裘孝芬 （天津電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 天津300132）

圖書館自動化管理系統(tǒng)的建立

裘孝芬 （天津電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 天津300132）

建立圖書館計算機(jī)管理系統(tǒng)是一項系統(tǒng)工程。從實際出發(fā)，依實際工作體會，介紹了從軟件的選擇開始，直至投入使用的圖書館自動化管理系統(tǒng)建立過程中各個階段的具體工作內(nèi)容，并提出了一些具體建議。

圖書館 計算機(jī)管理 自動化管理系統(tǒng)

20世紀(jì)末以來，我國高等職業(yè)技術(shù)教育發(fā)展迅猛，已成為我國高等教育體系中不可缺少的組成部分，為培養(yǎng)高級職業(yè)技術(shù)人才發(fā)揮了巨大作用。在這些新成立的高職學(xué)院中有一部分是由原來的重點中專經(jīng)合并升格而成，許多學(xué)院均未實現(xiàn)圖書館計算機(jī)管理。隨著教育部對高職學(xué)院評估工作的不斷深入，各高職學(xué)院都在努力提升自身的辦學(xué)條件。陸續(xù)有高職學(xué)院圖書館引進(jìn)建立計算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，即常說的圖書館上系統(tǒng)。本文闡述了上系統(tǒng)的實施步驟及工作中應(yīng)注意的問題，供廣大同仁參考。

1 軟件調(diào)研與選擇

軟件調(diào)研的內(nèi)容主要包括：價格、功能、工作方式、標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)等。

1.1 價格

圖書館集成系統(tǒng)，一般由多個功能摸塊組成，有的可以一體購買，有的可以按摸塊分別購買，一次性要比分別購買優(yōu)惠一些。目前市場上的圖書館軟件6萬元以下的為一般檔次軟件，使用簡單、容易掌握，能基本滿足中小型圖書館的使用；10萬元以上的軟件技術(shù)力量比較雄厚，運行穩(wěn)定，適合中等規(guī)模的圖書館使用。

1.2 功能

主要是指圖書館的各項業(yè)務(wù)功能是否齊全、好用，能否滿足圖書館各項業(yè)務(wù)和管理需要。目前市售的適合中小型圖書館使用的軟件通常都能實現(xiàn)采、編、典、流通等基本業(yè)務(wù)功能。如果有其他功能要求時要結(jié)合重點詳細(xì)考查。

1.3 工作方式

由于一些學(xué)院是由幾個學(xué)校合并構(gòu)成，因此許多學(xué)校形成多個校區(qū)的辦學(xué)方式，圖書館設(shè)總館和數(shù)個分館。因此，所選擇的軟件應(yīng)滿足多館工作方式的需要。

1.4 標(biāo)準(zhǔn)化

標(biāo)準(zhǔn)化有兩方面的含義，一是著錄形式的標(biāo)準(zhǔn)化，這通常都以CNMARC為標(biāo)準(zhǔn)；二是數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出格式的標(biāo)準(zhǔn)化，要求系統(tǒng)可接受外部導(dǎo)入數(shù)據(jù)的格式，以及系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)的格式。一般應(yīng)包括：ISO、EXCEL、DBF、ACCESSA 等格式。其中ISO格式中不加載本系統(tǒng)的自定義字段（非規(guī)范字段）信息，為今后的系統(tǒng)變更和館際間的數(shù)據(jù)交換留有接口。

1.5 售后服務(wù)

系統(tǒng)投入運行以后，能夠得到開發(fā)商的及時技術(shù)服務(wù)是很重要的，可在走訪用戶時多了解有關(guān)情況。走訪用戶時可通過同行聯(lián)系，或通過圖書館學(xué)會（協(xié)會）協(xié)助聯(lián)系。要多了解用戶使用過程中出現(xiàn)的問題，有哪些地方不好用，再根據(jù)本館情況全盤考慮。

2 數(shù)據(jù)錄入

軟件確定以后，接下來就是建庫工作。就是將全館的圖書文獻(xiàn)信息錄入到計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中去。開始數(shù)據(jù)錄入前要制訂有關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)，一來規(guī)范數(shù)據(jù)，二來為了統(tǒng)一各館標(biāo)準(zhǔn)。工作標(biāo)準(zhǔn)分為數(shù)據(jù)加工標(biāo)準(zhǔn)和圖書加工標(biāo)準(zhǔn)兩部分。

2.1 數(shù)據(jù)加工標(biāo)準(zhǔn)

統(tǒng)一書次號。由于合并前各館的書次號不一致，因此要確定合并后的書次號方式。最好是統(tǒng)一書次號，便于采編的統(tǒng)一管理及各館間資源的相互調(diào)整，有利于今后的長遠(yuǎn)發(fā)展。

