李 萍

（南京市第二醫(yī)院，江蘇南京 210003）

胡錦濤同志從黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度充分肯定了檔案工作的重要地位、重要使命和重要意義，他指出：檔案是人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展不可缺少的方面。醫(yī)院檔案事業(yè)是一項(xiàng)典型的“功在當(dāng)代，利在千秋”的可持續(xù)性發(fā)展的事業(yè)[1]。

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的一個(gè)重要組成部分，醫(yī)院檔案是提高醫(yī)療技術(shù)、開(kāi)展科研教學(xué)的重要參考資料和醫(yī)院發(fā)展的寶貴歷史資料。隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷深入，醫(yī)療單位特別是公立醫(yī)院受到了前所未有的沖擊，如：國(guó)有非營(yíng)利性的事業(yè)單位性質(zhì)與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的企業(yè)管理模式的調(diào)適；全民公益性的醫(yī)療服務(wù)與患者以消費(fèi)者身份出現(xiàn)的醫(yī)患矛盾；傳統(tǒng)醫(yī)療方法與先進(jìn)科技手段的應(yīng)用等，這些為醫(yī)院檔案工作提供了新的內(nèi)容，增加了新的種類(lèi)，提出了新的挑戰(zhàn)。因此，準(zhǔn)確把握醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，做好醫(yī)院檔案管理工作，使之更好地為臨床醫(yī)療和醫(yī)院管理以及社會(huì)服務(wù)，是我們目前所要面臨的新任務(wù)、新課題[2]。

1 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理意識(shí)淡薄

對(duì)檔案管理方面的認(rèn)識(shí)較淡薄，有些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為醫(yī)院的中心工作主要是醫(yī)療、科研，醫(yī)院管理的重點(diǎn)是提高醫(yī)療技術(shù)水平，而檔案不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。因此，對(duì)檔案工作重視不夠，在檔案工作上舍不得投入，忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性，導(dǎo)致檔案利用率不高。此外，有的醫(yī)院工作人員往往忙于繁重的醫(yī)務(wù)工作，對(duì)于工作中涉及的諸多內(nèi)容沒(méi)有認(rèn)真記錄、積累。同時(shí)，缺乏檔案保存的觀念，認(rèn)識(shí)不到檔案工作的重要性，認(rèn)為檔案管理工作無(wú)足輕重，做好檔案工作是檔案員的本職工作，與自己無(wú)關(guān)。還有的部門(mén)從自身工作方便的角度考慮，不愿把文件資料移交檔案室保存，嚴(yán)重影響了檔案的查找和利用。

1.2 檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定

目前醫(yī)院的檔案人員兼多職于一身，沒(méi)有足夠的時(shí)間從事檔案管理工作，很多人原來(lái)不是學(xué)習(xí)檔案管理專(zhuān)業(yè)，而是從行政、護(hù)理、醫(yī)療等部門(mén)調(diào)過(guò)來(lái)的，造成檔案管理人員隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現(xiàn)為檔案專(zhuān)業(yè)人員較少、專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)面較窄、缺乏從事檔案工作所具備的基本理論和知識(shí)技能，因而影響了檔案工作效率和質(zhì)量。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，多數(shù)醫(yī)院一般重視醫(yī)療、科研人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高未納入計(jì)劃中，檔案管理人員平時(shí)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)較少，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力，使醫(yī)院檔案工作處于應(yīng)付和被動(dòng)狀態(tài)。

1.3 檔案管理缺乏現(xiàn)代化手段

近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用于醫(yī)院管理中，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。檔案人員對(duì)電子檔案的存貯管理、信息安全、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等缺乏足夠的應(yīng)付能力。計(jì)算機(jī)在檔案管理中的開(kāi)發(fā)較其他領(lǐng)域仍有很大的差異。目前，一部分醫(yī)院檔案管理僅限于將計(jì)算機(jī)作為檢索工作來(lái)使用，計(jì)算機(jī)的許多功能和特點(diǎn)均未被充分開(kāi)發(fā)和利用，比如極大的數(shù)據(jù)貯存量、運(yùn)算速度以及相當(dāng)靈敏的識(shí)別能力等，這實(shí)際上也是一種資源的浪費(fèi)。因此，開(kāi)發(fā)醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)軟件，拓展計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的應(yīng)用范圍，已迫在眉睫。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的措施及對(duì)策

