王靜迅

(煤炭信息研究院,北京市朝陽區(qū),100029)

淺談加強(qiáng)煤炭企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作

王靜迅

(煤炭信息研究院,北京市朝陽區(qū),100029)

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)管理工作的基礎(chǔ),其所包含的會(huì)計(jì)信息內(nèi)容具有原始憑證性、系統(tǒng)性和連續(xù)性,它能為煤炭企業(yè)的會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、經(jīng)營(yíng)決策和控制提供依據(jù)。本文分析了煤炭企業(yè)當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀及其存在的問題,并提出了完善會(huì)計(jì)檔案工作的對(duì)策和措施。

煤炭企業(yè) 會(huì)計(jì)檔案 對(duì)策

1 概述

會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織按照規(guī)定歸檔保管的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作應(yīng)予集中保管的文件,還包括實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后所使用的不同版本的財(cái)務(wù)軟件、存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁盤、磁帶、光盤和所形成的紙質(zhì)的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等。會(huì)計(jì)檔案是各單位對(duì)已發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄,它對(duì)加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)具有很重要的利用價(jià)值,它作為國(guó)家檔案的一部分,在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中具有極其重要的作用。

煤炭企業(yè)大多是在過去礦務(wù)局的基礎(chǔ)上改制后組建的,經(jīng)過幾年來的發(fā)展,逐步形成了以資本為紐帶的母子公司關(guān)系和健全的法人治理結(jié)構(gòu),按照《公司法》和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求,完善了會(huì)計(jì)管理制度,這為發(fā)揮單位內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的作用,提供了有利的條件。但是,受傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響,多數(shù)煤炭企業(yè)只重視對(duì)收入、經(jīng)費(fèi)支出、資金的管理利用,而忽視了對(duì)會(huì)計(jì)檔案資源的開發(fā)利用,很少利用會(huì)計(jì)檔案來分析經(jīng)濟(jì)管理過程中的各項(xiàng)活動(dòng),在一定程度上造成了會(huì)計(jì)檔案資源的浪費(fèi)。同時(shí),由于會(huì)計(jì)檔案管理制度中或多或少過分強(qiáng)調(diào)保密,會(huì)計(jì)檔案的史料和參考作用難以最大限度地發(fā)揮。會(huì)計(jì)檔案管理工作是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分,是會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作?！稌?huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等都對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理做出了相關(guān)規(guī)定。因此,作為煤炭企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理和各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算活動(dòng)基礎(chǔ)支撐的會(huì)計(jì)檔案,是實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)正常運(yùn)行的保障,也是維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)權(quán)益的重要憑據(jù)。煤炭企業(yè)在重視經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí),必須充分重視會(huì)計(jì)檔案的作用,提高企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理水平,使會(huì)計(jì)檔案真正發(fā)揮其在煤炭企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中的重要作用。

2 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

2.1 會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分,具有原始憑證性、系統(tǒng)性和連續(xù)性,會(huì)計(jì)檔案與其他類型的檔案相比,它所反映的對(duì)象、內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)都具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)。一是具有廣泛性。一個(gè)經(jīng)營(yíng)單位,只要經(jīng)濟(jì)單獨(dú)核算,就會(huì)產(chǎn)生會(huì)計(jì)資料,就會(huì)形成自己的會(huì)計(jì)檔案。二是具有專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案是對(duì)一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)通過會(huì)計(jì)核算的方法形成的記錄,所形成的會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容是與單位所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的。會(huì)計(jì)檔案記錄的內(nèi)容具有其專業(yè)性。三是具有嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物,會(huì)計(jì)工作是以法律法規(guī)和相關(guān)的規(guī)章制度為依據(jù)的,一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)或一次財(cái)政開支,會(huì)計(jì)核算工作程序中都是一環(huán)扣一環(huán)地連續(xù)記錄這一會(huì)計(jì)過程,因此,會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會(huì)計(jì)檔案形成過程的嚴(yán)密性。

2.2 會(huì)計(jì)檔案的作用

會(huì)計(jì)檔案在煤炭企業(yè)內(nèi)部控制和經(jīng)營(yíng)決策中具有極其重要的作用。

(1)會(huì)計(jì)檔案具有連續(xù)性和制約性,是反映煤炭企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的歷史記錄。從編制會(huì)計(jì)憑證到形成會(huì)計(jì)賬簿直至最終產(chǎn)生會(huì)計(jì)報(bào)表,形成了一個(gè)完整的賬務(wù)體系,直接反映了會(huì)計(jì)主體各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)事項(xiàng),可以說會(huì)計(jì)檔案是煤炭企業(yè)總結(jié)經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)驗(yàn)的重要資料。

