楊 大 偉

(黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院 資源環(huán)境系，哈爾濱 150025)

作為執(zhí)行教學(xué)任務(wù)的基本單位，系部在實(shí)現(xiàn)學(xué)校人才培養(yǎng)目標(biāo)的過程中積累了大量具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種信息資源。而教學(xué)檔案是系部日常教學(xué)、科研及管理等重要工作原始記錄的真實(shí)記載及高度匯編，是高職教學(xué)檔案管理中極其重要的組成部分。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展及互聯(lián)網(wǎng)的快速普及，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能夠適應(yīng)信息社會(huì)高速發(fā)展的需要，高職教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理勢(shì)在必行。此形勢(shì)下，對(duì)系部教學(xué)檔案信息化管理的SWOT進(jìn)行分析將對(duì)高職院校教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理產(chǎn)生積極而深遠(yuǎn)的影響。

1 SWOT分析法概述

SWOT模型是最早由美國(guó)舊金山大學(xué)韋里克(H·Weihrich)教授于20世紀(jì)80年代初提出的，其四個(gè)英文字母分別代表：優(yōu)勢(shì)(Strength)、劣勢(shì)(Weakness)、機(jī)會(huì)(Opportunity)、威脅(Threat)[1]。此模型可以客觀分析高職系部教學(xué)檔案信息化管理的限制因素(劣勢(shì)和威脅)及利好因素(優(yōu)勢(shì)和機(jī)會(huì))。

應(yīng)用SWOT分析法不僅可以直觀呈現(xiàn)高職系部傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理方式改革與發(fā)展過程中存在的新情況及新問題，為進(jìn)一步認(rèn)清形勢(shì)及制定解決方案提供重要依據(jù)，而且可以在內(nèi)外部各方面環(huán)境條件高度綜合的基礎(chǔ)上高屋建瓴，制定出符合教學(xué)檔案未來長(zhǎng)期發(fā)展的科學(xué)戰(zhàn)略。

2 系部教學(xué)檔案信息化管理的SWOT分析

2.1 系部教學(xué)檔案信息化管理的S(優(yōu)勢(shì))分析

2.1.1 信息資源直接可獲

結(jié)合職業(yè)教育特點(diǎn)，高職系部教學(xué)檔案建檔內(nèi)容包括：高職課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)計(jì)劃書、教學(xué)進(jìn)度表、上課教室安排表、教學(xué)反饋表、高職教育立項(xiàng)課題、學(xué)生畢業(yè)論文設(shè)計(jì)、系部教學(xué)科研成果獎(jiǎng)、考試試卷、考試試卷評(píng)價(jià)、學(xué)生成績(jī)等。系部作為積累上述原始資料的第一部門，充分具備了收集和匯總上述信息資源的優(yōu)勢(shì)條件。

2.1.2 歸檔制度嚴(yán)格

檔案管理納入系部教學(xué)工作計(jì)劃。為了做好各學(xué)科及專業(yè)教學(xué)檔案的歸檔工作，系部制定了嚴(yán)格的制度。下達(dá)了教學(xué)任務(wù)與相關(guān)資料歸檔證明同步的重要指示并規(guī)定了相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。相關(guān)教學(xué)及教輔人員將據(jù)此嚴(yán)格上交每學(xué)期、每年度甚至是每個(gè)特殊重要階段的(上級(jí)教學(xué)質(zhì)量評(píng)估)的有關(guān)資料。嚴(yán)格的歸檔制度是系部教學(xué)檔案信息化管理的有力保障。

2.1.3 管理手段與時(shí)俱進(jìn)

毋庸置疑，電子檔案的利用比紙質(zhì)檔案更快捷。為了適應(yīng)科技社會(huì)知識(shí)信息快速更新及查閱的需要，高職系部在教學(xué)檔案的收集和整理采用傳統(tǒng)紙質(zhì)原始材料(或復(fù)印件)及電子文檔雙收集的方式，并設(shè)專門存貯設(shè)備設(shè)施及專業(yè)檔案管理人員管理。此外，有關(guān)檔案管理數(shù)據(jù)庫建立及應(yīng)用的研究成果也適時(shí)地借鑒到高職系部教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理之中。

2.2 系部教學(xué)檔案信息化管理的W(劣勢(shì))分析

2.2.1 管理人員面臨考驗(yàn)

教學(xué)檔案信息化管理要求檔案管理人員不僅要有專業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，還要精通計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。雙重標(biāo)準(zhǔn)的高要求迫使目前高職檔案管理隊(duì)伍不得不直面自身的劣勢(shì)。

2.2.2 學(xué)生素質(zhì)參差不齊

系部教學(xué)檔案要求保留有價(jià)值的教學(xué)信息，由于高職招生的局限性，生源素質(zhì)的參差不齊成為限制系部教學(xué)檔案快速有效歸檔的客觀實(shí)際，畢業(yè)設(shè)計(jì)是高職學(xué)生三年學(xué)習(xí)效果的一次綜合大考核，在整個(gè)高職教育階段具有重要意義。而和學(xué)生直接相關(guān)的畢業(yè)論文設(shè)計(jì)等材料的收集是系部教學(xué)檔案年度管理的一大難題。

2.3 系部教學(xué)檔案信息化管理的O(機(jī)會(huì))分析

2.3.1 周期性教學(xué)質(zhì)量評(píng)估提供了發(fā)展契機(jī)

