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        圖書館知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)能力構(gòu)成及關(guān)鍵影響因素分析

        2011-03-18 22:17:26楊自慧武漢大學(xué)信息管理學(xué)院武漢430072
        圖書館理論與實(shí)踐 2011年5期
        關(guān)鍵詞:成員圖書館用戶

        ●楊自慧,袁 琳(武漢大學(xué) 信息管理學(xué)院,武漢 430072)

        在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,隨著信息日漸豐富,單純以信息的組織、檢索、傳播為基礎(chǔ),以信息的有序化和信息提供為基本服務(wù)功能的傳統(tǒng)服務(wù)模式,已難以適應(yīng)圖書館的發(fā)展,圖書館必須積極尋求以用戶需求為導(dǎo)向的知識(shí)服務(wù)發(fā)展之路,實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的深層次整合與利用,為用戶提供有價(jià)值的知識(shí)和信息。由于圖書館的知識(shí)服務(wù)注重將文本、圖形圖像、音頻、視頻、多媒體等多種載體的信息資源進(jìn)行深層次開發(fā)、組織、整合和處理,所以,圖書館必須要建立高素質(zhì)的服務(wù)團(tuán)隊(duì)以便為用戶提供高質(zhì)量的知識(shí)服務(wù)。因此,就如何提高圖書館知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)服務(wù)能力的問題進(jìn)行深入地探求與分析,已然成為我們迫切需要研究的課題。

        1 圖書館知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)的構(gòu)成

        圖書館知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)是由為數(shù)不多的、專業(yè)互補(bǔ)的、愿意為共同目標(biāo)而相互協(xié)作的圖書館專業(yè)人員所組成的群體。[1]團(tuán)隊(duì)內(nèi)部通力協(xié)作,以提升普通服務(wù)的質(zhì)量、挖掘新的服務(wù)創(chuàng)新點(diǎn)為目標(biāo),同時(shí)將服務(wù)的重點(diǎn)由圖書館資源的利用拓展到讀者需求發(fā)掘、讀者知識(shí)創(chuàng)新能力的培養(yǎng)等方面。知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)追求和諧的人際關(guān)系,團(tuán)隊(duì)成員之間學(xué)術(shù)平等、坦誠(chéng)相待、互相信任、互相依賴、彼此開放。[2]同時(shí),這種由風(fēng)格各異的個(gè)體組成的團(tuán)隊(duì)所作出的決策往往要比單一個(gè)體所作出的決策更有創(chuàng)意,更有助于圖書館服務(wù)質(zhì)量的提高。

        圖書館知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)是由專題處理人員、學(xué)科館員、信息咨詢?nèi)藛T、技術(shù)人員、管理人員以及外聘專家組成。此外,圖書館經(jīng)??赡艽嬖谛畔①Y源不足和服務(wù)團(tuán)隊(duì)人員知識(shí)有限的情況,為了更好地開展服務(wù),其還需聘請(qǐng)館外一些資深權(quán)威專家作為團(tuán)隊(duì)虛擬成員,構(gòu)成知識(shí)服務(wù)半虛擬團(tuán)隊(duì),以幫助實(shí)體團(tuán)隊(duì)排除知識(shí)障礙(所謂知識(shí)障礙,簡(jiǎn)單地說(shuō)就是指現(xiàn)有的知識(shí)成為一個(gè)人思想和行為的障礙。提供解答方案,提高實(shí)體團(tuán)隊(duì)的實(shí)力。這種由技能不同、專長(zhǎng)互補(bǔ)的人員組成的知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì),通過知識(shí)交流平臺(tái)與知識(shí)用戶進(jìn)行溝通。兩者也可以進(jìn)行直接交流,甚至用戶還可以直接與團(tuán)隊(duì)任何成員或外聘專家隨時(shí)溝通。只要是用戶需求的,知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)可以采取靈活多樣的方式,來(lái)提供全過程、全方位的服務(wù)。[3]