(2)會(huì)計(jì)檔案是煤炭企業(yè)開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行預(yù)測(cè)、決策等財(cái)務(wù)分析工作的重要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案完整記錄了煤炭企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程中所發(fā)生的各項(xiàng)業(yè)務(wù)指標(biāo)情況,對(duì)編制企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)決算,開源節(jié)流和加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)管理等方面都具有重要作用。

(3)會(huì)計(jì)檔案是打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域腐敗犯罪的重要依據(jù),是司法部門查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問題,檢查、監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等財(cái)務(wù)方面的重要工具,為保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)和打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域里的不法行為提供有力的證據(jù)。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理有利于堵塞漏洞,防止舞弊行為的發(fā)生。

(4)會(huì)計(jì)檔案能夠提供經(jīng)濟(jì)演變的歷史信息,它嚴(yán)密地記錄了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的事實(shí)經(jīng)過,是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)研究的可靠史料。

總之,加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)煤炭企業(yè)乃至國(guó)民經(jīng)濟(jì)的正常進(jìn)行,經(jīng)濟(jì)秩序的確立,各項(xiàng)財(cái)政政策、預(yù)算的貫徹實(shí)施都有著直接的影響。

3 會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題

從會(huì)計(jì)核算程序上看,會(huì)計(jì)檔案管理屬于財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié),因而往往容易被忽視。由于會(huì)計(jì)檔案管理并非日常的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù),且煤炭企業(yè)通常沒有專門人員進(jìn)行管理,因此對(duì)會(huì)計(jì)檔案沒有給予足夠的重視。

3.1 會(huì)計(jì)檔案管理不夠重視

一些煤炭企業(yè)缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的充分認(rèn)識(shí),一方面體現(xiàn)在一些企業(yè)還保持著原有的傳統(tǒng)觀念,認(rèn)為會(huì)計(jì)工作只是報(bào)賬、發(fā)錢、記賬,只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施,相對(duì)忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作,沒有把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入日常工作,存在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。另一方面,一些企業(yè)缺乏會(huì)計(jì)檔案管理所必備的知識(shí),沒有對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理的意識(shí),有的企業(yè)沒有制定會(huì)計(jì)檔案管理制度,沒有配備專門人員進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的管理。有的單位甚至由出納或會(huì)計(jì)兼管會(huì)計(jì)檔案,這是不符合規(guī)定的。

3.2 會(huì)計(jì)檔案管理法規(guī)不完善

近年來,煤炭企業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換,經(jīng)營(yíng)方式不斷調(diào)整,在這一過程中,出現(xiàn)了一些新情況、新問題,如何正確地記錄這些經(jīng)濟(jì)活動(dòng),會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制并沒有隨著這些變化進(jìn)行建立健全。目前,我國(guó)適用于煤炭企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的法律、法規(guī)主要有《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》,而在這兩部法中只有少數(shù)內(nèi)容涉及會(huì)計(jì)檔案管理,而《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》只是一部規(guī)章,不具備法律效力,而且其中的一些規(guī)定已與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合,適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的會(huì)計(jì)檔案管理法規(guī)有待進(jìn)行完善。很多煤炭企業(yè)內(nèi)部還沒有建立起一整套會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度,會(huì)計(jì)檔案管理工作缺乏規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范。這就無法滿足推進(jìn)煤炭企業(yè)體制改革和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

3.3 會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督機(jī)制不健全

當(dāng)前從國(guó)家宏觀管理和行業(yè)監(jiān)督體制來看,缺乏相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。會(huì)計(jì)信息披露過程中的政府監(jiān)管不足,相關(guān)的準(zhǔn)則、法規(guī)執(zhí)行過程中監(jiān)督不力,缺乏效率;會(huì)計(jì)信息失真的法律責(zé)任界定不完善、責(zé)任追究力度不夠;注冊(cè)會(huì)計(jì)師制度不完善,一方面注冊(cè)會(huì)計(jì)師既要對(duì)受托單位的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行客觀公正的審計(jì),又要收取審計(jì)費(fèi)用,對(duì)被審計(jì)單位依賴性強(qiáng),另一方面注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)還沒有形成有效的監(jiān)管機(jī)制,部分從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)差;企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制不完善,領(lǐng)導(dǎo)不重視,內(nèi)部制度得不到落實(shí),會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作薄弱。

