何 玉 賈延霞 晏 凌 程變愛

（清華大學(xué)圖書館 北京 100084）

近些年來，非正式出版物的征集、整理與發(fā)布成為各大圖書館的熱門話題。北京大學(xué)圖書館早在1985年就發(fā)出了《關(guān)于建立校內(nèi)“非正式出版物”呈繳本制度的通知》，并建立了非正式出版物閱覽室。國家圖書館在2008年正式向社會征集“非正式出版文獻(xiàn)（內(nèi)部資料）”[1]，社會反響良好。清華大學(xué)圖書館一直都很關(guān)注非正式出版物的收集工作，在“保釣、統(tǒng)運”①資料、名人手稿、院士文庫等特色專藏方面，都取得了可喜成果。本文結(jié)合筆者實踐工作經(jīng)驗，探討非正式出版物收集工作的原則、渠道及工作規(guī)范。

1 高校圖書館非正式出版物采集原則

非正式出版物數(shù)量龐大、類型多樣，包括學(xué)術(shù)報告、未刊稿、學(xué)位論文、會議文獻(xiàn)、內(nèi)部刊物、政府文件、企業(yè)文件等。高校圖書館由于人力、物力有限，特別是物理存儲空間有限，在確定非正式出版物收集目標(biāo)時，應(yīng)考慮非正式出版物的學(xué)術(shù)價值與研究價值，呈現(xiàn)形式的豐富性與全面性，資料本身的特色化與獨特性。

1.1 資料價值判斷堅持基礎(chǔ)性與前瞻性相結(jié)合的原則

當(dāng)今信息化社會，資源獲取便捷，基礎(chǔ)性研究對信息資源的需求得到了充分的滿足，而前沿研究領(lǐng)域的非正式出版物由于出版要求的限制或研究不夠成熟，人們尚未認(rèn)識到其出版價值，導(dǎo)致一些頗具開創(chuàng)性的研究成果流失。這些非正式出版物多散見于學(xué)術(shù)報告、學(xué)會論文、會議文獻(xiàn)、內(nèi)部刊物等過程性學(xué)術(shù)成果之中，相對于數(shù)量龐大的正式出版物而言，只是一些“微內(nèi)容”，但對于推動相關(guān)領(lǐng)域的研究、啟發(fā)后續(xù)的跟進(jìn)研究意義重大。因此，非正式出版物的收集既要堅持基礎(chǔ)性原則，不斷積累基礎(chǔ)且重要的研究資料，更要遵循前瞻性的原則，將不完善但有創(chuàng)新性的成果收集起來以備研究之用。例如，香港大學(xué)孔安道紀(jì)念圖書館在香港地方文獻(xiàn)的收集方面，不僅搜集散布在我國大陸及臺灣地區(qū)、日本、歐美等地與香港有關(guān)的書刊，還關(guān)注國際學(xué)術(shù)界發(fā)展動態(tài)，致力于建立一個與香港相關(guān)的博士論文庫，將基礎(chǔ)性與前瞻性進(jìn)行了很好的結(jié)合[2]。

1.2 資料類別選擇堅持共同性與差異性相結(jié)合的原則

計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及為信息的保存與傳播提供了便捷，同時也帶來了同質(zhì)化信息的泛濫。信息的同質(zhì)化不僅存在于網(wǎng)絡(luò)資源之中，而且也存在于正式出版物之中。各高校在經(jīng)濟實力大致相同的情況下，紛紛將建設(shè)世界一流的綜合性、研究型大學(xué)作為奮斗目標(biāo)，致使各高校圖書館的資源數(shù)量與數(shù)據(jù)庫類別趨同傾向日漸明顯。如何根據(jù)本校獨特的校園文化與學(xué)科特點打造特色鮮明的圖書館館藏，成為當(dāng)下高校圖書館發(fā)展的瓶頸。各高校內(nèi)部都有一些特色資源，它們承載和記錄了學(xué)校的歷史與發(fā)展，是市場上采購不到的，如學(xué)生比賽的作品、校園講座的海報等。這些非正式出版物具有唯一性，其承載的校園文化價值與史料價值是正式出版物所不具備的。

