崔立影 李 群 曲同寶

（吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館 吉林 長春 130118）

檔案館作為學(xué)校的一個基礎(chǔ)文化事業(yè)部門，記載著學(xué)校發(fā)展的光輝歷史，作為一種重要的信息資源，高校檔案的管理工作將影響到我國高等教育甚至整個社會記憶的留存。

檔案工作畢竟不是學(xué)校的中心工作，不能指望學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)自覺地、主動地重視和支持檔案工作，把檔案工作擺在一個很重要的地位。而今高校正處于改革發(fā)展的關(guān)鍵期,要求檔案工作上檔次、上水平。要想改變這種狀況，檔案部門必須首先靠自己，搶抓機遇以評估、校慶、檔案館升級、搬遷等為契機主動地有所作為，以貢獻(xiàn)求支持，以效益求發(fā)展。

一、加強檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

引進(jìn)適合高校檔案管理軟件，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索。目前，各級檔案館在這方面進(jìn)行了許多嘗試，如建立以全宗為單位的案卷目錄數(shù)據(jù)庫、文件目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。在館藏全文數(shù)字化還有困難的情況下，先逐步建立起一個“案卷級目錄中心”，再根據(jù)情況，有選擇地將利用價值和保存價值較高的珍貴檔案、特色檔案以及利用率高、需要量大的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立專題文件級目錄數(shù)據(jù)庫，條件成熟后再建立所有的文件目錄數(shù)據(jù)庫，通過進(jìn)行縮微、掃描、刻錄光盤技術(shù)，結(jié)合本館實際情況與目錄數(shù)據(jù)庫相配套，建立全文數(shù)據(jù)庫，試行全文檢索功能等，實現(xiàn)最大化的檔案信息資源共享。

二、建立檔案館主頁

隨著計算機互聯(lián)網(wǎng)用戶不斷增多，高校檔案館應(yīng)該建立檔案館主頁和自己的服務(wù)器?？梢赃h(yuǎn)距離、速度快、高質(zhì)量地傳遞聲像、圖文和數(shù)據(jù)，發(fā)布檔案信息，利用網(wǎng)絡(luò)為用戶閱覽檔案信息并為其服務(wù)。檔案館主頁設(shè)計可突出學(xué)校特色，包括學(xué)校簡介、檔案館全宗介紹，檔案信息服務(wù)內(nèi)容、檔案檢索工具使用方法、檔案管理工作制度、設(shè)置用戶信箱等。主頁設(shè)計要生動形象，有美感，主頁可鏈接到校園網(wǎng)，盡可能增加搜索引擎，供廣大師生和科技人員查閱，為教學(xué)、科研、黨政管理工作服務(wù)，使利用者在網(wǎng)頁上獲得有價值的信息。

三、大力開發(fā)檔案信息資源

檔案工作的根本目的是將檔案信息資源開發(fā)利用。為學(xué)校和社會提供各種類型的檔案業(yè)務(wù)服務(wù)，學(xué)校檔案的價值在于利用，在于為學(xué)校中心工作、為領(lǐng)導(dǎo)決策、為全校師生員工服務(wù)，這是高校檔案工作的永恒主題和根本目的，也是檔案工作者的神圣職責(zé)。因此，檔案部門必須突出服務(wù)這條主線，樹立良好的服務(wù)意識，以與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的精神，積極拓展檔案服務(wù)工作的廣度和深度，豐富服務(wù)的形式，改進(jìn)服務(wù)的手段，努力提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

1.提供檔案陳列、展覽服務(wù)。這是學(xué)校檔案部門最重要的服務(wù)方式之一，也是最能擴大檔案部門影響、提高檔案部門地位的重要途徑。檔案部門應(yīng)充分利用館藏檔案的優(yōu)勢，發(fā)揮檔案的宣傳與教育功能。

2.提供檔案編研服務(wù)。這是體現(xiàn)檔案部門綜合實力和水平的一個重要方面，也是擴大檔案部門影響、提高檔案部門知名度的又一途徑。檔案部門應(yīng)根據(jù)館藏檔案特點和特色，有選擇、有目的地開展檔案編研工作，為學(xué)校中心工作服務(wù)。如校史、大事記、年鑒、校友錄、《檔案工作管理規(guī)章制度匯編》等。

