當(dāng)代檔案管理的理想境界是實(shí)現(xiàn)資源共享，就是把計算機(jī)技術(shù)廣泛的應(yīng)用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計和借閱等職能中，實(shí)現(xiàn)檔案資源的跨區(qū)域利用，用系統(tǒng)的、網(wǎng)絡(luò)化的觀點(diǎn)來指導(dǎo)檔案工作，從宏觀上加強(qiáng)規(guī)劃協(xié)調(diào)、分工合作，最終建立起合理、有序、經(jīng)濟(jì)的電子檔案管理體系。

一、檔案管理中計算機(jī)技術(shù)的必要性

計算機(jī)技術(shù)包括計算機(jī)處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。計算機(jī)處理技術(shù)是在一定的計算機(jī)硬件和軟件支持下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化處理，而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)則是利用計算機(jī)互聯(lián)的信息傳輸功能來實(shí)現(xiàn)信息的共享。作為“善其身”和“濟(jì)天下”二者統(tǒng)一的計算機(jī)技術(shù)是我們新時代的主要標(biāo)志。計算機(jī)技術(shù)對社會各職能部門的強(qiáng)勁滲透是社會發(fā)展的必然趨勢和總體要求。任何部門的技術(shù)滯后都將破壞社會秩序的和諧統(tǒng)一及規(guī)范和職能系統(tǒng)的整體感官及效率。

檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要工作，是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性很強(qiáng)的行政管理工作。是整個社會職能部門工作的基礎(chǔ)。在當(dāng)今時代，信息已經(jīng)作為一項(xiàng)重要的資本和價值之源在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)著重要的地位。而檔案是人們改造自然和人類社會的原始記錄，是對人們實(shí)踐的客觀實(shí)在的反映，是一項(xiàng)重要的信息資源。檔案本身具有知識屬性和信息屬性，是社會信息的重要環(huán)節(jié)。檔案信息所提供的文獻(xiàn)是機(jī)關(guān)單位的工作憑證和依據(jù)、科學(xué)研究的可靠根據(jù)。因此，檔案管理工作信息時代和知識時代更不應(yīng)該滯后，而應(yīng)該與時俱進(jìn)，充分利用計算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，構(gòu)建新的網(wǎng)絡(luò)信息工作與服務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)與相關(guān)職能部門的橫向接軌和傳統(tǒng)檔案管理工作的縱向轉(zhuǎn)型。那么，在現(xiàn)代信息時代下，仍使用手工管理檔案這種松散的管理模式已經(jīng)跟不上社會發(fā)展的需求，檔案管理的弊端越來越突出，已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的桎梏。因此，實(shí)行檔案管理領(lǐng)域的改革，推廣電子檔案管理勢在必行。

二、實(shí)行計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的可行性

首先，國家和政府對建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化持支持和倡導(dǎo)態(tài)度。檔案管理作為社會主義文化建設(shè)和精神文明的重要內(nèi)容，應(yīng)該按照時代發(fā)展的步伐發(fā)展、改革。按照《檔案法》提出的“采用先進(jìn)的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化”的要求，積極穩(wěn)妥地開展檔案現(xiàn)代化管理工作，為更好地宏揚(yáng)社會主義先進(jìn)文化和全面提高檔案管理服務(wù)能力和水平作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

其次，信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為建立電子檔案管理體系提供了一個強(qiáng)勁的平臺支持。現(xiàn)在，世界上幾乎所有發(fā)達(dá)國家都已經(jīng)相繼建成國家級的教育和科研計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，并相互連成幾乎覆蓋全球的國際性網(wǎng)絡(luò)。這種全球計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)沖破了地理的界限和束縛，拓寬了信息傳播廣度，加快了信息傳播速度，從根本上改變了以往的信息利用模式。在國際環(huán)境的大背景下，我國也建立了覆蓋全國各地的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這為建立電子檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)提供了技術(shù)物質(zhì)基礎(chǔ)，而無需另行網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)?，F(xiàn)有的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在技術(shù)、設(shè)備和功能上完全能夠支持建立檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的要求。只要聯(lián)入網(wǎng)絡(luò)，任何用戶都可以隨時隨地瀏覽全球各類信息。網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)大、靈活、實(shí)用的功能完全可以實(shí)現(xiàn)檔案用戶之間、檔案館之間、檔案用戶與檔案館之間的檔案信息交流與資源共享。

