［摘要］學(xué)校是教育和影響學(xué)生的專門(mén)場(chǎng)所，健康、文明的校園文化是全面提高學(xué)生素質(zhì)的保障。學(xué)校檔案工作為校園文化建設(shè)服務(wù)應(yīng)引起檔案工作部門(mén)的重視。本文試從學(xué)校檔案為校園文化建設(shè)服務(wù)的視角探討學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題及其應(yīng)對(duì)策略。

［關(guān)鍵詞］檔案工作；校園文化；校園建設(shè)

［中圖分類(lèi)號(hào)］G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1005-3115（2011）06-0052-02

隨著教育體制改革的深化，提高教學(xué)質(zhì)量，全面提高學(xué)生素質(zhì)，學(xué)校越來(lái)越注重校園文化建設(shè)。學(xué)校檔案工作如何為校園文化建設(shè)服務(wù)還未引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作部門(mén)的重視，這是學(xué)校檔案管理急待研究和解決的問(wèn)題。

一、 研究對(duì)象和研究方法

（一）研究對(duì)象

依據(jù)隨機(jī)抽樣原則，以校址在烏魯木齊的中專學(xué)校檔案工作為研究對(duì)象。

（二）研究方法

1.問(wèn)卷調(diào)查法：根據(jù)研究目的，制定并發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷30份，回收有效問(wèn)卷26份，有效回收率86.7％。

2.個(gè)別訪談法：利用工作關(guān)系和業(yè)余時(shí)間，分別對(duì)一些專、兼職檔案工作人員進(jìn)行訪談。

二、 研究結(jié)果與相關(guān)數(shù)據(jù)分析

（一）學(xué)校檔案人員

人是管理和服務(wù)中最具能動(dòng)性的因素，專職檔案人員的配備和檔案工作人員的素質(zhì)直接影響到學(xué)校檔案能否為校園文化建設(shè)服務(wù)。

問(wèn)卷統(tǒng)計(jì)顯示，配有專職檔案員的學(xué)校達(dá)到92.3％，普遍的情況是每一所學(xué)校有一名專職檔案員，絕大多數(shù)是女性。專職檔案員從事檔案工作年限較長(zhǎng)，五年以下的占7.7％，十年以上的達(dá)到76.9％，總體上學(xué)校專職檔案員具有一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。專職檔案員中具有本科學(xué)歷的達(dá)到84.6%，其他為?？茖W(xué)歷。

學(xué)校專職檔案員84.6％有中級(jí)職稱，達(dá)到國(guó)家對(duì)中等學(xué)校檔案人員職稱設(shè)置的最高級(jí)別。針對(duì)檔案工作人員能力需求的調(diào)查顯示，網(wǎng)絡(luò)安全及其維護(hù)能力、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析能力得到全體檔案人員的認(rèn)同，與檔案管理數(shù)字化、信息化發(fā)展趨勢(shì)相一致。而檔案人員的學(xué)術(shù)研究能力以及綜合分析能力的認(rèn)可度較低，這必將在一定程度上影響學(xué)校檔案工作的服務(wù)水平。且各學(xué)校檔案工作者長(zhǎng)期處于相對(duì)封閉的工作狀態(tài)，造成學(xué)校檔案人員工作積極性降低，對(duì)學(xué)校發(fā)生的一些重大事件關(guān)注度不高，也對(duì)校園文化建設(shè)缺少關(guān)心，從而影響了學(xué)校檔案工作為校園文化建設(shè)服務(wù)的水平。

（二）學(xué)校檔案室建設(shè)

用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編目和輔助檔案管理，可大大提高檔案管理工作水平。隨著現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的普及，產(chǎn)生了大量的電子文件。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計(jì)，各學(xué)校檔案中照片、光盤(pán)等特殊載體的比例低于室藏總量1/4的占69.2％。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前各學(xué)校進(jìn)行教學(xué)檔案數(shù)字化目錄級(jí)管理的占61.5％，可在網(wǎng)上查閱全文的占23.1％，沒(méi)進(jìn)行學(xué)校檔案數(shù)字化管理的占15.4％。已建立了檔案室與校史博物館（室）、榮譽(yù)陳列室等檔案實(shí)體管理與展示為一體的管理的學(xué)校占15.4%，正在建設(shè)的占11.5%，已經(jīng)安排計(jì)劃籌建的占23.1%。

