本刊訊按照北京市委、市政府工作部署，根據(jù)國務(wù)院“關(guān)于撤消北京市東城區(qū)、崇文區(qū)，設(shè)立新的北京市東城區(qū)；撤消北京市西城區(qū)、宣武區(qū)，設(shè)立新的北京市西城區(qū)”的批復(fù)，新的東城區(qū)和西城區(qū)的組建工作正在進行中。前不久，上述兩區(qū)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《北京市實施<中華人民共和國檔案法>辦法》等法律法規(guī)，先后就加強行政區(qū)劃調(diào)整過程中的各項檔案工作發(fā)出通知，對所屬各相關(guān)單位進一步加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，在行政區(qū)劃調(diào)整過程中認(rèn)真做好各類檔案資料的收集、整理、移交工作提出明確要求。

7月21日，北京市西城區(qū)籌委會發(fā)出《北京市西城區(qū)籌備工作委員會辦公室關(guān)于在區(qū)劃調(diào)整中加強檔案管理工作的通知》(京西籌辦發(fā)[2010]2號)，通知強調(diào)，為確保行政區(qū)劃調(diào)整中檔案的安全保管、完整收集和有效利用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《北京市實施<中華人民共和國檔案法>辦法》等有關(guān)規(guī)定，現(xiàn)將區(qū)各立檔單位調(diào)整過程中加強檔案管理有關(guān)事項通知如下：

一、各單位要加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，在機構(gòu)調(diào)整搬遷合并過程中明確專人負(fù)責(zé)本單位檔案、文件的收集、管理、搬遷工作。新機構(gòu)組建后盡快建立單位檔案管理體系，規(guī)范檔案整理，確保檔案、文件的完整與安全。

二、已經(jīng)列入檔案進館計劃并做好檔案進館準(zhǔn)備的單位可以按計劃移交進館。各單位沒有移交進館的檔案在單位調(diào)整合并后要配合檔案庫房，明確專人妥善保管。

三、對于科室、個人保存的檔案、文件材料應(yīng)及時歸檔，未經(jīng)鑒定，任何人不得私自帶走、轉(zhuǎn)移或擅自處理銷毀，要確保檔案信息安全。

四、注意各種檔案的收集歸檔工作。

(一)加強檔案留存和收集。注意留存和收集有保存價值的各種文件、圖表、資料、電子文件等。

(二)關(guān)于廢止印章的管理。原中共宣武區(qū)委、區(qū)人大、區(qū)政府、區(qū)政協(xié)、區(qū)紀(jì)委及下屬處級單位印章廢止后，由五大部門辦公室收集齊全，及時移交區(qū)檔案館統(tǒng)一保存。

(三)關(guān)于實物檔案的管理。原中共宣武區(qū)委、區(qū)人大、區(qū)政府、區(qū)政協(xié)、區(qū)紀(jì)委的機構(gòu)牌匾移交區(qū)檔案館收藏，其他立檔單位機構(gòu)牌匾可進行拍照，照片整理后歸檔移交區(qū)檔案館。各單位辦公地址外景、辦公環(huán)境應(yīng)進行拍照存檔。

其他有保存價值的實物、贈品應(yīng)按照原《宣武區(qū)實物檔案管理細(xì)則》的相關(guān)規(guī)定，未經(jīng)鑒定程序不得擅自處理。

五、檔案庫房轉(zhuǎn)移、檔案人員更換的，應(yīng)及時向區(qū)檔案局備案。如遇檔案人員崗位變動，須及時辦理交接手續(xù)。

六、立檔單位調(diào)整合并后的檔案整理、移交進館工作，另行通知。

又訊：7月26日，北京市東城區(qū)人民政府籌備組發(fā)出《北京市東城區(qū)人民政府籌備組關(guān)于在行政區(qū)劃調(diào)整中做好檔案工作的通知》(東政籌發(fā)[2010]1號)。通知強調(diào)，為切實做好行政區(qū)劃調(diào)整中的檔案工作，確保各門類檔案安全完整，現(xiàn)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《北京市實施<中華人民共和國檔案法>辦法》等有關(guān)規(guī)定，提出要求如下：

一、各單位要從維護黨和國家歷史真實面貌的高度出發(fā)，本著維護檔案的完整安全、方便利用的原則，在區(qū)劃調(diào)整過程中依法做好檔案工作，確保檔案不丟、不散、不亂。

二、各單位應(yīng)將檔案工作納人本單位區(qū)劃調(diào)整工作總體方案，實施主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，責(zé)任到人，措施到位，保持檔案人員相對穩(wěn)定，保證檔案工作有序銜接，確保檔案實體及信息的安全。

三、各單位將2010年6月30目前產(chǎn)生的各門類應(yīng)歸檔文件材料(含原機關(guān)印章)及時整理立卷，移交本單位檔案室，歸人原單位檔案全宗，任何部門和個人不得私自帶走、留存、轉(zhuǎn)移和銷毀檔案。2010年7月1日以后形成的應(yīng)歸檔的文件材料，建立新的全宗進行管理。各單位獲得的國家級、國家部委級各類集體榮譽實物檔案(含獎狀、獎杯、獎旗、獎牌、證書等)于2010年12月31目前交送區(qū)檔案館保存。其他級別的實物檔案仍由本單位檔案室保管。

四、凡涉及辦公地址搬遷的單位，在搬遷前應(yīng)收回已借出案卷并對室藏檔案進行徹底清理，檔案人員全程監(jiān)督檔案搬遷各個環(huán)節(jié)。搬遷時檔案應(yīng)獨立封裝、運輸，不得與其他辦公用品混放。搬遷結(jié)束后及時清點查驗、整理上架，嚴(yán)格按照“八防”措施加強檔案管理，保證檔案工作的延續(xù)性和檔案材料的完整性。

各單位應(yīng)將行政區(qū)劃調(diào)整后的辦公地點、檔案庫房設(shè)置、檔案人員等情況，及時向區(qū)檔案行政管理部門備案。

五、區(qū)劃調(diào)整后新組建單位應(yīng)建立健全檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體系及管理體系，明確職責(zé)，設(shè)立檔案工作機構(gòu)，設(shè)置滿足檔案安全保管需要的庫房及配套設(shè)施，配備專兼職檔案人員，制定和落實各項檔案管理制度。

六、各單位應(yīng)做好區(qū)劃調(diào)整過程中文件材料收集歸檔工作，將涉及區(qū)劃調(diào)整工作的有保存價值的文書、聲像、實物等各門類載體文件材料及其電子版本納入本單位歸檔范圍，并隨時收集、規(guī)范整理、按時歸檔保存，確保此項工作檔案的齊全完整。

七、區(qū)檔案行政管理部門要依法加強對行政區(qū)劃調(diào)整過程中檔案工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，及時協(xié)調(diào)解決各單位在檔案工作中遇到的問題。同時依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)認(rèn)真查處損毀檔案、擅自處置檔案的違法行為。

八、當(dāng)前正值汛期，各單位要在做好區(qū)劃調(diào)整檔案工作的同時，高度重視汛期的檔案安全工作，認(rèn)真落實各項規(guī)章制度，制訂切實可行的應(yīng)急預(yù)案，隨時應(yīng)對可能出現(xiàn)的各種情況，確保檔案安全渡汛。

(本刊)