(yàn)收、核算、付款和領(lǐng)用等所有環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督。審計(jì)重點(diǎn)是對計(jì)劃制定、簽訂合同、質(zhì)量驗(yàn)收和結(jié)賬付款四個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)的審計(jì)監(jiān)督，以防止舞弊行為。

1．對計(jì)劃的監(jiān)督主要是保證計(jì)劃的合理性、可信度和準(zhǔn)確性，包括對物料需求和物資采購計(jì)劃的編制依據(jù)是否科學(xué)的審計(jì)；調(diào)查預(yù)測是否存在偏離實(shí)際的情況；計(jì)劃目標(biāo)與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是否一致；采購數(shù)量、采購目標(biāo)、采購時(shí)間、運(yùn)輸計(jì)劃、使用計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃是否有保證措施。合理安排采購計(jì)劃，掌握市場變化趨勢，避免庫存短缺和積壓，以防止導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)。

2．依法訂立采購合同是避免合同風(fēng)險(xiǎn)，防患于未然的前提條件，也是強(qiáng)化合同管理的基礎(chǔ)。首先，對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、履行合同次數(shù)、準(zhǔn)時(shí)交貨率、來料批次合格率、價(jià)格水平、合作態(tài)度、售后服務(wù)要在全面了解的基礎(chǔ)上，作出正確決策，使合同建立在可行的基礎(chǔ)上。其次，管理審計(jì)要對合同中規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨時(shí)間、賬號、地址、運(yùn)輸、結(jié)算方式等各內(nèi)容項(xiàng)，按照合法性、可行性、合理性和規(guī)范性等四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，逐一進(jìn)行審核。再次，對物資采購合同臺賬、合同匯總及信息反饋的審計(jì)，對于已簽訂的合同，檢查是否整理成冊，并建立合同臺賬，合同履行完畢是否及時(shí)建立合同檔案；是否運(yùn)用先進(jìn)管理手段，向相關(guān)部門提供及時(shí)準(zhǔn)確、真實(shí)的反饋信息，提高合同管理水平。最后，對物資采購合同執(zhí)行中的審計(jì)。審查合同的內(nèi)容和交貨期執(zhí)行情況，是否做好物資到貨驗(yàn)收工作和原始記錄，是否嚴(yán)格按合同規(guī)定付款，如有與合同不符的情況，是否及時(shí)與供方協(xié)商處理，對不符合合同部分的貨款是否拒付，審查是否建立牢固的外部契約關(guān)系，保證供貨渠道穩(wěn)定，降低風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)避成本。

3．質(zhì)量驗(yàn)收的審計(jì)應(yīng)包含以下內(nèi)容：審查是否設(shè)置獨(dú)立的質(zhì)量驗(yàn)收部門組織驗(yàn)收，有無采取適當(dāng)措施防止采購人員、質(zhì)檢人員與保管人員串通舞弊；審查物資驗(yàn)收是否根據(jù)貨運(yùn)單、發(fā)票和經(jīng)過批準(zhǔn)的采購合同副本、采購價(jià)格申報(bào)表、采購計(jì)劃進(jìn)行；審查對逾期未交貨者，有無按合同規(guī)定給予罰款或沒收違約金等。

全方位的審計(jì)是指內(nèi)控審計(jì)、財(cái)務(wù)審計(jì)、制度考核三管齊下，把審計(jì)監(jiān)督貫穿于采購活動(dòng)的全過程，是確保采購規(guī)范和控制質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的第二道防線。規(guī)范的采購機(jī)制，不僅可以降低企業(yè)的物資采購價(jià)格，提高物資采購質(zhì)量，還可以保護(hù)采購人員，避免外部矛盾。

企業(yè)物資采購不僅僅是降低成本的途徑，而且是一個(gè)重要的“增值”過程；不再僅僅是采購人員的日常工作，還是需要企業(yè)各個(gè)相關(guān)部門積極參與的一個(gè)綜合性管理過程。企業(yè)在采購過程中難免會遇到各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，基于原材料價(jià)格上漲和短缺以及采購額占銷售額的比例逐步提高的事實(shí)，希望企業(yè)能夠根據(jù)自己的實(shí)際情況，吸取先進(jìn)企業(yè)采購管理理念和經(jīng)驗(yàn),盡快改善與創(chuàng)新，采取適當(dāng)?shù)姆椒ㄇ袑?shí)有效地對物資采購進(jìn)行管理，從而不斷提高企業(yè)的核心競爭力。

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1673-0046（2011）05-0074-02