童 云

（鎮(zhèn)江高等專科學(xué)校 校長辦公室，江蘇 鎮(zhèn)江 212003）

0 引言

隨著教育體制改革的深入，我國許多高校走上了合并之路以實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)、資源共享。高校合并之后，辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)理念、辦學(xué)方向以及學(xué)科建設(shè)等方面也隨之發(fā)生變化。如何做好高校合并后的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)合并前后內(nèi)部檔案管理的真正融合，讓高校檔案資源得到更好利用，值得每一個(gè)檔案管理人員認(rèn)真思考。

1 高校合并后檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案材料東分西散

高校合并后，原有的檔案材料勢必要集中在一起進(jìn)行統(tǒng)一管理。目前，許多高校都是由多個(gè)不同層次、不同隸屬關(guān)系的學(xué)校合并而成的，各校區(qū)校址分散，檔案管理體系、管理設(shè)施和管理人員不同，在合并的過程中，由于部門和人員變動(dòng)，正常的檔案工作秩序被打亂，一部分尚未歸檔的文件材料可能散失在各校區(qū)相應(yīng)職能部門或個(gè)人手中，沒有實(shí)施正常的移交手續(xù)，也可能會(huì)有一些具有保存價(jià)值并需歸檔的文件資料在移動(dòng)過程中散失，給檔案管理工作造成很大損失。在合并之初，由于新的檔案管理系統(tǒng)和模式尚未完全建立起來，這一矛盾顯得尤為突出［1］。

1.2 管理模式千差萬別

檔案管理模式是高校檔案管理工作運(yùn)行的脈絡(luò)，是檔案管理工作有效、有序運(yùn)轉(zhuǎn)的保證。各高校的辦學(xué)類型、辦學(xué)水平、辦學(xué)理念、辦學(xué)方向等不盡相同，自有一套管理模式，高校的合并并不能立即取消這些固有的、存在差異的管理模式，實(shí)行新的管理模式，需要有一個(gè)適應(yīng)期過渡。在適應(yīng)期內(nèi)，難免會(huì)出現(xiàn)管理模式相互抵觸、相互矛盾的狀況。

1.3 人員素質(zhì)七高八低

合并高校是由辦學(xué)理念、辦學(xué)宗旨、辦學(xué)歷史以及辦學(xué)模式都有所不同的幾個(gè)學(xué)校融合而成的，這必然造成檔案管理人員在業(yè)務(wù)能力、管理思想、管理手段、管理方法等方面存在差異。高校合并之初，不僅要給予各校區(qū)檔案管理人員一定的時(shí)間去統(tǒng)一思想、適應(yīng)新的管理模式，還要積極組織各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，使其在原有的基礎(chǔ)上不斷完善、更新、拓寬知識(shí)面，增強(qiáng)專業(yè)技能，以高度的責(zé)任感和使命感兢兢業(yè)業(yè)地做好檔案管理工作，讓檔案資源真正發(fā)揮作用。

1.4 管理手段五花八門

1.4.1 全宗的歸屬問題

全宗是指一個(gè)獨(dú)立機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案的有機(jī)整體。高校合并前，原來的學(xué)校分別有一個(gè)全宗，而合并后只能保留一個(gè)全宗，這時(shí)就需要視具體情況，能合并的盡可能合并，按內(nèi)容、問題等整合歸并。高校合并后，還需要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)定，科學(xué)合理地設(shè)置檔案的類目、排列方法，統(tǒng)一檔案號(hào)的編制，解決各校區(qū)之間在檔案管理中存在的問題和矛盾。

1.4.2 管理的硬件條件

高校合并后各校區(qū)在檔案管理硬件條件上存在差異，有的校區(qū)已使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，而有的校區(qū)由于種種原因還處在原始的手工操作階段。針對(duì)這一問題上，高校合并后，需要選取較科學(xué)、合理的管理手段，分批分層次將陳舊繁瑣的管理手段淘汰，以有利于檔案管理工作的開展［2］。

