陳一紅

（欽州學(xué)院，廣西 欽州 535000）

要把檔案的作用充分發(fā)揮，檔案工作本身必須實現(xiàn)信息化現(xiàn)代化管理，新時期下，隨著現(xiàn)代計算機的普及和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案工作也進入了一場深刻的變革中，進行現(xiàn)代化的檔案管理是迫在眉睫的一件事。

“檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)”。檔案工作現(xiàn)代化，就是要樹立先進的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論,繼而采用與之相適應(yīng)的組織機構(gòu)、組織行為、管理方法和手段，以達到預(yù)期的目的。如何更好地開展檔案現(xiàn)代化建設(shè)？真正把現(xiàn)代檔案管理變?yōu)橐环N現(xiàn)實要求我們注意的又是什么？

1 領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

檔案工作者深具實干精神，務(wù)真求實是他們的共性，這些崇高的思想境界與職業(yè)情操，對于市場經(jīng)濟環(huán)境下的許多行業(yè)，實是難能可貴，可是我們也看到，一味地埋頭苦干，也產(chǎn)生另一負(fù)面影響，給檔案工作的進一步開展帶來不利因素，缺少一種支撐，發(fā)展就可能會受到影響。這可以從哲學(xué)的角度進行解釋：物質(zhì)世界是互相依賴的。所以直接地說：無論開展什么工作，都離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持與鼓勵。檔案工作不同于經(jīng)濟工作，檔案工作中的每一項工作都需要經(jīng)濟的支撐，而如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的支持，檔案工作如何能搞好呢？

例如網(wǎng)上報道一家集醫(yī)療、教學(xué)、科研為一體的綜合性醫(yī)院，醫(yī)院的綜合檔案室不僅保管著文書檔案，還有醫(yī)技檔案、科技檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、會計檔案、照片檔案和人事檔案中的技術(shù)檔案等。該院是2005年開始進行檔案管理升級工作的，在升級工作中，院領(lǐng)導(dǎo)不僅為檔案室解決了計算機問題，還在辦公用房緊張的情況下為檔案工作擠出房間作為檔案庫房，為檔案升級工作打下良好的硬件基礎(chǔ)。經(jīng)過檔案工作人員三年多的艱苦努力和院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，使綜合檔案管理工作實現(xiàn)了科技事業(yè)單位檔案管理達國家一級的目標(biāo)。

我們知道，現(xiàn)代檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理之間的本質(zhì)區(qū)別發(fā)生了很大的變化。由過去傳統(tǒng)的手工收集文件變成了通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)直接收集文件或通過光盤發(fā)送文件即電子文件，實現(xiàn)了現(xiàn)代先進技術(shù)與設(shè)備對檔案的管理。而這些工作的實施都離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持。而作為檔案工作者也應(yīng)該經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)相互溝通，取得領(lǐng)導(dǎo)的支持與幫助，這是實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的關(guān)鍵所在。

2 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，實現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的全面創(chuàng)新

檔案工作作為一項基礎(chǔ)性的管理工作，要求檔案工作者準(zhǔn)確理解和把握檔案現(xiàn)代管理理論的基本原理，這就是以信息管理的理念來開展檔案管理和服務(wù)工作。

我們首先要轉(zhuǎn)變“來源原則”。隨著計算機的普及和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的實現(xiàn)，產(chǎn)生了電子文件，電子文件的形成不同于紙質(zhì)文件，它是在單機環(huán)境下產(chǎn)生的數(shù)字信息文件，在文件處理完結(jié)后，可以采取定時統(tǒng)一歸檔的方式，也可以在文件辦理完結(jié)后隨時歸檔，避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。電子文件的歸檔由文件產(chǎn)生部門通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞桨l(fā)送[3]。在檔案部門，電子檔案以光盤為載體進行歸檔 [2]。傳統(tǒng)的檔案收集是完成了所有的文書處理程序即“辦理完畢”以后，才能在次年的規(guī)定時間內(nèi)以紙質(zhì)檔案向檔案部門移交歸檔，所以歸檔時間受到時間的限制，在收集過程中容易出現(xiàn)錯漏收的現(xiàn)象。如果發(fā)文單位不能很好地保管好文件，則會造成文件的丟失而影響檔案的歸檔工作。其次，轉(zhuǎn)變檔案鑒定理論與方法。傳統(tǒng)的檔案鑒定是以集中收集檔案后進行逐份鑒定，審閱檔案的內(nèi)容，甄別其科學(xué)的和現(xiàn)實的價值從而確定其保管期限，所以容易出現(xiàn)鑒定錯誤。而電子檔案則能做到隨時收集隨時鑒定其內(nèi)容真實性、實效性和保存的價值，它的可讀性鑒定、存儲載體狀況鑒定和病毒性鑒定等，最終以技術(shù)鑒定為主。其次，轉(zhuǎn)變檔案管理傳統(tǒng)理論。以紙質(zhì)檔案保管為實體的傳統(tǒng)檔案管理，檔案的保管保護工作，就要著重注意防蟲蛀、防火、防潮等有害物質(zhì)的攻擊、侵害?，F(xiàn)代化的檔案管理中，通過計算機的幫助，檔案查檢準(zhǔn)確率高，速度快。而且，如果計算機運用于檔案庫房管理后，庫房的自控照明、智能報警、自動防火及庫房溫濕度的調(diào)整等一系列保管操作，都比以往的人工管理更快捷、便利。所以，檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)，作為檔案工作者不僅要縱觀社會環(huán)境的巨大變化，而且還要有更新傳統(tǒng)檔案管理理念的緊迫感，促進我們不斷進行創(chuàng)新性的思考與探索，運用現(xiàn)代信息技術(shù)實踐檔案管理的現(xiàn)代化，樹立新的“來源觀和鑒定理論”。

