平頂山學院 趙艷

隨著全球經(jīng)濟一體化加快，各國之間的貿(mào)易活動日益頻繁，同時，科學技術(shù)的快速發(fā)展也在一定程度上促進了國家之間的貿(mào)易往來，貿(mào)易雙方之間如何進行有效的溝通和交流顯得十分重要。就國際貿(mào)易而言，買賣雙方處于不同的國家，相距遙遠，幾乎沒有機會進行面對面的洽談，因此，國際貿(mào)易活動主要是通過信函、郵件等方式進行的，這些洽談方式形成了一種特殊的商務英語文體——商務英語函電。顧名思義，商務英語函電是利用商業(yè)事務方面的英語傳遞相關(guān)商務信息的函電，它是進行對外貿(mào)易活動的基礎(chǔ)。在國際貿(mào)易中，客戶往往具有不同的文化背景，商務英語函電則是進行國際交流最有效的手段之一，是國際商務往來中最常用的聯(lián)系方式，通過雙向的溝通與交流，使得貿(mào)易雙方對彼此有充分的了解，最終在相互理解的基礎(chǔ)上完成貿(mào)易活動?？梢哉f，商務英語函電的質(zhì)量在很大程度上決定了商務活動的成功與否，商務英語函電已然成為對外貿(mào)易中一個不可或缺的組成部分。

1 商務英語函電和對外貿(mào)易概述

1.1 商務英語函電概述

英語是世界上最為通用的語言，國際商務活動中的信息傳遞也多以英語為主，稱之為商務英語，它是經(jīng)濟全球化發(fā)展的產(chǎn)物。商務英語不同于一般的常用英語，有其獨特的語言特點，具有很強的專業(yè)性，是一種具有專門用途的英語。商務英語函電是在對外貿(mào)易活動中，以商務英語為載體進行的函電往來，主要有信函、郵件、傳真、電報等通訊方式，是對外貿(mào)易活動中進行國際交流的主要手段之一。商務英語函電的種類很多，按照使用功能的不同，可以分為詢問函、答復函、商洽函、請求函、告知函和聯(lián)系函等，涉及到貿(mào)易活動的各個環(huán)節(jié)，包括建立業(yè)務關(guān)系、雙方商榷洽談、確定合作內(nèi)容、貨物裝卸、款項收付、保險理賠等等。商務英語函電是貿(mào)易雙方之間進行溝通聯(lián)系的重要工具，在對外貿(mào)易活動中發(fā)揮著中間樞紐的媒介作用。綜上所述，商務英語函電在對外貿(mào)易中主要是傳遞雙方的往來信息，處理貿(mào)易活動中的有關(guān)事宜，促進雙方之間的溝通和交流。

1.2 對外貿(mào)易概述

對外貿(mào)易又稱為國際貿(mào)易或進出口貿(mào)易，指的是一個國家或地區(qū)與另一個國家或地區(qū)之間的貿(mào)易活動，主要是商品、勞務和技術(shù)的交換活動。對外貿(mào)易不僅可以把商品生產(chǎn)發(fā)展水平很高的國家互相聯(lián)系起來，還能促使生產(chǎn)發(fā)展水平偏低的國家和地區(qū)也加入到交換領(lǐng)域中來，從而使得這些國家和地區(qū)的勞動產(chǎn)品日益具有商品和交換價值的性質(zhì)，推動它們的發(fā)展。對外貿(mào)易活動不但可以互通有無，調(diào)劑余缺，調(diào)節(jié)資源的優(yōu)化配置，還能參與國際分工，節(jié)約社會勞動，獲得較好的經(jīng)濟效益，從而保證社會再生產(chǎn)的順利進行，加快社會擴大再生產(chǎn)的實現(xiàn)。同時，通過發(fā)展對外貿(mào)易，可以及時引進世界上先進的科學技術(shù)、吸收國外的科研成果，增強本國的經(jīng)濟實力；還能在一定程度上促進本國企業(yè)不斷改進技術(shù)，提高勞動生產(chǎn)率和產(chǎn)品的國際化水平，來迎接國際市場的競爭壓力和挑戰(zhàn)。對外貿(mào)易的種類很多，按照交易方向可以分為進口貿(mào)易、出口貿(mào)易、凈出口與凈進口貿(mào)易、復出口與復進口貿(mào)易等；按照交易對象可以分為直接貿(mào)易、間接貿(mào)易與轉(zhuǎn)口貿(mào)易；按照運輸方式可以分為海運貿(mào)易、陸運貿(mào)易、空運貿(mào)易和多式聯(lián)運等；按照交易內(nèi)容可以分為貨物貿(mào)易、服務貿(mào)易和技術(shù)貿(mào)易。