2003年，我國(guó)正式確立了周期性教學(xué)工作評(píng)估制度[2]。作為黑龍江省示范性骨干高職院校，筆者所在部門在2009年迎來了省教學(xué)質(zhì)量的首次評(píng)估。此次評(píng)估工作為檔案工作的順利開展提供了寶貴機(jī)遇。評(píng)估前，系部教學(xué)檔案管理制度尚不健全。評(píng)估準(zhǔn)備期，系部檔案管理工作得到了高度重視。從計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備的添置到管理人員的繼續(xù)培訓(xùn)以及系部專業(yè)教師內(nèi)的宣傳及規(guī)范，大量的有效措施得以落實(shí)并取得初步成效。周期性教學(xué)質(zhì)量評(píng)估是數(shù)年一度的號(hào)角，每一次的吹響都將是一次集結(jié)優(yōu)勢(shì)資源、尋求高速發(fā)展的新契機(jī)。

2.3.2 校園網(wǎng)的普及提供了信息共享平臺(tái)

校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的出現(xiàn)使高職系部教學(xué)檔案信息化管理走上新階段。新階段的發(fā)展目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)所有教學(xué)第一手非保密信息資源的共享。校園網(wǎng)的普及為校內(nèi)外的信息傳遞及共享提供了平臺(tái)，為高職系部教學(xué)檔案信息管理形成體系奠定了基礎(chǔ)。

2.4 系部教學(xué)檔案信息化管理的T(威脅)分析

2.4.1 憂患網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全

由于系部教學(xué)檔案信息系統(tǒng)采取集中存放、統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)的方式[3]，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下，任何人都可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行訪問，因此這些信息的安全至關(guān)重要。系部教學(xué)檔案信息系統(tǒng)的建立及應(yīng)用無疑是一柄雙刃劍，實(shí)現(xiàn)信息共享的同時(shí)也面臨巨大的安全隱患。

2.4.2 質(zhì)疑電子檔案的原始真實(shí)性

從節(jié)約資源的角度，并不是所有的信息資料都可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)材料和電子信息雙歸檔。而電子檔案可數(shù)次更改而不落痕跡，一方面，其原始真實(shí)性面臨威脅；另一方面，一些極其重要的原始資料可能被竊取和修改，被用于偽造和欺詐。

3 高職系部教學(xué)檔案信息化管理的若干建議

3.1 加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

高職檔案管理人員的整體素質(zhì)亟待提高。鑒于檔案管理工作的特殊性，信息時(shí)代的檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)既包括專業(yè)道德素養(yǎng)，也包括專業(yè)業(yè)務(wù)素養(yǎng)。優(yōu)秀的專業(yè)道德素養(yǎng)可以有效確保歷史檔案的原始真實(shí)性，杜絕人情的腐化及功利的弄虛作假。而專精的業(yè)務(wù)素養(yǎng)可以確保檔案管理工作的安全、完備、長(zhǎng)效及系統(tǒng)發(fā)展。為此，高職院校有責(zé)任舉辦短期教學(xué)培訓(xùn)班，對(duì)所有檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育和培養(yǎng)。此外，引進(jìn)具有高學(xué)歷的專業(yè)技術(shù)人才補(bǔ)充到此隊(duì)伍中，可以為高職檔案管理人員隊(duì)伍注入新的活力。

3.2 加強(qiáng)信息化檔案管理工作的立項(xiàng)研究

系部教學(xué)檔案管理起步較晚，雖然在評(píng)估的大前提下受到了重視，但是相關(guān)理論在眾多領(lǐng)域存在著可提升的空間。諸如系部檔案的分類尚存不明確之憂、系部檔案的功能及應(yīng)用存在著限制因素、系部檔案保存價(jià)值評(píng)價(jià)體系尚未建立、系部檔案數(shù)據(jù)庫建立及網(wǎng)絡(luò)安全問題仍然需要再研究等等。只有立項(xiàng)研究可以提高檔案管理人員探索的積極性，為深入解決問題提供支持。

3.3 加強(qiáng)檔案信息利用的宣傳及教育

系部教學(xué)檔案信息系統(tǒng)支持全校教職人員及學(xué)生的訪問。因此，安全守法地利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是和諧發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。全校范圍內(nèi)的宣傳和教育工作不可輕視。此外，由于檔案可能和校園內(nèi)備案在冊(cè)的每一個(gè)成員息息相關(guān)，有關(guān)收集信息檔案的具體要求也要通過各種宣傳途徑傳達(dá)給相關(guān)人員，以確保歸檔歷史信息的真實(shí)有效及完整性。

3.4 建立評(píng)估體系

基于SWOT分析，有必要將競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制引入系部教學(xué)檔案的信息化管理。建立評(píng)估體系是有最佳途徑。每學(xué)期組織人員進(jìn)行階段性小評(píng)，每年度進(jìn)行年度大評(píng)。評(píng)估工作要爭(zhēng)取到院領(lǐng)導(dǎo)的支持，以助于獎(jiǎng)懲制度的落實(shí)及相關(guān)政策的滲透。

綜上所述，高職系部教學(xué)檔案信息化管理限制因素(劣勢(shì)和威脅)及利好因素(優(yōu)勢(shì)和機(jī)會(huì))并存。只有抓住機(jī)遇、揚(yáng)長(zhǎng)避短并有的放矢地解除威脅才能確保高職系部教學(xué)檔案工作的良性循環(huán)及持續(xù)發(fā)展。

[1]張珺.我國(guó)檔案信息化建設(shè)的SWOT分析[J].湖北檔案,2007,(15):12～15.

[2]郭洪莉.高校教學(xué)評(píng)估與系部教學(xué)檔案建設(shè)[J].黑龍江檔案,2011，(1):73.

[3]冒紅.淺議校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校系部教學(xué)檔案管理[J].行政管理,2010,(4):286～287.