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        圖書館在線架位管理的設(shè)計與實現(xiàn)

        2011-05-08 09:39:50熊莉君
        圖書館學(xué)刊 2011年5期
        關(guān)鍵詞:圖書館系統(tǒng)管理

        熊莉君

        (南昌大學(xué)圖書館,江西 南昌 330031)

        1 ASP原理概述

        ASP全名Active Server Pages,即“動態(tài)服務(wù)器頁面”,它是Microsoft公司于1996年11月推出的Web應(yīng)用程序開發(fā)技術(shù),是一個Web服務(wù)器端的開發(fā)環(huán)境,屬于Active X技術(shù)中的服務(wù)器端技術(shù)。利用它可以產(chǎn)生和執(zhí)行動態(tài)的、互動的、高性能的Web服務(wù)應(yīng)用程序。與僅僅利用網(wǎng)頁軟件建立靜態(tài)的網(wǎng)頁不同,用動態(tài)網(wǎng)頁技術(shù)ASP建立的網(wǎng)站必須在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下才能運行。[1]ASP采用VBScript、Jscript等簡單易懂的腳本語言,結(jié)合HTML代碼,即可快速完成網(wǎng)站的應(yīng)用程序開發(fā)。當(dāng)腳本運行在服務(wù)器端而不是客戶端時,服務(wù)器所處理的工作包括生成HTML頁及傳送給客戶端的瀏覽器。因此,ASP與瀏覽器無關(guān),客戶端只要使用可執(zhí)行HTML碼的瀏覽器,即可瀏覽ASP所設(shè)計的網(wǎng)頁內(nèi)容。同時在瀏覽器上看不到ASP程序,可以防止程序被竊取,保護(hù)了開發(fā)者的利益。[2]

        用ASP開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)界面整齊、美觀,操作簡單、方便,并且功能健全。尤其是ASP支持按權(quán)限對系統(tǒng)進(jìn)行操作,即不同類型的用戶要擁有相應(yīng)的權(quán)限對數(shù)據(jù)庫執(zhí)行不同的操作。采用ASP技術(shù)網(wǎng)絡(luò)處理器及微碼轉(zhuǎn)發(fā),可從不同級別用戶集成不同的可互操作控制或轉(zhuǎn)發(fā)數(shù)據(jù)單元,提高了系統(tǒng)性能擴(kuò)展功能,使用戶更加方便地控制和管理數(shù)據(jù)。

        ASP技術(shù)直接建立于Microsoft的Web服務(wù)器之中,所有Microsoft的Web服務(wù)器都支持ASP。目前國內(nèi)用戶普遍應(yīng)用的操作系統(tǒng)都是Windows,還有數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)SQL Server2000,這些都是Microsoft的產(chǎn)品,在系統(tǒng)的兼容與穩(wěn)定性上,都采用同一個公司的產(chǎn)品當(dāng)然效果會更好。[3]因此,采用ASP技術(shù)進(jìn)行軟件開發(fā)具有較好的可擴(kuò)展性、實用性和通用性。

