劉振義

（遼寧工業(yè)大學(xué)圖書館，遼寧 錦州 121001）

1 引言

遼寧工業(yè)大學(xué)圖書館現(xiàn)館舍面積僅為9600平方米，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足16000名在校學(xué)生使用，學(xué)校決定在原館旁建設(shè)新館，新館建筑面積為36793平方米，將于2011年8月竣工。為了配合新館的大流通管理模式，要對正在流通的40多萬冊館藏圖書進(jìn)行磁條改造工作，把圖書中的永久磁條更換成可充消的復(fù)合型磁條。經(jīng)過圖書館的充分論證，提出招標(biāo)外包和自己改造兩種方案，學(xué)校最終決定由圖書館自己動手，進(jìn)行圖書磁條改造。

圖書磁條改造工作是一項復(fù)雜的工程，館情不同，因館而異，一般都采取由經(jīng)驗和設(shè)備豐富的專業(yè)公司承包的外包方式，自己動手改造則沒有多少現(xiàn)成的經(jīng)驗可供借鑒和參考，進(jìn)行此項工作無異于白手起家，從零開始。在圖書磁條改造工作中運用和借鑒控制理論，可以使此項工作組織更科學(xué)、更富有效率。從著手準(zhǔn)備到工作完成，控制理論把工作全程分為3個階段，即前饋控制、過程控制和反饋控制。在圖書改造工作中，前饋控制就是對圖書改造各項準(zhǔn)備工作的管理，過程控制就是對改造過程進(jìn)行管理，反饋控制就是對改造后的使用進(jìn)行管理。

2 圖書磁條改造的前饋控制

前饋控制實際上就是對圖書磁條改造前各項準(zhǔn)備工作的管理與控制。準(zhǔn)備工作越細(xì)、越充分，后續(xù)工作就越容易進(jìn)行，操作起來就越得心應(yīng)手，即使出現(xiàn)問題也有解決的預(yù)案和方法。

2.1 組織機(jī)構(gòu)控制

圖書館要成立圖書磁條改造工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對圖書改造工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。由館長任組長，副館長任副組長，成員由各部主任、副主任組成。在圖書磁條改造工作正式開始前，領(lǐng)導(dǎo)小組要多次召開會議，可以就某一個專題商討圖書改造工作的具體部署，完善組織工作，特別是細(xì)節(jié)工作要統(tǒng)籌兼顧、考慮周全。對重點工作環(huán)節(jié)如取書檢驗、工作中檢驗、回庫檢驗、質(zhì)量綜合驗收等實行專人負(fù)責(zé)制。另外，還要充分發(fā)揮全體館員的主觀能動性，鼓勵他們積極為圖書改造工作獻(xiàn)計獻(xiàn)策。

2.2 工作原則控制

實行部分書庫閉館原則。為保證廣大師生正常借閱，不進(jìn)行全館封閉，實行分庫分期改造，根據(jù)各庫房藏書情況及教學(xué)需求情況，確定磁條改造的先后順序，以及每個庫房改造工作的大致開始和結(jié)束時間，這樣做盡量不影響師生借閱需求。改造哪個書庫就封閉哪個書庫，要提前通知廣大師生相關(guān)書庫的閉館時間，鼓勵師生多借書，延長借閱時間，超過期限不罰，特殊借閱特殊申請等。改造完成后的開放時間視具體情況而定，提前完成就提前開館，滯后完成就推遲開館。

館員工作時間自由支配原則。上班時間不受早八晚五的限制，館員在做好本職工作交接的前提下，自行決定什么時間改造圖書，只要在規(guī)定時間之前保質(zhì)保量完成即可。

封閉書庫與改造工作地點分開原則。此舉是為了避免已改造與未改造的圖書混淆，避免統(tǒng)計不準(zhǔn)確，避免人多手雜，導(dǎo)致圖書丟失、錯架等問題發(fā)生；指定專人管理庫房鑰匙，便于查驗和監(jiān)控，減少不必要的損失。

