【摘要】獨立學(xué)院是我國發(fā)展高等教育的有效探索和重大舉措。在新形勢下，獨立學(xué)院和企業(yè)一樣都面臨在激烈的市場競爭之下如何提高管理水平和管理效益的共同任務(wù)。作為窗口形象的學(xué)院辦公室，努力探索精細化管理模式、有效提高工作水平是大勢所趨。本文試探索如何對獨立學(xué)院辦公室進行精細化管理。

【關(guān)鍵詞】獨立學(xué)院 辦公室 精細化 管理

【中圖分類號】G637【文獻標(biāo)識碼】A【文章編號】1673-8209(2010)07-00-01

1 獨立學(xué)院辦公室精細化管理的必要性分析

1.1 獨立學(xué)院本身發(fā)展的需要

大學(xué)競爭格局已經(jīng)形成，資源向優(yōu)質(zhì)高校流動，高校分層分化趨勢顯現(xiàn)。獨立學(xué)院作為新生的教育產(chǎn)物，正處在規(guī)章制度不夠健全、教育教學(xué)資源匱乏、教育理念亟待更新、教師管理隊伍結(jié)構(gòu)不合理等一系列問題凸顯的時期。在嚴峻的形勢下，獨立學(xué)院必須積極推進精細化管理，理順各方面關(guān)系，打破普通高校故有的弊病，從各個管理層和管理部門入手，實現(xiàn)資源的有效整合，突破獨立學(xué)院發(fā)展的瓶頸。

1.2 辦公室工作性質(zhì)的需要

獨立學(xué)院辦公室在學(xué)院的整個管理系統(tǒng)當(dāng)中扮演者“先鋒模范”的角色，與外界打交道最多，與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)接觸最多，與學(xué)校各個管理部門的溝通交流最多。作為學(xué)院的信息中心和聯(lián)絡(luò)中心，學(xué)院辦公室是整個學(xué)院的窗口形象部門，辦公室工作具有政策性強、綜合性強、實踐性強、服務(wù)面廣、協(xié)調(diào)任務(wù)重等特點，毫不夸張地說:“重要公文，一字之差，可能造成重大差錯;說話辦事，稍有不慎，可能造成全局被動”。因此，將精細化管理技巧靈活運用到辦公室工作當(dāng)中顯得尤為重要。

2 如何實現(xiàn)獨立學(xué)院辦公室精細化管理

精細化管理是一種理念，并非某種具體管理模式和方法。它是倡導(dǎo)凡事應(yīng)堅持一種認真的態(tài)度和科學(xué)的精神，堅持“沒有最好、只有更好”的理念，提倡人們養(yǎng)成用心做事，重視細節(jié)，把小事做細，把細事做透的良好職業(yè)態(tài)度和職業(yè)習(xí)慣[1]。精細化的要義就是精簡、篩選，去粗取精，提高管理績效。

要實現(xiàn)獨立學(xué)院辦公室的精細化管理，一要實現(xiàn)“精”化，二要實現(xiàn)“細”化。

2.1 如何實現(xiàn)管理的“精”化

“精”化的前提是人才的專業(yè)化。這里所說的專業(yè)化并不是所謂的人員學(xué)歷的專業(yè)，而是指在辦公室的具體分工當(dāng)中要指派的專門性的責(zé)任人負責(zé)專門性的事務(wù)。這種專業(yè)化是建立在對辦公室人員的專長及個性了解的前提下，經(jīng)過整合和重組，實現(xiàn)“專人專事”。不同專業(yè)的業(yè)務(wù)要獨立建制，業(yè)務(wù)相同的要合并，以減少扯皮，提高效率。所以辦公室必須分工明確、合理，培養(yǎng)一批各司其職、精干、高效、專業(yè)的高水平人才，這是實現(xiàn)管理“精”化的前提。

“精”化的關(guān)鍵是工作的量化。辦公室事務(wù)繁雜，頭緒繁多，但只要將工作進行數(shù)字化處理，事情就不會變得雜亂無章。所以對各項工作的數(shù)量、時間、質(zhì)量要進行具體的量化，以便有關(guān)人員執(zhí)行、監(jiān)督和考核。要能熟練地使用量化工具，注意基礎(chǔ)資料、數(shù)據(jù)、原始憑證的充分積累。切實推行報表制度，使信息系統(tǒng)化，任務(wù)管理制度化，使每一項工作的開展過程及結(jié)果一目了然，方便與上級領(lǐng)導(dǎo)以及部門之間的工作傳達與交流。

“精”化的重點是流程的優(yōu)化。工作流程是將工作、任務(wù)細分為若干個步驟或環(huán)節(jié)，然后再用流動方向的線條按先后順序連接起來每個流程環(huán)節(jié)上要有責(zé)任人、作業(yè)時間和具體事務(wù)等。有了工作流程，整個工作過程都有那些環(huán)節(jié)，先做什么，后做什么，一目了然。辦公室工作的流程要形成框架體系，像一周主要工作安排流程、公文辦理流程、上級接待工作流程、上級來電工作流程等等。雜亂的工作通過具體流程呈現(xiàn)出來就變得有章可循，從而形成工作的慣性和常態(tài)。

