朱海丁

(中國長江航運集團南京金陵船廠,江蘇南京 210015)

0 引言

采購和銷售是構成市場經(jīng)濟的基本要素,也是市場行為的中心內容 。世界銀行將采購定義為“以不同方式,通過努力從系統(tǒng)外部獲得貨物、工程、服務的整個采辦過程”,也就是指企業(yè)在一定的條件下從供應市場獲取產(chǎn)品或服務作為企業(yè)資源,以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動。控制是企業(yè)管理的基本職能之一。在船舶建造過程中需要采購的物資品種繁多,占用大量資金,采購成本構成了企業(yè)成本的主要部分,因此強化造船企業(yè)(以下簡稱企業(yè))采購控制,對提高企業(yè)經(jīng)濟效益,預防采購領域內高發(fā)的腐敗問題是至關重要的。

1 采購中存在的主要問題

1.1 采購機制不合理

凡是對采購管理失控的企業(yè),究其原因,就是采購這一本應為企業(yè)組織的重要經(jīng)濟行為,被部分采購人員控制在自己手中,成為少數(shù)人的“特權”。目前大部分企業(yè)的采購通常由一個部門負責,而具體采購項目又是分別由個別人負責,這樣該部門中的少數(shù)人常常集決策、執(zhí)行于一身。

1.2 采購價格信息失控

采購價格信息失控主要是由于管理機制不合理,造成本應由企業(yè)這一組織掌握的價格信息,變由少數(shù)采購人員掌握。而個別人掌握價格信息,由于能力、精力等因素的限制,特別是易受供應商的影響,其信息常常發(fā)生扭曲。采購價格信息失控,還表現(xiàn)為價格信息數(shù)據(jù)選擇錯誤,比如所選數(shù)據(jù)帶有極端性或者信息滯后,不能正確反映市場行情,或者信息缺乏可對比性,參考價值不高。另外有的企業(yè)采購價格信息泄密,影響了企業(yè)市場競爭。

1.3 對供應商的管理失控

同樣由于機制的問題,企業(yè)會出現(xiàn)由少數(shù)人掌握供應商信息,并因此以各種理由指定供應商。不少企業(yè)對供應商缺乏科學合理的評級、評價,特別是淘汰機制。在目前市場現(xiàn)實環(huán)境中,這種缺陷促使一些供應商常常利用各種方式在企業(yè)內部拉關系,推銷自己的產(chǎn)品,不少供應商在船廠有關部門中進行無序的推銷,甚至利用不正當手段進行競爭,以期長期占有市場,而有些供應商卻因企業(yè)缺乏相關準入機制而難以進入船廠。對供應商的管理失控常常是企業(yè)在采購領域發(fā)生腐敗問題的直接原因之一。

1.4 控制方式方法選擇不當

有的船廠也意識到了采購控制的重要性,有的還讓監(jiān)督部門介入,但由于缺乏控制的管理知識,方式方法不當,抓不住主要環(huán)節(jié),所以效果不佳,甚至使相關措施形同虛設。如有的企業(yè)在采購中常常進行單項的討價還價,耗費了大量的人力、精力;有的讓個別供應商壟斷了本企業(yè)某種物資的供應,采購價格被別人牽著鼻子跑;還有的表面看采購價格不高,但由于采購時機等因素選擇不當,實際經(jīng)濟效益卻不是最好。

2 采購控制

2.1 建立采購控制機制

建立科學的采購運行機制,是實現(xiàn)企業(yè)組織有效控制的根本保證。企業(yè)應將采購決策職能從原采購職能部門中分離出來,另行建立一個采購決策機構,如采購決策組、招標辦公室等,根據(jù)不同采購項目,組織專業(yè)人員成立項目組,綜合收集、分析各有關信息,根據(jù)采購項目的重要性和金額的大小,分不同的層級進行集體決策。采購部門可以派人參加決策機構,回答有關咨詢,但在參與決策時僅為一票。決策機構主要注重的是市場信息調研,不與供方人員經(jīng)常性地密切聯(lián)系,決策時不易受到供方人為影響,能有效控制決策的科學性。采購部門主要負責執(zhí)行決策和決策執(zhí)行過程中的信息反饋。采購部門保持與供方人員的密切聯(lián)系,便于合同的履行和處理履行過程中的有關事項。企業(yè)監(jiān)督部門在采購決策和執(zhí)行過程中要介入監(jiān)督,對違反企業(yè)制度的行為和影響企業(yè)效能的行為提出糾正意見,對不利于企業(yè)且可能產(chǎn)生不利的法律后果的行為應賦予其“叫停”的權利,以便于監(jiān)督部門向企業(yè)領導報告,請示處理指示。

