周建學(xué) 楊繼慶

隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各級(jí)醫(yī)院的整體實(shí)力相應(yīng)提高，醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院整體實(shí)力的基礎(chǔ)平臺(tái)，醫(yī)療設(shè)備管理是醫(yī)院管理的重要分支，而設(shè)備的檔案管理則是設(shè)備管理的重要環(huán)節(jié)，其管理水平的好壞直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平。建立完整的、系統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備檔案系統(tǒng),進(jìn)行科學(xué)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理是管好用好醫(yī)療設(shè)備、提高醫(yī)療設(shè)備的使用率和醫(yī)療器械的開機(jī)率、減少醫(yī)療設(shè)備的突發(fā)故障的有效辦法[1]。

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備在咨詢、論證、購(gòu)置、安裝、驗(yàn)收、使用、維護(hù)保養(yǎng)、維修、報(bào)廢等全部活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，其中包括具有參考和保存價(jià)值的文字、圖紙照片、聲像載體材料和隨機(jī)技術(shù)資料，屬于專業(yè)檔案。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 缺乏對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備從申請(qǐng)購(gòu)置到申請(qǐng)報(bào)廢為止的整個(gè)過(guò)程中的所有資料, 如同是一臺(tái)設(shè)備的戶口本[2]。但在實(shí)際工作中, 還存在醫(yī)院對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的意義和重要性認(rèn)識(shí)不足的現(xiàn)象。如只重視購(gòu)置醫(yī)療設(shè)備，而對(duì)所購(gòu)置的醫(yī)療設(shè)備缺乏建立完整的、系統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備檔案，或者設(shè)備檔案信息不全等。

1.2 缺乏完善的檢查監(jiān)督措施

醫(yī)療設(shè)備檔案管理缺乏完善的檢查監(jiān)督措施，檔案管理制度不健全, 管理范圍不明確，造成檔案管理工作混亂, 檔案資料分散于各職能科室，導(dǎo)致資料收集不全、信息漏填或設(shè)備技術(shù)檔案丟失，給以后的醫(yī)療設(shè)備管理、使用及維修工作帶來(lái)障礙，以至于影響了臨床工作，甚至?xí)?duì)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)利益造成損失[3]。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案所涉及的內(nèi)容

醫(yī)療設(shè)備從申請(qǐng)購(gòu)置到報(bào)廢要經(jīng)過(guò)購(gòu)置、安裝、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢4個(gè)環(huán)節(jié)，設(shè)備從申請(qǐng)購(gòu)買、論證、招標(biāo)、簽訂合同、安裝驗(yàn)收、使用到報(bào)廢是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程[4]。醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍要根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理要求，結(jié)合本醫(yī)院實(shí)際情況來(lái)明確歸檔內(nèi)容，醫(yī)療設(shè)備檔案的內(nèi)容分靜態(tài)和動(dòng)態(tài)兩部分[5]。

2.1 醫(yī)療設(shè)備檔案靜態(tài)部分

醫(yī)療設(shè)備檔案靜態(tài)部分所涉及的內(nèi)容是指醫(yī)療設(shè)備從申請(qǐng)購(gòu)置過(guò)程到驗(yàn)收完畢后形成的文件和資料[6]。其中包括：設(shè)備購(gòu)置可行性論證報(bào)告、考察記錄、招投標(biāo)書、中標(biāo)通知書、采購(gòu)合同、發(fā)票復(fù)印件、醫(yī)療器械產(chǎn)品注冊(cè)證、經(jīng)營(yíng)許可證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合格證、檢測(cè)報(bào)告、裝箱清單、發(fā)票復(fù)印件、安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備使用培訓(xùn)計(jì)劃單、設(shè)備隨機(jī)技術(shù)資料等。設(shè)備技術(shù)資料包括設(shè)備安裝、使用、維修手冊(cè), 線路圖及其他有關(guān)資料[7]。對(duì)于科研和教學(xué)類可以享受減免稅政策的進(jìn)口設(shè)備，還應(yīng)包括設(shè)備外貿(mào)合同、海關(guān)免稅證明、進(jìn)口機(jī)電證、報(bào)關(guān)單、質(zhì)量保證書、商檢報(bào)告等。

2.2 醫(yī)療設(shè)備檔案動(dòng)態(tài)部分

醫(yī)療設(shè)備檔案動(dòng)態(tài)部分所涉及的內(nèi)容有醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中形成的文件和資料，通常指設(shè)備從正式投入使用直到淘汰報(bào)廢為止。這部分包括: 設(shè)備使用登記、維修保養(yǎng)記錄、設(shè)備檢測(cè)計(jì)量記錄、各種保修合同以及設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表等。

在醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中所形成的檔案具有生成的延續(xù)性、保存的長(zhǎng)久性和作用的久遠(yuǎn)性等特點(diǎn)。因此要做到：①對(duì)每臺(tái)設(shè)備配發(fā)設(shè)備使用登記本，詳細(xì)記錄儀器使用的時(shí)間、次數(shù)、運(yùn)行狀況、使用者等信息；②器材設(shè)備科印制維修保養(yǎng)登記本，對(duì)每次維修進(jìn)行記錄，做到對(duì)設(shè)備的運(yùn)行進(jìn)行全程監(jiān)控；③醫(yī)療設(shè)備的計(jì)量檔案是設(shè)備檔案很重要的一部分，是醫(yī)療設(shè)備能否繼續(xù)使用的依據(jù)，設(shè)備一旦計(jì)量不合格就必須停用，粘貼強(qiáng)制停用標(biāo)簽，等待維修或報(bào)廢換新，切不可繼續(xù)使用；④需報(bào)廢的設(shè)備首先由使用科室填寫報(bào)廢申請(qǐng)表，經(jīng)設(shè)備科鑒定后,填寫相關(guān)意見，報(bào)院部領(lǐng)導(dǎo)審批，待批準(zhǔn)后，到設(shè)備科和財(cái)務(wù)科進(jìn)行備案、銷賬[8]。醫(yī)療設(shè)備檔案不僅記述了設(shè)備的技術(shù)性能和參數(shù)，還反映了醫(yī)療設(shè)備在使用過(guò)程中的狀況，對(duì)設(shè)備的跟蹤服務(wù)和有效運(yùn)行都起著不可替代的作用。

3 建立醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)字化平臺(tái)

醫(yī)院應(yīng)建立醫(yī)療設(shè)備信息管理系統(tǒng)，成為醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)字化平臺(tái)。該系統(tǒng)功能強(qiáng)大且覆蓋面廣。主要功能模塊包括：設(shè)備出入庫(kù)、建檔及修改、組合查詢、設(shè)備標(biāo)牌設(shè)置、維修動(dòng)態(tài)管理、設(shè)備等級(jí)調(diào)整、折舊及報(bào)廢、各類數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)等，使得檔案管理者查詢時(shí)簡(jiǎn)便快捷，和紙質(zhì)檔案互為補(bǔ)充，極大地提高了工作效率。

4 檔案管理制度的完善與落實(shí)

醫(yī)療設(shè)備檔案應(yīng)由專人進(jìn)行管理，并不斷提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員的素質(zhì)，將設(shè)備檔案歸檔范圍、職責(zé)等明確列入管理制度中，讓設(shè)備檔案管理人員清楚明了。醫(yī)療設(shè)備檔案的建立通常以臺(tái)、件進(jìn)行歸檔, 實(shí)行一機(jī)一檔, 堅(jiān)持集中、統(tǒng)一及分類的管理原則。強(qiáng)化規(guī)范管理，明確收集范圍、收集責(zé)任、分類方法、編號(hào)規(guī)則、建檔流程和借閱查詢等制度。將電子圖片納入驗(yàn)收范圍，按設(shè)備的使用科室或類別制作電子相冊(cè)，保證設(shè)備檔案的真實(shí)性、完整性[9]。制定醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員和臨床使用人員培訓(xùn)考核表，詳細(xì)記錄培訓(xùn)資料和考核成績(jī)，將設(shè)備的臨床使用培訓(xùn)及考核納入設(shè)備檔案管理范疇，使設(shè)備檔案管理真正地融入設(shè)備購(gòu)置、臨床使用、故障維修的各個(gè)管理環(huán)節(jié)和全部管理過(guò)程。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度的宣傳，強(qiáng)化和完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度, 充分發(fā)揮檔案資源在醫(yī)療、教學(xué)和科研工作中的作用, 高效、快捷地為臨床服務(wù)[10]。

5 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)療設(shè)備檔案是知識(shí)和信息的載體, 是醫(yī)院管理和建設(shè)十分重要的資源。醫(yī)療設(shè)備檔案的有效利用是檔案管理工作得以持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，是醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員要加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，以主動(dòng)、積極、周到的工作態(tài)度保證檔案資料的有效性和完整性, 收集和捕捉有用信息, 充分發(fā)揮設(shè)備檔案的有效監(jiān)督功能，在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)、使用、維修及管理等工作中發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

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