        2 圖書館知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)的能力構(gòu)成

        2.1 服務(wù)團(tuán)隊(duì)的信息需求分析與研究能力

        信息需求分析與研究能力是知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該具備的最基本的能力。知識(shí)服務(wù)的交互性強(qiáng)調(diào)了團(tuán)隊(duì)成員必須隨時(shí)隨地能參與到用戶的行為及其需求分析中去。因此,知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)從用戶實(shí)際的信息需求和所處的信息環(huán)境出發(fā),與用戶保持更明確、更緊密的聯(lián)系;同時(shí)融入用戶和用戶決策過程,關(guān)心并致力于幫助用戶找到或形成問題的解決方案。我們知道,對(duì)于知識(shí)服務(wù)人員而言,用戶不光有顯性需求,還有有待于發(fā)掘的隱性需求。在用戶的顯性需求得到滿足之后,對(duì)其隱形需求的挖掘給知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)的需求分析能力和研究能力提出了更高的要求。

        那么,為了更準(zhǔn)確地了解用戶,掌握用戶外顯以及內(nèi)隱的需求,知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該如何加強(qiáng)信息需求分析與研究的能力呢?

        (1)建立識(shí)別用戶心理的認(rèn)知機(jī)制。首先我們要分析信息技術(shù)對(duì)用戶認(rèn)知活動(dòng)的影響;其次要分析交互式信息服務(wù)中的認(rèn)知因素;接下來(lái)我們要在前面兩者的基礎(chǔ)上分析用戶認(rèn)知的變化及其對(duì)信息服務(wù)的影響。(2)構(gòu)建挖掘用戶需求的信息溝通機(jī)制。信息溝通機(jī)制的建立主要有以下三個(gè)步驟:一是分析研究信息環(huán)境對(duì)信息溝通的影響。二是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中各溝通工具使用狀況的比較分析。三是信息溝通機(jī)制的構(gòu)建。[4](3) 構(gòu)建提升服務(wù)質(zhì)量的信息反饋機(jī)制。

        值得一提的是,服務(wù)工作人員在與用戶進(jìn)行交互時(shí),雙方的交互過程是在不斷滿足用戶需求,解決用戶問題的活動(dòng)中動(dòng)態(tài)前進(jìn)的。在這個(gè)交互過程中,知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)通過對(duì)信息用戶心理、行為的變化進(jìn)行分析,給予用戶及時(shí)的溝通交流,并進(jìn)一步對(duì)溝通使用工具、用戶反饋信息進(jìn)行比較、研究,深入地挖掘出用戶潛在的信息需求,以深入地滿足用戶全方位需求,提升知識(shí)服務(wù)質(zhì)量。

        2.2 服務(wù)團(tuán)隊(duì)的交互、合作與協(xié)同能力

        圖書館知識(shí)服務(wù)的專業(yè)性決定了其為用戶提供的咨詢服務(wù)將會(huì)更加專業(yè)或深層次。作為服務(wù)團(tuán)隊(duì)的成員,在面對(duì)用戶的具體問題時(shí),一個(gè)人往往無(wú)法獨(dú)立解決或完成。這時(shí),我們?cè)诔醪椒治雠袛嘤脩魡栴}所涉及的專業(yè)知識(shí)之后,就需要求助于團(tuán)隊(duì)內(nèi)的其他成員,以尋求相關(guān)專業(yè)背景或能解決用戶深層次問題的專家。在求助過程中,雙方自身或針對(duì)問題本身的交互、合作與協(xié)調(diào)能力顯得尤為重要。這種協(xié)作能力往往直接影響了解決用戶問題的質(zhì)量和效率。同時(shí),這種團(tuán)隊(duì)之間的合作協(xié)調(diào)能力又能促進(jìn)彼此多層面專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)與深層次服務(wù)能力的開發(fā),促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員在行動(dòng)和交流中支持團(tuán)隊(duì)決議的結(jié)果和團(tuán)隊(duì)的工作,并進(jìn)一步提高組織目標(biāo)的協(xié)調(diào)、工作關(guān)系的協(xié)調(diào)、人際關(guān)系的協(xié)調(diào)等多種能力,使團(tuán)隊(duì)保持旺盛的生命力。所以,知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該將這種交互、合作與協(xié)同能力良好地貫穿于為用戶提供知識(shí)捕獲、分析、重組、應(yīng)用的整套服務(wù)流程中,通過團(tuán)隊(duì)與用戶的雙向參與和互動(dòng),構(gòu)建沒有障礙的、無(wú)處不在的圖書館,從而有效地提升團(tuán)隊(duì)整體的知識(shí)服務(wù)能力。