2.2 采購價格信息控制

采購價格是采購決策的重要依據(jù)之一,它直接影響采購成本和企業(yè)利潤,決策者控制好了采購價格信息,就能實現(xiàn)采購的高性價比。采購價格信息控制主要要注意以下幾個方面:

2.2.1 企業(yè)組織必須控制住信息源

企業(yè)應制定規(guī)范的采購價格信息數(shù)據(jù)庫工作制度。除采購部門應根據(jù)分工收集相應價格信息外,企業(yè)在采購決策機構中應設專人負責該項數(shù)據(jù)的采集和控制工作,以便在決策時與采購部門提供的價格信息進行比對,避免少數(shù)采購人員壟斷價格信息,左右采購決策。

2.2.2 信息數(shù)據(jù)的正確性控制

面對繁多的價格信息,有關人員必須進行分析,控制好需要進入數(shù)據(jù)庫價格信息。應該對不同供應商的報價進行分析,注意摒棄其中的不合理因素,使采集的信息數(shù)據(jù)能夠準確反映市場行情,特別在原材料價格大幅波動情況下,更要注意分析供應商報價的合理性。

2.2.3 信息數(shù)據(jù)的時效性控制

市場價格是不斷變化的,要保證信息的有效性,就要及時跟蹤、采集最新價格信息,及時更新相關數(shù)據(jù),確保信息的時效性。

2.2.4 信息數(shù)據(jù)的對比性控制

對不同供應商的價格對比,是決策時的重要參考。在價格信息控制中,一是要控制好合適的樣本數(shù),樣本太多過于繁雜,太少則缺乏可對比性和競爭性。另外廠家既要選擇有代表性的,又要注意選擇有競爭性的,尤其要注意新加入行業(yè)競爭的供應商的報價,使信息數(shù)據(jù)具有充分的可對比性。

2.2.5 信息數(shù)據(jù)的安全性控制

采購價格信息資料屬于企業(yè)商業(yè)機密,應由專人負責。特別對一些合作伙伴、長期供應商的優(yōu)惠報價,更要注意保密,控制好信息的使用。

2.2.6 培養(yǎng)專業(yè)的采購價格分析員

可以看出,采購價格信息控制工作具有一定的專業(yè)性,決不是簡單的詢價和錄入價格資料建立一個數(shù)據(jù)庫就行的,必須具有一定的價格分析和管理能力,因此企業(yè)最好培養(yǎng)專業(yè)的采購價格分析員來負責該項工作。

2.3 供應商控制

企業(yè)采購決策機構應加強對供方的調研,充分掌握、控制好供方信息和對本企業(yè)的促銷行為,避免個別人員利用供方信息誤導決策或供方違規(guī)促銷擾亂企業(yè)正常經(jīng)濟秩序。

2.3.1 建立供方分級制度

企業(yè)應根據(jù)供方誠實守信、質量、規(guī)模、價格等因素,將供方分為不同的等級,在采購時優(yōu)先考慮評級高的供方。對誠信度缺乏或采用不正當手段競爭(如行賄、串標等)的供方應建立黑名單制度,一般情況下禁止與其發(fā)生業(yè)務關系。對常借價格波動趁機大幅提價的供方要慎重選擇。

2.3.2 建立合格供方評審制度

對列為合格供方的廠家,為持續(xù)保證采購質量,企業(yè)應按照 ISO9000的要求建立合格供方評審制度,定期進行評審,及時存優(yōu)汰劣。對評審間隔期的控制應考慮采購標的的市場競爭程度、采購量的大小、采購的頻繁程度等因素。通常市場競爭充分、采購量大、采購頻繁的,對其供應商的評審間隔期不宜太長,反之則可適當延長評審間隔期。

