陳海巖

（吉林省白城市洮北區(qū)東風(fēng)鄉(xiāng)衛(wèi)生院·新立社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，吉林 白城 137000）

檢索工具是記錄、揭示檔案資料外表特征和內(nèi)容特征，提供查閱檢索檔案資料線索的書本或卡片式工具。基層單位檔案室的檢索工具應(yīng)多種形式、各有側(cè)重、互相補(bǔ)充，形成完整的科學(xué)體系，這樣，才能充分揭示室藏檔案資料的內(nèi)容、成分、價(jià)值和意義，方便查閱和利用，提高查準(zhǔn)查全率，充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源。但是，目前絕大多數(shù)基層單位檔案室的檢索工具單一，無(wú)法形成科學(xué)的檢索體系，而且各單位檢索工具的種類、格式和編制方法不盡一致，這不僅制約了檔案資料的查準(zhǔn)查全率，也妨礙了檔案室之間的信息交流和聯(lián)網(wǎng)。因此，必須建立健全檔案檢索工具體系，充分體現(xiàn)全面性、系統(tǒng)性、實(shí)用性和穩(wěn)定性的特點(diǎn)，建立和健全全宗介紹、案卷目錄、卷內(nèi)目錄和著錄卡片。本文主要分析四種檢索工具的主要特征、內(nèi)容、作用及其優(yōu)缺點(diǎn)。

1 建立檔案檢索工具的要求

建立檔案檢索工具要符合全面性、系統(tǒng)性、實(shí)用性和穩(wěn)定性的要求。全面向那個(gè)是指檢索工具要能覆蓋整個(gè)室藏檔案資料的結(jié)構(gòu)體系，包括室藏的不同門類、內(nèi)容、載體形態(tài)的檔案資料。系統(tǒng)性是指檢索工具要各有側(cè)重，相互補(bǔ)充，從整個(gè)室藏概況到每一個(gè)全宗、案卷、文件都有相應(yīng)的檢索工具，并且不交叉、不重復(fù)，無(wú)遺漏。實(shí)用性是指各種檢索工具都方便查閱利用，簡(jiǎn)便實(shí)用，查準(zhǔn)查全率高。穩(wěn)定性是指各種檢索工具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的應(yīng)用價(jià)值。

2 全宗介紹

全宗介紹是是用文字?jǐn)⑹龅男问?，揭示一個(gè)全宗檔案的主要內(nèi)容、成分、價(jià)值、意義的檢索工具。全宗介紹的內(nèi)容很多，概括起來(lái)主要包括立檔單位概況、全宗構(gòu)成情況和檔案的內(nèi)容介紹3部分。全宗介紹可以幫助利用者全面了解一個(gè)全宗檔案的基本情況。

全宗介紹的作用主要有：一是可以幫助利用者了解立檔單位的基本情況，包括立檔單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置、主要工作職能等；二是了解全宗構(gòu)成的基本情況，包括全宗檔案的數(shù)量、排架長(zhǎng)度、起止年限、主要作者、破損程度和整理編目情況等；三是可以了解全宗檔案的主要內(nèi)容、成分、價(jià)值、意義等，為查閱具體檔案原件打下基礎(chǔ)。

全宗介紹起到向利用者宣傳介紹室藏檔案資料的作用，還不能利用全宗介紹調(diào)閱具體的檔案資料原件，還必須利用案卷目錄、卷內(nèi)目錄、著錄卡片等具體的檢索工具。

3 案卷目錄

案卷目錄是揭示卷內(nèi)文件外表特征和內(nèi)容特征的檢索工具。案卷目錄的具體作用為：首先，幫助利用者了解某一案卷的基本構(gòu)成情況，包括檔號(hào)、立檔單位名稱、卷內(nèi)文件主要作者、起止年限、保管期限、密級(jí)、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)等；其次，可以了解卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容和成分，包括卷內(nèi)文件反映的主要問(wèn)題和主要的公文種類等；三是可以通過(guò)案卷目錄直接調(diào)閱具體的案卷。與檔案館指南和全宗介紹不同，案卷目錄真正起到檢索工具的作用。