責(zé)任時效延長原則。本次圖書磁條改造工作完成了，并不等于說此項工作就徹底完事大吉，而是要經(jīng)得起新建館的大流通管理模式檢驗。在未來圖書借閱過程中，改造完畢的圖書在新館使用時如果出現(xiàn)消磁后仍報警等問題，依據(jù)章號仍由最初改造者負(fù)責(zé)到底，包括向師生賠禮道歉、重新更換磁條等，此類問題若多次發(fā)生則屬于情節(jié)嚴(yán)重，要追加經(jīng)濟(jì)處罰等。

還回圖書由相關(guān)書庫館員改造原則。閉館前借出、在重新開館后又還回來的圖書，由本書庫工作人員在不影響正常借閱工作的前提下進(jìn)行圖書磁條改造，相關(guān)工作程序不變。

安全工作原則。圖書磁條改造使用的儀器設(shè)備需要電源，要特別注意用電安全。電源配備要能保證各種儀器設(shè)備同時工作時的最大荷載；無人工作時儀器設(shè)備要徹底斷電；廢磁條要裝入指定容器中，不能隨意丟棄，防止進(jìn)入電源插座內(nèi)引起短路；工作空間內(nèi)杜絕吸煙；要防患于未然，防止發(fā)生火災(zāi)，保證員工生命和圖書資產(chǎn)安全。要指定專人負(fù)責(zé)檢查安全工作。

適當(dāng)補(bǔ)貼原則。鑒于圖書磁條改造工作比較辛苦，且?guī)в幸欢w力勞動性質(zhì)，圖書館向?qū)W校申請圖書改造勞務(wù)費，根據(jù)學(xué)校財力狀況，按每本兩角錢標(biāo)準(zhǔn)計算，鼓勵和調(diào)動館員參與的積極性。

2.3 參與人員控制

要響應(yīng)學(xué)校號召，進(jìn)行全館動員，自己動手做好圖書磁條改造工作。因為圖書磁條改造是一項耗費體力的工作，下架、搬書、推車、翻書、上架等環(huán)節(jié)都需要一定的體力支撐，加之此項工作持續(xù)周期長，并不是所有人都能勝任的。對那些身體狀況差的館員，本著自愿參加原則，依據(jù)自身實際情況，能做多少就做多少，不做圖書改造定量要求。對能正常進(jìn)行此項工作的職工進(jìn)行登記編號，并發(fā)給相應(yīng)章號。為加快圖書磁條改造工作進(jìn)度，力爭在新館投入使用前完成此項工作，館內(nèi)職工可以發(fā)動親朋好友參與，但只能以該職工的名義，使用該職工的章號，出了問題由該職工負(fù)全責(zé)。

2.4 工作進(jìn)度及工作量控制

根據(jù)需要改造圖書總冊數(shù)及參與工作的館員人數(shù)，確定每人應(yīng)完成的工作量，規(guī)定工作最終完成時間，具體工作時間自行選擇，每天完成的數(shù)量自己決定，給予充分的自主權(quán)。以本校圖書館為例，根據(jù)圖書數(shù)量確定每人完成8000冊左右，根據(jù)部門業(yè)務(wù)分工及工作側(cè)重點不同，指定部分館員專職進(jìn)行圖書磁條改造工作，因此他們還要另外再完成大約8000冊的工作量。

2.5 工作地點控制

圖書館是高校師生學(xué)習(xí)和工作的場所，需要有一個相對安靜的環(huán)境，而在進(jìn)行圖書改造時不可避免地會產(chǎn)生一些如推車、翻書等噪音，如何把不利的影響降到最低，是圖書改造工作不得不考慮的問題。假期時學(xué)生和教師都放假，當(dāng)然就不會有這樣的問題存在，可以選擇在同樓層閱覽室里進(jìn)行相關(guān)工作。而非假期時，就要選擇遠(yuǎn)離閱覽室的空間進(jìn)行工作，比如書庫外側(cè)的走廊、會議室、活動室等相對獨立可封閉的空間，告誡工作人員注意工作秩序，不要大聲喧嘩。

