●李燕芬（北京林業(yè)大學(xué) 人文學(xué)院，北京 100083）

1 高校院系資料室現(xiàn)狀分析

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，院系資料室地位被邊緣化

由于院系領(lǐng)導(dǎo)著重于抓教學(xué)、科研，對(duì)資料室工作了解的不夠，再加上情報(bào)意識(shí)淡薄以及在認(rèn)識(shí)上的偏差，使得資料室的工作得不到重視和認(rèn)可，不愿意把經(jīng)費(fèi)投入在資料室的建設(shè)上，導(dǎo)致資料室閱覽空間狹窄，一般性的基礎(chǔ)設(shè)施不完備。另外，隨著互聯(lián)網(wǎng)的興起，教師、學(xué)生獲取文獻(xiàn)資源的渠道更加多元化，這也直接加劇了院系資料室的地位被邊緣化。

1.2 經(jīng)費(fèi)支持不夠，文獻(xiàn)資源不足

院系資料室的經(jīng)費(fèi)由各院系指定分配，在部門(mén)經(jīng)費(fèi)有限的情況下，資料室的建設(shè)投入經(jīng)費(fèi)不夠，很難保證持續(xù)購(gòu)進(jìn)能滿(mǎn)足讀者需求的文獻(xiàn)資源。加之多年來(lái)書(shū)刊價(jià)格持續(xù)上漲，導(dǎo)致購(gòu)買(mǎi)力下降，造成書(shū)刊入藏量一再下降，很難保證專(zhuān)業(yè)文獻(xiàn)資源收集的連續(xù)性、完整性。此外，因圖書(shū)剔舊審批手續(xù)復(fù)雜，剔舊工作不能很好開(kāi)展，長(zhǎng)期以來(lái)，藏書(shū)空間明顯不足，這也直接影響了書(shū)籍的采購(gòu)。另外，資料室書(shū)刊利用率低，很多有價(jià)值的圖書(shū)被某些教師以教學(xué)需要為名長(zhǎng)期占為己有，圖書(shū)流通利用不夠，造成了人力、物力、財(cái)力的嚴(yán)重浪費(fèi)。而光盤(pán)等視聽(tīng)資源和專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)等更是奇缺。資料室沒(méi)有很好的資源作支撐，服務(wù)質(zhì)量降低在所難免。

1.3 服務(wù)模式單一，缺乏深層次文獻(xiàn)信息服務(wù)

從主觀(guān)上講，資料室受“重藏輕用”傳統(tǒng)思想的影響，只完成簡(jiǎn)單的借還工作。從客觀(guān)上看，大多數(shù)資料室從書(shū)刊的訂購(gòu)、加工、整理到借閱均由一人管理，還兼有其他繁雜任務(wù)，根本沒(méi)有充足的時(shí)間和精力開(kāi)展深層次的文獻(xiàn)資料研究工作，致使院系資料室文獻(xiàn)資源得不到充分的開(kāi)發(fā)利用，阻礙了資料室文獻(xiàn)資源的充分發(fā)揮。

1.4 服務(wù)手段落后，不利于資源共享

目前，高校院系資料室提供的基本是靜態(tài)的“資料型”服務(wù)，并且都是通過(guò)手工操作來(lái)實(shí)現(xiàn)的，［1］手工管理模式導(dǎo)致圖書(shū)資料的查詢(xún)和使用受到很大限制。沒(méi)有自動(dòng)化管理系統(tǒng)做支撐，缺乏綜合處理技術(shù)和必要的數(shù)據(jù)庫(kù)，資料檢索困難，共享性較差，影響了圖書(shū)資料的利用，嚴(yán)重制約了資料室職能的發(fā)揮。

以上分析不難看出，院系資料室的改革勢(shì)在必行。筆者認(rèn)為，解決高校院系資料室的發(fā)展問(wèn)題，需從自身入手，具體問(wèn)題具體分析，尋求適合院系資料室自身發(fā)展的自動(dòng)化建設(shè)道路。本文以北京林業(yè)大學(xué)人文學(xué)院資料室為例，介紹其自動(dòng)化建設(shè)的探索過(guò)程。

2 院系資料室自動(dòng)化管理實(shí)踐

2.1 文獻(xiàn)資源回溯建庫(kù)