2.2 如何實現(xiàn)管理的“細”化

辦公室工作就是無數(shù)個細節(jié)組成的。辦公室管理的細化程度，實際上就體現(xiàn)在對具體事務(wù)細節(jié)的處理水平和技巧。

細節(jié)的處理要對時間進行合理的分配和細化。在微觀事務(wù)上應(yīng)該“準時、守時、及時”，上班準時，接待守時，交報告及時等等;在宏觀上要做到每年有工作計劃，每學(xué)期有工作安排，每月有工作重點，每周有工作例會，每天有具體事項，每個具體事項要分步驟、按流程完成。 要全力培養(yǎng)對時間的掌控和駕馭能力。

細節(jié)的處理要貫穿到一言一行。在辦公室工作，一定要做好“門面功夫”，樹立良好的窗口形象，這方面細節(jié)就更加能夠發(fā)揮意想不到的效應(yīng)了。辦公室人員須從介紹、握手、使用名片、打電話、交談聆聽、服裝等全方位的禮儀細節(jié)入手，到接待、打招呼、引薦、送別等具體情境的一言一行，都要大方、規(guī)范，于細節(jié)處體現(xiàn)為人處事的藝術(shù)性。

細節(jié)的處理要做到精益求精。辦公室的公文寫作、檔案管理、會務(wù)安排、接待工作，無一件不是由細節(jié)組成的。公文寫作，格式上不能有差錯，字面上不能有歧義，文體不能相互混淆，字句不能有錯字別字，這就要求平時要仔細通讀核對，不確定之處查字典確定，用詞有爭議之處要多方求證，蓋章必定要“騎年蓋月”，可謂“一紙一字”都要確保萬無一失;檔案管理，明細分類要遵循檔案分類標(biāo)準，檔案封面要注意保存期限，標(biāo)簽要張貼到正確的位置，歸檔文件要定時檢查修整;會務(wù)管理，會前有詳細的會務(wù)安排表，落實參會人員、時間地點、細節(jié)設(shè)置、會場布置，小到膠布剪刀夾子，大到會標(biāo)宣傳語，都需考慮細致入微。當(dāng)持之以恒地將每件小事都落實到細微處，就為各類大事、緊急事情打下了良好的基礎(chǔ)。

細節(jié)的處理要上升到情感的高度?！笆朗露疵鹘詫W(xué)問，人情練達即文章”。細節(jié)總?cè)菀诪槿怂鲆?，所以往往最能反映一個人的真實狀態(tài)，因而最能表現(xiàn)一個人的修養(yǎng)。如何將細節(jié)融入到工作的熱情里，這也需要內(nèi)心情感和修養(yǎng)的支配?！罢J真做事只是把事情做對，用心做事才能把事情做好”[2]，平時要樹立“真誠待人，踏實做事”工作理念，把“注重細節(jié)”的思想時時刻刻牢記于心，把對細節(jié)的實施貫穿在實際行動中。

3 獨立學(xué)院辦公室精細化管理要處理好的幾個關(guān)系

3.1 處理好原則性和靈活性的關(guān)系

獨立學(xué)院辦公室是學(xué)校的耳目喉舌，要綜合協(xié)調(diào)各類事務(wù)，督促檢查各項工作，上通下達各類信息等等。很多都是要講原則講方法的。在實行精細化改革的過程中，一定要弄清楚哪些是原則性問題，哪些是可以靈活處理的問題，避免在精細化管理實施的過程中出現(xiàn)顧此失彼、事倍功半的情況。

3.2 處理好“廢”和“立”的關(guān)系

獨立學(xué)院的發(fā)展是隨著教育的發(fā)展而變化發(fā)展的。要適時針對各類問題的出現(xiàn)以及國家對獨立學(xué)院的政策變化，對具體的規(guī)章制度要有去其糟粕，取其精華，要敢廢敢立。精細化管理工作流程也是在不斷變化中完善的，將精細化管理看成是流動的而不是靜止的。

3.3 處理好日常事務(wù)和重要、緊急事務(wù)的關(guān)系

辦公室工作分日常工作和重要、緊急事務(wù)。辦公室的日常事務(wù)要形成常態(tài)，有條不紊;重要事務(wù)要提前準備、保質(zhì)保量完成;緊急事務(wù)卻需要靈活應(yīng)變能力和應(yīng)急機制的支撐。所以精細化管理應(yīng)該兼顧這三方面事務(wù)的處理。

3.4 處理好分工與合作的關(guān)系

精細化要求的專業(yè)，并不是獨立的沒有團隊精神支撐的專業(yè)，而是要分工不分家。辦公室要在對辦公室人員進行專業(yè)能力培養(yǎng)的前提下，培養(yǎng)其綜合素質(zhì)，以便專人不在或?qū)Ｈ穗x崗的情況下，辦公室仍然具有游刃有余地處理各類事務(wù)的機能，做到萬無一失。

參考文獻

[1] 汪中求，吳宏彪，劉興旺.《精細化管理》[M].新華出版社，2005年5月.

[2] 汪中求.《細節(jié)決定成敗》[M].新華出版社，2009年4月.