1.3 資料形式選用堅持文獻(xiàn)資料與實物資料相結(jié)合的原則

圖書館在非正式出版物的搜集過程中，要注重非正式出版物的豐富性與完整性。這要求圖書館對非正式出版物的收藏全面、完整，不僅藏有文字資料，還要收藏相關(guān)的實物資料。如此一來，非正式出版物的選用才能滿足讀者研究、圖書館服務(wù)的需要，同時最大程度地發(fā)揮其歷史價值與文化傳承作用。例如，清華大學(xué)圖書館在收藏國際著名記者伊斯雷爾·愛潑斯坦[3]專藏的過程中，不僅注重文字著作的收藏，更注重對其使用實物的整理，如采訪包、采訪筆記、攝影用的采光燈等，這些實物資料具有歷史真實感，成為對外展覽時最具感染力的資料。

2 高校圖書館非正式出版物的收集渠道

2.1 建立校內(nèi)論文呈繳制度

目前很多高校對于學(xué)位論文都有明確的呈繳制度，圖書館與檔案館都有固定的管理流程和工作模式[4]。筆者認(rèn)為，高校圖書館應(yīng)該建立校內(nèi)呈繳制度，用以收集校內(nèi)的非正式出版物，如學(xué)生作品、學(xué)生活動記錄等資料。由于對于這些出版物沒有相應(yīng)的呈繳規(guī)定，高校圖書館在進(jìn)行非正式出版物的征集時，會遇到諸多困難和不便，所以最好由圖書館提出書面申請，由學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或機構(gòu)牽頭，以公文的形式規(guī)定相關(guān)部、處、院、系將相關(guān)主題、類型的非正式出版物直接呈繳到校圖書館。

2.2 以社會捐贈為主、采購為輔

社會捐贈是一種較為常用的收集渠道，圖書館要努力爭取固定的社會機構(gòu)的捐贈，如財團(tuán)法人·日本科學(xué)協(xié)會與清華大學(xué)圖書館建立了固定的捐贈聯(lián)系。此外，圖書館還應(yīng)積極主動聯(lián)系社會人士和社會團(tuán)體。當(dāng)捐贈資料達(dá)到一定規(guī)模時，圖書館應(yīng)進(jìn)行全局盤點，再在現(xiàn)有基礎(chǔ)上考慮通過采購查漏補缺，以保證專題收藏的全面性。例如，清華大學(xué)圖書館“奧運專藏”收藏的2008年北京奧運會相關(guān)資料就采用捐贈與采選相結(jié)合的收集方式。

2.3 館際交換與補充

各圖書館之間的互通有無、查漏補缺對完善和補充非正式出版物收藏有著實際的幫助。例如，臺灣新竹“清華大學(xué)圖書館”、美國哈佛燕京大學(xué)圖書館、匹茲堡大學(xué)圖書館、密歇根大學(xué)圖書館等都有對“保釣、統(tǒng)運”文獻(xiàn)的收藏，目前清華大學(xué)圖書館與臺灣新竹“清華大學(xué)圖書館”簽訂了文獻(xiàn)交換與補充協(xié)議，兩館就現(xiàn)有的文獻(xiàn)進(jìn)行相互補充與交換。

2.4 網(wǎng)絡(luò)搜集

內(nèi)事不明問百度，外事不明問Google。圖書館也可利用網(wǎng)絡(luò)收集非正式出版物的相關(guān)資料。例如，網(wǎng)絡(luò)上關(guān)于“保釣、統(tǒng)運”專題文獻(xiàn)的信息相當(dāng)豐富，清華大學(xué)圖書館通過網(wǎng)絡(luò)收集相關(guān)信息，以郵件的方式與很多當(dāng)事人取得聯(lián)系，獲取他們對“保釣、統(tǒng)運”運動的參與、體會、回憶文章。這些信息的搜集與累積對于保證非正式出版物的完整性是很有必要的。