2 商務英語函電的語言特點

商務英語函電不同于其他的文體，它不需要過多的詞藻和修辭，而是強調(diào)語言簡潔，表達清晰，力求簡單明了。商務英語函電一般應用于商務往來中，意義非同小可，用詞必須準確、具體，稍有不當，就有可能給企業(yè)帶來損失。因此，商務英語函電中應盡量選用詞意明確、含義清楚的詞匯，避免使用那些意義籠統(tǒng)甚至模糊不清的詞語，以免引起誤解。同時，商務英語函電要求行文果斷，態(tài)度明確，坦率直言，忌諱出現(xiàn)猶豫、膽怯和模棱兩可的用語。此外，商務英語函電中經(jīng)常出現(xiàn)專業(yè)術(shù)語，使得語言表達更加言簡意賅。商務英語函電多采用正面的詞匯，使用積極的語調(diào)，并注意禮貌語氣和自信語氣的運用，使得信息內(nèi)容更容易為對方所接受。

3 商務英語函電在對外貿(mào)易中的作用

隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代社會已全面進入信息化的時代，信息技術(shù)被充分應用到社會的各個領(lǐng)域中。在對外貿(mào)易活動中，傳統(tǒng)的信函通訊手段已不再適應現(xiàn)代信息的瞬息萬變，逐漸被傳真、互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等新型通訊方式所取代，使得信息的傳遞更為迅速、方便和快捷，節(jié)約了時間，并在很大程度上減少了人力和物力的消耗，更加經(jīng)濟實用。在經(jīng)濟全球化的浪潮下，我國與世界其他國家的商務往來越來越密切，經(jīng)濟貿(mào)易和技術(shù)合作日益頻繁。商務英語函電以其簡潔、完整、具體、準確的特點，在對外貿(mào)易中發(fā)揮著重要的作用，已經(jīng)成為貿(mào)易活動和商務交流中必不可少的部分。商務英語函電的基本作用是傳遞商務信息，促進雙方交流，保證商務活動順利進行。當貿(mào)易過程中出現(xiàn)糾紛時，商務英語函電也可作為重要的法律依據(jù)。具體來看，商務英語函電在對外貿(mào)易中的作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

3.1 降低成本，提高工作效率

傳統(tǒng)的信函、電報等都是用紙質(zhì)文件來傳遞信息的，客戶或合作伙伴在收到信息后需要對資料進行整理、分類、存檔，整個過程非常繁瑣，既費時又費力，無法及時反饋信息給發(fā)送方，工作效率極其低下。商務英語函電則能迅速地將對外貿(mào)易過程中的有關(guān)信息傳遞出去，有效減少了原先對文件信息進行整理、分類等工作量，大大降低了人力、物力的消耗，不僅提高了工作效率，還降低了企業(yè)的成本。

3.2 加深企業(yè)與客戶之間的聯(lián)系，挖掘新客戶

商務英語函電方便、快捷的特點，使得對外貿(mào)易活動中，外貿(mào)企業(yè)可以隨時與客戶或合作伙伴進行溝通交流，加深雙方之間的聯(lián)系，聯(lián)絡感情。同時，商務英語函電的應用對挖掘新客戶也起到了很大的作用。很多外貿(mào)企業(yè)通過網(wǎng)絡或他人的介紹得到潛在客戶的聯(lián)系方式后，運用商務英語函電在短短幾分鐘內(nèi)即可與客戶取得聯(lián)系，雙方經(jīng)過商議洽談，在充分的溝通和交流之后就可以建立合作關(guān)系。這樣一來，企業(yè)的客戶會越來越多，業(yè)務量也隨之增加，企業(yè)也會逐步逐步的發(fā)展壯大。隨著電子商務的興起、貿(mào)易全球化的發(fā)展，商務英語函電也在不斷的發(fā)展更新，各種各樣的現(xiàn)代通訊方式層出不窮，使得對外貿(mào)易中的國際交流更加便捷，企業(yè)可以隨時了解客戶的需要，及時解決客戶提出的問題，促進彼此之間的了解和認識，為貿(mào)易活動的順利進行打下良好的感情基礎(chǔ)。商務英語函電對于加深企業(yè)與老客戶的合作關(guān)系、開發(fā)新客戶、擴大外貿(mào)企業(yè)規(guī)模有著不容忽視的作用。

