魏志紅

（黑龍江省科學院 黑龍江 哈爾濱 150001）

檔案統(tǒng)計是檔案業(yè)務建設的一項基礎性工作，是了解和掌握檔案工作情況及規(guī)模的基本手段和科學決策的重要依據，同時也是對檔案工作監(jiān)督檢查的有效工具。但從目前檔案統(tǒng)計工作現狀來看，還存在著許多問題和薄弱環(huán)節(jié)。一是重視不夠。有些檔案部門對搞好檔案統(tǒng)計工作的重要意義認識不足，沒有把檔案統(tǒng)計作為規(guī)范檔案工作的基本環(huán)節(jié)來抓，缺乏組織領導和分析研究，檔案統(tǒng)計工作不適應檔案建設和檔案事業(yè)發(fā)展的要求。二是內容簡單。上級統(tǒng)一下發(fā)的年度統(tǒng)計報表是為檔案行政職能部門對檔案工作進行宏觀指導提供依據的，相對比較概括和寬泛。檔案部門應適應檔案工作的發(fā)展變化，從檔案的靜態(tài)與動態(tài)管理兩個方面，設計檔案工作諸環(huán)節(jié)的統(tǒng)計內容進行統(tǒng)計，從中找出規(guī)律性的東西，為檔案工作決策提供準確依據。然而有的檔案部門除每年上報的統(tǒng)計表外，基本上沒有其它統(tǒng)計；有的檔案部門雖然進行了一些統(tǒng)計，但內容比較陳舊、簡單，不系統(tǒng)、不規(guī)范，反映不出檔案狀況及變化規(guī)律，難以指導工作。特別是在檔案管理現代化水平不斷提高的新形勢下，簡單的檔案統(tǒng)計內容顯然已經難以適應實際需要。如對新型載體檔案的收集、鑒定、復制等需要通過科學的統(tǒng)計進行掌握；檔案管理現代化更需要用科學的統(tǒng)計進行總結，以便提高管理水平。有些檔案基本情況登記缺乏連續(xù)性，監(jiān)督檢查不夠有力，平時忽視資料的積累，統(tǒng)計時只得翻卷獲取數據，基本以估計代替統(tǒng)計，隨意性比較大，統(tǒng)計數字不夠準確。同時，由于每次統(tǒng)計都離不開檔案實體，都要重新翻卷獲取數據，對檔案也造成了一定的磨損，不利于檔案的保護。統(tǒng)計人員沒有相對固定，有的缺乏必要的統(tǒng)計知識和能力，影響了統(tǒng)計質量。四是手段落后。近幾年通過目標管理，檔案部門整體建設上了一個新臺階，管理現代化水平有了很大提高，檔案縮微、光盤錄入、計算機檢索等先進技術手段的運用，大大提高了檔案提供利用的效率，但檔案統(tǒng)計工作相對滯后，基本上仍采用傳統(tǒng)手工方式，程序繁瑣，工作量大，時效性差。五是缺乏分析。檔案統(tǒng)計多限于數字簡單組合，應付檢查、總結和上報，缺乏深入分析；只重視用工作量反映成績，不注意將數據轉換為對檔案部門整體建設的分析，因而難以將近期效益與長期效益結合起來進行統(tǒng)籌規(guī)劃，使統(tǒng)計工作失去真正的意義。檔案統(tǒng)計工作中存在的這些問題，在一定程度上造成了對檔案工作情況了解不清、掌握不細，帶來了檔案管理的盲目性和提供利用的被動性，影響了檔案基礎建設和檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

檔案部門要提高管理水平，必須要重視檔案統(tǒng)計工作，并采取切實有效的措施把這項工作做好，這樣才能適應新形勢發(fā)展的需要。

一、切實提高思想認識

科學技術的發(fā)展，使越來越多的新設備、新方法應用于檔案管理的各個環(huán)節(jié)，檔案統(tǒng)計工作也不例外，必須適應新形勢，確定新內容，采用新方法，不斷改革創(chuàng)新，在檔案事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更重要的作用。因此，要引導檔案工作人員轉變思想觀念，從加強科學化、規(guī)范化管理，促進檔案事業(yè)發(fā)展的高度認識搞好檔案統(tǒng)計工作的重要意義，以認真負責的態(tài)度自覺做好檔案統(tǒng)計工作。應把檔案統(tǒng)計作為檔案管理現代化的內容和檔案業(yè)務的基礎性工作來抓，擺上應有位置，認真抓好組織實施。應安排責任心強，工作認真負責，有一定統(tǒng)計知識和調查分析能力的人員兼管統(tǒng)計和登記工作，并注意加強統(tǒng)計業(yè)務培訓，提高工作能力。

