張芳寧

(長安大學(xué)圖書館,陜西 西安 710064)

1 文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程的內(nèi)涵

質(zhì)量工程(Quality Control Project)是為策劃、控制、保證和改進(jìn)產(chǎn)品的質(zhì)量,將質(zhì)量管理理論與相關(guān)專業(yè)技術(shù)相結(jié)合而開展的系統(tǒng)性活動,[1]是當(dāng)代社會為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)迅猛發(fā)展和市場競爭空前激烈的迫切要求而產(chǎn)生的重要建設(shè)項(xiàng)目。“高等學(xué)校本科教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程”就是我國為了深化教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量而開展的一項(xiàng)教育質(zhì)量工程建設(shè)項(xiàng)目。這項(xiàng)質(zhì)量工程覆蓋面廣,內(nèi)容豐富,在全國1 000多所高校中推行,是包含了眾多建設(shè)項(xiàng)目的系統(tǒng)工程,[2]力圖通過立項(xiàng)建設(shè)來全面加強(qiáng)學(xué)科建設(shè)和提高科研水平。由此可見,質(zhì)量工程是對項(xiàng)目進(jìn)行嚴(yán)密質(zhì)量控制的一系列技術(shù)與方法的總稱,它從市場需求分析著手,采用科學(xué)的質(zhì)量策劃方法對每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì),用有效的過程控制方法進(jìn)行監(jiān)控和管理,以達(dá)到最優(yōu)的效果。

在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展,競爭日趨激烈的當(dāng)今社會,圖書館要把“質(zhì)量”追求放在突出位置,樹立科學(xué)、全面、富于時(shí)代感的質(zhì)量觀。而文獻(xiàn)資源建設(shè)是高校圖書館建設(shè)的主要內(nèi)容,文獻(xiàn)資源的學(xué)術(shù)水平和學(xué)術(shù)價(jià)值直接影響著圖書館對學(xué)校教學(xué)、科研的貢獻(xiàn)率,體現(xiàn)著圖書館的價(jià)值和影響力。因此,把質(zhì)量工程模式引入圖書館建設(shè)中,構(gòu)建符合圖書館基本發(fā)展規(guī)律的、規(guī)范且完整的文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程體系,通過科學(xué)規(guī)范的實(shí)施達(dá)到質(zhì)量有效控制,能夠有力推動圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程體系的具體構(gòu)建可以從分析圖書館文獻(xiàn)資源結(jié)構(gòu)入手,通過對文獻(xiàn)資源建設(shè)每個(gè)系統(tǒng)環(huán)節(jié)具體內(nèi)容的細(xì)致研究,查找不適應(yīng)當(dāng)前建設(shè)發(fā)展的問題和矛盾,設(shè)計(jì)并實(shí)施有針對性的工程項(xiàng)目,深入研究能夠充分發(fā)揮各個(gè)環(huán)節(jié)作用的方法,并形成制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),最后對工程項(xiàng)目的全部過程做出恰當(dāng)?shù)男Чu價(jià)。

2 文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程系統(tǒng)環(huán)節(jié)的劃分

文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程是一個(gè)系統(tǒng)項(xiàng)目,要通過對圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)每個(gè)系統(tǒng)環(huán)節(jié)對文獻(xiàn)資源質(zhì)量影響力大小的分析,有針對性地設(shè)立分項(xiàng)或合并的主題工程項(xiàng)目。通過項(xiàng)目的實(shí)施與評價(jià),查找制約文獻(xiàn)資源建設(shè)的根本原因,研究提高文獻(xiàn)資源質(zhì)量的具體方法,使各個(gè)環(huán)節(jié)能夠協(xié)調(diào)、高效運(yùn)轉(zhuǎn),形成一個(gè)前后呼應(yīng)、相互促進(jìn)的統(tǒng)一體。因此,實(shí)施文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程的第一步就是劃分好系統(tǒng)環(huán)節(jié)。高校圖書館的文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程劃可分為 5個(gè)系統(tǒng)環(huán)節(jié)。