3.3 發(fā)揮媒介作用，為貿(mào)易雙方搭建信息交流的橋梁

商務英語函電能夠準確、具體地傳遞貿(mào)易雙方的各類商務信息，為雙方搭建起了信息交流的橋梁，起到了中間媒介的作用。貿(mào)易雙方利用商務英語函電進行溝通交流，加深彼此間的聯(lián)系，促進相互間的了解，最終順利完成貿(mào)易活動。商務英語函電已成為對外貿(mào)易中的一個重要組成部分，應用在對外貿(mào)易活動的各個環(huán)節(jié)，有著舉足輕重的地位。然而，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，商務英語函電在應用時出現(xiàn)了一些安全隱患，必須引起重視。比如，在傳輸一些比較重要的信息或是進行技術(shù)貿(mào)易時，可以通過設置密碼等方式來保護信息資料的安全，以防信息外泄。

3.4 促進對外貿(mào)易的增長

近年來，信息技術(shù)快速發(fā)展，涌現(xiàn)出了許多新型的通訊方式，如MSN、黑莓、Skype等等，利用這些先進的全球聊天通話網(wǎng)絡，可以更方便快捷的與貿(mào)易合作伙伴交換信息，帶動了對外貿(mào)易的迅速發(fā)展。有了商務英語函電這種快捷的全球通訊方式做后盾，許多中小企業(yè)也開始進軍國外市場，尋找新的發(fā)展機會，以便擴大貿(mào)易范圍和規(guī)模，這些都推動了我國進出口貿(mào)易的進一步發(fā)展，促進了對外貿(mào)易的增長。

3.5 推動貿(mào)易全球化的發(fā)展

對外貿(mào)易中存在很多需要雙方討論協(xié)商的問題，而由于地域、空間、時間等因素的限制，貿(mào)易雙方很難進行面對面的交流，導致貿(mào)易過程中經(jīng)常出現(xiàn)問題，阻礙貿(mào)易活動的順利進行，有時需要雙方反復進行溝通和洽談才能解決，不僅增加了人力、物力的消耗，影響貿(mào)易活動的速度，而且還存在著一定的安全隱患。傳統(tǒng)的通訊方式根本不能滿足貿(mào)易雙方的要求，整個對外貿(mào)易過程顯得十分繁瑣復雜，且成本高、速度慢、有風險?，F(xiàn)代商務英語函電的發(fā)展，為企業(yè)在對外貿(mào)易中進行國際交流提供了快捷的通訊工具，企業(yè)不再受空間、時間的限制，可以隨時隨地的與客戶進行溝通，及時交流信息。企業(yè)可以在全球范圍內(nèi)開展業(yè)務，尋找新的貿(mào)易合作伙伴，促進貿(mào)易全球化的發(fā)展，商務英語函電作為其中的重要組成部分，起到了積極的推動作用。

4 結(jié)語

商務英語函電是對外貿(mào)易中必不可少的部分，涉及對外貿(mào)易活動的各個環(huán)節(jié)，在對外貿(mào)易中發(fā)揮著重要的作用。它不但可以提高工作效率、降低成本，作為溝通貿(mào)易雙方的媒介，能夠加深企業(yè)與客戶的聯(lián)系、發(fā)展新客戶，促進對外貿(mào)易的增長并推動貿(mào)易的全球化發(fā)展。雖然現(xiàn)階段商務英語函電的發(fā)展越來越迅速，在對外貿(mào)易中的應用也越來越完善，但它還有很大的發(fā)展空間，我們要充分重視商務英語函電在對外貿(mào)易中的巨大作用，同時也不能忽視潛在的安全隱患，要時刻注意信息資料的保護。相信通過不斷的發(fā)展完善，商務英語函電在對外貿(mào)易中的應用將會更廣泛，發(fā)揮的作用也將更重要。

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