2.6 儀器設(shè)備及用具控制

首先是主要儀器設(shè)備的準(zhǔn)備。進(jìn)行圖書改造的專用設(shè)備有磁條檢測儀、充消磁敏儀等，磁條檢測儀數(shù)量根據(jù)工作臺數(shù)確定，應(yīng)該多一些，充消磁敏儀2～3臺即可。報學(xué)校招標(biāo)采購，儀器設(shè)備要求耐用，故障率低，使用壽命長，不易損壞。必要時可到生產(chǎn)廠家進(jìn)行考察，或者到正在使用的圖書館參觀。

其次，一般用具準(zhǔn)備。有裁紙刀、乳白膠、尖嘴鉗子、錐子、橡膠指套、醫(yī)用創(chuàng)可貼（劃破手指用）、職工號碼戳（章號）、紅藍(lán)兩色印泥、塑料袋、書簽、塑料格尺、口罩（減少吸入灰塵）等，像橡膠指套等損耗大的用具盡量多準(zhǔn)備一些。

再次，復(fù)合磁條的招標(biāo)采購。磁條質(zhì)量是圖書改造成功與否的最關(guān)鍵因素。從生產(chǎn)廠家介紹及考察正在使用磁條的圖書館來看，復(fù)合磁條多以鈷基磁條為主。由于復(fù)合磁條還沒有經(jīng)過較長時間的檢驗，所以在購買時，提出要求是消磁干凈，充磁后靈敏度高，受外界磁場干擾小，易于安裝，使用壽命長，適合各種檢驗設(shè)備，污染小。

3 圖書磁條改造的過程控制

對圖書磁條改造過程進(jìn)行全程監(jiān)控和管理，在工作進(jìn)行中解決問題，加強(qiáng)工作進(jìn)程中各個環(huán)節(jié)管理，保證磁條改造工作質(zhì)量，提高工作效率。

3.1 剔舊工作控制

在磁條改造工作開始前，要對架上圖書進(jìn)行剔舊處理。已經(jīng)安裝新磁條的圖書不用更換，需要確定索書號區(qū)間段；復(fù)本量超多的圖書，破損嚴(yán)重的圖書，幾乎不流通的圖書不用更換，放入備用庫保存，如有需求，可手工借閱。

3.2 培訓(xùn)工作控制

儀器設(shè)備使用培訓(xùn)。包括磁條檢測儀和充消磁敏儀的工作狀態(tài)，充消磁時長，指標(biāo)燈或警報聲音的含義，使用注意事項等，必要時可以邀請生產(chǎn)商家對館員進(jìn)行使用培訓(xùn)和演示。

索書號段舊磁條規(guī)律培訓(xùn)。由采編部人員根據(jù)以往粘貼永久磁條的工作經(jīng)驗，對舊磁條的放置區(qū)域和數(shù)量進(jìn)行詳細(xì)講解和說明，多總結(jié)一些帶有規(guī)律性的東西，給即將開始的查找工作提供些許幫助。

舊磁條拆除培訓(xùn)。拆除磁條時，要最大限度保護(hù)圖書，把對圖書的破壞程度降到最低，寧可損失幾頁書紙也盡量不要將整個書脊掰開。一般方法是將指套戴在左手或右手食指、大拇指和中指上，將書口朝向胸口，自下向上翻，另一只手捏住書的另一部分。找到磁條后，先用手指輕輕擠壓，讓互相粘貼在一起的兩頁紙慢慢分開，當(dāng)磁條露出來時，用裁紙刀割開磁條兩側(cè)的不干膠，然后用尖嘴鉗子夾住磁條的一端順著磁條方向向上拉，將磁條取出；如果磁條嵌得太深，則需要用類似牙醫(yī)用的鉤子鉤出磁條的一端，然后用尖嘴鉗子夾住磁條的一端順著磁條方向向上取出，之后把這一頁疊上備查，然后在檢測儀上檢測一下，如果指示燈不亮或無報警反應(yīng)就表示沒有了，如果指示燈亮或有報警反應(yīng)，則表示還要繼續(xù)查找，直至清除全部舊磁條為止。有的圖書出版時間較長，書脊的膠或線老化，還有的圖書較薄，稍一用力，書脊就開了，這時候需要用乳白膠粘合或用大裝訂器在粘上新磁條后裝訂。大部頭厚書可用書簽將其分隔成若干區(qū)域，逐個區(qū)域進(jìn)行查找，避免重復(fù)勞動。盡量不要直接用手指去抽取磁條，因為磁條比較鋒利，易傷到手指。

