摘要：人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據(jù)，是審核員工“三齡一歷”的確信憑證，是事關(guān)員工切身利益的主要根據(jù)。但目前的人事檔案管理還存在很多問(wèn)題。本文在分析問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出了相關(guān)的改善建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案 三齡一歷 真實(shí)性

人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、晉升、薪酬、福利等多項(xiàng)內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據(jù)，是審核員工“三齡一歷”的確信憑證，是事關(guān)員工退休、養(yǎng)老待遇等切身利益的主要根據(jù)。因此，加強(qiáng)人事檔案管理力度、規(guī)范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質(zhì)、嚴(yán)肅人事檔案管理紀(jì)律、配備先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備、提高人事檔案管理水平是大多數(shù)企、事業(yè)單位人事檔案工作的重要內(nèi)容。

但目前人事檔案的重要作用被人們所忽視，人事檔案成了“說(shuō)起來(lái)重要，排起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”的無(wú)足輕重的部分。對(duì)人事檔案管理不重視、管理不到位是大多數(shù)企、事業(yè)單位的“短板”。

一、人事檔案管理與利用存在的問(wèn)題

(一)歷史遺留問(wèn)題多，檔案不規(guī)范

隨著各單位體制改革的深入，人事檔案遺失、殘缺成了見(jiàn)怪不怪的現(xiàn)象。由于隸屬關(guān)系、管理方式不同，管理人員更換等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊等問(wèn)題。如人事檔案盒(袋)破損不堪；人事檔案材料殘缺不全；檔案材料沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范整理，歸檔材料規(guī)格不一，有的甚至沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂。

這其中，檔案交接工作存在的問(wèn)題較為嚴(yán)重。

首先是檔案交接不及時(shí)。很多單位對(duì)檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。往往是人員離了崗檔案還在原單位，檔案交接手續(xù)遲遲不辦，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量不清、責(zé)任不明、界限不清等問(wèn)題。

其次是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按檔案管理規(guī)定，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的沒(méi)有簽，從而出現(xiàn)一些單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求。

(二)人事檔案內(nèi)容失真，材料不金

真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實(shí)性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符，如時(shí)間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫(xiě)隨意，且沒(méi)有說(shuō)明；參加工作時(shí)間、入黨、入團(tuán)時(shí)間也是大致一個(gè)年月，每次填寫(xiě)時(shí)也往往不一致。姓名改變后不寫(xiě)曾用名，也不加以說(shuō)明，這給材料的歸檔造成麻煩，尤其是一些比較常用的名字，如：建平，建紅等，更是容易出現(xiàn)同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒(méi)有缺點(diǎn)，只有成績(jī)，沒(méi)有差錯(cuò)。這些問(wèn)題的本質(zhì)在于干部職工在填寫(xiě)材料時(shí)沒(méi)有實(shí)事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么寫(xiě)而與自己關(guān)系不大的，則隨意性較大。人事檔案部門也沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，而是任其一錯(cuò)再錯(cuò)，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，給檔案的利用帶來(lái)困難。

(三)人力物力資源配置不足

由于辦公條件限制，有些單位，雖然檔案堆積如山，但沒(méi)有實(shí)現(xiàn)“三室”分開(kāi)，即檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室分開(kāi)，人事檔案庫(kù)房沒(méi)有配置防盜門窗、去濕機(jī)、加濕器、溫濕度表等硬件設(shè)備。

另外，目前大部分企、事業(yè)單位的人事檔案管理人員都是兼職，主要精力都放在其他工作上，而只是一個(gè)擁有檔案室鑰匙的保管員，偶爾奉命到檔案室去查詢一下工作中所需資料。對(duì)于大量的需要?dú)w檔的資料只是機(jī)械地放入檔案袋中，而不是鑒別、歸檔、分類等。

(四)普遍對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠

長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)都存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對(duì)檔案工作不聞不問(wèn)，自已不想管也不愿管。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，檔案工作不研究沒(méi)安排，檔案問(wèn)題得不到解決，場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員沒(méi)有保障，檔案工作自然就做不好。

(五)信息開(kāi)發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低

人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容，包括檔案信息的開(kāi)發(fā)利用等。目前，很多單位人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察、發(fā)展黨員等方面，未能真正起到應(yīng)有的作用。

(六)檔案管理手段落后

現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。目前大部分企、事業(yè)單位的人事管理還僅限于紙質(zhì)管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數(shù)據(jù)庫(kù)管理，而根本沒(méi)有涉及到聲像管理，計(jì)算機(jī)在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡(jiǎn)單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開(kāi)發(fā)。但是隨著社會(huì)的發(fā)展、辦公條件的改善，為了更加真實(shí)、全面地記錄職工所有經(jīng)歷和資料，建立聲像檔案必將是一種趨勢(shì)。

二、解決人事檔案管理與利用問(wèn)題的措施

(一)領(lǐng)導(dǎo)重視，組織得力

單位領(lǐng)導(dǎo)，尤其是分管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案工作在人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽(tīng)取工作匯報(bào)，切實(shí)解決人事檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題；要對(duì)人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠(yuǎn)期規(guī)劃和實(shí)施方案，做到有計(jì)劃，有部署，有檢查，有落實(shí)；要主動(dòng)關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們?cè)诠ぷ髦腥〉昧顺煽?jī)或圓滿完成了工作任務(wù)時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)給予表?yè)P(yáng)和認(rèn)可，同時(shí)還要讓他們享受同等的升遷機(jī)會(huì)，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績(jī)效的提高。

(二)為人事檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件

要將人事檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入單位財(cái)務(wù)計(jì)劃，保證經(jīng)費(fèi)落實(shí)；要切實(shí)改善人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)“三室”分開(kāi)，即檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室分開(kāi)；要為人事檔案庫(kù)房配置防盜門窗、去濕機(jī)、加濕器、溫濕度表、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備。

(三)要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質(zhì)

為切實(shí)做好“三齡一歷”審核工作，順利實(shí)現(xiàn)人事檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)任務(wù)，應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長(zhǎng)效性，促進(jìn)人事檔案管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府關(guān)于組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識(shí)，用新的理論和知識(shí)武裝頭腦，開(kāi)闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期對(duì)人事檔案管理的新要求；同時(shí)，也要加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育他們要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻(xiàn)。

(四)完善、落實(shí)人事檔案管理制度

根據(jù)單位人事檔案工作實(shí)際情況，繼續(xù)制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度、檢查核對(duì)制度等，加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，建立健全一套完整科學(xué)的人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，努力形成一個(gè)完整的規(guī)章制度體系。

在制定制度的基礎(chǔ)上，更要關(guān)注制度的貫徹落實(shí)情況。要按照規(guī)章制度要求，定期檢查監(jiān)督人事檔案管理人員對(duì)檔案制度的落實(shí)執(zhí)行情況，督促人事檔案管理人員按照制度要求，及時(shí)將歸檔文件收集、裝訂。從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)，保證人事檔案工作逐步制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見(jiàn)證歷史”的作用。

(五)提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平

順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、惟一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。把現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，如：存貯技術(shù)：微機(jī)、縮微照相，防護(hù)技術(shù)：空調(diào)器、吸塵器，復(fù)制技術(shù)：復(fù)印機(jī)、掃描儀，裝訂技術(shù)：自動(dòng)打眼機(jī)等應(yīng)用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長(zhǎng)人事檔案壽命。

作者單位：河南省鄭州輕工業(yè)學(xué)院