2 高校合并后檔案管理措施

2.1 實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理

高校檔案管理工作是學(xué)校發(fā)展不可缺少的部分。學(xué)校的發(fā)展歷程、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)都是通過檔案得以保存的，檔案是學(xué)校發(fā)展的重要?dú)v史見證和基礎(chǔ)。

高校的管理層應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性并給予高度重視，運(yùn)用科學(xué)發(fā)展觀，通盤考慮學(xué)校發(fā)展，規(guī)劃學(xué)校檔案管理工作。尤其在復(fù)雜的過渡時(shí)期，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理人員都要認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作。

1）高校領(lǐng)導(dǎo)要統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一部署、統(tǒng)一落實(shí)、統(tǒng)一考核。

2）相關(guān)管理人員要堅(jiān)守崗位、盡職盡責(zé)，嚴(yán)格遵循《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)定，確保原始資料的完整與安全，及時(shí)收集合并期間產(chǎn)生的文件、材料，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的集中保管、利用，形成檔案工作的良性循環(huán)。

2.2 建立檔案管理制度和管理模式

規(guī)范化、制度化的檔案管理是檔案建設(shè)的有力保障。在高校合并之初，要認(rèn)真依照國家相關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，初步建立一套切實(shí)可行的、規(guī)范的檔案管理機(jī)制，制定相關(guān)的檔案借閱、歸檔、查詢等制度，讓檔案管理在操作流程、歸檔內(nèi)容等方面做到有章可循、有據(jù)可查，使檔案管理逐步規(guī)范化、制度化；立足合并前各學(xué)校的檔案管理基礎(chǔ)，創(chuàng)建新的、統(tǒng)一的管理模式，并依據(jù)這一模式對(duì)合并后各校區(qū)的檔案進(jìn)行有選擇地整理。根據(jù)學(xué)校新的檔案全宗將現(xiàn)有檔案合并歸類，暫時(shí)放置在分校區(qū)的檔案則由專人妥善保管。

1）以《中華人民共和國檔案法》為基礎(chǔ)，出臺(tái)新的高校檔案管理細(xì)則。高校合并后，以此為基礎(chǔ)，根據(jù)學(xué)校的具體情況制訂相關(guān)的檔案工作管理實(shí)施辦法，建立完備的檔案收集整理、分類歸檔、保管利用、目標(biāo)責(zé)任、考核獎(jiǎng)懲等制度，保證檔案管理工作走上規(guī)范化、法制化軌道。

2）建立新的檔案全宗，統(tǒng)一檔案管理手段。高校在合并之前都有一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的全宗，而合并之后只能保留一個(gè)全宗，學(xué)校內(nèi)部各系部日常形成的檔案資料應(yīng)作為這個(gè)全宗有機(jī)組成部分。高校合并之日作為新老全宗劃分的日期，將之前形成的檔案，無論完成與否均歸屬于舊的全宗，之后形成的檔案全部歸入新的全宗。在此基礎(chǔ)上，統(tǒng)一檔案號(hào)的編制、統(tǒng)一著錄規(guī)則、統(tǒng)一排架標(biāo)準(zhǔn)及編研材料的選題等，使其符合檔案現(xiàn)代化建設(shè)的要求和發(fā)展方向［3］。

3）建立新的檔案管理模式。充分挖掘各校區(qū)原有檔案管理模式的優(yōu)勢和經(jīng)驗(yàn)，剔除其中不合理的部分，運(yùn)用新的檔案管理理念和技術(shù)，積極建立更為合理的檔案管理模式。營造思維方式新、工作手段新、管理模式新的工作氛圍，建立以高校綜合檔案管理部門為主、各系部兼職檔案員為輔的業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。

