裘孝芬 (天津電子信息職業(yè)技術(shù)學院 天津300132)
圖書館自動化管理系統(tǒng)的建立
裘孝芬 (天津電子信息職業(yè)技術(shù)學院 天津300132)
建立圖書館計算機管理系統(tǒng)是一項系統(tǒng)工程。從實際出發(fā),依實際工作體會,介紹了從軟件的選擇開始,直至投入使用的圖書館自動化管理系統(tǒng)建立過程中各個階段的具體工作內(nèi)容,并提出了一些具體建議。
圖書館 計算機管理 自動化管理系統(tǒng)
20世紀末以來,我國高等職業(yè)技術(shù)教育發(fā)展迅猛,已成為我國高等教育體系中不可缺少的組成部分,為培養(yǎng)高級職業(yè)技術(shù)人才發(fā)揮了巨大作用。在這些新成立的高職學院中有一部分是由原來的重點中專經(jīng)合并升格而成,許多學院均未實現(xiàn)圖書館計算機管理。隨著教育部對高職學院評估工作的不斷深入,各高職學院都在努力提升自身的辦學條件。陸續(xù)有高職學院圖書館引進建立計算機管理系統(tǒng)軟件,即常說的圖書館上系統(tǒng)。本文闡述了上系統(tǒng)的實施步驟及工作中應(yīng)注意的問題,供廣大同仁參考。
軟件調(diào)研的內(nèi)容主要包括:價格、功能、工作方式、標準化、服務(wù)等。
圖書館集成系統(tǒng),一般由多個功能摸塊組成,有的可以一體購買,有的可以按摸塊分別購買,一次性要比分別購買優(yōu)惠一些。目前市場上的圖書館軟件6萬元以下的為一般檔次軟件,使用簡單、容易掌握,能基本滿足中小型圖書館的使用;10萬元以上的軟件技術(shù)力量比較雄厚,運行穩(wěn)定,適合中等規(guī)模的圖書館使用。
主要是指圖書館的各項業(yè)務(wù)功能是否齊全、好用,能否滿足圖書館各項業(yè)務(wù)和管理需要。目前市售的適合中小型圖書館使用的軟件通常都能實現(xiàn)采、編、典、流通等基本業(yè)務(wù)功能。如果有其他功能要求時要結(jié)合重點詳細考查。
由于一些學院是由幾個學校合并構(gòu)成,因此許多學校形成多個校區(qū)的辦學方式,圖書館設(shè)總館和數(shù)個分館。因此,所選擇的軟件應(yīng)滿足多館工作方式的需要。
標準化有兩方面的含義,一是著錄形式的標準化,這通常都以CNMARC為標準;二是數(shù)據(jù)導入導出格式的標準化,要求系統(tǒng)可接受外部導入數(shù)據(jù)的格式,以及系統(tǒng)導出數(shù)據(jù)的格式。一般應(yīng)包括:ISO、EXCEL、DBF、ACCESSA 等格式。其中ISO格式中不加載本系統(tǒng)的自定義字段(非規(guī)范字段)信息,為今后的系統(tǒng)變更和館際間的數(shù)據(jù)交換留有接口。
系統(tǒng)投入運行以后,能夠得到開發(fā)商的及時技術(shù)服務(wù)是很重要的,可在走訪用戶時多了解有關(guān)情況。走訪用戶時可通過同行聯(lián)系,或通過圖書館學會(協(xié)會)協(xié)助聯(lián)系。要多了解用戶使用過程中出現(xiàn)的問題,有哪些地方不好用,再根據(jù)本館情況全盤考慮。
軟件確定以后,接下來就是建庫工作。就是將全館的圖書文獻信息錄入到計算機數(shù)據(jù)庫中去。開始數(shù)據(jù)錄入前要制訂有關(guān)的工作標準,一來規(guī)范數(shù)據(jù),二來為了統(tǒng)一各館標準。工作標準分為數(shù)據(jù)加工標準和圖書加工標準兩部分。
統(tǒng)一書次號。由于合并前各館的書次號不一致,因此要確定合并后的書次號方式。最好是統(tǒng)一書次號,便于采編的統(tǒng)一管理及各館間資源的相互調(diào)整,有利于今后的長遠發(fā)展。