3.提供檔案報道、檢索服務(wù)。檔案部門可通過新聞媒體、互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)和檔案館網(wǎng)頁等渠道，公布開放檔案目錄，介紹館藏珍品和檔案工作動態(tài)，提供檔案信息檢索與查詢，以引起學(xué)校和社會對檔案部門的關(guān)注。

4.提供檔案閱覽、咨詢和復(fù)制服務(wù)。這是檔案部門應(yīng)該提供的最基本的服務(wù)方式。為方便利用者，提高服務(wù)效率，檔案部門應(yīng)開辟專門的對外服務(wù)窗口，配備充足的接待人員，最大限度地滿足利用者對檔案信息的需求。

四、扎實立卷歸檔，提高案卷質(zhì)量

1.通過加大部門立卷力度和實行年初對兼職檔案員利用軟件管理系統(tǒng)進(jìn)行集中培訓(xùn)、年末進(jìn)行表彰等管理機制，從而激發(fā)兼職檔案員的工作熱情和責(zé)任感等方式來提高案卷質(zhì)量和歸檔數(shù)量。

2.通過對案卷的構(gòu)成和分類進(jìn)行調(diào)整來提高案卷質(zhì)量。由于全國高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評估每5年進(jìn)行一次，每次學(xué)校都要組織大量的人力、物力、財力去準(zhǔn)備評估材料，而大部分評估的原始材料都出自檔案館。在這種形勢下，我校檔案館依照本科教學(xué)質(zhì)量評估體系（其中包括：辦學(xué)思想、師資隊伍、教學(xué)條件與利用、專業(yè)建設(shè)與教學(xué)改革、教學(xué)管理、學(xué)風(fēng)、教學(xué)效果七個大的方面）對教學(xué)檔案二級類目設(shè)立進(jìn)行了調(diào)整。如JX11綜合（學(xué)生運動會、教學(xué)評估、優(yōu)秀教學(xué)評獎材料入此）；JX12學(xué)科與實驗室建設(shè)（專業(yè)設(shè)置入此）；JX13招生；JX14學(xué)籍管理（學(xué)生獎懲材料入此）；JX15課堂教學(xué)與教學(xué)教學(xué)實踐；JX16學(xué)位；JX17畢業(yè)生（畢業(yè)生（畢業(yè)生信息反饋工作入此）；JX18教材。既提高了本科教學(xué)檔案的質(zhì)量水平，又方便了本科教學(xué)工作水平評估的材料準(zhǔn)備工作。

五、培養(yǎng)和配備適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要的專業(yè)技術(shù)人才

隨著數(shù)字檔案館的發(fā)展，意味著檔案館在信息時代的重大轉(zhuǎn)型—實物館藏與數(shù)字館藏的混合并存。這種新型檔案館的出現(xiàn)，對檔案人才的素質(zhì)要求也隨之越高。檔案管理人員如果不進(jìn)行知識更新、改革知識結(jié)構(gòu)、豐富新知識、新技術(shù)內(nèi)容、也很難適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展。隨著檔案管理技術(shù)、手段現(xiàn)代化程度的提高，科技進(jìn)步促進(jìn)了檔案載體的新變化，磁介質(zhì)、電子檔案大量增加。采用現(xiàn)代技術(shù)、設(shè)備保護(hù)和管理檔案，為社會提供高質(zhì)量、高效率檔案信息已成為現(xiàn)代檔案管理人員的必備素質(zhì)。

總之，檔案管理現(xiàn)代化，任重道遠(yuǎn)，需要全體檔案工作者的共同努力。在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中，我們要立足現(xiàn)實，抓住機遇，努力創(chuàng)新，逐步提高檔案管理的效能。只有檔案的社會效益得到了充分發(fā)揮，對學(xué)校和社會起到良好的作用，檔案館的發(fā)展才能越來越受到各方的重視和支持。

[1]劉萌.淺談館藏檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)[J].檔案與建設(shè),2002,7,2.

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[3]高力.論高等學(xué)校本科教學(xué)檔案管理與教學(xué)工作水平評估問題[J].檔案學(xué)通訊,2007,（3）.

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