案卷目錄一般比較簡(jiǎn)練、概括和抽象，反映卷內(nèi)文件內(nèi)容不夠詳細(xì)具體，無(wú)法直接查閱某一具體文件。此時(shí)，還必須依靠卷內(nèi)目錄。

4 卷內(nèi)目錄

卷內(nèi)目錄是具體揭示文件主要標(biāo)識(shí)特征的檢索工具，主要包括順序號(hào)、文件編號(hào)、作者、標(biāo)題、起止日期、文件頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。卷內(nèi)目錄可以幫助利用者了解文件的主要標(biāo)識(shí)特征，直接查找所需要的文件。

卷內(nèi)目錄的作用：根據(jù)卷內(nèi)目錄的文件編號(hào)、作者、標(biāo)題等線索，直接找出所需要的文件資料。將卷內(nèi)目錄的文件編號(hào)、作者、標(biāo)題重新組合成文號(hào)、作者、專題目錄，提供不同的檢索利用渠道。卷內(nèi)目錄還可以擴(kuò)大組合成全引目錄，方便和擴(kuò)大了檔案資料的查閱利用范圍。

卷內(nèi)目錄可以直接查閱某一具體文件，但無(wú)法打破案卷、全宗的限制，按類別、專題等查閱大量的檔案資料。全引目錄一定程度彌補(bǔ)了這一弱點(diǎn)，但全引目錄數(shù)量大，內(nèi)容龐雜，管理和查閱利用都比較麻煩，查準(zhǔn)查全率并不高。但是，目前基層單位檔案室尚無(wú)條件配備電腦或購(gòu)買當(dāng)案檢索軟件。所以，基層單位必須編制打破案卷、全宗乃至檔案室界限，查準(zhǔn)查全率比較高的著錄卡片。

5 著錄卡片

著錄是對(duì)文件的外表特征和內(nèi)容特征進(jìn)行逐一分析、選擇、記錄并編制成卡片的過(guò)程。著錄卡片主要包括分類號(hào)、檔號(hào)、檔案室代號(hào)、微縮號(hào)、題名、文件編號(hào)、責(zé)任者、文本、密級(jí)、保管期限、文件形成時(shí)間、數(shù)量及單位、叢編、附注、主題詞、提要等項(xiàng)目，是標(biāo)引項(xiàng)目最多的一種檢索工具。

由于著錄卡片的標(biāo)引項(xiàng)目多、內(nèi)容廣、信息量大，為利用者提供了多種檢索利用線索和渠道，查閱利用方便，查準(zhǔn)查全率高。著錄卡片還可以根據(jù)分類號(hào)、責(zé)任者、主題詞等項(xiàng)目，分別組合成分類、人名、專題卡片。一種著錄卡片就代替了各種形式的卡片，避免了大量的分散、交叉、重復(fù)勞動(dòng)。如果將著錄卡片錄入到計(jì)算機(jī)，檢索效率或得到大幅度提高。即使沒(méi)有電子微縮設(shè)備和人員，著錄卡片也可以用來(lái)作為手工檢索工具。

當(dāng)然，著錄卡片的編制過(guò)程技術(shù)性強(qiáng)、難度高、工作量大，要花費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，而且著錄標(biāo)引的項(xiàng)目如分類號(hào)、主題詞等伸縮性大，準(zhǔn)確性有的較小，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。

總之，全宗介紹、案卷目錄、卷內(nèi)目錄和著錄卡片是基層單位檔案室的四種基本的檢索工具。如果基層單位檔案室建立健全了四種基本的檢索工具，那么從整個(gè)室藏的概況到每一個(gè)全宗、案卷、文件都有了相應(yīng)的檢索工具，基本能夠適應(yīng)查閱檔案資料的需要。而且，四種基本檢索工具各有側(cè)重，互相補(bǔ)充，形成相對(duì)比較完整的檢索體系，能有效地提高查準(zhǔn)查全率。