蔣玉娟 莫 偉

會(huì)計(jì)電算化對(duì)檔案管理的影響芻議

蔣玉娟 莫 偉

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)全面在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用，使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理及傳輸高度自動(dòng)化、電子化、無(wú)紙化、實(shí)時(shí)化和動(dòng)態(tài)化，會(huì)計(jì)檔案以全新的面目出現(xiàn)。可以說(shuō)，會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)發(fā)展史上一次重大的革命。會(huì)計(jì)電算化的普及應(yīng)用對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案及其管理方式產(chǎn)生的影響主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

一、會(huì)計(jì)檔案的范圍擴(kuò)大

眾所周知，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指各會(huì)計(jì)主體在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中直接形成的、作為歷史記錄保存下來(lái)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)收支狀況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù)。在傳統(tǒng)的手工操作模式下，形成的會(huì)計(jì)檔案均為紙質(zhì)介質(zhì)，主要包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他類。

實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，上述紙質(zhì)介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案同樣存在，只不過(guò)這些紙質(zhì)檔案的形成不再是手工記錄（原始憑證除外），而是通過(guò)計(jì)算機(jī)打印輸出的，是電算化會(huì)計(jì)檔案的書(shū)面表現(xiàn)形式。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案還增加了以下內(nèi)容：一是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)及其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)中的會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)以及存儲(chǔ)這些數(shù)據(jù)的介質(zhì)本身；二是會(huì)計(jì)軟件的程序文件本身及其相應(yīng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件、各種會(huì)計(jì)報(bào)表格式及各種會(huì)計(jì)算法公式、編程語(yǔ)言和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等諸多文件資料；三是保障會(huì)計(jì)軟件正常運(yùn)行所需的軟硬件系統(tǒng)。

二、對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的要求加強(qiáng)

實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，隨著檔案內(nèi)容和載體范圍的擴(kuò)大，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的要求也發(fā)生了相應(yīng)的變化。

（一）對(duì)書(shū)面會(huì)計(jì)檔案的管理要求

實(shí)行電算化后，書(shū)面會(huì)計(jì)檔案不僅包括計(jì)算機(jī)輸出的會(huì)計(jì)資料，還包括會(huì)計(jì)軟件所包含的資料。書(shū)面會(huì)計(jì)檔案保管的具體要求如下：

1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要求每天登記并打印，每天業(yè)務(wù)較少、不能滿頁(yè)打印的，可按旬打印輸出。一般帳簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打?。话l(fā)生業(yè)務(wù)少的帳簿，可滿頁(yè)打印。

2.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁(yè)帳頁(yè)裝訂成冊(cè)，在當(dāng)期所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，可以用“總分類賬戶本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代當(dāng)期總分類賬。

3.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)減少。對(duì)會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

（二）對(duì)磁性介質(zhì)或光盤(pán)檔案的保管要求

實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，對(duì)磁性介質(zhì)或光盤(pán)檔案而言，最重要的是在選用存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，要選用質(zhì)量好、可靠性高的存儲(chǔ)介質(zhì)，決不能選用價(jià)廉質(zhì)次的不良介質(zhì)，以免因小失大造成不可挽回的檔案損失，確保電算化會(huì)計(jì)檔案安全。選好存儲(chǔ)介質(zhì)后首先要按檔案管理規(guī)范加以分類和排列，使之系統(tǒng)化、條理化、有序化。一是登記編目，包括文件名、存放物理地址等；二是確定保管單位，常用一個(gè)盤(pán)片定為一個(gè)保管單位，盤(pán)片也存在“立卷”問(wèn)題，每個(gè)磁盤(pán)的前端有“卷標(biāo)”，是本磁盤(pán)的識(shí)別信息，相當(dāng)于傳統(tǒng)檔案的封面，卷標(biāo)含有識(shí)別符，用字母和數(shù)字表示磁盤(pán)分類與編號(hào)的卷號(hào)、卷題名、文件起止年月、保管期限等；三是著錄與檢索，信息系統(tǒng)形成的電子文件本身通常已具有信息檢索的功能，因此不必另行著錄和建立檢索工具，但當(dāng)電子文件數(shù)量較多時(shí)也可以按照“檔案著錄規(guī)則”著錄，案卷級(jí)（一個(gè)盤(pán)）的卡片或書(shū)本式目錄，既可以用紙介質(zhì)，也可用磁介質(zhì)。

