摘要：本文受《基于職能的文件分類研究》一文的啟發(fā)，結(jié)合多年工作經(jīng)驗，系統(tǒng)討論了職能分類的提出與依據(jù)、方法與步驟以及特點與優(yōu)勢，為職能分類法引入檔案實際工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：職能分類 新來源觀 ISO15489

近讀《北京檔案》2009年第9期刊載的《基于職能的文件分類研究》一文，很受啟發(fā)并結(jié)合檔案管理實踐，談一談新形勢下文件檔案分類改革問題。

一、職能分類的提出與依據(jù)

分類，是文檔系統(tǒng)化管理的中心環(huán)節(jié)。如何科學(xué)分類，既決定歸檔文件是否便于保管利用，又關(guān)乎檔案館(室)能否建立規(guī)范統(tǒng)一、精簡高效的信息資源體系。目前，我國多采用年度——機構(gòu)或年度——問題復(fù)合分類法。實踐證明，年度——機構(gòu)分類法雖然分類自然、簡便易行，但難以適應(yīng)機構(gòu)變動和跨部門信息資源整合的要求；年度——問題分類法，由于“問題”概念模糊、劃分標(biāo)準(zhǔn)不一，不僅操作困難而且給文檔分類造成一定的混亂。

根據(jù)近年來國際檔案界主張的“新來源觀”——“檔案價值取決于社會結(jié)構(gòu)，通過社會職能體現(xiàn)出來”，可以認為文檔形成是社會機構(gòu)職能活動的必然結(jié)果——文件是社會機構(gòu)履行職能的必要工具，各種機構(gòu)又通過職能活動賦予文件一定的職能性質(zhì)、作用和信息內(nèi)涵，從而成為推動文件生成并決定其保存價值的根本力量。社會實踐進一步證明，各種機構(gòu)的職能活動，既是文檔形成的根本動力和來源，又按照一定的社會分工和組織形式保持較為穩(wěn)定、系統(tǒng)有序的聯(lián)系。這種內(nèi)在的有機聯(lián)系，不僅易于觀察分析而且可以作為文檔分類的首要標(biāo)準(zhǔn)。

二、職能分類的方法與步驟

職能分類的實質(zhì)與核心，是立檔單位的職能構(gòu)成和活動分析。參照國際經(jīng)驗、結(jié)合國內(nèi)實踐和本人體會，對掌握運用職能分類方法作如下解釋：

(一)通過職能構(gòu)成分析，設(shè)立文檔分類一級類目

社會機構(gòu)的職能構(gòu)成，一般可分為總體職能與分項職能：總體職能是統(tǒng)領(lǐng)、主導(dǎo)職能，包括黨務(wù)、政務(wù)或主要業(yè)務(wù)職能；分項職能是輔助、保障職能，包括人事、財務(wù)、物資供應(yīng)和安全保衛(wèi)等職能。由于社會分工和機構(gòu)地位不同，總體職能與分項職能除具有一定共性外，往往還有各自的內(nèi)涵和特點；所以文檔職能分類，首先應(yīng)區(qū)分機構(gòu)性質(zhì)，按行政機關(guān)與企、事業(yè)單位分別制定分類方案；然后針對其職能構(gòu)成的具體情況，設(shè)置相應(yīng)的一級類目。

就一般情況而言，一級類目的設(shè)置方案應(yīng)是：行政機關(guān)——黨務(wù)、政務(wù)、人事、財務(wù)、物供和安保；事業(yè)單位——黨務(wù)、行政領(lǐng)導(dǎo)、主管業(yè)務(wù)、人事、財務(wù)、物供和安保；企業(yè)單位——黨務(wù)、行政領(lǐng)導(dǎo)、主營業(yè)務(wù)、人事、財務(wù)、物供、安保和工會。

(二)通過職能活動分析，設(shè)置文檔分類二、三級類目

實踐表明，職能構(gòu)成雖然代表一個機構(gòu)的社會地位和作用，但其履行必須通過各種職能活動來逐年完成。因此，綜合分析職能活動的基本類型，可以為文檔分類二、三級類目的設(shè)置提供具體標(biāo)準(zhǔn)，并可形成首先按年度區(qū)分的文檔職能分類體系。根據(jù)各種機構(gòu)的主要職能活動和通常形成的文檔種類，設(shè)計如下文書檔案職能分類一般模式，見表1。

