李 鶯

一、會(huì)計(jì)分錄的概念

會(huì)計(jì)分錄通俗的理解就是按照復(fù)式記賬的要求，對(duì)每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)以賬戶(hù)名稱(chēng)以及記賬的方向和金額等來(lái)反映賬戶(hù)之間相互對(duì)應(yīng)關(guān)系的記錄，也是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，按照記賬規(guī)則的要求，確定并列示應(yīng)借和應(yīng)貸賬戶(hù)的名稱(chēng)及其金額的一種簡(jiǎn)明記錄。

會(huì)計(jì)分錄的格式要求是：首先是先借后貸，而且借和貸要分開(kāi)寫(xiě)，并且要求金額的數(shù)字和文字都應(yīng)錯(cuò)開(kāi)，但是在一借多貸或一貸多借的情況下，要求借方或貸方的金額數(shù)字和文字必須對(duì)齊。更正分錄時(shí)要求采用紅字更正法或補(bǔ)充更正法。錯(cuò)賬更正法有劃線(xiàn)更正法、紅字更正法以及補(bǔ)充更正法等，只有采用紅字更正法和補(bǔ)充更正法時(shí)才需編制更正分錄。

二、五種常見(jiàn)的會(huì)計(jì)分錄的比較

目前常見(jiàn)的會(huì)計(jì)分錄有普通分錄、更正分錄、調(diào)整分錄、抵銷(xiāo)分錄以及示意分錄這五種，它們之間的比較如下：

（一）五種常見(jiàn)的會(huì)計(jì)分錄的相同點(diǎn)

首先，它們的構(gòu)成和格式相同，它們都包括記賬方向、賬戶(hù)名稱(chēng)和金額，在書(shū)寫(xiě)格式上都是在上一行寫(xiě)借方的會(huì)計(jì)科目和金額，下一行寫(xiě)貸方的會(huì)計(jì)科目和金額；其次，它們采用的記賬方法和記賬規(guī)則相同，大都采用的是借貸記賬法；最后，它們采用的會(huì)計(jì)科目，大部分相同，都是采用的會(huì)計(jì)制度中規(guī)定的科目。

（二）五種常見(jiàn)的會(huì)計(jì)分錄的區(qū)別

首先，它們的作用不同，普通分錄是登記賬戶(hù)的依據(jù)，更正分錄也是登記賬戶(hù)的依據(jù)，但它的目的是為了更正錯(cuò)賬，調(diào)整分錄是為調(diào)整審計(jì)人員在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)賬，抵銷(xiāo)分錄是為編制合并會(huì)計(jì)報(bào)表服務(wù)的，是計(jì)算母公司與子公司合并數(shù)的重要參考依據(jù)，而示意分錄是填制T形賬戶(hù)的依據(jù)；其次，它們編制的依據(jù)不同。普通分錄是根據(jù)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容編制，調(diào)整分錄是根據(jù)企業(yè)的錯(cuò)賬而編制的，抵銷(xiāo)分錄是根據(jù)母公司與子公司個(gè)別報(bào)表均已反映但合并會(huì)計(jì)報(bào)表須抵銷(xiāo)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)來(lái)編制的，示意分錄依據(jù)影響企業(yè)的現(xiàn)金流入和流出因素來(lái)編制的；最后，它們的載體不同，普通分錄、更正分錄和調(diào)整分錄均須填制記賬憑證，而抵銷(xiāo)分錄直接記載在合并報(bào)表的底稿上，示意分錄直接反映在下形的賬戶(hù)上。

三、會(huì)計(jì)分錄編制的過(guò)程中要注意的問(wèn)題

（一）確定會(huì)計(jì)主體，這是編制會(huì)計(jì)分錄的前提

會(huì)計(jì)主體是指會(huì)計(jì)工作為之服務(wù)的特定單位，即它明確了會(huì)計(jì)工作的空間范圍。會(huì)計(jì)主體可以有多種不同的組織形式，不論企業(yè)采用的是哪種組織形式，都是獨(dú)立的會(huì)計(jì)主體。會(huì)計(jì)主體可以是法人和非法人單位，也可以是企業(yè)以及企業(yè)下屬的二級(jí)核算單位。確定會(huì)計(jì)主體，是為了把會(huì)計(jì)主體的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與其他會(huì)計(jì)主體以及投資者的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和法人代表的活動(dòng)區(qū)別開(kāi)來(lái)，只有在確定會(huì)計(jì)主體的基礎(chǔ)之上，會(huì)計(jì)人員才能站在特定會(huì)計(jì)主體的立場(chǎng)上，核算特定主體的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。所以，確定會(huì)計(jì)主體是編制會(huì)計(jì)分錄的重要前提。

（二）正確設(shè)置賬戶(hù)的名稱(chēng)，這是編制會(huì)計(jì)分錄的關(guān)鍵

在正確設(shè)置賬戶(hù)名稱(chēng)之前，要熟悉賬戶(hù)的用途及其核算的內(nèi)容和范圍，因?yàn)槊總€(gè)賬戶(hù)都有其特定的用途及相應(yīng)的適用范圍，對(duì)于不同的賬戶(hù)，其用途、內(nèi)容和范圍也不盡相同，所以我們要在熟悉各種賬戶(hù)的基礎(chǔ)之上，還要掌握每個(gè)賬戶(hù)所包含的內(nèi)容以及所適用的范圍。另一方面，還要明確賬戶(hù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，熟悉賬戶(hù)對(duì)應(yīng)關(guān)系及涉及的賬戶(hù)體系，就可以了解企業(yè)資金運(yùn)動(dòng)的來(lái)龍去脈和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容，可見(jiàn)，正確設(shè)置賬戶(hù)的名稱(chēng)對(duì)科學(xué)的編制會(huì)計(jì)分錄具有非常重要的作用。