再次，檔案界在為自身的發(fā)展以及如何更好的發(fā)揮作用，充分體現(xiàn)自身存在的價值，增強(qiáng)自身造血功能而努力探索。檔案界掌握著大量的有價值的歷史信息，但是這些信息如果不能為人們使用來體現(xiàn)自身的價值，那么，就會變成一堆信息垃圾。如何實(shí)現(xiàn)這些信息的價值成為檔案管理工作者的一件重大事情?，F(xiàn)在，我們清楚的看到計算機(jī)技術(shù)能夠幫助實(shí)現(xiàn)這一愿望。所以說，建立電子檔案管理工作勢在必行。

三、計算機(jī)技術(shù)用于電子檔案管理工作應(yīng)解決的問題

1、抓好電子檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

計算機(jī)對檔案信息的處理技術(shù)最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術(shù)和光盤大容量存貯技術(shù)進(jìn)入到原文圖形信息管理，成為全文信息檢索系統(tǒng)。目前，數(shù)字化信息處理技術(shù)和電子存貯技術(shù)的發(fā)展，更為檔案信息數(shù)字化提供了技術(shù)手段和可能。利用這些技術(shù)可以“捕捉”任何現(xiàn)存的東西，包括照片、紙張等非常容易損壞變形的檔案材料，把它們轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式妥善地保存起來。利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)有技術(shù)和設(shè)備，將檔案信息建成各種專業(yè)性、綜合性檔案信息庫，不但方便檔案信息的檢索和查詢，同時也是保護(hù)檔案信息的重要手段。從目前已有的檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)來看，系統(tǒng)處理對象正由檔案目錄信息向全文信息發(fā)展。今后，檔案工作的重要任務(wù)是利用現(xiàn)有技術(shù)和服務(wù)對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，建成各種電子檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。

2、加強(qiáng)電子檔案庫的研究和建設(shè)

電子檔案庫有五種基本功能:數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的制作和獲取，存儲和管理，檔案信息分發(fā)技術(shù)，信息安全和權(quán)益管理，支持和實(shí)現(xiàn)這五種基本功能的技術(shù)形成了電子檔案庫的技術(shù)基礎(chǔ)。目前這些領(lǐng)域中己有許多成熟的技術(shù)，同時也有許多有待進(jìn)一步研究的新課題。加強(qiáng)電子檔案庫的建設(shè)，目的是實(shí)現(xiàn)信息資源互補(bǔ)和共享，提高利用率，有效緩解人員、資金、存儲空間緊張等問題。有利于各級各類檔案、圖書、情報、信息中心等部門朝有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

3、優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，抓好隊伍建設(shè)

檔案工作的發(fā)展趨勢，對檔案工作人員的專業(yè)構(gòu)成提出了新要求，即一方面需要大量信息處理人員，信息分析與研究人員，數(shù)據(jù)庫生成與維護(hù)人員，計算機(jī)軟、硬件人才，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境創(chuàng)建與運(yùn)行維護(hù)人員，信息服務(wù)人員等;另一方面，信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)帶動了整個社會和技術(shù)的進(jìn)步，使檔案工作中新事物、新問題、新技術(shù)層出不窮，因而檔案工作人員要不斷地對知識進(jìn)行補(bǔ)充和更新。用以適應(yīng)計算機(jī)技術(shù)下的檔案管理工作。

檔案工作的根本目的是提供利用，舊的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)時代需要，因此應(yīng)該建立新的模式，盡快把計算機(jī)技術(shù)全面應(yīng)用于檔案管理工作中，加快建立電子檔案的步伐，使檔案信息能夠充分發(fā)揮自身的價值。