由于電算化檔案存儲(chǔ)在磁介質(zhì)或光盤(pán)上，根據(jù)這些信息載體的物理特性，形成這些檔案時(shí)應(yīng)以只讀形式保管，準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間、所使用的會(huì)計(jì)軟件版本和操作員姓名，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止因火災(zāi)等意外情況發(fā)生引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅，備份盤(pán)應(yīng)貼寫(xiě)好保護(hù)標(biāo)簽，存放于鐵皮柜中。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等。對(duì)采用磁性介質(zhì)或光盤(pán)保存檔案的，尤其是存放往年會(huì)計(jì)檔案的，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止由于介質(zhì)的損壞而造成無(wú)法挽救的損失。另外，與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按規(guī)定立卷歸檔保管，其保存期限應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》“會(huì)計(jì)檔案保管期限表”中所列的保存期限進(jìn)行管理。

（三）建立會(huì)計(jì)檔案的借調(diào)閱管理制度

為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的安全性和保密性，要建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案借（調(diào)）閱制度。原則上本系統(tǒng)內(nèi)部人員只能借（調(diào)）閱與其工作有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案一般不能對(duì)外借（調(diào)）閱，如有特殊需要，須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可提供查閱或復(fù)制。借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)必須由檔案管理人員進(jìn)行登記，并由借閱人簽字，特別是對(duì)采用磁性介質(zhì)或光盤(pán)保存的會(huì)計(jì)檔案，在借閱前后都要進(jìn)行檢查，以保證數(shù)據(jù)的完好。對(duì)一些只有主管人員或系統(tǒng)維護(hù)人員才能查詢或調(diào)閱使用的特殊數(shù)據(jù)，如程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，必須嚴(yán)格按權(quán)限制度進(jìn)行審批。

在電算化檔案的借（調(diào)）閱過(guò)程中還要注意軟件版本號(hào)的問(wèn)題。在長(zhǎng)期開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí)，被借（調(diào)）閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)出現(xiàn)兩種情況，一是被借（調(diào)）閱的會(huì)計(jì)檔案的軟件版本號(hào)與當(dāng)前使用的軟件版本號(hào)一致，這時(shí)只需通過(guò)當(dāng)前的電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱功能調(diào)閱即可；二是被借（調(diào)）閱的會(huì)計(jì)檔案的軟件版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)軟件版本號(hào)不一致，此時(shí)須先安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的軟件，然后調(diào)閱。

（四）對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案保管中的安全防范

由于電算化會(huì)計(jì)檔案容易修改且不留痕跡，在檔案管理方面，也應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施，防止對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行惡意修改。常采用的有效安全防范措施有：一是用戶識(shí)別控制，防止非法用戶接觸會(huì)計(jì)檔案。在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測(cè)、指紋辨認(rèn)等檢測(cè)和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段；二是采用硬件加密和軟件加密等機(jī)械加密技術(shù)措施，杜絕數(shù)據(jù)安全隱患；三是實(shí)行操作日志管理，應(yīng)由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行操作登記，建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計(jì)線索；四是建立數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，對(duì)安全保密程度不等的數(shù)據(jù)，應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限，防止越權(quán)使用。在磁介質(zhì)或光盤(pán)保存檔案的情況下，還有一個(gè)很重要的事項(xiàng)就是制定防范計(jì)算機(jī)病毒的措施，在有電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)上都必須安裝優(yōu)秀的防病毒軟件，嚴(yán)防計(jì)算機(jī)病毒的感染，電算化會(huì)計(jì)操作人員和檔案管理人員必須采取積極的態(tài)度，利用一切有效手段保證電算化會(huì)計(jì)檔案資源的安全。