        2 圖書館架位管理中存在的問題

        在一般情況下,圖書館各閱覽室和書庫內(nèi)雖然配置了工作用電腦,但是書架上所有書刊的管理仍處于手工管理階段,即各閱覽室或書庫的館員按架位順序、按類號逐行逐列清點登記書刊索書號及冊數(shù),然后制作數(shù)據(jù)的電子表格存檔于各閱覽室或書庫的工作電腦里,但因為沒有建立一個內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng),數(shù)據(jù)并未上傳到網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)信息共享,所以館員自查和領(lǐng)導(dǎo)督查時均需到各閱覽室或書庫內(nèi),進(jìn)入書架區(qū)核查架位數(shù)據(jù)與電腦存檔數(shù)據(jù)是否一致,判斷書刊錯架率及偏差值。這種未聯(lián)網(wǎng)、分散式的靜態(tài)管理存在不少問題,如館員在書刊進(jìn)出庫添加、修改數(shù)據(jù)表內(nèi)容時沒有具體操作時間和變動數(shù)量的日志記錄,有的新書刊可能沒有及時上架,或是書刊被取下架未歸位,凌亂的書架有時候沒有整架,書架數(shù)據(jù)變動未同時在電子表格中修正,書刊架位數(shù)據(jù)信息的變動因此不能得到及時反映,時常出現(xiàn)讀者在聯(lián)機(jī)目錄查詢系統(tǒng)檢索到書刊所在收藏地后卻因亂架而無法找到的現(xiàn)象,或是館領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)場檢查的書架錯架率和書刊不在率比較高,這大大影響了書刊的正常借閱,增加了書刊拒借率,降低了讀者服務(wù)工作水平。

        3 建立圖書館架位管理系統(tǒng)的意義

        高質(zhì)量的館藏是圖書館價值的體現(xiàn),也是讀者用戶訪問它的直接原因,沒有館藏圖書館就失去了存在的意義。[4]以ASP技術(shù)為核心的架位管理系統(tǒng)從3個角度保障了圖書館館藏的高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

        3.1 強(qiáng)化了架位在線管理,提高了工作責(zé)任感

        利用ASP技術(shù)建立的圖書館架位管理系統(tǒng)能充分利用互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)直觀、快捷、自主性強(qiáng)和操作方便的優(yōu)勢,系統(tǒng)具有自主管理和動態(tài)維護(hù)功能,可實現(xiàn)書庫架位數(shù)據(jù)的及時積累、查詢,以及對各項數(shù)據(jù)指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計管理和儲存。即時簡便的架位信息管理系統(tǒng)能使圖書館書刊架位情況的變動、更新、維護(hù)變得簡單易行。使用人員按照權(quán)限級別通過PC平臺對書庫架位數(shù)據(jù)進(jìn)行動態(tài)管理,實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的交互與控制,通過系統(tǒng)的管理界面實現(xiàn)管理流程重新配置和修改,并對系統(tǒng)及數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)。傳統(tǒng)圖書館采用采、編、典、流的流水線式的靜態(tài)管理方式,[5]信息流的傳遞或有效利用往往滯后于物流、人流過程,不能有效用于實時的過程控制。本系統(tǒng)突破了傳統(tǒng)圖書館架位管理不能動態(tài)管理和在線查詢的局限,提高了管理的自動化程度,并能使圖書館架位信息的管理更加規(guī)范化。在書刊架位管理過程中能隨時對架位管理工作進(jìn)行“全方位”、“全天候”的監(jiān)督和控制,可有效地將書刊架位管理工作情況及管理效率置于隨時隨地的監(jiān)督之下,從而有利于營造“質(zhì)量意識”和“競爭意識”的氛圍,增強(qiáng)館員的工作責(zé)任感。

        3.2 為量化管理提供了事實依據(jù)

        基于ASP的圖書館架位管理系統(tǒng)是圖書館目標(biāo)管理下的量化管理機(jī)制,更是一套科學(xué)、合理、行之有效的考核辦法。量化管理就是將質(zhì)量要求用數(shù)量反映出來,比如,規(guī)定書刊錯架率不能超過1%。所有人員均通過工作編號登錄系統(tǒng),通過系統(tǒng)工作日志顯示,館員的架位管理工作時間與工作內(nèi)容一目了然,能實事求是地反映工作情況,使考核做到以事實和數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),使之具有客觀性、準(zhǔn)確性與公正性。這既能激發(fā)館員的工作熱情,變消極因素為積極因素,也能得到館員的支持,促使更多的館員能隨時整架、歸架,盡量保持架位圖書與檢索目錄相一致。不僅有利于讀者查閱,還能降低拒借率,提高利用率。

