曹 瑛

（黑龍江省結(jié)核病防治所）

淺談人事檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化

曹 瑛

（黑龍江省結(jié)核病防治所）

人事檔案是記述和反映人員經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)的檔案資料，是為組織人事部門考察了解人員，選賢任能服務(wù)的。人事檔案材料的來源十分廣泛，凡與職工發(fā)生聯(lián)系的一切部門和單位，都有可能產(chǎn)生人事檔案材料。檔案材料來源的廣泛性，使人事檔案材料很分散，材料內(nèi)容多種多樣，形式也是五花八門，材料的不規(guī)范現(xiàn)象十分普遍，這就給人事檔案的收集整理帶來不便，直接影響到檔案的質(zhì)量和利用價(jià)值。因此，各級(jí)行政機(jī)關(guān)部門必須推行人事檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化，這也是我們?nèi)耸聶n案工作的一項(xiàng)迫切任務(wù)。

人事檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化，有兩方面的含義：一、材料內(nèi)容的精確化；二、格式的規(guī)范化。

材料內(nèi)容的精確化，必須符合三項(xiàng)要求：事實(shí)準(zhǔn)確、材料完整、手續(xù)完備。

（一）事實(shí)準(zhǔn)確

人事檔案材料必須觀點(diǎn)明確、是非清楚、事實(shí)準(zhǔn)確可靠，能如實(shí)反映職工過去和現(xiàn)在的真實(shí)內(nèi)容。誣蔑不實(shí)和虛假的材料，模棱兩可、自相矛盾、含糊其詞的材料，不能歸檔。

（二）材料完整

人事檔案材料的完整，是有其性質(zhì)和作用決定的。材料完整有兩方面的含義：

1.材料系列是否完整。一個(gè)人的人事檔案材料不是孤立的，相互之間有著歷史的內(nèi)在的聯(lián)系，相互依存，互為補(bǔ)充，構(gòu)成一個(gè)完整的有機(jī)體系。有關(guān)部門向人事檔案部門送交材料之時(shí)，應(yīng)注意將系列材料收齊，以實(shí)現(xiàn)材料系列的完整性。

2.一份材料的內(nèi)容和外形是否完整。人事檔案的每份材料都有一定的獨(dú)立性，內(nèi)容有幾個(gè)部門、幾個(gè)要素組成。如；一份鑒定材料，一般都應(yīng)有自我鑒定、小組鑒定、組織鑒定；審查結(jié)論和處分決定，一般都與本人見面，本人在結(jié)論或處分決定上的意見和簽字是其不可缺少的內(nèi)容。因此檔案材料必須有頭有尾，落款、署名、時(shí)間等特征具備，外形上沒有缺頁、破損、霉?fàn)€變質(zhì)、字跡模糊等現(xiàn)象，才是完整的檔案材料。

（三）手續(xù)完備

材料手續(xù)的完備，是人事檔案內(nèi)容精確化的一個(gè)重要方面。1990年中央組織部頒的《干檔案整理辦法》指出：今后凡需歸入檔案但手續(xù)不完善的材料，均應(yīng)先將手續(xù)補(bǔ)辦完善，才能歸檔。

人事檔案材料從形成的角度來區(qū)分，一般為四種：1.是本人撰寫的材料。如自傳、入黨入團(tuán)申請(qǐng)書個(gè)人檢討、思想?yún)R報(bào)等。這種材料除在內(nèi)容上完整外，材料應(yīng)有形成時(shí)、撰寫人簽名或蓋章，才是手續(xù)完備。2.是先有本人填寫后組織上審批形成的材料。如入黨志愿書、黨員登記表、干部鑒定表。這些材料中屬于本人填寫的內(nèi)容，要按著規(guī)定的格式和要求逐項(xiàng)填寫完畢外，有關(guān)組織或負(fù)責(zé)人審查后應(yīng)簽署審查意見、時(shí)間、并加蓋公章，才是手續(xù)完備。3.是個(gè)人或單位出具的證明材料。凡有單位出具的證明材料要簽署證明時(shí)間、開具證明的單位名稱加蓋公章。個(gè)人撰寫的證明材料，除證明人簽名，注明時(shí)間外，還應(yīng)有證明人所在單位的黨組織對(duì)材料來源、證明人的政治面貌、個(gè)人身份、材料的可靠性簽署意見，并加蓋公章，才是手續(xù)完備。4.是有組織直接形成的屬于人事檔案內(nèi)容的材料。如：干部任免呈報(bào)表、職稱評(píng)定審批表、工資表、離退休審批表和各種獎(jiǎng)勵(lì)登記表。這些材料都必須具備呈報(bào)單位意見和上級(jí)審批意見。特別是上級(jí)的批準(zhǔn)意見最為重要，若材料上無批準(zhǔn)意見，就無法判斷此事是否經(jīng)上級(jí)部門批準(zhǔn)了，是否生效了，查閱使用時(shí)不能作為依據(jù)，也就失去了應(yīng)有的價(jià)值和意義。另還有的材料上只有上級(jí)單位的審批意見，而缺少呈報(bào)單位的意見，雖屬于有效材料，但從行文上說不規(guī)范，是一個(gè)嚴(yán)重缺陷。