(三)科技檔案與專門檔案的職能分類

由上可知，職能分類的適用對象，是以機構(gòu)為中心形成的文檔，主要指文書檔案。至于科技檔案，由于其形成主要圍繞一定客體(產(chǎn)品、設(shè)備、建筑物等)進行的，所以不適合按職能分類；但對其形成單位的管理活動，仍然適用。各種專門檔案又有不同，雖是圍繞一定的職能而形成，但因涉及專業(yè)不同而各具特色；因此在適用職能分類的基礎(chǔ)上，又要按專業(yè)特點建立文檔分類體系，并根據(jù)各自需要適當(dāng)設(shè)置與增減類項，以適應(yīng)不同社會活動領(lǐng)域的文檔分類要求。

三、職能分類的特點與優(yōu)勢

由上所述和經(jīng)過一定實踐，可以認識和體會到文檔職能分類方法的應(yīng)用，具有以下特點和和優(yōu)越性：

(一)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一

職能分類的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，主要是機構(gòu)的職能構(gòu)成與活動類型；而職能構(gòu)成與活動類型，是各種組織社會分工的必然結(jié)果；既具有一定的內(nèi)在規(guī)定性，又保持有機的普遍聯(lián)系。以此為劃分標(biāo)準(zhǔn)，不僅能真實反映各種社會組織職能活動的歷史面貌，而且從職能人手還可以從中找出共性特征，作為文檔分類的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，從而實現(xiàn)信息資源的跨機構(gòu)、跨部門和跨地區(qū)整合為文檔信息化和現(xiàn)代化管理奠定堅實基礎(chǔ)。

(二)分類穩(wěn)定

不管機構(gòu)如何調(diào)整變化，職能一般都保持相對穩(wěn)定；而且職能活動類型，在一定條件和歷史時期內(nèi)變化不大。所以文檔職能分類，既能統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范分類，又便于普遍推行、長期應(yīng)用，將文檔分類工作納入科學(xué)發(fā)展軌道。

(三)操作簡便

根據(jù)各種機構(gòu)的職能構(gòu)成和一般活動情況，檔案行政機關(guān)可在深入調(diào)查和綜合分析的基礎(chǔ)上，制定通用文書檔案與不同行業(yè)、專業(yè)專門檔案的職能分類標(biāo)準(zhǔn)和方案，供立檔單位采用。在國家統(tǒng)一的文檔職能分類方案指導(dǎo)下，檔案人員只需對照本單位的職能構(gòu)成與職能活動情況，選用相應(yīng)的分類方案與標(biāo)準(zhǔn)即可。由于機構(gòu)級別、職能構(gòu)成和活動不同，針對各單位的具體情況，只需要靈活選用分類標(biāo)準(zhǔn)和適當(dāng)增減分類類項就可。

(四)高效多用

1 類目設(shè)置綜合性強

職能分類類目的設(shè)置，是在綜合分析各種機構(gòu)職能構(gòu)成與活動類型的基礎(chǔ)上，經(jīng)過高度概括與提煉，從中選出具有共性或行業(yè)、專業(yè)特性的職能與活動類型作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，因而能夠達到分類標(biāo)準(zhǔn)涵蓋廣而精，進而有效提高文檔分類科學(xué)水平。

2 便于文檔成套鑒定

職能分類類目既然是職能活動分類的高度概括與統(tǒng)一，而職能活動類型又是文檔價值形成的源泉和集中體現(xiàn)；那么以職能分類類目為依據(jù)，即可對所形成的文檔進行系統(tǒng)、成套鑒定。例如文書檔案一級類目”政務(wù)”，下設(shè)“決策、調(diào)研、法制、督辦”等二級目錄；這實際上已按職能活動性質(zhì)對所形成的文檔進行了歸類和鑒定，再結(jié)合“機構(gòu)級別”、時間和“文件作用”等標(biāo)準(zhǔn)，就能全面具體地劃分檔案保管期限。這樣鑒定既能客觀地判定文檔保存價值，又克服了文件分散鑒定的弊端，有助于達到全面系統(tǒng)鑒定的要求；同時三級類目設(shè)置，還劃出了文件基本歸檔范圍。

3 便于文檔系統(tǒng)利用

由于職能分類建立的是文檔系統(tǒng)管理的有機體系，因而不僅適用于文檔分類和鑒定，而且適合進行系統(tǒng)利用。經(jīng)濟社會發(fā)展表明，信息化是現(xiàn)代化的核心和推動力，信息資源是人類最需要、最重要的資源；而文檔又是最可靠、最豐富的信息資源，因此機構(gòu)和個人對文檔的利用日益普及，并且呈現(xiàn)多樣化、系統(tǒng)化趨勢。職能分類以較為穩(wěn)定規(guī)范的文檔系統(tǒng)劃分和有機組合為特征，較之其他分類方法更能適應(yīng)文檔多樣化、系統(tǒng)化利用的需求，從而更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，并促進檔案事業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展。

作者單位：北京北辰實業(yè)集團公司