（五）會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀

會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀就是按照一定的原則標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)超過(guò)保管期限的會(huì)計(jì)檔案，重新評(píng)估其價(jià)值，剔除失去保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案予以銷毀。但長(zhǎng)期以來(lái)，人們普遍存在著“寧存勿銷”的不正確思想，對(duì)早已超過(guò)保管期限的會(huì)計(jì)檔案不進(jìn)行清理鑒定，對(duì)已到期應(yīng)銷毀的會(huì)計(jì)檔案仍作長(zhǎng)期保存，給保管工作造成了一定的困難。從檔案工作環(huán)節(jié)上看，鑒定和銷毀會(huì)計(jì)檔案工作是整個(gè)會(huì)計(jì)檔案工作的重要環(huán)節(jié)，是科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)信息資源的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也是一向科學(xué)性、組織性很強(qiáng)的工作。保管期滿的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的銷毀程序分五個(gè)步驟實(shí)施完成。對(duì)于實(shí)行電算化后的會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀報(bào)告中除了對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀外還應(yīng)包括對(duì)電算化檔案電子數(shù)據(jù)的同步銷毀，對(duì)存放在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上電算化檔案電子數(shù)據(jù)可采用直接刪除、格式化的辦法或者直接物理毀壞存儲(chǔ)介質(zhì)。需要注意的是不論是直接刪除還是格式化，都要確保數(shù)據(jù)不能恢復(fù)，以防財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外泄。

三、會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的利用效率大大提高

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)采用手工方法進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，選擇會(huì)計(jì)處理方法時(shí)既要考慮信息的決策有用性，還要考慮處理方法的簡(jiǎn)便可行性。受成本效益原則的約束，一些本來(lái)能使會(huì)計(jì)信息更為有用也更科學(xué)的處理方法由于手工操作的難度不得不放棄。實(shí)行電算化后，計(jì)算機(jī)成為數(shù)據(jù)處理的主體，無(wú)論多么復(fù)雜的處理方法，只要相關(guān)的設(shè)置正確，計(jì)算機(jī)都能在很短的時(shí)間內(nèi)完成。會(huì)計(jì)處理方法中完全可以選擇大量的數(shù)學(xué)模型和數(shù)學(xué)方法來(lái)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)處理，財(cái)務(wù)報(bào)告披露的內(nèi)容在深度和廣度上都得到了極大的擴(kuò)充，為籌資、投資、預(yù)測(cè)、分析和輔助決策等各項(xiàng)管理工作提供了更高效的技術(shù)支持。與此同時(shí)，在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)聯(lián)機(jī)實(shí)時(shí)報(bào)告系統(tǒng)的出現(xiàn)和應(yīng)用使得原始數(shù)據(jù)在取得的同時(shí)就可以實(shí)時(shí)記錄和處理，相關(guān)會(huì)計(jì)信息使用人員可以根據(jù)自身的需要，通過(guò)聯(lián)機(jī)的方式及時(shí)有效地篩選和分析自己所需要的信息，再不必象傳統(tǒng)的處理方式下一定要等到財(cái)務(wù)報(bào)告出來(lái)后才能得到相關(guān)的“歷史”信息，從而在及時(shí)性方面提高了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的利用價(jià)值，使會(huì)計(jì)在經(jīng)濟(jì)管理中的功能作用得以更加充分的發(fā)揮。

然而會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用也給會(huì)計(jì)檔案的利用提出了新的課題，那就是如何更充分利用檔案中數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從而提高單位的績(jī)效。實(shí)際中經(jīng)過(guò)整理的電算化檔案與傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案相比有著無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)整理可以形成歷年會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析，從而為單位領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的決策依據(jù)。各單位還可利用電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析和預(yù)測(cè)，建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用。

總之，會(huì)計(jì)電算化給檔案管理提供了更先進(jìn)的技術(shù)和更迅速、更高效的處理手段，影響甚巨，意義不凡。另外，會(huì)計(jì)電算化也對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，要求他們不僅要精通財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理方面的專業(yè)知識(shí)，更是要求他們能熟練掌握計(jì)算機(jī)的知識(shí)和技能，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，更新知識(shí)，甚至可制定一些更好的電算化會(huì)計(jì)檔案管理辦法，實(shí)現(xiàn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，以充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（作者單位：江蘇省人民政府法制辦公室、廣西廣播電視大學(xué)區(qū)直分校）