擬定著錄詳簡級次及具體著錄字段，著錄信息源的提取順序（原則上依著錄規(guī)則），叢書、多卷書、隨書附件的著錄均應(yīng)做出統(tǒng)一規(guī)定，提供給數(shù)據(jù)錄入人員。

2.2 圖書加工標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)定書標(biāo)的位置、字體、尺寸；書條形碼的位置、位數(shù)、前級標(biāo)識和粘貼個數(shù)等。我館的書標(biāo)規(guī)格為：30 mm×25 mm，字體為三號宋體加粗，貼于書脊自下向上25 mm。書條形碼為10位，結(jié)構(gòu)為：前級（兩位字母大寫，依GB 3469執(zhí)行）+數(shù)字（8位登錄號），貼于17頁和最后一頁。例如：TS00003607。條形碼下標(biāo)數(shù)字為六號宋體居中。

3 數(shù)據(jù)校驗

數(shù)據(jù)校驗是一件很繁瑣的工作，如果全部由人工校對，有些錯誤很難查出來。為提高校對質(zhì)量和校對速度，我們通過對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)構(gòu)成進(jìn)行分析研究，把錄入的數(shù)據(jù)劃分為規(guī)則數(shù)據(jù)和不規(guī)則數(shù)據(jù)。規(guī)則數(shù)據(jù)指的是符合某種規(guī)律的數(shù)據(jù)項。例如條形碼的結(jié)構(gòu)規(guī)則，ISBN應(yīng)滿足校驗式：

單價不小于0，分類號中不能見非法字符（依《中圖法》規(guī)定使用的符號）。對這些有規(guī)律的數(shù)據(jù)進(jìn)行計算機(jī)輔助數(shù)據(jù)校驗。筆者的方法是用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能將數(shù)據(jù)導(dǎo)出，轉(zhuǎn)成DBF數(shù)據(jù)表，用VFP開發(fā)了一個專用測試程序進(jìn)行數(shù)據(jù)測試，很快就能查出錯誤數(shù)據(jù)。將找出的錯誤數(shù)據(jù)用Excel形式打印出來（有登錄號、書名、著者和錯誤信息），提供給編目人員修改使用。

對非規(guī)則數(shù)據(jù)的校驗，只能根據(jù)各館人力物力的實際情況安排進(jìn)行。人工校對也有一些技巧，如排序檢查就比較容易發(fā)現(xiàn)問題。

4 系統(tǒng)調(diào)試與培訓(xùn)

系統(tǒng)培訓(xùn)有的集中某地進(jìn)行，也有的安排在現(xiàn)場進(jìn)行，各具特點。集中培訓(xùn)比較系統(tǒng)，參加培訓(xùn)的館員受領(lǐng)導(dǎo)委托，是帶著任務(wù)來的，從思想上比較重視。現(xiàn)場培訓(xùn)可節(jié)省差旅費，參加人數(shù)沒有嚴(yán)格限制，針對性強(qiáng)。建議培訓(xùn)可在數(shù)據(jù)錄入階段進(jìn)行，結(jié)合錄入員的現(xiàn)場操作，遇到問題能和錄入人員隨時溝通請教。調(diào)試后應(yīng)配置好系統(tǒng)的各項參數(shù)和權(quán)限。

5 數(shù)據(jù)導(dǎo)入與整理

導(dǎo)入或錄入本單位的數(shù)據(jù)信息。例如學(xué)生和職工名單、機(jī)構(gòu)設(shè)置名稱、設(shè)置讀者類型等。對導(dǎo)入或錄入的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行認(rèn)真核對，為正常投入使用做好準(zhǔn)備。

6 分配IP段

還有一項工作就是為全館各個區(qū)域的計算機(jī)分配IP地址。圖書館是校網(wǎng)下的一個局域網(wǎng)，圖書館又有許多功能區(qū)，如辦公區(qū)、閱覽區(qū)等。因此為了便于館內(nèi)計算機(jī)的維護(hù)和管理，按區(qū)域分配各自的子IP段。例如：學(xué)院分配給圖書館的IP是192.168.91.X（X=5-200）段，供總館和一個分館使用。分配要考慮一定的預(yù)留地址。安裝并設(shè)置好各個計算機(jī)的IP地址就可以了。

最后將所有制定的規(guī)則匯編成文，作為今后工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)（工作手冊）。并在今后的工作中補充完善。表1是我館工作手冊摘錄?！?/p>

表1 天津電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館工作手冊摘錄

[1]陳麗霞.學(xué)校圖書館數(shù)字化建設(shè)與現(xiàn)代化管理的實踐與思考[J].懷化學(xué)院學(xué)報，2006（11）：187-190.

[2]孟妍嫣.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境寫聯(lián)合采編工作是圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的必然趨勢[J].圖書情報論壇，2006（2）：58-60.

[3]李勁菊.試論醫(yī)院圖書館現(xiàn)代化建設(shè)[J].內(nèi)蒙古圖書館，2006（4）：93-94.

2010-11-09