3.4 會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案的裝訂、立卷、歸檔進(jìn)行了相關(guān)的規(guī)定,并規(guī)定各單位必須建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,但有的煤炭企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理仍不規(guī)范。有些煤炭企業(yè)對(duì)形成的會(huì)計(jì)憑證不能進(jìn)行及時(shí)分類裝訂,而是由會(huì)計(jì)人員將會(huì)計(jì)憑證暫時(shí)撂置在自己的辦公桌上,或者散放在紙盒里;有些會(huì)計(jì)憑證的裝訂沒有按照規(guī)范的要求進(jìn)行,而是隨意性地用訂書釘或線繩穿插;裝訂的活頁賬簿不完整,有的沒有配置相關(guān)的封面,有的存在沒有頁碼的現(xiàn)象,一些會(huì)計(jì)報(bào)表未按要求按月進(jìn)行裝訂,存在分散存放的現(xiàn)象;會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范,不能按規(guī)定的保管期限分別立卷歸檔,而是隨意擺放在一起,也給查閱檔案帶來一些不便;會(huì)計(jì)檔案不能及時(shí)地移交檔案綜合管理部門,另外,會(huì)計(jì)檔案銷毀難,會(huì)計(jì)檔案越堆越多,增加了保管的工作量。

3.5 會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)有待提高

目前大多煤炭企業(yè)的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練,但會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)匱乏,對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少,也沒有接受過會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。很多會(huì)計(jì)工作人員的電算化操作能力較低,電子檔案管理意識(shí)薄弱,導(dǎo)致不能正確進(jìn)行電子文檔的備份和檢查,影響電算化系統(tǒng)的正常工作。甚至存在一些會(huì)計(jì)工作人員建假賬、建賬外賬,虛列成本,想方設(shè)法偷稅,或偽造、篡改、變換記錄憑證等違法亂紀(jì)現(xiàn)象。這不僅給國(guó)家稅收征管設(shè)置人為障礙,而且造成了會(huì)計(jì)信息的失真,危害極大。

4 完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分,直接影響了煤炭企業(yè)財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。只有通過深入實(shí)踐和探索,推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理不斷向前進(jìn)步,才能使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革的需要。

4.1 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的觀念意識(shí)

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第3條規(guī)定“國(guó)家機(jī)關(guān),社會(huì)團(tuán)體,企業(yè)、事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案”,第4條規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)”。有關(guān)法律法規(guī)也明確規(guī)定“各單位都必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理,如果不加強(qiáng)這方面的管理就是一種違法行為”。煤炭企業(yè)要依法加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),要把會(huì)計(jì)檔案同其他檔案放在同樣重要的地位,同等重視,規(guī)范管理。對(duì)不具備設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案管理部門的,應(yīng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂、立卷、歸檔和保管工作,但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案的管理工作。同時(shí),煤炭企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí),使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。

4.2 完善會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)規(guī)章制度

煤炭企業(yè)要結(jié)合自身實(shí)際,根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》要求,制定與煤炭企業(yè)自身相符合的會(huì)計(jì)檔案管理制度。

(1)建立并逐步健全立卷、歸檔、保管、利用、銷毀等制度,規(guī)范企業(yè)會(huì)計(jì)檔案工作。會(huì)計(jì)部門按規(guī)定編制會(huì)計(jì)檔案移交保管清冊(cè),將會(huì)計(jì)檔案移交檔案部門管理或設(shè)專人保管,落實(shí)檔案管理的工作責(zé)任。

(2)建立和健全會(huì)計(jì)檔案安全保密制度,明確會(huì)計(jì)檔案管理人員的職責(zé),采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案,制定會(huì)計(jì)檔案查閱制度,確保會(huì)計(jì)檔案不丟失、不損壞,不泄密。

(3)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正,建立獎(jiǎng)罰制度,充分發(fā)揮檔案管理人員工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

4.3 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作

煤炭企業(yè)要結(jié)合企業(yè)具體工作的實(shí)際,制定會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則,進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。每年形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求整理立卷、裝訂成冊(cè),并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

