孫凱瑜

(白山市疾病預(yù)防控制中心 吉林白山 134300)

疾控檔案管理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)思考

孫凱瑜

(白山市疾病預(yù)防控制中心 吉林白山 134300)

在信息高速發(fā)展的今天,社會(huì)信息化和信息社會(huì)化已成為時(shí)代的特征。疾病預(yù)防與控制檔案信息化管理必須適應(yīng)新時(shí)期的要求,從管理思想、管理模式、管理方法和管理隊(duì)伍等方面著手改革,更新觀念,全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

疾控檔案 管理

疾病預(yù)防控制檔案管理現(xiàn)代化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息資源的整理、存儲(chǔ)、傳遞與開(kāi)發(fā)利用等。白山市疾控中心檔案管理現(xiàn)代化逐步使檔案管理工作走上制度化和規(guī)范化,于2002年晉升“科技事業(yè)單位國(guó)家級(jí)”標(biāo)準(zhǔn)。

1 做法

1.1 更新觀念,實(shí)現(xiàn)管理思想現(xiàn)代化

疾病預(yù)防與控制檔案是門(mén)類(lèi)繁多、載體形式多樣化,近年來(lái)檔案數(shù)量迅速增加,科技、防病、監(jiān)測(cè)檔案館藏比重增加,載體密度加大等特點(diǎn),要做好檔案管理僅憑原有知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需要,現(xiàn)代防病領(lǐng)域的檔案管理從保管、管理到利用,都離不開(kāi)現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù),因此,我們必須更換觀念、更新知識(shí)、實(shí)現(xiàn)管理思想現(xiàn)代化。

1.2 推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化,必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件不統(tǒng)一,這些都影響了檔案管理的整體水平提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏,而是硬件功能并沒(méi)有充分發(fā)揮。對(duì)這一問(wèn)題取得共識(shí)是系統(tǒng)建設(shè)的前提條件,它將使我們的視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一認(rèn)識(shí)上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是:檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié),其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范,檔案標(biāo)準(zhǔn)要整齊劃一和真正實(shí)施,必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化,規(guī)范化,掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2 運(yùn)用高新技術(shù),實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

現(xiàn)代化體現(xiàn)在管理的科學(xué)化和高效率,疾病控制檔案管理應(yīng)逐步向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)化,檔案館(室)應(yīng)配備齊全的現(xiàn)代化設(shè)備,實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理,建立檔案編號(hào)系統(tǒng),建立完善的檔案查詢的檢索系統(tǒng),科學(xué)歸檔,系統(tǒng)以及科學(xué)的追蹤借閱系統(tǒng)等。