        2.3 服務(wù)團(tuán)隊(duì)的知識(shí)獲取、轉(zhuǎn)化與表達(dá)能力

        針對(duì)用戶的需求為其找到相應(yīng)的文獻(xiàn)資源僅僅是開展知識(shí)服務(wù)的第一步,如何將這些文獻(xiàn)資源通過高效率的知識(shí)轉(zhuǎn)化、準(zhǔn)確無(wú)誤地表達(dá),順暢傳遞給特定的用戶,是知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)成員所應(yīng)具備的專業(yè)能力。具體來(lái)說(shuō),在為圖書館用戶提供服務(wù)的過程中,知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)做到:① 進(jìn)行知識(shí)的收集與捕獲,包括對(duì)外部知識(shí)的跟蹤、搜索、檢索和獲取,對(duì)內(nèi)部知識(shí)尤其是隱形知識(shí)的跟蹤和捕獲。② 進(jìn)行知識(shí)的組織和檢索,利用信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù),在紛雜的信息流中發(fā)現(xiàn)新的知識(shí)點(diǎn)及知識(shí)間的聯(lián)系,將其組織到按照一定知識(shí)體系組織的數(shù)據(jù)庫(kù)中,并提供方便的檢索。③ 進(jìn)行知識(shí)交流和知識(shí)匹配傳達(dá),通過數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)群件系統(tǒng)、工作流控制系統(tǒng)等方法,促進(jìn)用戶與知識(shí)服務(wù)人員及時(shí)廣泛地交流和共享知識(shí)。促進(jìn)知識(shí)尋求者與知識(shí)提供者之間及時(shí)準(zhǔn)確的匹配和傳送。④ 進(jìn)行知識(shí)利用的整合,利用專家系統(tǒng)、專門分析工具、決策支持系統(tǒng)等對(duì)知識(shí)進(jìn)行分析和運(yùn)用。利用知識(shí)資源整合系統(tǒng)保證知識(shí)的應(yīng)用與用戶的需求有機(jī)融合,并將所產(chǎn)生的新知識(shí)迅速地組織到整個(gè)資源整合體系中。④ 完成知識(shí)的轉(zhuǎn)化后傳達(dá)給用戶。

        知識(shí)轉(zhuǎn)化與表達(dá)能力是指知識(shí)主體在對(duì)知識(shí)的理解、存儲(chǔ)和運(yùn)用、表達(dá)方面的能力。知識(shí)轉(zhuǎn)化是知識(shí)鏈中知識(shí)生成和知識(shí)內(nèi)化兩個(gè)階段的融合,在知識(shí)鏈中處于樞紐性位置,知識(shí)轉(zhuǎn)化的缺失將導(dǎo)致知識(shí)鏈的中斷和知識(shí)服務(wù)的失敗。[5]而影響知識(shí)轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵因素在于知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)內(nèi)在認(rèn)知結(jié)構(gòu)上的差異性。這種差異性會(huì)導(dǎo)致知識(shí)轉(zhuǎn)化的不兼容,從而影響知識(shí)轉(zhuǎn)化的效率。其次,在知識(shí)傳遞過程中,即使知識(shí)傳遞過程不失真,知識(shí)受體在知識(shí)的理解、吸收方面的能力也會(huì)受受體知識(shí)與供體知識(shí)之間實(shí)際差異的影響,從而進(jìn)一步影響到知識(shí)傳遞速度和效率。因此,針對(duì)用戶的具體需求,如何將現(xiàn)已掌握的知識(shí)和文獻(xiàn)資源盡可能準(zhǔn)確表達(dá)并高效地傳遞給用戶,已然成為知識(shí)服務(wù)過程的重要環(huán)節(jié)。另外,在知識(shí)服務(wù)中,由于團(tuán)隊(duì)成員與用戶之間的交互行為伴隨著整個(gè)服務(wù)的過程,所以,良好的溝通表達(dá)能力至關(guān)重要。

        3 影響知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)能力建設(shè)的幾個(gè)關(guān)鍵因素