2.1 首要環(huán)節(jié)——規(guī)劃與人才

任何一項(xiàng)工程都少不了規(guī)劃和人才,質(zhì)量工程更是如此。規(guī)劃是質(zhì)量工程的指導(dǎo)目標(biāo),人才是質(zhì)量工程的實(shí)施保障。規(guī)劃的制訂,首先要求定位圖書館的服務(wù)對象和核心目標(biāo);其次,要明晰圖書館現(xiàn)有館藏資源的結(jié)構(gòu)和發(fā)展方向;最后,制定具體規(guī)劃,密切結(jié)合本校的專業(yè)設(shè)置及學(xué)科建設(shè)重點(diǎn),兼顧文理學(xué)科及師生業(yè)余文化需求,為本校教學(xué)科研、人才培養(yǎng)、素質(zhì)教育、知識管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),慎重而科學(xué)地制定出文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程項(xiàng)目實(shí)施的規(guī)劃。人才是系統(tǒng)工程中具備先進(jìn)理念和精湛技能的實(shí)施者,包括管理者和執(zhí)行者。圖書館文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程中的管理者負(fù)責(zé)制定規(guī)劃、指導(dǎo)工程;執(zhí)行者負(fù)責(zé)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制,實(shí)施工程項(xiàng)目運(yùn)作。兩者相輔相成、密切協(xié)作,保證了文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程的順利進(jìn)展。

2.2 重點(diǎn)環(huán)節(jié)——招標(biāo)與采訪

高校圖書館文獻(xiàn)資源招標(biāo)采購已是大勢所趨,其成功與否對圖書館文獻(xiàn)資源質(zhì)量起著關(guān)鍵性作用,是文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程系統(tǒng)的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。招標(biāo)決定著質(zhì)量工程各個(gè)系統(tǒng)環(huán)節(jié)是否能順利運(yùn)行,同時(shí)由于競標(biāo)書商的實(shí)力、規(guī)模、信譽(yù)、承諾對圖書館文獻(xiàn)資源的質(zhì)量有潛在風(fēng)險(xiǎn),因此,對招標(biāo)進(jìn)行有效控制才能夠保障文獻(xiàn)資源的質(zhì)量。采訪對圖書館整個(gè)文獻(xiàn)資源質(zhì)量具有總體協(xié)調(diào)、優(yōu)化結(jié)構(gòu)、指導(dǎo)改進(jìn)的作用,決定了圖書館藏書體系的科學(xué)性,在文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程體系中處于絕對重要的位置,是各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有效開展的基礎(chǔ)和保障。

2.3 基礎(chǔ)環(huán)節(jié)——編目與加工

文獻(xiàn)資源的編目與加工是質(zhì)量工程體系中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),加強(qiáng)這個(gè)環(huán)節(jié)的管理能夠確保文獻(xiàn)資源的使用效果。條碼、書標(biāo)是否端正,館藏圖章是否清晰,文獻(xiàn) MARC數(shù)據(jù)是否標(biāo)準(zhǔn),每項(xiàng)細(xì)微工作的好壞都能給讀者帶來不同的感受。編目既能反映出圖書館業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度,又能最直觀地折射出圖書館專業(yè)水準(zhǔn)的高低,決定和影響圖書進(jìn)入流通后的利用價(jià)值。

2.4 中心環(huán)節(jié)——典藏與流通

文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程的實(shí)施將遵循“從讀者中來,回讀者中去”的思想,堅(jiān)持把“讓讀者滿意”效果作為考量文獻(xiàn)資源質(zhì)量的核心標(biāo)準(zhǔn)。典藏工作的原則是要照顧各種類型讀者的文獻(xiàn)需求,使文獻(xiàn)利用率達(dá)到最大化,保障館藏結(jié)構(gòu)系統(tǒng)的完整性。[3]典藏的合理化是讀者充分利用文獻(xiàn)的關(guān)鍵所在,要從最方便讀者使用、最能有效控制文獻(xiàn)流動、最大限度發(fā)揮文獻(xiàn)的利用價(jià)值[4]以及最少圖書館文獻(xiàn)資源管理成本等多方面思考和加強(qiáng)圖書館的典藏工作。流通環(huán)節(jié)能夠通過面對面的方式接收讀者的閱讀信息,及時(shí)向采編環(huán)節(jié)反饋文獻(xiàn)資源的使用及需求狀況,通過對讀者的引導(dǎo)和協(xié)助,使讀者能夠在第一時(shí)間找到所需要的文獻(xiàn)資源,提高文獻(xiàn)的利用率。

2.5 保障環(huán)節(jié)——監(jiān)督與評價(jià)