自動(dòng)化建設(shè)的第一步就是對(duì)現(xiàn)有的文獻(xiàn)資源進(jìn)行數(shù)據(jù)回溯建庫(kù)。這個(gè)環(huán)節(jié)由院系資料室工作人員主要負(fù)責(zé)，輔以一些勤工儉學(xué)的學(xué)生幫忙。由于通過(guò)自動(dòng)化管理系統(tǒng)做數(shù)據(jù)回溯，一來(lái)需要工作人員或?qū)W生對(duì)系統(tǒng)有較好的理解，二來(lái)要求對(duì)回溯業(yè)務(wù)比較熟悉，因此，最好的方法就是由自動(dòng)化管理系統(tǒng)提供一個(gè)Excel格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)入模板，通過(guò)這個(gè)模板，回溯人員就可以?huà)侀_(kāi)系統(tǒng)，像日常使用Excel軟件一樣，將藏書(shū)信息錄入Excel模板中，最后統(tǒng)一由系統(tǒng)工作人員將模板里的文獻(xiàn)資源信息批量導(dǎo)入到自動(dòng)化管理系統(tǒng)中。由于回溯中難免會(huì)出現(xiàn)紕漏或者錄入錯(cuò)誤，因此數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入書(shū)目庫(kù)后，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)的館藏核對(duì)、查重、刪除、合并等操作。

2.2 回溯圖書(shū)貼條碼、貼書(shū)簽

由于傳統(tǒng)的手工管理模式，以往圖書(shū)財(cái)產(chǎn)號(hào)都只是印在圖書(shū)首頁(yè)，圖書(shū)書(shū)脊上的排架標(biāo)簽也是手工寫(xiě)上去的，不僅不夠美觀(guān)，而且時(shí)間一長(zhǎng)，很多書(shū)標(biāo)字跡已經(jīng)模糊不清，很難辨認(rèn)架位，嚴(yán)重影響了讀者借書(shū)查找。因此文獻(xiàn)回溯后的首要工作就是要對(duì)藏書(shū)重新進(jìn)行統(tǒng)一的財(cái)產(chǎn)編制，并將財(cái)產(chǎn)號(hào)通過(guò)自動(dòng)化管理系統(tǒng)自帶的條碼打印機(jī)打印出來(lái)，貼在對(duì)應(yīng)圖書(shū)文獻(xiàn)的首頁(yè)上，方便通過(guò)條碼掃描實(shí)現(xiàn)圖書(shū)借還操作。

2.3 建立讀者證件庫(kù)

以往資料室大都在圖書(shū)的最后一頁(yè)貼上一個(gè)卡片袋，借出圖書(shū)時(shí)，在卡片上寫(xiě)上書(shū)名、讀者姓名，記錄借出日期即可完成圖書(shū)借出操作；還書(shū)時(shí)，同樣在卡片上記錄讀者還書(shū)日期。長(zhǎng)期下來(lái)，出現(xiàn)了很多卡片丟失的現(xiàn)象，以致于圖書(shū)無(wú)從查找。利用圖書(shū)自動(dòng)化管理系統(tǒng)后，建立了讀者證件數(shù)據(jù)庫(kù)，并將其借還圖書(shū)記錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，即使證件丟失，電腦上也有借還書(shū)記錄，可供日后查詢(xún)，很好地保證了圖書(shū)財(cái)產(chǎn)賬的完備性。

3 院系資料室自動(dòng)化管理過(guò)程中需要注意的問(wèn)題

3.1 回溯過(guò)程中已借出圖書(shū)的處理

在數(shù)據(jù)回溯過(guò)程中，往往會(huì)碰到圖書(shū)不在架的情況，這就需要對(duì)借出圖書(shū)進(jìn)行統(tǒng)一登記。主要工作就是將已借出圖書(shū)與對(duì)應(yīng)的電腦記錄修改成已借出狀態(tài)，同時(shí)關(guān)聯(lián)借出此書(shū)的讀者信息，這樣一來(lái)，以后就可以通過(guò)電腦查詢(xún)讀者的借出圖書(shū)信息，并進(jìn)行圖書(shū)催還工作。