（三）了解賬戶(hù)的結(jié)構(gòu)和分類(lèi)，這是編制會(huì)計(jì)分錄的基本要求

賬戶(hù)可以按經(jīng)濟(jì)內(nèi)容分為資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用和利潤(rùn)等六大類(lèi)賬戶(hù)。對(duì)于資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益類(lèi)賬目的調(diào)整由于利潤(rùn)分配表中的凈利潤(rùn)以及未分配利潤(rùn)項(xiàng)目的上年實(shí)際數(shù)之間數(shù)據(jù)的出入，多會(huì)導(dǎo)致這兩項(xiàng)數(shù)據(jù)與上年報(bào)表、賬上對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的數(shù)據(jù)均不同。如果不了解賬戶(hù)的結(jié)構(gòu)和分類(lèi)的話(huà)就要對(duì)報(bào)表進(jìn)行較多調(diào)整，操作起來(lái)比較麻煩，也容易導(dǎo)致錯(cuò)誤。所以，及時(shí)了解賬戶(hù)的結(jié)構(gòu)和分類(lèi)，對(duì)編制會(huì)計(jì)分錄也是至關(guān)重要的。

四、會(huì)計(jì)信息化中分錄編制的方法和實(shí)際應(yīng)用

（一）會(huì)計(jì)信息化中分錄編制的方法

在會(huì)計(jì)信息化中會(huì)計(jì)分錄的編制與手工環(huán)境下會(huì)計(jì)分錄的編制有些不同，特別是一些調(diào)整分錄，在編制時(shí)一定要結(jié)合實(shí)際問(wèn)題和會(huì)計(jì)管理軟件的實(shí)際情況，來(lái)正確地編制分錄，以更好地為會(huì)計(jì)信息使用者服務(wù)，筆者認(rèn)為在會(huì)計(jì)信息化中會(huì)計(jì)分錄的編制需要做到如下幾個(gè)方面的工作：

第一、結(jié)合企業(yè)財(cái)務(wù)管理時(shí)所應(yīng)用的會(huì)計(jì)核算軟件，判定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所適用的賬戶(hù)，根據(jù)會(huì)計(jì)核算軟件的賬戶(hù)管理功能來(lái)確定該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)該采用哪些賬戶(hù)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。

第二、在第一步的基礎(chǔ)之上，進(jìn)一步確定賬戶(hù)的性質(zhì)，明確賬戶(hù)管理模塊所列出的賬戶(hù)歸屬，即判斷其是屬于負(fù)債、損益或者是所有者權(quán)益賬戶(hù)，還是屬于資產(chǎn)和成本類(lèi)賬戶(hù)。

第三、有效利用會(huì)計(jì)管理軟件的智能化和高效化，分析各賬戶(hù)的增減變化情況，來(lái)進(jìn)一步分析賬戶(hù)經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的增減。

第四、判斷賬戶(hù)的結(jié)構(gòu)，通過(guò)賬戶(hù)管理模塊來(lái)有效判斷各個(gè)賬戶(hù)是借方反映增加數(shù)還是貸方反映增加數(shù)。

第五、確定記賬方向，借助會(huì)計(jì)核算軟件來(lái)有效判斷各賬戶(hù)相應(yīng)的金額應(yīng)記入借方還是應(yīng)記入貸方。

在完成上訴五項(xiàng)工作之后，會(huì)計(jì)信息化中經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的賬戶(hù)及其記賬方向已完全確立，會(huì)計(jì)分錄也就相應(yīng)產(chǎn)生了。

（二）會(huì)計(jì)信息化中分錄編制的實(shí)際應(yīng)用

“天大天財(cái)”就是一個(gè)采用上訴分錄編制方法來(lái)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化下會(huì)計(jì)分錄編制的財(cái)務(wù)軟件，在該軟件中一旦資產(chǎn)類(lèi)往來(lái)科目只要借方有發(fā)生額，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)按“年+月+憑證號(hào)+筆數(shù)”的方式生成一個(gè)唯一的序列號(hào)，資產(chǎn)類(lèi)往來(lái)科目只有在貸方有發(fā)生額時(shí)才能核算，并且核算時(shí)要輸入系統(tǒng)生成的序列號(hào)以確定對(duì)那一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行核算。與資產(chǎn)類(lèi)往來(lái)恰好相反，負(fù)債類(lèi)往來(lái)科目只要貸方有發(fā)生額就會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)序列號(hào)，只有在借方有發(fā)生額時(shí)才能核算，同樣核算時(shí)也要輸入系統(tǒng)生成的相應(yīng)的序列號(hào)，在這樣的一種機(jī)制下，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息化下會(huì)計(jì)分錄的編制。

五、結(jié)論

會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展促使會(huì)計(jì)分錄編制工作也愈來(lái)愈向信息化的方向發(fā)展，會(huì)計(jì)分錄是根據(jù)借貸記賬法中的“有借必有貸，借貸必相等”這一記賬規(guī)則來(lái)編制的，實(shí)行信息化后，有部分會(huì)計(jì)分錄的編制與手工會(huì)計(jì)分錄的編制存在差異，需要做合理的調(diào)整和相應(yīng)的變換后才能保證會(huì)計(jì)信息的正確性，否則輸出的報(bào)表和賬目等會(huì)計(jì)信息就有可能出錯(cuò)。尤其是信息化中往來(lái)款項(xiàng)的調(diào)整以及費(fèi)用沖減等事項(xiàng)，在編制這些分錄時(shí)應(yīng)需要特別的注意。總之，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)分錄編制的信息化與手工的會(huì)計(jì)分錄編制方式相比，可以有效提高企業(yè)會(huì)計(jì)管理的質(zhì)量和效率，對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的信息化也具有非常重要的意義。