摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，建設(shè)工程電子文件大量產(chǎn)生。為保證建設(shè)工程記錄的齊全完整，電子文件的收集管理成為檔案工作者必須要重視的問題。因此，本文圍繞建設(shè)工程電子檔案的特點、管理以及需要注意的問題等進行了探討，希望對大家有所借鑒。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目 工程檔案電子檔案

建設(shè)工程電子文件是建設(shè)工程電子檔案管理的一項重要內(nèi)容，充分認識工程電子文件的特點對于我們做好建設(shè)工程電子文件管理工作，維護工程電子檔案齊全、完整、準確、系統(tǒng)，都是十分必要的。

一、鐵路建設(shè)工程

電子檔案的特點

鐵路建設(shè)工程電子檔案是檔案的一種，具有檔案的一般特性，即原始記錄性。同時，又具有不同于其他檔案的特性，這就是專業(yè)性、成套性等等，根據(jù)鐵路建設(shè)工程電子檔案的特點，歸納起來有“七性”。

1 專業(yè)性。任何一項科技生產(chǎn)活動都是在一定的專業(yè)范圍內(nèi)進行的，鐵路建設(shè)項目工程檔案涉及的專業(yè)技術(shù)活動包括了工程勘察、設(shè)計、建筑施工等專業(yè)，涉及到工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘探、測繪、水文，土建施工、設(shè)備及管線安裝施工，電氣儀表安裝施工，設(shè)備管理，等等。鐵路建設(shè)項目竣工電子檔案也涉及多個專業(yè)，包括線路、車站、橋、隧、涵、軌道、通信、信號、電力、電氣化、房建、給排水工程等專業(yè)。每個專業(yè)及其施工、竣工過程中形成的電子文件是特定專業(yè)技術(shù)活動的成果，具有鮮明的專業(yè)性特征，不同專業(yè)的技術(shù)文件不能混淆在一起。由于CAD設(shè)計軟件在各專業(yè)的使用中不統(tǒng)一，因此，電子文件在歸檔時應同時考慮各專業(yè)的特點。

2 成套性。鐵路建設(shè)項目檔案形成于整個建設(shè)項目，貫穿從設(shè)計、施工到竣工的所有專業(yè)技術(shù)活動，反映了建設(shè)項目從調(diào)研、可行性評估、審批、計劃、勘測、施工、竣工、投產(chǎn)運營等專業(yè)的內(nèi)容，其檔案記載反映了建設(shè)項目活動的全部過程和成果。鐵路建設(shè)工程電子檔案是按照獨立工程項目組成的一套完整、準確、系統(tǒng)的電子檔案。它包括鐵路建設(shè)項目各專業(yè)在施工、竣工過程中形成的圖紙、表格、文件材料等。此種成套文件的形成，是工程施工、竣工驗收過程中的必然結(jié)果。其收集、整理、保管和開發(fā)利用等都受這種成套性的特點所制約，在管理上必須按照工程施工竣工項目分類整理收集，力求齊全完整。

3 階段性。以鐵路工程建設(shè)項目為單位進行施工，有一定的基本程序，分為施工組織設(shè)計、變更設(shè)計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段。每一階段都形成大量的電子文件，它們之間既有密不可分的有機聯(lián)系，又有明顯的階段區(qū)分。階段性的特點要求歸檔時必須與紙質(zhì)檔案一樣進行整理分類。

4 動態(tài)性。從項目提出到開工、建設(shè)、試運行、驗收，一直處于動態(tài)之中。在施工過程中間經(jīng)常出現(xiàn)變更設(shè)計，需要對施工設(shè)計文件進行修改和補充，以適應施工要求。這種修改的動態(tài)性要求紙質(zhì)文件與電子文件的修改同時進行，做到圖物相符，才能保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容的一致性。

5 依賴性。鐵路建設(shè)項目電子文件與其他電子文件一樣是計算機生成和讀取且用數(shù)字代碼記錄信息的，其歸檔和形成的電子檔案也同樣依賴于計算機系統(tǒng)，包括計算機硬件，由于電子文件在存儲和識讀方面對系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統(tǒng)后，有些文件就會變成無法識讀的“死文件”，將無法對電子文件進行傳遞和管理。

6 分離性。計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性使得對信息的修改十分容易，而且修改之后不顯示任何改動過的痕跡。同紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的顯著特點是：內(nèi)容與載體可分離，易于修改、復制且不具備直觀性，易于偽造仿制以至真假難辨。因此，歸檔的電子文件要做特殊技術(shù)處理，以確保其憑證效力。

7 壽命的不確定性。與紙質(zhì)檔案不同，電子文件的載體脆弱不穩(wěn)定、信息載體依賴于一定的硬件和軟件技術(shù)，一旦該技術(shù)過時，數(shù)字載體信息就無法讀出，其壽命也無法保證。因此，電子檔案保護技術(shù)和措施尤為重要，檔案人員應針對其特點，結(jié)合紙質(zhì)檔案的管理方法，對電子檔案采取必要的保護措施。

二、電子檔案的管理

1 鐵路建設(shè)工程電子文件的歸檔

(1)歸檔時間及要求。建設(shè)單位應負責各參建單位對其歸檔文件資料的內(nèi)容及質(zhì)量進行檢查，確保文件的齊全完整。鐵路工程建設(shè)項目竣工電子文件應在工程竣工后，將竣工紙質(zhì)文件一并向各級檔案部門移交，并要附有電子文件目錄及說明。