新磁條粘貼培訓(xùn)。新復(fù)合磁條首先要進(jìn)行充磁，然后再粘貼。粘貼新磁條時務(wù)必要細(xì)心，不能著急趕進(jìn)度，要心平氣和、穩(wěn)穩(wěn)當(dāng)當(dāng)，保證磁條隱蔽性強(qiáng)，一次成功。一般每本圖書中放一根磁條即可，大部頭厚書及搶手圖書可視具體情況多放幾根。在選擇一定數(shù)量頁碼之后盡量深埋，并將磁條上的兩面膠條清理干凈，然后將圖書平放壓實以利于膠的粘合。要在規(guī)定部位蓋上個人章號。

3.3 圖書領(lǐng)取程序控制

按照本書庫需要改造的圖書架面進(jìn)行詳細(xì)登記，制作出登記表格，項目包括序號、架位號、圖書分類號、取書人姓名、冊數(shù)、章號、備注、驗收人簽字等，如表1所示。將來依據(jù)此表，統(tǒng)計每個人的實際工作量，作為發(fā)放補(bǔ)貼的依據(jù)。

表1 ×××?xí)鴰靾D書磁條改造登記表

以架面為單位進(jìn)行編號標(biāo)識，并指定每個架面的具體取書人，要求逐層領(lǐng)取架面上的圖書，每次不宜多取，便于上架歸類。領(lǐng)取時要簽字，經(jīng)相關(guān)人員查驗后，方能推出庫房。

3.4 經(jīng)驗交流控制

定期召開工作經(jīng)驗交流會，查找問題?？梢越M織館員交流拆除磁條和安裝復(fù)合磁條的經(jīng)驗，交流工作心得體會，互相借鑒，取長補(bǔ)短，達(dá)到提高工作效率的目的。

3.5 質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)和要求控制

圖書磁條改造工作是大流通管理的前提條件，制定統(tǒng)一的質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一工作要求是必要的，也是必須的。

圖書中舊的磁條必須清理干凈，經(jīng)驗磁后確認(rèn)無誤；對圖書破損部位要粘貼好，書脊裂開的圖書要裝訂好；新磁條盡量靠近書脊，并將紙質(zhì)的不粘膠條撕凈，然后將圖書平放壓實；章號要蓋在下書口靠近書脊位置，要清晰易辨；當(dāng)一架面圖書改造工作完成后，由檢驗人員核查，無誤后上架；上架時要按索書號順序加以排列，不是本號段的圖書要平放，有章號一面的書口向外，由庫房上架員在開館前統(tǒng)一歸類；拆下的舊磁條要集中保存，統(tǒng)一報廢或銷毀。

3.6 怠倦狀態(tài)控制

圖書磁條改造工作不是一下子就能完成的，要調(diào)整好工作狀態(tài)和時間。要克服厭煩心理，工作時間過長，眼睛極易疲勞，胳膊麻木脹痛，手指僵硬酸痛，長時間找不到舊磁條很容易產(chǎn)生怠倦情緒，不愛干，效率低下。要做好主動調(diào)節(jié)工作，在不影響教師和學(xué)生學(xué)習(xí)的前提下，打打乒乓球，聽聽音樂，講講笑話，或到館外散散步，做做操，舒展一下筋骨等，放松疲憊的心情。