(1)做好會(huì)計(jì)憑證的裝訂工作,使用專門的會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮,裝訂后要將裝訂線粘封好,不外露,并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮上規(guī)定的內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全,字跡工整清晰。將裝訂整齊的會(huì)計(jì)憑證按月份的先后順序放入專門的會(huì)計(jì)檔案盒中,逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。

(2)做好會(huì)計(jì)檔案的移交和保管工作,具備綜合管理檔案的單位,會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)按綜合管理檔案的要求,及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案移交綜合管理檔案部門進(jìn)行保管。未建立綜合管理檔案的單位,會(huì)計(jì)檔案可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行保管,但要指定專人負(fù)責(zé)保管工作。還要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。

(3)嚴(yán)格根據(jù)有關(guān)的規(guī)定執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案的保管期限,要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限安全地保管會(huì)計(jì)檔案,任何人不得隨意銷毀會(huì)計(jì)檔案。當(dāng)會(huì)計(jì)檔案保管期滿,確實(shí)需要銷毀時(shí),要由管理會(huì)計(jì)檔案的部門提出銷毀意見,會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同鑒定,對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格審查后,編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。對(duì)于保管期滿還未了結(jié)債權(quán)債務(wù)的原始憑證,不能盲目銷毀,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,直到結(jié)清債權(quán)債務(wù)后方可履行銷毀程序。另外,在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作檢查中,將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中,加大對(duì)會(huì)計(jì)工作整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

4.4 加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的崗位培訓(xùn)

會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人,必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員在會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能方面的培訓(xùn)。

(1)抓好會(huì)計(jì)人員的崗前培訓(xùn),學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù),熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能,從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

(2)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛,具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn),那么要求會(huì)計(jì)檔案管理人員不僅要具備財(cái)會(huì)方面的專業(yè)知識(shí),還應(yīng)熟悉檔案管理的知識(shí)和規(guī)范檔案的標(biāo)準(zhǔn),并能夠接受新事物,適應(yīng)時(shí)代要求主動(dòng)學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化管理軟件。

(3)在做好會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外,還要進(jìn)行會(huì)計(jì)人員的后續(xù)教育。通過定期或不定期的培訓(xùn)學(xué)習(xí)更新相關(guān)知識(shí),既包括會(huì)計(jì)檔案法制意識(shí)的提高,也包括業(yè)務(wù)水平的提升,使企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

4.5 改進(jìn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)逐步應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù),電算化會(huì)計(jì)的新概念由此產(chǎn)生?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》中第十二條明確了電算化會(huì)計(jì)檔案的雙重檔案載體。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的,煤炭企業(yè)應(yīng)根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特殊要求,制定相應(yīng)的檔案管理制度,對(duì)不同版本的財(cái)務(wù)軟件和相關(guān)文件進(jìn)行科學(xué)的分類和儲(chǔ)存,做好電子資料的備份、保管、調(diào)閱、移交和銷毀等方面工作,對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案,要防止磁性介質(zhì)的損壞,應(yīng)定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,確保電子的會(huì)計(jì)檔案萬無一失。同時(shí),在保存電算化會(huì)計(jì)檔案時(shí),除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外,還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)版本和相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案。另外,煤炭企業(yè)應(yīng)配備專職或兼職的電算化檔案管理人員,設(shè)專室進(jìn)行保管,控制好源頭的質(zhì)量,才能將會(huì)計(jì)檔案管理提高到一個(gè)新的層次。

[1] 王英瑋.會(huì)計(jì)檔案管理的原理與應(yīng)用[M].北京:中國(guó)檔案出版社,2003

[2] 陳智為等.檔案管理學(xué)[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2008

[3] 常建華,趙海龍,胡建華.煤炭企業(yè)會(huì)計(jì)核算[M].北京:煤炭工業(yè)出版社,2010

[4] 任相蘇.會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理工作中的問題及對(duì)策[J].中國(guó)電子商務(wù),2010(7)

Strengthen the accounting archives management in coal enterprises

Wang Jingxun
(China Coal Information Institute,Chaoyang,Beijing 100029,China)

Accounting archives is the record of basic accounting information,which is original,systematic and continual.It can provide the base for managers for financial forecast,decision-making and control.Aiming at the present situation,the paper analyzes the importance and existing problems of accounting archives management in coal enterprises,and builds up the strategies of accounting archives.

coal enterprises,accounting archives,strategy

TD-9

B

王靜迅(1957-),女,大專,長(zhǎng)期從事財(cái)會(huì)工作。

(責(zé)任編輯 張大鵬)