3 高校圖書館非正式出版物的整理規(guī)范

3.1 初步分析與規(guī)劃

在持續(xù)、規(guī)范整理之前，圖書館需要對整批非正式出版物進(jìn)行基本的調(diào)研與規(guī)劃，這是決定是否需要對某一主題的非正式出版物進(jìn)行持續(xù)與長期收集、整理的前提。某一主題的非正式出版物只有在達(dá)到一定采集標(biāo)準(zhǔn)后才能正式立項進(jìn)行收集、整理，而采集標(biāo)準(zhǔn)則是通過對資料的初步分析來確定的。以清華大學(xué)圖書館“保釣、統(tǒng)運”資料收集、整理工作為例，2007年9月，清華大學(xué)圖書館正式接收了美國休斯頓大學(xué)周本初教授捐贈的“保釣、統(tǒng)運”資料。經(jīng)過初步分析發(fā)現(xiàn)，這批資料內(nèi)容豐富、形式多樣，有信札、手稿、筆記、名片、復(fù)印資料、油印小報、簡報、連續(xù)出版的小雜志、報紙、報紙復(fù)印件、打印稿、圖書、照片等，而且絕大部分都是非正式出版物（特別是團(tuán)體自行刊印的連續(xù)出版物），具有重大的歷史價值。此后，在清華大學(xué)圖書館和臺灣同學(xué)會的努力下，陸續(xù)有相關(guān)人士繼續(xù)捐贈同類主題的資料，到目前為止，清華大學(xué)圖書館已經(jīng)接收了58人次、1萬余件資料的捐贈，“保釣、統(tǒng)運”資料已經(jīng)成為清華大學(xué)圖書館的特色專題館藏[5]。

3.2 設(shè)定整理目標(biāo)

隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化時代的到來，對于非正式出版物的整理不能僅限于進(jìn)行紙本收藏與實物收藏，還要對其進(jìn)行數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化處理。由于非正式出版物一般較為繁雜、瑣碎，樣式、大小等都很難按照圖書整理方式排列，加之一些非正式出版物尤其是實物資料具有珍貴的歷史價值，不便于直接外借供讀者利用，因此，可以將非正式出版物數(shù)字化并存儲于數(shù)據(jù)庫中。清華大學(xué)圖書館在接收“保釣、統(tǒng)運”資料捐贈時，決定對紙本文獻(xiàn)進(jìn)行收藏、保存，將全部資料數(shù)字化后以電子版的形式供讀者使用。

3.3 制定整理規(guī)范

3.3.1 制定并及時更新、調(diào)整元數(shù)據(jù)著錄方案

由于非正式出版物類型豐富、形式多樣，很難用傳統(tǒng)的著錄方法管理和揭示，因此不能將其納入傳統(tǒng)的書目管理系統(tǒng)。工作人員可以根據(jù)資源類型制定相應(yīng)的元數(shù)據(jù)著錄項目，再對文獻(xiàn)逐一登記著錄，生成較為詳細(xì)的資料記錄表。整理著錄的項目和內(nèi)容可作為將來數(shù)字化服務(wù)的元數(shù)據(jù)，實現(xiàn)一次著錄、多次使用。以清華大學(xué)圖書館“保釣、統(tǒng)運”資料整理為例，清華大學(xué)圖書館根據(jù)整理目標(biāo)對不同資源類型設(shè)定了不同的元數(shù)據(jù)方案（見表1）。

表1 清華大學(xué)圖書館“保釣、統(tǒng)運”資料元數(shù)據(jù)設(shè)定方案

在整理著錄過程中，新的資料類型（如光盤、幻燈片等實物資料）會不斷涌現(xiàn)，多樣化的資料類型使得元數(shù)據(jù)方案需要根據(jù)實際情況及時進(jìn)行調(diào)整。例如，清華大學(xué)圖書館在“保釣、統(tǒng)運”資料整理過程中發(fā)現(xiàn)，很多不同發(fā)行地發(fā)行的有關(guān)“保釣、統(tǒng)運”的期刊都叫作“釣魚臺簡報”或“釣魚臺月刊”，為了更準(zhǔn)確地進(jìn)行標(biāo)示，清華大學(xué)圖書館在期刊/報紙的元數(shù)據(jù)項中及時增加了“地址”著錄項。