3.7 環(huán)境衛(wèi)生控制

在圖書磁條改造工作中，難免會產(chǎn)生書塵飛揚(yáng)、空氣干燥、紙屑滿地現(xiàn)象，衛(wèi)生問題不容忽視，這會直接損害工作人員的身體健康。清潔工人要經(jīng)常掃地拖地、擦桌椅及各種設(shè)備上的灰塵，保持工作空間空氣濕度，打開窗戶交換空氣。工作人員在工作期間要戴上口罩，要經(jīng)常洗手，定時到戶外透氣，防止疾病發(fā)生。

4 圖書磁條改造的反饋控制

圖書磁條改造工作的反饋控制目的在于總結(jié)經(jīng)驗，對今后類似工作提供足夠的借鑒、參考和指導(dǎo)，促進(jìn)圖書館其他工作更加科學(xué)、有序、合理。

4.1 質(zhì)量抽查控制

分書庫改造工作結(jié)束后，在重新開館之前，領(lǐng)導(dǎo)小組要組織人員對圖書磁條改造工作進(jìn)行驗收和抽查，根據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，檢查工作完成質(zhì)量。包括數(shù)量、加蓋章號位置和清晰程度、分類排序準(zhǔn)確程度、圖書碼放整齊程度、損壞的圖書是否粘貼或裝訂等；抽查一定數(shù)量圖書，新粘復(fù)合磁條是否很容易找到，深淺和位置是否合適等。根據(jù)每個人完成工作的多少來確定抽查比例和覆蓋面，并做出恰當(dāng)?shù)墓ぷ髟u價。問題嚴(yán)重的要進(jìn)行返工重做并適當(dāng)扣除勞務(wù)補(bǔ)貼。

4.2 改造后的借還控制

借出時，一定要對圖書逐本進(jìn)行有無磁條檢測，對未充磁的圖書進(jìn)行充磁處理后方可借閱，對無磁條的圖書暫時不外借，集中進(jìn)行重新加工后上架才能借閱。

還回時，也要對圖書進(jìn)行逐本驗磁，發(fā)現(xiàn)無報警反應(yīng)的圖書先充磁，如果還無報警反應(yīng)，則要重新加工，此舉是為了防止學(xué)生無意消磁或故意將磁條拆除，以致圖書丟失。

4.3 新采購圖書磁條控制

近些年出版的圖書，圖書供應(yīng)商一般都在圖書中加入一定數(shù)量的復(fù)合磁條，但磁條的質(zhì)量和性能不一定符合本館要求，有可能給未來借閱工作帶來不必要的麻煩。因此，從保證復(fù)合磁條的一致性角度出發(fā)，本館決定招標(biāo)采購圖書時，取消由書商填加復(fù)合磁條的做法，變更為由書商檢測每本圖書磁條，在圖書采購招標(biāo)合同書中約定，圖書供應(yīng)商對所購圖書必須逐本進(jìn)行驗磁，要保證到貨的每本圖書中不能有任何磁條存在，否則將視為對方違約，并按適當(dāng)比例在支付的書款中予以扣除。新書到館后，由采編人員按工作程序?qū)D書進(jìn)行驗磁、粘磁工作。這樣做可以保證每本圖書充消磁的成功率，避免在讀者借閱時產(chǎn)生不確定問題，影響?zhàn)^讀關(guān)系。

5 結(jié)束語

圖書磁條改造工作是一項大工程，圖書館要實行大流通管理模式，這項工作必須做好。由圖書館員工自己完成圖書改造工作，從工作角度來說，館員親自動手，可以熟悉業(yè)務(wù)，了解和掌握圖書加工流程，積累了工作經(jīng)驗，增長了圖書館專業(yè)技能，也培養(yǎng)了館員愛館敬業(yè)的品格，同時為學(xué)校節(jié)省了外包費用，館員也得到了一些實惠；從人際關(guān)系角度講，因為館內(nèi)部門分工不同，平時很少在一起工作，現(xiàn)在大家在一個大環(huán)境下進(jìn)行集中工作，全館人員齊參與，大家暢所欲言，加強(qiáng)了溝通和了解，增強(qiáng)了圖書館的凝聚力和向心力，對提高圖書館服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平大有裨益。

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