(2)歸檔范圍。鐵路建設(shè)工程電子文件歸檔范圍，應依據(jù)紙質(zhì)工程文件的歸檔內(nèi)容，增加補充電子文件。一是文本文件，包括重要的可行性研究報告、施工組織設(shè)計、沉降評估咨詢報告、竣工驗收報告等。二是CAD圖樣文件，包括全套施工設(shè)計圖紙文件、變更設(shè)計、竣工形成的圖紙文件及掃描后的圖片等。三是數(shù)據(jù)文件，包括隧道雷達探測數(shù)據(jù)、信號聯(lián)鎖試驗數(shù)據(jù)、接觸網(wǎng)冷滑檢查數(shù)據(jù)等。四是各類表格文件，包括鐵驗表、專業(yè)工程驗收申請表、記錄表，動態(tài)驗收記錄表、初步驗收申請表，初步驗收報告，建交表、工程技術(shù)條件表、養(yǎng)路機械設(shè)備工程數(shù)量表、單位工程質(zhì)量評定表、施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄表等。

(3)歸檔方式?？煞譃榫W(wǎng)上和介質(zhì)移交。網(wǎng)上移交是指有條件的地方在移交單位開通網(wǎng)絡技術(shù)的前提下，工程項目負責人向檔案部門傳輸電子文件；介質(zhì)移交不通過網(wǎng)絡傳輸，歸檔時將電子文件拷貝后刻錄在光盤上移交檔案部門。

2 工程建設(shè)項目電子檔案的保管

工程建設(shè)項目電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比其易損性大，在保管上要求更加嚴格。為此應注意以下六點：

(1)電子檔案的介質(zhì)要求。電子檔案應使用較高質(zhì)量的光盤作為存儲介質(zhì)，質(zhì)量不好的存儲介質(zhì)可能影響甚至危害電子檔案信息的安全，作為長期保存的工程項目電子檔案的存貯介質(zhì)應選擇高質(zhì)量的CD銅質(zhì)光盤。銅質(zhì)光盤的保存期為80年以上，一般光盤的保存期僅為7年左右。銅質(zhì)CD盤可以在任何硬件和軟件中通用且存貯費用低，容量大，壽命長，讀取速度快。

(2)控制好溫濕度。不要讓光盤接觸熱源，光盤的盤基主要成分是聚碳酸脂，在接觸熱源后，會同塑料一樣發(fā)生變形。為防止不適宜的溫濕度對光盤載體的危害，一般要求環(huán)境溫度在17～20℃左右，濕度在35～45％左右。高溫、潮濕的環(huán)境會影響光盤的性能和壽命。

(3)防止光盤損傷。要對光盤的反射層加強保護，如果反射層損傷，激光無法反射到光驅(qū)的光敏探頭，信息也就無法讀入微機。所以在使用和存放光盤時盡量不要讓反射層(特別是光盤的中心部分，一道小小的劃痕就可能造成整個光盤報廢)接觸較硬的物體，更不要為圖一時方便在反射層上粘貼不干膠，因為光盤在光驅(qū)中運行的時候，會產(chǎn)生熱量使不干膠翹起，同時會粘掉反射層的鋁鉑。如果存放光盤的盒子質(zhì)量較差，在取、放光盤的時候力量較大，也會造成變形。

(4)專柜保管。光盤裸露在空氣中或在陽光下，會導致光盤逐漸老化，反射層的鋁也會在空氣中氧化，縮短光盤的使用壽命。為防止磁化，磁性載體檔案與磁場源之間的距離不得少于76mm。光盤片應存放在具有防潮、防磁、防靜電等功能的防磁柜中。

(5)日常管理要注意操作方法，管理人員不能用手直接觸摸光、磁性介質(zhì)，應戴手套操作，輕拿輕放。

(6)信息安全至關(guān)重要。信息技術(shù)條件下，信息的共享性、開放性決定了檔案信息安全的脆弱性。因此，必須采取有利措施，加強對電子檔案信息安全的管理，確保檔案信息系統(tǒng)的絕對安全。

三、需要注意的幾點問題

1 對工程建設(shè)項目竣工電子文件進行歸檔管理是當務之急，各施工、建設(shè)單位應將電子版工程文件及時保存下來，以便充分發(fā)揮其在檢索、利用、傳輸、存貯等方面具有的特殊作用。

2 檔案部門應提高檔案數(shù)字化管理能力，將庫存的大量重要的需永久保存的紙質(zhì)工程項目竣工檔案，有選擇地進行掃描轉(zhuǎn)換為電子文件。

3 在把握證實電子文件的憑證之前，計算機生成的電子文件要及時轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件脫機保存，防止機型變化后不能使用的后顧之憂。實行“雙軌制”，紙質(zhì)檔案和電子檔案必須同時并存。

4 作為電子檔案最終保存的是光盤，所有電子文件必須刻盤保存(一次寫入型光盤CD-R)，檔案人員需對其編號、排列加以整理。

5 各級檔案部門的職能應從重保管輕利用的管理模式轉(zhuǎn)換到重視開發(fā)利用信息上來，工作重點是將檔案中的信息通過檔案人員開發(fā)挖掘出來，及時在網(wǎng)上提供利用，更好地體現(xiàn)檔案的價值。

作者單位：河南省鄭州鐵路局檔案館