學(xué)校檔案服務(wù)和利用水平較低，檔案工作管理和服務(wù)僅能提供檢索工具和類(lèi)別咨詢，缺乏對(duì)檔案的編研、加工整理和有效利用。

二、利用學(xué)校檔案為校園文化建設(shè)服務(wù)存在的問(wèn)題

(一)檔案工作觀念落后

目前，學(xué)校檔案工作應(yīng)成為校園文化建設(shè)的手段和途徑，這一思想意識(shí)在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面還比較淡薄，主動(dòng)積極探索學(xué)校檔案管理參與校園文化建設(shè)的學(xué)校不多。其主要原因是：其一，學(xué)校檔案管理為校園文化建設(shè)服務(wù)屬于新的研究視角，理論研究成果少，影響面窄。實(shí)踐層次淺薄，許多領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到或不愿意花精力在學(xué)校檔案管理與校園文化建設(shè)上，而把主要精力放在抓校園工程建設(shè)和其他事情上。其二，學(xué)校檔案工作者的認(rèn)識(shí)也多局限于收集、整理、查考、憑證幾個(gè)方面，對(duì)檔案功能的定位則局限于憑證與查考方面。學(xué)校綜合檔案室長(zhǎng)期習(xí)慣于被動(dòng)工作狀態(tài)，形成了內(nèi)向型的信息管理模式。

（二）學(xué)校檔案管理不受重視

學(xué)校檔案管理不被重視，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)只有在上級(jí)部門(mén)要來(lái)檢查工作時(shí)，才象征性地抓一抓檔案管理工作。另外，教育投入缺乏是阻礙學(xué)校檔案管理參與校園文化建設(shè)重要因素。由于教育資金匱乏，使得學(xué)校檔案管理面臨許多問(wèn)題：其一，利用學(xué)校檔案管理參與校園文化建設(shè)服務(wù)還缺乏基本條件。其二，沒(méi)有運(yùn)用現(xiàn)代辦公技術(shù)。其三，開(kāi)發(fā)經(jīng)費(fèi)明顯不足。由于資金匱乏，沒(méi)有開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，只做一些低層次的檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，因?yàn)榻?jīng)費(fèi)的制約，許多對(duì)校園文化建設(shè)有重要作用的檔案信息，只能長(zhǎng)期塵封在學(xué)校綜合檔案室的庫(kù)房里。

（三）可供開(kāi)發(fā)利用的檔案信息資源不夠豐富

豐富檔案信息資源是滿足校園文化建設(shè)開(kāi)發(fā)利用的前提。檔案信息資源的多寡和質(zhì)量直接影響到檔案信息資源開(kāi)發(fā)的程度。例如檔案工作者在學(xué)校檔案收集時(shí)，應(yīng)具有對(duì)校園文化建設(shè)的敏感性，注意收集實(shí)物材料，例如獎(jiǎng)懷、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)品等，這對(duì)于校園文化建設(shè)具有特殊的意義。學(xué)校檔案信息內(nèi)容不夠豐富，特別是一些歷史不夠悠久的學(xué)校，能夠進(jìn)行校園文化建設(shè)的檔案就更少了。檔案部門(mén)要主動(dòng)地了解校園文化建設(shè)的動(dòng)態(tài)，及時(shí)地提供室藏相關(guān)信息，同時(shí)要重視從各類(lèi)檔案材料中挖掘表現(xiàn)學(xué)校精神的檔案信息，使其更好地服務(wù)于校園文化建設(shè)。

三、利用學(xué)校檔案為校園文化建設(shè)服務(wù)的相關(guān)對(duì)策

(一)提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變思想觀念

1.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案資源是校園文化建設(shè)的重要資源

檔案是學(xué)校的寶貴財(cái)富，學(xué)校檔案建設(shè)和服務(wù)應(yīng)為校園文化建設(shè)服務(wù)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)特別是檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念，把學(xué)校檔案工作納入校園文化建設(shè)的軌道中。