        3.1 人才因素

        人才不僅是影響知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)能力建設(shè)最關(guān)鍵的因素,更是知識(shí)服務(wù)創(chuàng)新的動(dòng)力源泉。從整體上看,圖書館知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)能力的建設(shè)很大程度上取決于人才隊(duì)伍的建設(shè)狀況,構(gòu)建高素質(zhì)的人才隊(duì)伍能有效地促進(jìn)團(tuán)隊(duì)服務(wù)工作的開展和服務(wù)能力的提升。

        (1)團(tuán)隊(duì)成員的專業(yè)素養(yǎng)水平。圖書館知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)成員的專業(yè)素養(yǎng)水平是影響其能力建設(shè)的關(guān)鍵因素。擁有或形成自己獨(dú)特的難以模仿的信息素養(yǎng)和專業(yè)能力,就意味著穩(wěn)固了知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)能力建設(shè)的基礎(chǔ)。知識(shí)服務(wù)的深入開展對(duì)知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)的專業(yè)素養(yǎng)提出了較高的要求,其中對(duì)成員素質(zhì)的要求以應(yīng)與圖書館戰(zhàn)略規(guī)劃的發(fā)展方向一致,既要有較高的人文素養(yǎng)又要有較強(qiáng)的專向業(yè)務(wù)能力。對(duì)于知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)而言,廣泛而豐富的信息資源儲(chǔ)備是團(tuán)隊(duì)展開高效服務(wù)的重要前提。因此,對(duì)于團(tuán)隊(duì)成員信息資源整合能力與信息資源開發(fā)能力的培育與提升,顯得尤為重要。所以,要想形成并持續(xù)提升圖書館知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)的專業(yè)能力,團(tuán)隊(duì)成員除了要具備充分利用圖書館一切顯性知識(shí)資源的能力外,還應(yīng)兼具廣泛開發(fā)利用圖書館內(nèi)外部隱性知識(shí)資源的能力。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù),將網(wǎng)上零散、無(wú)序、優(yōu)劣、混雜的信息進(jìn)行挖掘、篩選、解構(gòu)、整合,使之有序化,實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值,給團(tuán)隊(duì)專業(yè)素養(yǎng)水平的提高以及知識(shí)服務(wù)工作的開展帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)。(2)團(tuán)隊(duì)成員的優(yōu)化配置。由于圖書館知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)成員的信息素養(yǎng)和專業(yè)水平各不相同,個(gè)人服務(wù)能力也參差不齊,如何進(jìn)行人力資源的有效配置和崗位層級(jí)的合理分配,使知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部充分協(xié)調(diào),互為補(bǔ)充,充分展現(xiàn)其服務(wù)能力,成為我們面臨的重要問題。

        在圖書館知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)中,圖書館應(yīng)當(dāng)針對(duì)現(xiàn)有人力資源的學(xué)科結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)狀態(tài)進(jìn)行人員和工作崗位的進(jìn)行優(yōu)化配置,合理配備人才。成員之間應(yīng)該優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、取長(zhǎng)補(bǔ)短、相互支持、相互欣賞,使每個(gè)人的優(yōu)勢(shì)都能得到充分的展示。在具體服務(wù)過程中,知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)要靈活地利用團(tuán)隊(duì)的力量來(lái)組織和提供服務(wù),例如將資源開發(fā)、信息組織、參考咨詢、用戶教育和信息技術(shù)等方面的人員組成工作小組,或者將不同專業(yè)領(lǐng)域甚至不同圖書情報(bào)機(jī)構(gòu)的信息服務(wù)人員組織到團(tuán)隊(duì)中,或者吸收用戶或外部專家加入團(tuán)隊(duì),利用不同的專業(yè)知識(shí)為用戶提供高效的知識(shí)服務(wù),提升團(tuán)隊(duì)的整體服務(wù)能力。

        3.2 文化因素

        圖書館必須營(yíng)造以知識(shí)為導(dǎo)向的組織文化,[6]在館內(nèi)創(chuàng)造一種崇尚知識(shí)、倡導(dǎo)學(xué)習(xí)、鼓勵(lì)技術(shù)創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新的文化氛圍,支持交流合作,培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)。