3 樹立檔案信息化管理的創(chuàng)新思維

檔案事業(yè)作為社會文化事業(yè)的重要組成部分被列入到國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的總體規(guī)劃，遵循和服從社會信息化發(fā)展的總體要求和戰(zhàn)略布局，從而使檔案事業(yè)自身發(fā)展與國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略相統(tǒng)一、相協(xié)調(diào)。但是，由于人們對檔案意識的薄弱，一些人為圖方便，將檔案留存自己身邊，歸己所有，從而造成檔案無形中的流失。只有建立健全檔案的歸檔制度，把檔案收集工作做好，提供檔案信息化管理的材料才能更完善，更豐富。再次，因為檔案資源是檔案信息化的對象，而檔案信息資源的建設(shè)，又是檔案信息化的核心，是檔案工作的重要組成部分。所以，直接影響檔案部門工作質(zhì)量的，首當(dāng)其沖的就是檔案信息資源的有效開發(fā)。在以前，因為借閱檔案的人數(shù)很少，檔案人員主要是把收集來的檔案做整理分類歸檔等工作做好，所以，檔案管理人員在檔案室中只是保管檔案、行使管理檔案的職責(zé)，談不上更多地收集檔案材料和開發(fā)檔案信息資源?，F(xiàn)在，越來越先進的數(shù)字化設(shè)備的出現(xiàn)，使計算機應(yīng)用成了一種普及，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和平臺的進一步開通，檔案信息的收集途徑越來越多，檔案資源更為豐富。開發(fā)和利用檔案管理的路子得到進一步拓寬，為檔案編研工作提供的條件比以往任何時候都更有利。但是，在開展檔案編研工作的同時也必須注意：以前的摘抄式檔案編研方法已不能適應(yīng)當(dāng)前檔案現(xiàn)代化管理的需要，查檔者的需求已隨著信息技術(shù)的發(fā)展，向現(xiàn)代檔案工作者提出了更高的要求，他們要求得到的是經(jīng)過加工后的編研資料。所以，下大力氣，投入功夫，對檔案編研進行深加工，是我們必需進行的工作，無疑，這對檔案工作者來說，面臨著一種挑戰(zhàn)。再者，單位中的專職檔案管理人員，必須要有良好的職業(yè)情操，求真務(wù)實的工作作風(fēng)，奉獻的精神，立足本崗，服務(wù)職工，一切以職工利益出發(fā)，想盡一切辦法實行檔案科室的信息化管理，做好目錄的 “雙軌制”建設(shè)與管理[4]，例如設(shè)備檔案、文書檔案、基建檔案等目錄錄入到檔案數(shù)據(jù)庫并將目錄打印出來，既能實行計算機查找檔案，也能實行人工查找檔案。

4 利用知識經(jīng)濟促進檔案事業(yè)的發(fā)展

（1）知識經(jīng)濟是以知識為基礎(chǔ)的經(jīng)濟。知識經(jīng)濟最突出的現(xiàn)象就是信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，知識經(jīng)濟發(fā)展的根本是人才，創(chuàng)新是知識經(jīng)濟的靈魂。進入信息時代作為檔案工作者即要學(xué)會使用計算機，又要懂得光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)等的普遍應(yīng)用。

（2）知識經(jīng)濟不僅是知識的不斷創(chuàng)新和信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，它更代表的是先進的、科學(xué)的管理和管理理念。

（3）對檔案管理工作者的素質(zhì)提出了更高的要求，要求具備適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理需要的各種知識復(fù)合型人才。對于過去并未從事過檔案工作的專職檔案工作者來說，如何實現(xiàn)這些新的挑戰(zhàn)？首先要接受新的思想變革，表現(xiàn)在思想要跟上社會的進步和變革，不能總是按傳統(tǒng)的思路管理檔案，要讓檔案活起來，那就要學(xué)會如何進行檔案編研的深加工，以滿足各種查檔人的需求。其次，是提高自身素質(zhì)，如積極學(xué)習(xí)和提高自己對檔案知識的匱乏，通過遠程教育網(wǎng)學(xué)習(xí)檔案新知識，學(xué)會積極主動地參與檔案的收集工作，豐富自己的檔案信息，為開展檔案編研工作創(chuàng)造條件。

總之，作為一名檔案工作者，既要學(xué)會用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案，又要想方設(shè)法地學(xué)會如何面對新的技術(shù)的運用來提高自己對檔案工作知識的學(xué)習(xí)，使實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理成為現(xiàn)實。

[1]賈曉輝.淺談現(xiàn)代化檔案管理[J].網(wǎng)絡(luò)財富，2010，（11）：74.

[2]鄭海波.現(xiàn)代化檔案管理[J].城建檔案，2011，（3）：25-26.

[3]張小云，薛彩萍.淺談現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展與建設(shè)[J].云南檔案，2007，（7）：22.

[4]徐桂香.加強現(xiàn)代化檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2011，（20）：118.