2.3 合理配備專兼職檔案管理人員

建立一支思想素質(zhì)過硬、熱愛檔案事業(yè)、精通檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)、年齡結(jié)構(gòu)合理的檔案管理工作隊(duì)伍，是學(xué)校檔案管理工作走向規(guī)范化的重要保障。高校合并后，首先，要成立綜合檔案室或者檔案館。其次，要重新組建一支檔案管理隊(duì)伍，隊(duì)伍成員可以按照按崗定員、優(yōu)上劣下的原則，在各校區(qū)檔案工作人員中認(rèn)真考察、嚴(yán)格挑選，并保持相對(duì)穩(wěn)定［4］。

1）根據(jù)檔案量確定一定數(shù)量的專兼職檔案管理人員，并力求專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平、思想素質(zhì)等方面相對(duì)比較合理，以發(fā)揮整體效應(yīng)。

2）檔案室要積極制定長遠(yuǎn)規(guī)劃，積極開展在職教育，提高檔案管理人員的理論水平、專業(yè)素質(zhì)等。專職檔案管理人員既要具備系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)，又要掌握一些與檔案專業(yè)相關(guān)的其他學(xué)科的知識(shí)。

3）對(duì)專職檔案管理人員實(shí)行目標(biāo)管理，崗位責(zé)任制和考核獎(jiǎng)懲制并行。一是崗位目標(biāo)明確、責(zé)任到人、按崗考核，讓每個(gè)檔案管理人員有目標(biāo)、有任務(wù)。二是因崗設(shè)人。檔案管理人員競爭上崗，各就其位、盡力盡責(zé)，完成本職工作。三是獎(jiǎng)罰分明。打破原有的干與不干一個(gè)樣，干多干少一個(gè)樣的局面，實(shí)行一年一考核，給予成績突出人員適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，考核不合格人員則下崗或待崗。

2.4 構(gòu)建新的檔案信息網(wǎng)絡(luò)

提高檔案資源的利用率是高校檔案信息化建設(shè)及高校檔案事業(yè)發(fā)展的要素之一，也是檔案資源服務(wù)于社會(huì)的重要途徑之一。針對(duì)高校合并后各校區(qū)檔案信息化建設(shè)水平存在差異，特別是檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)五花八門，構(gòu)建一個(gè)全新的檔案信息管理平臺(tái)迫在眉睫。

1）把檔案信息化建設(shè)與高校信息網(wǎng)的建設(shè)一起規(guī)劃，同步實(shí)施。從安全性、可靠性等方面考慮設(shè)計(jì)框架，構(gòu)筑統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)文件歸檔電子化和網(wǎng)絡(luò)化［5］。

2）抓好高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。逐步對(duì)館藏檔案資料案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立共享資源庫。對(duì)于已有的數(shù)據(jù)庫可以重新備份處理，也可以通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行整合。

3）利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供服務(wù)。高校檔案館藏是不可多得的一筆財(cái)富，內(nèi)容豐富，涉及各個(gè)領(lǐng)域，不僅可以為本校的師生提供教學(xué)、科研和管理等方面的參考，還可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為社會(huì)各界提供全方位的服務(wù)，使檔案資源真正發(fā)揮應(yīng)有的作用［6］。

［1］金萍.加強(qiáng)高校檔案資源整合工作的思考［J］.青海大學(xué)學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版，2009（6）：95-96.

［2］樊英.高校合并后的檔案管理模式［J］.蘭臺(tái)世界，2008（4）：39-40.

［3］陳穎.高度重視高校整合時(shí)期的檔案管理工作［J］.福建財(cái)會(huì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（1）：35-37.

［4］童云.關(guān)于高校檔案工作能力建設(shè)的幾點(diǎn)思考［J］.鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào)，2008，21（4）：114-117.

［5］童云.關(guān)于電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防范與控制的思考［J］.金陵科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（9）：101-104.

［6］童云.充分挖掘高校檔案資源，更好地為地方經(jīng)濟(jì)服務(wù)［J］.鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào)，2006，19（4）：117-118.