2.3.3 控制好供方對本企業(yè)的促銷方式

為保證企業(yè)正常的采購秩序,合理控制供應商在企業(yè)中的活動是很有必要的。企業(yè)應通過制訂制度,明確告知供應商本企業(yè)允許的促銷方式和程序以及禁止的促銷方式,對違反程序的推薦應一律視為無效,對違規(guī)、違反誠信原則的促銷應堅決抵制,并在可能的情況下予以一定的處罰。供方的促銷方式應作為對供應商評級、評價的內容之一。

2.4 注重控制方式方法選擇

企業(yè)在采購控制過程中,應注重方式、方法的選擇,充分發(fā)揮管理藝術,以達到更好的控制效果。

2.4.1 建立長期合作伙伴關系

為控制采購成本和質量,企業(yè)對經(jīng)常性的采購不能僅依靠一次次的壓價,應充分考察各供應商的質量保證體系和價格,在比質比價的基礎上,篩選出優(yōu)秀的供應商,與其建立一種互利的長期伙伴關系。不少供應商可以向企業(yè)提供多種原材料、機電產(chǎn)品等物資,企業(yè)在選擇供方戰(zhàn)略伙伴時可以打包采購,綜合議價,選擇綜合采購價格最低的供應商。長期、批量和綜合采購,保證了供應商在市場競爭中有穩(wěn)定的客源、銷量和利潤,使他們愿意在保證質量的前提下,以更優(yōu)惠的價格提供產(chǎn)品,有利于企業(yè)降低成本。

2.4.2 控制好競爭的程度

對已建立的長期合作供應商,不能就此一勞永逸,仍然要加強對其的控制,其中重要的控制藝術是要讓其始終有市場競爭壓力,防止其獨家壟斷本企業(yè)的供應而抬高價格,降低質量。因此特別要注意確定好供應商的數(shù)量,定期評審、淘汰制度等,尤其要注意適時引入新的競爭對手。只有讓供應商保持充分的競爭,才能促進采購成本的下降,防止企業(yè)利益受損。企業(yè)采購決策機構和監(jiān)督機構特別要注意這一點,如發(fā)現(xiàn)供應商缺乏競爭,應及時查明原因,特別要查明本企業(yè)內部人員是否有違規(guī)行為,確保企業(yè)利益。

2.4.3 充分運用現(xiàn)代管理方法

在進行采購控制時,要充分運用現(xiàn)代管理方法,提高控制藝術,達到良好的控制效果。一是在產(chǎn)品品種生產(chǎn)選擇和采購過程中一定要控制好機會成本。在多變的市場,恰當?shù)剡x擇采購品種和時機,以達到實現(xiàn)最低采購成本的目的;二是要控制好邊際成本,防止盲目增加生產(chǎn)要素,特別是對人力資源、設備等要素的采購,一定要進行邊際成本分析。當邊際收益下降為零時應堅決停止采購;三是要制訂物資消耗定額,防止浪費而增加采購費用;四是要制訂物資儲備定額,并采用經(jīng)濟訂購批量法,使企業(yè)采購費用、保管費用、資金占用成本等總費用降到最低;五是要及時盤庫、清庫,特別是交船后,一定要對剩余物資心中有數(shù),避免重復采購。

2.4.4 強化監(jiān)督

企業(yè)在對采購控制過程中一定要充分發(fā)揮監(jiān)督機制的作用。首先要保證監(jiān)督人員有監(jiān)督采購的能力,不懂控制管理,不懂相關專業(yè),所謂的監(jiān)督就成了擺設,所以加強對監(jiān)督人員的培訓非常重要。其次監(jiān)督部門應全程參與監(jiān)督,特別要注重供應商選擇和價格確定這 2個環(huán)節(jié),還要注意合同履行情況,防止中途不合理變更合同條款。另外要明確監(jiān)督人員的權利,確保監(jiān)督有效。

3 結語

綜上所述,造船企業(yè)作為經(jīng)濟組織,一定要高度重視采購這一重要經(jīng)濟活動,建立、完善科學的控制機制,加強管理,實現(xiàn)降本增效,使企業(yè)在市場競爭中充滿活力,從容應對船市價格的波動。