監(jiān)督貫穿整個(gè)質(zhì)量工程,是保證質(zhì)量工程有效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要手段,具體包括制度規(guī)范的制定和執(zhí)行兩方面。制度規(guī)范的制定要與時(shí)俱進(jìn),根據(jù)學(xué)校學(xué)科專業(yè)的發(fā)展和圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)方向來不斷改進(jìn)和修訂,以保證制度規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)性、科學(xué)性、實(shí)用性和前瞻性。在執(zhí)行上要加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)在聯(lián)系和注重流程技術(shù)銜接,遇到新問題時(shí)要深入研究,確立解決方案,及時(shí)完善制度內(nèi)容。評價(jià)環(huán)節(jié)是對圖書館文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程中的規(guī)劃是否具有真實(shí)性和可操作性,人才是否被合理使用,采訪、編目是否規(guī)范,典藏及流通是否適應(yīng)學(xué)校學(xué)科專業(yè)的分布,以及讀者服務(wù)滿意度調(diào)查等方面進(jìn)行綜合評價(jià)的過程,是對工程項(xiàng)目實(shí)施成果的真實(shí)反饋。

3 實(shí)施文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程具體步驟的研究

3.1 創(chuàng)新理念,確立科學(xué)思路

文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程的實(shí)施是高校圖書館改革發(fā)展模式下的理念創(chuàng)新,它符合高等教育的基本規(guī)律,也是高校圖書館建設(shè)發(fā)展的內(nèi)在要求。創(chuàng)新的管理理念必須要形成科學(xué)的建設(shè)思路,文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程建設(shè)要把握好三個(gè)層面的內(nèi)涵與關(guān)系:一是圖書館領(lǐng)導(dǎo)層的宏觀規(guī)劃與決策。領(lǐng)導(dǎo)層要將“質(zhì)量工程”運(yùn)作的方法要點(diǎn)與文獻(xiàn)資源建設(shè)緊密結(jié)合,總體部署和規(guī)劃圖書館文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程的具體實(shí)施步驟。二是圖書館各個(gè)業(yè)務(wù)層的自主完善與提高。業(yè)務(wù)層要結(jié)合各自環(huán)節(jié)的分項(xiàng)工程內(nèi)容,不斷提升加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)水平,確保質(zhì)量工程每個(gè)分項(xiàng)環(huán)節(jié)都取得最優(yōu)效果。三是圖書館讀者層的獲益與反饋。讀者層是質(zhì)量工程的服務(wù)對象,讀者對文獻(xiàn)資源質(zhì)量的評價(jià)是檢驗(yàn)質(zhì)量工程實(shí)施情況的重要標(biāo)準(zhǔn)。對這三層內(nèi)容及其相互之間的關(guān)系進(jìn)行正確把握,圖書館才能形成科學(xué)的思路和方法,奠定圖書館文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程的實(shí)施基礎(chǔ)。

3.2 正確把握文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程及其系統(tǒng)環(huán)節(jié)的關(guān)系

系統(tǒng)環(huán)節(jié)是根據(jù)圖書館文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程建設(shè)的目標(biāo)和內(nèi)涵科學(xué)劃分出來的,這些系統(tǒng)環(huán)節(jié)構(gòu)成了文獻(xiàn)資源從進(jìn)入圖書館一直到讀者利用的全部過程,涵蓋了圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)所涉及的方方面面。每一個(gè)系統(tǒng)環(huán)節(jié)都是文獻(xiàn)資源質(zhì)量的影響因子,它們既有區(qū)別又緊密相連,各有側(cè)重方向和獨(dú)特作用,彼此之間又必須相互協(xié)作、缺一不可。系統(tǒng)環(huán)節(jié)的劃分也是為了科學(xué)設(shè)立文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程的分項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目,是一個(gè)由面到點(diǎn)的規(guī)劃過程。分項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目的根本目標(biāo)是為了保證系統(tǒng)環(huán)節(jié)質(zhì)量的最優(yōu)化和實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)環(huán)節(jié)價(jià)值的最大化,通過單獨(dú)或合并系統(tǒng)環(huán)節(jié)實(shí)施的所有分項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目,最終組合構(gòu)成文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程的全部內(nèi)容(見圖 1)。

圖1 文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程結(jié)構(gòu)層次示例

3.3 合理設(shè)立質(zhì)量工程分項(xiàng)項(xiàng)目

要實(shí)施科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、務(wù)實(shí)的文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程,就要依托館藏結(jié)構(gòu)特色及資源優(yōu)勢,結(jié)合圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)發(fā)展趨勢和目標(biāo),科學(xué)設(shè)立與系統(tǒng)環(huán)節(jié)相關(guān)的質(zhì)量工程分項(xiàng)項(xiàng)目,以質(zhì)量為中心,嚴(yán)格把關(guān)、全面分析、精心設(shè)計(jì)、彰顯特色、科學(xué)規(guī)劃、突出重點(diǎn)、優(yōu)化組合。每個(gè)質(zhì)量工程分項(xiàng)項(xiàng)目對質(zhì)量工程總項(xiàng)目都有很大的影響和制約作用。設(shè)立質(zhì)量工程分項(xiàng)項(xiàng)目的方法可以靈活多變,根據(jù)系統(tǒng)環(huán)節(jié)逐個(gè)設(shè)立與之相對應(yīng)的質(zhì)量工程分項(xiàng)項(xiàng)目,也可以合并綜合立項(xiàng)(見圖 2)。