2.1 增強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)

首先，領(lǐng)導(dǎo)重視是提高醫(yī)院檔案管理水平的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來(lái)抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。堅(jiān)持四個(gè)“不忘”：制訂工作計(jì)劃時(shí)不忘檔案工作，檢查工作時(shí)不忘檔案工作，總結(jié)工作時(shí)不忘檔案工作，安排財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)時(shí)不忘檔案工作。其次，長(zhǎng)期不懈地抓《檔案法》的宣傳教育?！稒n案法》是做好醫(yī)院檔案管理工作的法律依據(jù)和保證。提高全員對(duì)檔案工作的法制意識(shí)，方法采取多樣：①利用院內(nèi)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)時(shí)間集中學(xué)習(xí)；②邀請(qǐng)專(zhuān)家舉辦講座，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)；③利用黑板報(bào)、櫥窗形式宣傳《檔案法》，印發(fā)宣傳資料，科室學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高全體工作人員的檔案法制意識(shí)，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、全院職工充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理工作，每個(gè)人都有義務(wù)保護(hù)好醫(yī)院的檔案，自覺(jué)參與檔案的管理。從根本上改變檔案工作可有可無(wú)、質(zhì)量?jī)?yōu)劣無(wú)關(guān)大局的認(rèn)識(shí)，使之更好地服務(wù)于醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展[3-4]。

2.2 創(chuàng)新檔案管理理念

管理創(chuàng)新是知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代對(duì)檔案工作的要求，檔案管理部門(mén)要有創(chuàng)新意識(shí)，解放思想，不僅要具有先進(jìn)的管理理念，而且要將專(zhuān)業(yè)檔案知識(shí)和最新理念融合在一起，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。在思維觀念上，要克服“為檔案而做檔案”的封閉思想，改變過(guò)去“等、靠、要”的傳統(tǒng)工作模式，打破過(guò)去重管輕用的陳舊管理方式，由封閉式管理向開(kāi)放式管理轉(zhuǎn)變，由被動(dòng)管理向主動(dòng)管理轉(zhuǎn)變，拓寬檔案工作的服務(wù)面，密切關(guān)注醫(yī)院建設(shè)發(fā)展大局，主動(dòng)參與服務(wù)醫(yī)院中心工作，做到醫(yī)院中心工作開(kāi)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，以工作上的“有為”提升檔案工作的“有位”，確保將相關(guān)檔案收集好、保管好、利用好，為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益[5]。

2.3 建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

時(shí)代在不斷前進(jìn)，知識(shí)也需要不斷地更新和充實(shí)。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，檔案內(nèi)容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進(jìn)，這些都對(duì)檔案人員的素質(zhì)建設(shè)提出越來(lái)越高的要求?，F(xiàn)代化管理需要的是既熟悉檔案業(yè)務(wù)、又掌握現(xiàn)代知識(shí)的復(fù)合型人才。檔案工作者應(yīng)具備較高的思想政治素質(zhì)和職業(yè)道德水準(zhǔn)，要有敬業(yè)精神、創(chuàng)新意識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，平時(shí)注重技能培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)檔案法規(guī)、檔案管理、信息管理等專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)；工作中注意搜集和整理醫(yī)院檔案科學(xué)研究經(jīng)驗(yàn)資料，提高檔案管理水平。此外，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，要堅(jiān)持以人為本的原則，將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，重視對(duì)專(zhuān)、兼職檔案員隊(duì)伍的培養(yǎng)和培訓(xùn)，通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，提高業(yè)務(wù)水平，建立檔案管理人才梯隊(duì)，最大限度地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案隊(duì)伍素質(zhì)的整體提高[6]。