2.檔案工作者要認(rèn)識(shí)到檔案管理在校園文化建設(shè)中的重要性

學(xué)校檔案中有很大一部分是記錄和保存學(xué)校教育經(jīng)驗(yàn)和成果的，與教職員工為學(xué)校的發(fā)展所做出的貢獻(xiàn)和先進(jìn)事跡共同匯集成為一種學(xué)校精神，是學(xué)校進(jìn)行校園文化建設(shè)的精神動(dòng)力。另一方面，檔案工作者要積極參與校園文化建設(shè)，如建立學(xué)校榮譽(yù)陳列室，主要陳列學(xué)校在各項(xiàng)活動(dòng)中獲得的證書(shū)、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌，有本校師生在科研活動(dòng)中形成的成果、著作，著名人士的題字、題詞以及學(xué)校重大事件的圖片等檔案資料。學(xué)校通過(guò)開(kāi)放榮譽(yù)陳列室，將最具原始、真實(shí)、直觀而生動(dòng)的檔案資料和實(shí)物呈現(xiàn)在師生面前，使得學(xué)生在傳統(tǒng)文化精神和人文精神中得到熏陶，并激勵(lì)他們傳承良好的校風(fēng)學(xué)風(fēng)，奮發(fā)向上，開(kāi)拓創(chuàng)新。只有這樣，檔案工作才能更好地為校園文化建設(shè)服務(wù)。

3.廣泛宣傳，逐步建立利用檔案為校園文化建設(shè)的方法和手段

檔案管理的根本目的是為了方便利用者更好地利用檔案解決問(wèn)題。如果校園文化建設(shè)的促進(jìn)者沒(méi)有到學(xué)校綜合檔案室利用檔案構(gòu)建文化氛圍的意識(shí)，學(xué)校檔案管理為校園文化建設(shè)服務(wù)也難以實(shí)現(xiàn)。向?qū)W校各級(jí)管理部門(mén)主動(dòng)提供檔案室藏目錄，是學(xué)校檔案管理為校園文化建設(shè)服務(wù)的必要方法。如校慶時(shí)，檔案室應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，提供匯編辦學(xué)以來(lái)所有畢業(yè)生的畢業(yè)照，營(yíng)造良好的氛圍。學(xué)校檔案為校園文化建設(shè)服務(wù)要全面轉(zhuǎn)變思想觀念，打破檔案信息保密重于利用的陳舊觀念，正視學(xué)校綜合檔案室的職能和使命，從解決校園文化建設(shè)實(shí)際問(wèn)題的角度，擴(kuò)大各種合理的檔案信息利用需求和服務(wù)。

（二）將檔案管理納入校園文化建設(shè)

1.主動(dòng)提供服務(wù)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持

學(xué)校檔案工作的生存與發(fā)展在于是否充分發(fā)揮檔案的功能和作用。要充分發(fā)揮檔案的作用，又在于圍繞學(xué)校的各項(xiàng)工作及時(shí)提供信息服務(wù)。學(xué)校檔案室有必要將不同時(shí)期的校園建筑照片進(jìn)行匯編，供來(lái)校參觀的校友閱覽和收藏。編輯、制作校友榮譽(yù)簿，廣泛宣傳畢業(yè)生事跡，宣傳本校辦學(xué)理念，提升社會(huì)知名度。學(xué)校檔案的利用和宣傳在校園文化建設(shè)中的獨(dú)特作用只有發(fā)揮出來(lái)，才能得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力支持。

2.加強(qiáng)檔案室建設(shè)，提供為校園文化建設(shè)服務(wù)的平臺(tái)

學(xué)校在制定、落實(shí)校園文化建設(shè)的規(guī)劃時(shí)，將檔案管理參與校園文化建設(shè)納入學(xué)校的常規(guī)管理之中，將學(xué)校檔案室建設(shè)納入校園文化建設(shè)工作的范疇，利用學(xué)校檔案舉辦校史展覽、修史編志、建立榮譽(yù)陳列室，按照規(guī)定開(kāi)放檔案，更好地發(fā)揮學(xué)校檔案室藏的作用。

3.提升檔案管理人員素質(zhì)

學(xué)校檔案工作者必須提升自身的知識(shí)素養(yǎng)，把應(yīng)歸檔的檔案都收集起來(lái)，優(yōu)化室藏，使利用者能夠方便地利用檔案。要讓更多的人知曉、利用檔案信息，必須充分利用網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)校園文化建設(shè)的需要，安排檔案人員參加檔案行政主管部門(mén)主辦的檔案信息資源開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使之能更好地適應(yīng)利用學(xué)校檔案為校園文化建設(shè)服務(wù)的需要。

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