3.2 回溯入庫(kù)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化

圖書(shū)館網(wǎng)絡(luò)化興起之后，標(biāo)準(zhǔn)化是維系圖書(shū)館網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)。標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化有利于信息資源的共享。數(shù)據(jù)格式、描述語(yǔ)言及標(biāo)引語(yǔ)言等只有符合大家公認(rèn)和遵守的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能實(shí)現(xiàn)用戶(hù)與系統(tǒng)及系統(tǒng)與系統(tǒng)間的有效溝通。因此，在進(jìn)行數(shù)據(jù)回溯過(guò)程中，導(dǎo)入的模板數(shù)據(jù)必須要能轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的MARC數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式，方便以后進(jìn)行數(shù)據(jù)的移植及檢索。

3.3 回溯館藏文獻(xiàn)數(shù)據(jù)的一致性維護(hù)

館藏文獻(xiàn)回溯是一個(gè)耗時(shí)耗力的工程，但是在回溯過(guò)程中又不能停止對(duì)外服務(wù)的工作，所以在回溯過(guò)程中保持文獻(xiàn)流通的一致性就顯得非常重要。在回溯過(guò)程中，可以通過(guò)三種方法保證數(shù)據(jù)流通的一致性，一是針對(duì)已回溯入庫(kù)文獻(xiàn)，在進(jìn)行流通時(shí)，直接從資料室自動(dòng)化管理系統(tǒng)中進(jìn)行借出操作；二是針對(duì)未回溯入庫(kù)文獻(xiàn)，借出時(shí)需要在自動(dòng)化系統(tǒng)中先快速錄入一條記錄進(jìn)去，然后再進(jìn)行系統(tǒng)借出操作；三是針對(duì)以往借出圖書(shū)的還書(shū)操作，所還圖書(shū)先提前快速回溯錄入系統(tǒng)。

4 院系資料室自動(dòng)化管理的意義

4.1 通過(guò)分析統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，提升院系資料室地位

院系資料室采用自動(dòng)化管理系統(tǒng)以后，系統(tǒng)會(huì)記錄館藏書(shū)刊的流通狀況及讀者借閱、到館閱覽情況，院系資料室工作人員可以定期進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，通過(guò)分析這些數(shù)據(jù)，能夠很好體現(xiàn)院系資料室的服務(wù)狀況，提升院系資料室的服務(wù)地位。

4.2 利用有限館藏空間，優(yōu)化館藏資源建設(shè)

院系資料室由于經(jīng)費(fèi)原因，很難有擴(kuò)展館藏空間的可能，因此在有限的藏書(shū)空間中，建設(shè)優(yōu)秀的館藏資源十分必要。利用自動(dòng)化管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，資料人員可以準(zhǔn)確分析讀者的閱覽需求及藏書(shū)的利用情況，為采購(gòu)圖書(shū)提供科學(xué)依據(jù)。

4.3 延伸管理目標(biāo)，改善單一服務(wù)模式

以往由于手工操作，加之工作繁雜，資料室的文獻(xiàn)服務(wù)比較單一且服務(wù)質(zhì)量低，采用自動(dòng)化管理系統(tǒng)后，資料室館員從純手工管理服務(wù)中解脫出來(lái)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，化單一服務(wù)為個(gè)性化、多元化服務(wù)，化單純文獻(xiàn)管理為深層次文獻(xiàn)挖掘服務(wù)管理，不斷延伸服務(wù)管理目標(biāo)，不斷提高服務(wù)水平。

4.4 通過(guò)資源共享，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源服務(wù)最大化

圖書(shū)館的業(yè)務(wù)工作正在由傳統(tǒng)的個(gè)體分散模式向社會(huì)化的協(xié)作模式發(fā)展，共建共享已成為全球信息資源建設(shè)與發(fā)展的必然趨勢(shì)。從傳統(tǒng)的館際互借發(fā)展到電子文獻(xiàn)傳遞和文獻(xiàn)提供，再發(fā)展到聯(lián)合館藏和共享存取，這對(duì)院系資料室尤為重要。目前書(shū)刊的數(shù)量增加、價(jià)格上漲，而讀者信息需求的質(zhì)量越來(lái)越高、范圍越來(lái)越廣，只有走共建共享之路才能利于文獻(xiàn)資源的合理配置，有效地避免文獻(xiàn)資源的重復(fù)建設(shè)，滿(mǎn)足讀者不斷增長(zhǎng)的信息需求。

［1］王剛．以學(xué)科分館的模式整合高校院系圖書(shū)資料室 ［J］．圖書(shū)館學(xué)刊，2009（1）：75－76.