        3.3 為實行崗位責(zé)任制提供了決策支持

        實踐表明,對過程信息的及時分析、反饋對后期物流和人流過程的調(diào)控更具優(yōu)勢,是圖書館過程管理決策與調(diào)控的一個重要依據(jù)。[6]系統(tǒng)還為館領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計了統(tǒng)計與管理職能模塊,館領(lǐng)導(dǎo)通過系統(tǒng)的日志分析功能進(jìn)行架位數(shù)據(jù)監(jiān)控與分析,通過對每一項工作認(rèn)真仔細(xì)地檢查和考核,借助良好的統(tǒng)計功能統(tǒng)計館員活動和架位數(shù)據(jù)變動情況,形成不同類型的統(tǒng)計資料,并在全年內(nèi)綜合分析各閱覽室和書庫書刊架位數(shù)據(jù)總量及變動情況,據(jù)此制定并實施崗位責(zé)任制:依據(jù)書刊流通量的大小來劃分架位責(zé)任到人的制度。

        4 圖書館架位管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

        4.1 系統(tǒng)設(shè)計的主要目標(biāo)

        基于ASP的圖書館架位管理系統(tǒng)設(shè)計的主要目標(biāo)是:根據(jù)圖書館實際情況,利用開放動態(tài)的計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)控制代替靜態(tài)的分散管理,使用ASP技術(shù)開發(fā)出一個可以在線添加、查詢、處理、控制的架位數(shù)據(jù)集成、控制過程集成的架位管理系統(tǒng)。系統(tǒng)具有身份驗證、檢查、統(tǒng)計、在線交互、查詢等重要功能,可以實現(xiàn)館員在線添加本崗位閱覽室或書庫架位分類號和冊數(shù)等架位信息數(shù)據(jù),并可通過在線查詢本崗位閱覽室或書庫已經(jīng)添加經(jīng)保存后的原始數(shù)據(jù)狀態(tài);還可以實現(xiàn)館領(lǐng)導(dǎo)通過網(wǎng)絡(luò)在線查看各閱覽室書架架位數(shù)據(jù)變動時間和內(nèi)容的情況,以及核對庫存數(shù)據(jù)與電腦數(shù)據(jù)符合情況,并進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析。系統(tǒng)力圖做到設(shè)計規(guī)范、操作簡便、執(zhí)行高效、便于維護(hù)管理,以有利于提高書刊架位管理工作效率,減少錯架率和圖書丟失率,從而提高讀者服務(wù)效益。

        4.2 系統(tǒng)分析與設(shè)計

        4.2.1 系統(tǒng)需求分析

        系統(tǒng)需求分析是指在整個系統(tǒng)開發(fā)過程中,解決“做什么”的問題,把要解決哪些問題,滿足用戶哪些具體的需求等調(diào)查分析清楚,從邏輯上或是從信息處理的功能需求上提出系統(tǒng)的解決方案,即邏輯模型,為下一階段進(jìn)行物理方案設(shè)計、解決“怎么辦”提供依據(jù)。[7]針對目前圖書館傳統(tǒng)架位管理中存在的問題確定系統(tǒng)需求,即主要是解決傳統(tǒng)架位管理的不能在線查詢、檢查、管理架位信息的問題,并實現(xiàn)架位信息的在線管理和動態(tài)交互功能。

        4.2.2 系統(tǒng)設(shè)計

        4.2.2.1 系統(tǒng)總體設(shè)計

        在系統(tǒng)總體設(shè)計上,利用密碼技術(shù),根據(jù)用戶的不同級別,把訪問權(quán)限劃為成3種:一級用戶、二級用戶、三級用戶,[8]分別對應(yīng)館領(lǐng)導(dǎo)、系統(tǒng)管理員和館員。館領(lǐng)導(dǎo)具有最高級別,可添加、修改、刪除、編輯所有內(nèi)容;系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)對整個系統(tǒng)基本信息及數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù);館員只能管理自己的編輯內(nèi)容,無權(quán)修改、刪除、編輯其他內(nèi)容。數(shù)據(jù)的調(diào)用和連接都由程序來完成。當(dāng)使用人員請求數(shù)據(jù)時系統(tǒng)驗證用戶的角色和權(quán)限,以保證數(shù)據(jù)的安全性,所有的輸入和輸出都由系統(tǒng)檢測,當(dāng)有非法數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)時,系統(tǒng)將拒絕對數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。