總之，一份正式材料，必須做到所有的要素都具備，真實(shí)可靠，外形完整，才復(fù)合內(nèi)容精確的要求。只有這樣，人事檔案才有可能成為用人單位了解和使用人才的憑據(jù)，反之，就會(huì)影響材料的可靠性，甚至材料本身能否成立而成為問題，更談不到起憑證或依據(jù)作用了。

材料格式的規(guī)范化

格式的規(guī)范化，是指檔案材料表格設(shè)計(jì)要合理，印刷和書寫材料如紙、筆、墨水的質(zhì)量要有保證，以及材料尺寸大小的規(guī)范化。

很多人事檔案材料是以表格的形式記載信息情況的，表格設(shè)計(jì)是否合理，對(duì)檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化十分關(guān)鍵、

首先，表頭要清晰明確地表達(dá)所記錄的內(nèi)容，避免含糊不清、文不對(duì)題。人事檔案的每一份材料都具有相對(duì)的獨(dú)立性：履歷表記錄人員個(gè)人簡(jiǎn)況簡(jiǎn)歷；鑒定表記錄對(duì)人員某一時(shí)期學(xué)習(xí)或工作的鑒定；工資表記錄人員工資變動(dòng)情況等。有些單位在制表時(shí)將兩種不同性質(zhì)的材料印刷在同一份表格上，極易造成混亂。在整理人事檔案過程中，我們發(fā)現(xiàn)很多軍事人員的工資表、任免表和技術(shù)等級(jí)調(diào)整表統(tǒng)用“干部審批表”一種表頭，不仔細(xì)鑒別很容易搞混。這種情況給人事檔案的整理和查閱帶來很大不便，更會(huì)影響有關(guān)部門對(duì)人員的了解和任用。

其次，項(xiàng)目的排列要合理。表格材料常常包括很多項(xiàng)目，項(xiàng)目的排列必須清楚有序，每一項(xiàng)后面要留有足夠的空白以供填寫。

目前，人事檔案材料仍以紙介材料為主，材料用紙和印刷書寫材料的質(zhì)量直接關(guān)系到人事檔案的保存問題。目前機(jī)關(guān)多用新聞紙、二號(hào)和三號(hào)印刷紙制作文件材料，一旦遇光和高溫后，容易發(fā)黃便脆，縮短檔案壽命；因此，人事文件材料要用質(zhì)量較好的紙張書寫或印刷。另外，用純藍(lán)墨水、鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙印刷或書寫的文件材料，不耐光、不耐熱，受潮或長(zhǎng)期磨擦后字跡容易浸化消退。應(yīng)提倡使用墨汁、藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫材料。

人事檔案材料的大小尺寸也應(yīng)有一定的規(guī)范。一般說來最好采用16k紙印刷或書寫需要?dú)w檔的材料。材料長(zhǎng)度應(yīng)為26厘米左右，寬度為19厘米左右。在印刷或書寫時(shí)應(yīng)注意留出天地的邊白，以便編寫材料號(hào)碼和頁碼。左側(cè)邊白要稍寬，便于打孔裝訂。

檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)化，是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的一部分。而檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。它不僅為將來電子計(jì)算機(jī)管理創(chuàng)造條件，而且有助于提高手工管理水平。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，政治體制改革的展開，我國(guó)的檔案工作也面臨著進(jìn)一步的深化改革。我們身為檔案工作者，應(yīng)當(dāng)抓住這個(gè)大好時(shí)機(jī)，積極、認(rèn)真、努力，各負(fù)其責(zé)，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。這是我們的任務(wù)，也是我們奮斗的目標(biāo)！