3.3.2 資料號編纂規(guī)則

資料號是較為常用的編號方式，但是資料號本身能反映的信息并不多，所以在設(shè)定資料號編纂原則時，應(yīng)盡可能使一個資料號反映多方面的信息，如捐贈者、捐贈箱、捐贈資料專題的信息。同時，資料號的編纂還應(yīng)該為長期發(fā)展留有余地，避免隨著資料的增加而出現(xiàn)號碼不夠用的窘?jīng)r。清華大學(xué)圖書館在收集“保釣、統(tǒng)運”資料時，整批整箱裝放，箱體設(shè)有箱號，箱中又分設(shè)多個文件夾?！氨ａ?、統(tǒng)運”資料全部采用8位制資料號編纂法，前面2位表示箱號，中間3位表示文件夾，最后3位表示對應(yīng)文件號，而且中間用“-”隔開。例如，第1箱第1個文件夾中的第45個文件，其資料號為01-001-045。若單篇文章或期刊沒有文件夾，則以“0”補位。在每一個文件夾中，單篇文章按照順序編號，每篇文章都有唯一的資料號。這種著錄方式便于查重、匯總等后續(xù)工作。

3.3.3 建立完善的資料管理制度

各圖書館對于非正式出版物的登記，基本上處于“各自為政”的狀態(tài)。完善的資料管理制度對于資料的保護(hù)非常有必要。在非正式出版物的內(nèi)部整理過程中，其他崗位的同事出于工作或科研的需要，會閱覽相關(guān)資料。為此，清華大學(xué)圖書館制定了《清華大學(xué)圖書館保釣資料管理辦法》，用專門的“借閱登記本”將借閱的資料一一登記，以免資料丟失。在資料轉(zhuǎn)到數(shù)字化部、系統(tǒng)部進(jìn)行數(shù)字化時，嚴(yán)格按照資料交接手續(xù)形成書面交接單，雙方簽字，標(biāo)注日期。

3.3.4 設(shè)定每個環(huán)節(jié)的工作流程

科學(xué)、規(guī)范的工作流程有利于資料整理工作，有利于資料的持續(xù)收集與利用。清華大學(xué)圖書館在整理“保釣、統(tǒng)運”資料的過程中，制定了多個環(huán)節(jié)的工作流程及工作文檔，如《保釣資料整理工作流程》、《保釣資料之期刊、報紙查重工作流程》等。這些文檔一方面是規(guī)范管理的需要，另一方面也為不同工序交接工作帶來方便。

4 結(jié) 語

清華大學(xué)開展了多項非正式出版物專題征集、整理工作，“保釣、統(tǒng)運”資料的整理工作是其中規(guī)模較大、成績顯著的項目之一，目前已經(jīng)形成了“保釣、統(tǒng)運”資料的詳細(xì)目錄。清華大學(xué)圖書館正在對這一專題資料進(jìn)行全面數(shù)字化，這一做法將便于讀者使用這些資源，也對長期保存這些資源起到積極的作用。

注 釋：

①1970年底，臺灣報紙披露美國總統(tǒng)尼克松要將原來由美軍管制的琉球群島的管轄權(quán)交還日本，其中包括釣魚島（臺灣稱釣魚臺）列嶼。為了保衛(wèi)中國的神圣領(lǐng)土——釣魚島列嶼，旅居美國、加拿大、歐洲各國的臺灣留學(xué)生和香港留學(xué)生掀起了聲勢浩大的“保釣”運動?！氨ａ灐边\動延續(xù)近10年，發(fā)展成為促進(jìn)祖國統(tǒng)一的愛國運動，這場愛國運動被后人稱為“保釣、統(tǒng)運”運動。

[1]國家圖書館關(guān)于征集“非正式出版文獻(xiàn)（內(nèi)部資料）”的公告[EB/OL].(2008-07-10)[2010-06-07] . http://www.nlc.gov.cn/syzt/2008/0709/article_27.htm.

[2]尹耀全.香港地方文獻(xiàn)的概念、采集和整理——以香港大學(xué)孔安道紀(jì)念圖書館為例[J]. 國家圖書館學(xué)刊.2008(1):50-54.

[3]清華大學(xué)成立伊斯雷爾·愛潑斯坦研究中心[EB/OL].(2008-10-20)[2010-06-07] . http://news.tsinghua.edu.cn/new/readnews.php?id=19140.

[4]姜靜華，周錦文.清華大學(xué)圖書館博碩士學(xué)位論文和博士后出站報告的收藏與管理[EB/OL].(2001-08-01)[2010-06-07]. http://news.lib.tsinghua.edu.cn/page.user.article.asp?articleid=8.

[5]清華大學(xué)圖書館特色資源[EB/OL].[2010-07-13] .http://www.lib.tsinghua.edu.cn/database/specialcollection.html.