        4.2.2.2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計

        采用典型3層B/S(Browser/Server)架構(gòu),前端是Web瀏覽器(Browser),即客戶端采用瀏覽器模式,中間層是Web服務(wù)器(Web Server),是根據(jù)Web瀏覽器的請求提供文件服務(wù)的軟件,基于Windows平臺的Web服務(wù)器主要是運行于Windows 2000/XP環(huán)境下的Internet Information Server(IIS)。Web服務(wù)器的主要作用是維護(hù)系統(tǒng),判斷用戶權(quán)限和數(shù)據(jù)訪問權(quán)限等邏輯規(guī)則。后端是數(shù)據(jù)庫,數(shù)據(jù)單獨放在數(shù)據(jù)庫服務(wù)器上,這樣可以提高數(shù)據(jù)的安全性及訪問速度。如圖1所示,Web瀏覽器根據(jù)用戶操作向Web服務(wù)器發(fā)送HTML請求,Web服務(wù)器將請求進(jìn)行分析處理,訪問數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)的查詢統(tǒng)計和事務(wù)的提交。Web服務(wù)器向用戶的Web瀏覽器返回HTML結(jié)果,Web瀏覽器將結(jié)果顯示給用戶。采用ADO(Active Data Object)與數(shù)據(jù)庫進(jìn)行連接,ADO即ActiveX數(shù)據(jù)對象,是一個ASP內(nèi)置的ActiveX服務(wù)器組件。ADO通過在Web服務(wù)器上設(shè)定ODBC,來建立與多種數(shù)據(jù)庫的連接。Web服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器之間的接口傳送SQL語句和關(guān)系數(shù)據(jù)。Web服務(wù)器和Web瀏覽器之間傳送Web頁面、客戶端代碼、數(shù)據(jù)。[9]

        4.2.2.3 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計

        圖書館架位管理系統(tǒng)主要包括對架位數(shù)據(jù)信息的添加、修改和查詢等功能的實現(xiàn),以及對用戶權(quán)限的限制,系統(tǒng)劃分為6個功能模塊:登錄模塊、檢查模塊、統(tǒng)計模塊、清查模塊、查詢模塊和管理模塊,每個模塊負(fù)責(zé)相對獨立的功能。如圖2所示。

        ①登錄模塊:用戶登錄時輸入用戶名和密碼,是所有用戶進(jìn)入系統(tǒng)前的身份驗證;

        ②檢查模塊:實現(xiàn)館領(lǐng)導(dǎo)定期或不定期檢查架位數(shù)據(jù)的功能;

        ③統(tǒng)計模塊:實現(xiàn)館領(lǐng)導(dǎo)對各閱覽室書架架位分類、分布、分架合計及總統(tǒng)計等功能;

        ④清查模塊:實現(xiàn)館員對所在崗位的書架架位清點核對的功能;

        ⑤查詢模塊:實現(xiàn)對所各崗位的書架架位的檢查情況進(jìn)行查詢的功能;

        ⑥管理模塊:實現(xiàn)所有用戶對個人密碼進(jìn)行修改的功能以及系統(tǒng)管理員對用戶資料數(shù)據(jù)及系統(tǒng)日常運行進(jìn)行維護(hù)的功能。