圖2 設(shè)立質(zhì)量工程分項(xiàng)項(xiàng)目示例

3.4 文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程指標(biāo)評價(jià)體系

驗(yàn)收和評估是對工程項(xiàng)目完成情況進(jìn)行有效跟蹤和管理的重要環(huán)節(jié)。[5]在每一個(gè)工程項(xiàng)目周期完成后,都應(yīng)該接受驗(yàn)收和評估,即運(yùn)用科學(xué)的評價(jià)模式來強(qiáng)化對文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程整體過程的有效監(jiān)控。可以通過建立讀者評價(jià)、教授專家組評價(jià)和自我評價(jià) 3個(gè)渠道,使用定性和定量分析相結(jié)合的方法,[5]建立符合系統(tǒng)環(huán)節(jié)內(nèi)涵的質(zhì)量工程項(xiàng)目驗(yàn)收評估指標(biāo)體系。通過規(guī)定分級指標(biāo)的評價(jià)范圍及評價(jià)分值,全面總結(jié)文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程中各個(gè)系統(tǒng)環(huán)節(jié)的實(shí)施管理狀況,對于保證質(zhì)量工程在圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)中長期、穩(wěn)定、有效地運(yùn)行具有重要的意義。

文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程作為總項(xiàng)目工程有與之對應(yīng)的總指標(biāo)評價(jià)體系,一級指標(biāo)是各系統(tǒng)環(huán)節(jié),二級指標(biāo)是與系統(tǒng)環(huán)節(jié)相對應(yīng)的質(zhì)量工程分項(xiàng)項(xiàng)目。每個(gè)質(zhì)量工程分項(xiàng)項(xiàng)目也有具體的分項(xiàng)指標(biāo)評價(jià)體系,其一、二級指標(biāo)根據(jù)項(xiàng)目內(nèi)容具體制定。我們以“招標(biāo)與采訪”環(huán)節(jié)為例,假設(shè)構(gòu)建了文獻(xiàn)資源購入質(zhì)量工程項(xiàng)目,據(jù)此可以設(shè)立一級指標(biāo) 4項(xiàng),二級指標(biāo) 11項(xiàng)以及對應(yīng)的評價(jià)分值。若達(dá)到指標(biāo)體系規(guī)定的分值上限,即是達(dá)到了文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程總項(xiàng)目所設(shè)定的基本目標(biāo)(見表 1)。

表1 文獻(xiàn)資源購入質(zhì)量工程指標(biāo)評價(jià)體系

續(xù)表1

3.5 運(yùn)用科學(xué)管理模式,建立健全機(jī)制

高校圖書館在實(shí)施文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程時(shí),可以成立工程建設(shè)小組,抽調(diào)專人專職負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)工程的規(guī)劃、設(shè)置、運(yùn)轉(zhuǎn)及監(jiān)督工作。運(yùn)用科學(xué)的質(zhì)量控制方法,把各方面的質(zhì)量環(huán)節(jié)定量化、定性化,加以考核、衡量效果,對發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及時(shí)糾正偏差,[6]以質(zhì)量為中心,實(shí)行全面、科學(xué)的管理。要不斷建立、健全科學(xué)的機(jī)制,為文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程實(shí)施提供有效保障,具體包括各項(xiàng)工程的實(shí)施機(jī)制、職工的激勵機(jī)制、質(zhì)量工程的長效機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制等。文獻(xiàn)資源質(zhì)量工程是圖書館全體人員參與的大項(xiàng)目,其日常的業(yè)務(wù)工作與質(zhì)量工程息息相關(guān),必須要通過職責(zé)規(guī)范、崗位要求、獎懲標(biāo)準(zhǔn)等制度來管理,充分調(diào)動廣大工作人員的積極性,加強(qiáng)他們的責(zé)任感和使命感,樹立圖書館工作人員的質(zhì)量意識,切實(shí)將提高文獻(xiàn)資源質(zhì)量貫穿于圖書館工作的全過程,創(chuàng)造性地開展業(yè)務(wù)工作,不斷深入探索提高文獻(xiàn)資源質(zhì)量的有效途徑。

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