二、科學設定統(tǒng)計內容

檔案統(tǒng)計工作的內容，總體包括檔案和檔案工作的基本登記和綜合統(tǒng)計。檔案統(tǒng)計一般包括檔案數量統(tǒng)計、檔案業(yè)務管理質量統(tǒng)計、檔案開發(fā)利用情況統(tǒng)計和檔案工作的條件統(tǒng)計。具體設定檔案統(tǒng)計內容，要本著系統(tǒng)性、實用性、時代性的原則進行。所以系統(tǒng)性，就是要認真分析檔案業(yè)務各個環(huán)節(jié)的相互關系，從整體上把握檔案工作體系，增強檔案統(tǒng)計的系統(tǒng)性。所謂實用性，就是設定統(tǒng)計內容要從實際需要出發(fā)，有利于指導工作且便于操作，即不能過于籠統(tǒng)，也不能過于繁瑣，以發(fā)揮統(tǒng)計工作在檔案建設中的最佳作用。所謂時代性，就是要隨著科學技術的發(fā)展和檔案管理現代化水平的提高，突破傳統(tǒng)的設定范圍，適時增設新的項目和內容，增加統(tǒng)計工作的科技含量，調整結構體系，為促進檔案管理現代化服務。如對館（室）藏檔案計算機錄入、光盤儲存、縮微處理等管理現代化情況，以及計算機、復印機、縮微機等現代設備的數量和運轉等情況進行登記和統(tǒng)計，掌握檔案管理現代化的進展情況，并為設備更新?lián)Q代提供依據。

三、認真組織統(tǒng)計工作

統(tǒng)計工作是一項具體細致的工作，必須嚴格規(guī)范要求，認真組織實施，保證落實到位。一是要明確職責范圍。檔案基本登記應結合工作進行，誰從事某一項工作，誰就負責該項工作情況和登記；幾個人合作完成一項工作任務，要相對固定一人登記。檔案分類統(tǒng)計一般由業(yè)務部門固定人員兼管。二是要做到及時準確。負責檔案基本登記的人員要做到隨工作隨登記，負責分類統(tǒng)計和綜合統(tǒng)計的人員也要按時統(tǒng)計，并認真核對，做到準確無誤。在統(tǒng)計時間上，分類統(tǒng)計一般每月進行一次，綜合統(tǒng)計每年一次或根據需要隨時統(tǒng)計。進行登記和統(tǒng)計時，具體承辦人員要在表格上簽名，以示負責；人員變動時要認真交待，以保持統(tǒng)計工作的連續(xù)性。三是要加強監(jiān)督檢查，實行層層監(jiān)督檢查制度。部門領導要對統(tǒng)計情況全面把關，對分類統(tǒng)計及基本登記檢查負責；綜合統(tǒng)計人員對分類統(tǒng)計，分類統(tǒng)計人員對基本登記要分別檢查核對，保證檔案統(tǒng)計的準確性。四是要改進統(tǒng)計方法。運用計算機管理系統(tǒng)，建立館(室)藏檔案和檔案工作綜合統(tǒng)計數據庫，提高統(tǒng)計效率。為保持檔案統(tǒng)計工作的連續(xù)性，對檔案狀況統(tǒng)計核準后，應注意保存統(tǒng)計資料，以后可進行增減統(tǒng)計，需要時在原基礎上進行加減，以減少統(tǒng)計工作量和因翻卷對檔案造成的磨損。

四、重視加強統(tǒng)計分析

統(tǒng)計圖表的完成不等于統(tǒng)計工作的結果，不能將統(tǒng)計只看成是單純的數字綜合。沒有統(tǒng)計分析就難以反映檔案和檔案工作各要素之間的比例關系，難以找出存在的問題和規(guī)律性的東西，統(tǒng)計也就失去其掌握情況、指導工作的意義。因此，必須在統(tǒng)計數據的基礎上認真進行分析研究。統(tǒng)計分析要求統(tǒng)計數據準確，參考資料詳實，定量分析與定性分析相結合，全面分析、科學判斷。首先要整理統(tǒng)計資料，對統(tǒng)計數據和有關資料進行核實、分類和綜合；然后通過數據比較發(fā)現問題，包括現在與以往比，要素與要素比，并運用其它資料或通過實地調查分析原因，說明問題；最后要對所分析的問題作出結論，并提出解決問題、改進工作的意義和建議。統(tǒng)計分析要形成書面報告，以便領導和機關掌握情況，為檔案工作決策提供依據。只有這樣深入進行統(tǒng)計分析，才能充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計工作在檔案事業(yè)發(fā)展中的作用，才能真正體現檔案統(tǒng)計的價值。