        4.2.2.4 數(shù)據(jù)邏輯設(shè)計

        數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)采用關(guān)系數(shù)據(jù)模型,數(shù)據(jù)邏輯設(shè)計是完成架位管理的重要依據(jù)。根據(jù)架位管理工作需要,主要數(shù)據(jù)模型如下:①用戶(工號、姓名、所在崗位);②閱覽室或書庫(名稱、崗位人員姓名);③架位(索書號、冊數(shù));④清查(閱覽室或書庫名稱、清點人、值班人、清點時間);⑤統(tǒng)計(閱覽室或書庫名稱、分類、分層、分架);⑥檢查(閱覽室或書庫名稱、檢查人、清點人、值班人、清點數(shù)據(jù)、檢查數(shù)據(jù)、偏差率、偏差值、錯架率)。

        4.3 系統(tǒng)實現(xiàn)

        4.3.1 運行環(huán)境

        適用于內(nèi)部局域網(wǎng),其運行要求和設(shè)計軟件如表1所示。

        表1 圖書館架位管理運行環(huán)境的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及適用軟件

        4.3.2 數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)

        數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)是指根據(jù)數(shù)據(jù)模型和計算機(jī)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)設(shè)計數(shù)據(jù)庫的存儲結(jié)構(gòu)和存取方法。系統(tǒng)中使用部分?jǐn)?shù)據(jù)表及其結(jié)構(gòu)如下:

        館員信息:工號 字符型(12)

        姓名 字符型(20)

        密碼 字符型(12)

        系統(tǒng)管理員信息:工號 字符型(12)

        姓名 字符型(20)

        密碼 字符型(12)

        館領(lǐng)導(dǎo)信息:工號 字符型(12)

        姓名 字符型(20)

        密碼 字符型(12)

        閱覽室或書庫信息:

        閱覽室或書庫名稱 字符型(20)

        閱覽室或書庫地點 字符型(20)

        閱覽室或書庫崗位責(zé)任人 字符型(20)

        檢查信息:檢查時間 日期型(12)

        檢查地點 字符型(20)

        偏差值 數(shù)值型(5.2)

        偏差率 數(shù)值型(5.2)

        分類錯架值 數(shù)值型(5.2)

        分類錯架率 數(shù)值型(5.2)

        清點人 字符型 (20)

        值班人 字符型 (20)

        檢查人 字符型 (20)

        4.3.3 編寫ASP程序

        訪問數(shù)據(jù)庫的ASP腳本程序時使用connection對象建立并管理與遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫的連接;使用command對象提供靈活的查詢;而使用recordset對象訪問數(shù)據(jù)庫查詢所返回的結(jié)果。[10]編寫程序如下:①用戶身份驗證程序;②建立和數(shù)據(jù)庫的連接并建立對象程序;③編輯報刊閱覽室架位數(shù)據(jù)并上傳至數(shù)據(jù)庫程序。

        5 基于ASP的南昌大學(xué)書刊清查系統(tǒng)

        以ASP技術(shù)構(gòu)建圖書館架位管理集成系統(tǒng)在本校圖書館的書刊清查系統(tǒng)中得到很好的應(yīng)用。南昌大學(xué)書刊清查系統(tǒng)是針對南昌大學(xué)圖書館96個閱覽室書架架位設(shè)計的一套采用ASP技術(shù)開發(fā)的集在線添加、查詢、檢查、清查、動態(tài)控制等功能于一體的架位管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)用運行僅1年多就極大地提高了本館閱覽室架位管理工作效率,使錯架率控制在1%以下,提高了圖書館架位管理自動化和讀者服務(wù)水平。