2.4 健全醫(yī)院檔案管理機(jī)制

建立科學(xué)的檔案管理體系，形成由分管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督指導(dǎo)，院辦主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專(zhuān)、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)，有利于組織監(jiān)督各部門(mén)的檔案工作，解決人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問(wèn)題。此外，進(jìn)一步完善檔案管理制度，醫(yī)院檔案管理涉及檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索與提供利用等內(nèi)容，其中檔案收集工作是起點(diǎn)，是檔案管理的基礎(chǔ)，由于醫(yī)院檔案工作具有種類(lèi)多、部門(mén)分散、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，因此，健全檔案收集制度尤為重要。檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)醫(yī)院發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)進(jìn)檔材料應(yīng)從手續(xù)是否完備、表述是否準(zhǔn)確、觀點(diǎn)是否明確等方面嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真鑒別、科學(xué)歸檔。加強(qiáng)與相關(guān)部門(mén)和個(gè)人的聯(lián)系，注意收集對(duì)醫(yī)院發(fā)展有潛在價(jià)值的文件材料，一旦發(fā)現(xiàn)遺失，及時(shí)查找補(bǔ)救，確保檔案信息的齊全、完整。

2.5 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理

引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)和設(shè)備，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息管理。醫(yī)院檔案部門(mén)應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，創(chuàng)造條件，力爭(zhēng)采用計(jì)算機(jī)為管理工具，建立局域網(wǎng)，將文書(shū)、人事、圖書(shū)、設(shè)備、科研檔案納入其中，擴(kuò)建成為醫(yī)院檔案信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上編制與之配套的檔案管理的自動(dòng)化軟件，形成醫(yī)院檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)。大大提高辦公效率，方便有關(guān)人員閱讀，實(shí)現(xiàn)檔案資料在線(xiàn)利用，在完善保密條件的前提下，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共享，同時(shí)有一整套安全可靠的檢索系統(tǒng)，方便利用者及時(shí)、快捷查找，閱讀所需檔案資料。在局域網(wǎng)內(nèi)構(gòu)建平穩(wěn)高效的檔案信息傳輸平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息、圖書(shū)資料的一體化管理。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展給檔案管理提供了新的廣闊的發(fā)展平臺(tái)，復(fù)雜而繁瑣的人工式的檔案管理工作被科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)所取代。醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化已成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。

2.6 重視醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)和利用

檔案管理的最終目的就是開(kāi)發(fā)利用，檔案部門(mén)要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，緊緊圍繞醫(yī)院中心開(kāi)展工作，參與醫(yī)院各項(xiàng)重大活動(dòng)，如院慶、院史館的籌建、大型學(xué)術(shù)活動(dòng)、義診活動(dòng)、突發(fā)性公共衛(wèi)生活動(dòng)等，運(yùn)用多種形式和載體做好檔案業(yè)務(wù)工作，積極拓展醫(yī)院檔案服務(wù)領(lǐng)域，更好地為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。同時(shí)，積極開(kāi)展多種編研活動(dòng)，使檔案編研工作與醫(yī)院醫(yī)學(xué)、科研、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、管理工作結(jié)合得更加緊密，對(duì)信息進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)和加工，編寫(xiě)各種專(zhuān)題匯編，如編輯大事記匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯編、醫(yī)療信息匯編、院志等編研材料，多途徑、多渠道地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為利用者提供多層次、多方面、有實(shí)效的信息，讓檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮重要作用，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位，為促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

[1]程玉坤.用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展[J].中國(guó)醫(yī)藥指南,2009,7(18):102-103.

[2]于紅紅.新時(shí)期醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化評(píng)析[J].醫(yī)學(xué)信息,2010,23(7):45-46.

[3]周華,成艷.淺談新時(shí)期醫(yī)院檔案管理[J].山西檔案,2008,12(3):89-90.

[4]于秀珍.醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策[J].北京檔案,2007,15(8):102-103.

[5]陸培蘭,程英升.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].中國(guó)衛(wèi)生資源,2006,12(4):85-86.

[6]張景華,徐柏林,厲紅霞.淺析醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].中國(guó)病案,2004,36(11):105-106.