(1)發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用:過(guò)去疾病控制檔案的整理歸檔大多采用繁重的手工管理方法,已經(jīng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)大量規(guī)范化資料的交叉檢索和動(dòng)態(tài)管理,只有通過(guò)計(jì)算機(jī)管理才能達(dá)到上述目的。目前,疾控系統(tǒng)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)還沒(méi)有聯(lián)網(wǎng),信息不能共享,系統(tǒng)功能單一,僅局限于單項(xiàng)管理,因此,應(yīng)廣泛采用計(jì)算機(jī)開(kāi)發(fā)更多更好的檔案管理軟件,達(dá)到信息交流網(wǎng)絡(luò)化、咨詢業(yè)務(wù)智能化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案工作程序化,使其最大限度地滿足疾病預(yù)防與控制的利用,提供有效數(shù)據(jù)依據(jù),更好為疾病預(yù)防與控制服務(wù)。(2)應(yīng)采用條形碼自動(dòng)識(shí)別技術(shù),減少差錯(cuò)及失誤率:隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展,傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)人工鍵盤(pán)輸入方法存在著速度慢、差錯(cuò)率高的缺點(diǎn),取而代之是快速、準(zhǔn)確的條形碼自動(dòng)識(shí)別技術(shù),有效降低差錯(cuò)及失誤率。(3)應(yīng)用開(kāi)展數(shù)據(jù)庫(kù)及光盤(pán)技術(shù),擴(kuò)大信息的存儲(chǔ)量:目前,計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)發(fā)生質(zhì)的變化,可以通過(guò)軟件的開(kāi)發(fā)采用數(shù)據(jù)庫(kù)及激光光盤(pán)的存儲(chǔ),這樣不僅節(jié)省空間,避免檔案存儲(chǔ)不力造成霉變、風(fēng)化、蟲(chóng)蛀及信息缺失的缺陷,極大提高了信息存儲(chǔ)空間和保存性能,有利于檔案信息的存儲(chǔ)管理。(4)利用縮微技術(shù),延長(zhǎng)檔案使用年限:縮微技術(shù)將檔案逐頁(yè)拍照或掃描進(jìn)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng),如聲像檔案、房屋建設(shè)檔案,縮小之后保存在光盤(pán)里或數(shù)據(jù)庫(kù),并可通過(guò)放大后查閱,還可通過(guò)打印機(jī)打印或復(fù)印機(jī)還原,這樣能使檔案長(zhǎng)久保存,節(jié)省庫(kù)存面積。(5)電子載體的管理:電子檔案的載體對(duì)保管的環(huán)境有較高的要求,應(yīng)嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定,從存放方式,溫度濕度的控制、有害因素的預(yù)防等幾個(gè)方面入手,切實(shí)做好保管工作,并在電子檔案上做好標(biāo)識(shí)。這種標(biāo)識(shí)應(yīng)同相應(yīng)的紙質(zhì)檔案在編號(hào)上保持一致,使電子檔案同紙質(zhì)檔案的管理有機(jī)結(jié)合起來(lái),方便管理利用,否則會(huì)給實(shí)際利用帶來(lái)不便。

3 有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

目前,檔案信息化系統(tǒng)從總體上看,仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)過(guò)渡地階段,完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是檔案信息工程的核心和基礎(chǔ),數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行的管理和方便的使用。

4 創(chuàng)新電子文件檔案資料綜合管理方式,加快檔案信息化建設(shè)

隨著疾病控制事業(yè)的不斷發(fā)展,所產(chǎn)生文件資料日益增多,而且分散在各科室,難于統(tǒng)一管理。根據(jù)文件檔案資料形成的特點(diǎn),應(yīng)用文件檔案資料綜合管理系統(tǒng),進(jìn)行歸檔文件目錄,卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄、資料目錄著錄、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研和利用。運(yùn)用掃描儀掃描具有永久保存價(jià)值、利用率高的文件單位獲得的獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū),活動(dòng)照片,存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)管理,及時(shí)備份,提高檔案管理工作質(zhì)量和效率

5 優(yōu)化結(jié)構(gòu),實(shí)現(xiàn)檔案隊(duì)伍現(xiàn)代化

隨著檔案工作現(xiàn)代化管理,對(duì)管理人員的素質(zhì)和要求相應(yīng)提高,現(xiàn)階段檔案工作者要有創(chuàng)新意識(shí)、勇于探索、樹(shù)立與時(shí)代同發(fā)展與社會(huì)共進(jìn)步的創(chuàng)新意識(shí),堅(jiān)定政治信念,樹(shù)立正確人生觀、價(jià)值觀,強(qiáng)化理論修養(yǎng)、法制觀念、敬業(yè)精神,從而使檔案工作者能夠具有較高政治覺(jué)悟,較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。檔案工作者既要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)和各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù),更要努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作以及軟件的應(yīng)用、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)的管理、網(wǎng)絡(luò)管理、檔案數(shù)字化的處理等等現(xiàn)代化技能,了解計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)安全防范技術(shù),能夠把握處理數(shù)字檔案館運(yùn)用工程中可能出現(xiàn)的技術(shù)管理問(wèn)題。

建立健全一套系統(tǒng)的培訓(xùn)機(jī)制,定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育,加快檔案管理人員的知識(shí)更新節(jié)奏,以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)代化管理日新月異的變化,適應(yīng)新時(shí)期檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求,全面實(shí)現(xiàn)疾控檔案管理的現(xiàn)代化。

R197.1

A

1674-0742(2011)09(b)-0191-01

2011-08-11