擬定著錄詳簡級次及具體著錄字段,著錄信息源的提取順序(原則上依著錄規(guī)則),叢書、多卷書、隨書附件的著錄均應(yīng)做出統(tǒng)一規(guī)定,提供給數(shù)據(jù)錄入人員。
規(guī)定書標的位置、字體、尺寸;書條形碼的位置、位數(shù)、前級標識和粘貼個數(shù)等。我館的書標規(guī)格為:30 mm×25 mm,字體為三號宋體加粗,貼于書脊自下向上25 mm。書條形碼為10位,結(jié)構(gòu)為:前級(兩位字母大寫,依GB 3469執(zhí)行)+數(shù)字(8位登錄號),貼于17頁和最后一頁。例如:TS00003607。條形碼下標數(shù)字為六號宋體居中。
數(shù)據(jù)校驗是一件很繁瑣的工作,如果全部由人工校對,有些錯誤很難查出來。為提高校對質(zhì)量和校對速度,我們通過對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)構(gòu)成進行分析研究,把錄入的數(shù)據(jù)劃分為規(guī)則數(shù)據(jù)和不規(guī)則數(shù)據(jù)。規(guī)則數(shù)據(jù)指的是符合某種規(guī)律的數(shù)據(jù)項。例如條形碼的結(jié)構(gòu)規(guī)則,ISBN應(yīng)滿足校驗式:
單價不小于0,分類號中不能見非法字符(依《中圖法》規(guī)定使用的符號)。對這些有規(guī)律的數(shù)據(jù)進行計算機輔助數(shù)據(jù)校驗。筆者的方法是用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導出功能將數(shù)據(jù)導出,轉(zhuǎn)成DBF數(shù)據(jù)表,用VFP開發(fā)了一個專用測試程序進行數(shù)據(jù)測試,很快就能查出錯誤數(shù)據(jù)。將找出的錯誤數(shù)據(jù)用Excel形式打印出來(有登錄號、書名、著者和錯誤信息),提供給編目人員修改使用。
對非規(guī)則數(shù)據(jù)的校驗,只能根據(jù)各館人力物力的實際情況安排進行。人工校對也有一些技巧,如排序檢查就比較容易發(fā)現(xiàn)問題。
系統(tǒng)培訓有的集中某地進行,也有的安排在現(xiàn)場進行,各具特點。集中培訓比較系統(tǒng),參加培訓的館員受領(lǐng)導委托,是帶著任務(wù)來的,從思想上比較重視?,F(xiàn)場培訓可節(jié)省差旅費,參加人數(shù)沒有嚴格限制,針對性強。建議培訓可在數(shù)據(jù)錄入階段進行,結(jié)合錄入員的現(xiàn)場操作,遇到問題能和錄入人員隨時溝通請教。調(diào)試后應(yīng)配置好系統(tǒng)的各項參數(shù)和權(quán)限。
導入或錄入本單位的數(shù)據(jù)信息。例如學生和職工名單、機構(gòu)設(shè)置名稱、設(shè)置讀者類型等。對導入或錄入的數(shù)據(jù)信息進行認真核對,為正常投入使用做好準備。
還有一項工作就是為全館各個區(qū)域的計算機分配IP地址。圖書館是校網(wǎng)下的一個局域網(wǎng),圖書館又有許多功能區(qū),如辦公區(qū)、閱覽區(qū)等。因此為了便于館內(nèi)計算機的維護和管理,按區(qū)域分配各自的子IP段。例如:學院分配給圖書館的IP是192.168.91.X(X=5-200)段,供總館和一個分館使用。分配要考慮一定的預(yù)留地址。安裝并設(shè)置好各個計算機的IP地址就可以了。
最后將所有制定的規(guī)則匯編成文,作為今后工作的執(zhí)行標準(工作手冊)。并在今后的工作中補充完善。表1是我館工作手冊摘錄?!?/p>
表1 天津電子信息職業(yè)技術(shù)學院圖書館工作手冊摘錄
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2010-11-09