        圖書館應(yīng)該鼓勵(lì)和支持知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)廣泛開展知識(shí)服務(wù)理論與方法的研究與探索,將協(xié)助用戶創(chuàng)造知識(shí)作為知識(shí)服務(wù)的首要目標(biāo),推進(jìn)學(xué)習(xí)型圖書館建設(shè),提倡從服務(wù)理念到業(yè)務(wù)模式的知識(shí)化改造,尤其是圖書館學(xué)習(xí)文化的形成,對(duì)于圖書館知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)能力的形成具有極其重大的影響。要建立促進(jìn)知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)的知識(shí)共享和思想交流的機(jī)制,鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員交換知識(shí)與經(jīng)驗(yàn),廣泛開展討論式學(xué)習(xí)、團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)和創(chuàng)新型學(xué)習(xí),此外,知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)還應(yīng)根據(jù)具體情況制定發(fā)展規(guī)劃,以崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育、參觀學(xué)習(xí)或?qū)W術(shù)研討會(huì)等形式,不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù),將圖書館服務(wù)團(tuán)隊(duì)打造成學(xué)習(xí)型組織。

        3.3 技術(shù)因素

        網(wǎng)絡(luò)知識(shí)環(huán)境下,技術(shù)成為當(dāng)代知識(shí)服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展的主引擎和推動(dòng)力。[7]正如前所述,目前圖書館知識(shí)服務(wù)日益強(qiáng)調(diào)能力延伸和能力嵌入(如將圖書館知識(shí)服務(wù)能力向用戶創(chuàng)新環(huán)境的延伸和與用戶創(chuàng)新過程的嵌接、融合),而這一切的實(shí)現(xiàn)也必須有技術(shù)的強(qiáng)力支持。

        知識(shí)服務(wù)所采用的技術(shù)主要是指知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)成員對(duì)業(yè)務(wù)核心技術(shù)及相關(guān)信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用。信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使圖書館的服務(wù)無(wú)所不在,使知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)的服務(wù)能力得以充分體現(xiàn)和發(fā)揮。例如,圖書館知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)在提供知識(shí)服務(wù)之前,需要準(zhǔn)確地識(shí)別用戶,跟蹤用戶的興趣和行為,對(duì)用戶的興趣和行為進(jìn)行準(zhǔn)確地判斷與描述。由于用戶興趣是多面的、動(dòng)態(tài)的,知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)在跟蹤、學(xué)習(xí)和表達(dá)用戶興趣時(shí),需借助于用戶興趣及特征優(yōu)化的過濾方法,如基于內(nèi)容的過濾技術(shù)、協(xié)作式過濾技術(shù)、混合方式過濾技術(shù)等。[8]而在知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行知識(shí)轉(zhuǎn)化過程中,基于知識(shí)轉(zhuǎn)化的技術(shù)分類法可以幫我們更好地開展知識(shí)的組織與傳播工作。如支持顯性化的技術(shù)主要有自助服務(wù)、文檔工作流、內(nèi)外網(wǎng)站的內(nèi)容管理、搜索引擎與全文檢索、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)與在線分析、商業(yè)智能、數(shù)據(jù)挖掘與知識(shí)挖掘。而關(guān)于顯性知識(shí)到顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化,主要支持技術(shù)有知識(shí)庫(kù)聯(lián)網(wǎng)、異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)搜索、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)和數(shù)據(jù)集市、門戶、企業(yè)應(yīng)用集成。由此可見,完備而配套的技術(shù)體系已經(jīng)成為促進(jìn)形成和持續(xù)提升圖書館知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)能力建設(shè)的又一關(guān)鍵因素。

        4 結(jié)語(yǔ)

        開展知識(shí)服務(wù)是目前及未來(lái)圖書館,尤其是專業(yè)圖書館的發(fā)展方向,所以圖書館知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)必須充分認(rèn)識(shí)到知識(shí)服務(wù)對(duì)于圖書館未來(lái)發(fā)展的戰(zhàn)略意義,并且圍繞知識(shí)服務(wù)的開展調(diào)整和優(yōu)化圖書館服務(wù)環(huán)境,將知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)的能力建設(shè)作為提升知識(shí)服務(wù)核心能力的突破點(diǎn);利用團(tuán)隊(duì)組織的力量,使自身學(xué)習(xí)能力、知識(shí)應(yīng)用能力和創(chuàng)新能力在知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)中得到集中體現(xiàn)。

        [1]吳鳳玉.學(xué)科知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)及其管理模式研究[J].圖書情報(bào)工作,2005(10):84-86.

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