        5.1 書刊清查系統(tǒng)的一般操作程序介紹

        現(xiàn)以3樓報刊閱覽室館員進(jìn)行清查工作為例介紹清查模塊的執(zhí)行步驟:①打開IE瀏覽器,輸入網(wǎng)址:http://210.35.251.230,出現(xiàn)南昌大學(xué)圖書館——書刊清查系統(tǒng)頁面,如圖3所示,輸入工號和密碼,按“確定”鍵登錄系統(tǒng)。②進(jìn)入清查主頁面,點擊“您可以清查的閱覽室”下方的“3樓報刊2”按鈕,即可進(jìn)入3樓報刊2閱覽室書刊清查系統(tǒng)業(yè)務(wù)子模塊。③在第三項的“架位操作”按鈕下設(shè)置當(dāng)前架位面的層數(shù)和列數(shù),設(shè)置依據(jù)是本室實際書架面的層數(shù)和列數(shù)。④根據(jù)本室清點結(jié)果填寫當(dāng)前架位面每一格數(shù)據(jù),每一格的上行填寫索書號或分類號(有號碼起止的只填起止號),下行填清點冊數(shù)。全部格填好后,點“保存頁面”,如圖4。⑤每一排書架的兩面架位數(shù)據(jù)都要據(jù)實填寫,點“架位操作”下的“增加一面架”,按順序出現(xiàn)新的空白架位面,參照前一步驟填寫該架位面,本室共7面。⑥每天早班值班人員在執(zhí)行步驟①、②后,進(jìn)入步驟③點第二項“數(shù)據(jù)操作”下方的“復(fù)制昨天或更早的數(shù)據(jù)”按鈕,作為當(dāng)天的數(shù)據(jù)。要修改數(shù)據(jù)也是經(jīng)過步驟①、②后,在要改的格上輸入正確數(shù)據(jù),再點“保存頁面”,退出系統(tǒng)時按頁面右上方的“重新登錄”即可。

        其他模塊的操作均要先執(zhí)行步驟①,進(jìn)入清查主頁面后,不同級別的用戶權(quán)限不一樣,在清查主頁面可操作的功能模塊也不一樣,如館領(lǐng)導(dǎo)可操作的選項有A:“您可以檢查的閱覽室”、B:“您可以進(jìn)行的統(tǒng)計工作”、C:“您可以查詢的閱覽室”、D:“您可以進(jìn)行的管理工作”,而館員只可操作C、D和“您可以清查的閱覽室”。

        5.2 書刊清查系統(tǒng)的運行效果

        南昌大學(xué)圖書館書刊清查系統(tǒng)是在數(shù)字環(huán)境下建立的量化管理系統(tǒng),是以計算機(jī)系統(tǒng)管理模式科學(xué)規(guī)范圖書館的架位管理工作,做到目標(biāo)管理、責(zé)任到人,進(jìn)一步提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率。以往閱覽室常把整理排架的工作放在讀者進(jìn)館之前或離館之后,在閱覽室普遍實行開架閱覽的情況下對于改變亂架現(xiàn)象效果并不顯著。實施運行書刊清查系統(tǒng)能有效地改變這種狀況,這種與館員的考核獎罰直接掛鉤的管理系統(tǒng),能督促館員更加勤于巡查書架,并占用讀者較少的時間進(jìn)行整架,以保證架位排列正確整齊,減少錯架率。這不僅為圖書館閱覽室創(chuàng)造了一個良好的學(xué)習(xí)讀書環(huán)境,提高了服務(wù)質(zhì)量,為學(xué)校的學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)和科學(xué)研究提供切實有效的文獻(xiàn)信息資源保障,還極大地樹立了圖書館員辛勤的蜜蜂形象,擴(kuò)大了圖書館的社會影響力和作用。

        6 結(jié)語

        現(xiàn)代圖書館管理的中心已經(jīng)轉(zhuǎn)向滿足讀者需求和服務(wù)最優(yōu)化,積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)ASP構(gòu)建架位在線管理系統(tǒng)以改善架位管理工作中的不足,對于提高圖書館為讀者服務(wù)的能力、最大限度地滿足讀者需求具有很強(qiáng)的實用性和借鑒意義。

        [1] 黃志雄,胡海艷.用ASP建立網(wǎng)站技術(shù)淺析[J].科技資訊,2008(10):232-233.

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